淺析流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

李莎莎

摘 要：隨著社會不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案資源對人們影響愈來愈大，人們的生產(chǎn)生活對檔案資源的利用越來越多。隨著國民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們生產(chǎn)生活所產(chǎn)生的檔案資源越來越多，這也給檔案資源管理和利用增加了難度。而為了實(shí)現(xiàn)對檔案資源的有效管理，電子檔案隨之而生，電子檔案因?yàn)榘踩浴⒎€(wěn)定性高，且能方便、快捷的利用，而大受歡迎并不斷發(fā)展。本文根據(jù)自身多年的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合廣泛的社會實(shí)踐調(diào)查研究，就流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的運(yùn)用展開了相關(guān)探討，望能提供借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案；流程管理；管理系統(tǒng)；運(yùn)用

檔案資源在社會生活的各領(lǐng)域都發(fā)揮著重要的作用，防檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)化、系統(tǒng)化的工作。在電子檔案產(chǎn)生之前，傳統(tǒng)的檔案管理主要是通過紙質(zhì)媒介和人工管理，這種管理耗費(fèi)了大量的人力、物力，也不利于檔案管理的效益提升。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷深入發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)也運(yùn)用到檔案管理中來，而電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展和人們使用的電子文件量大幅度增加，這些電子文件的使用、流轉(zhuǎn)、歸檔和移交等，大大的方便了整理和保管，這也需要更注重流程管理在電子檔案管理中的運(yùn)用，流程管理有利于提高電子檔案的工作效率，有利于電子檔案工作的管理。

1 電子檔案中流程管理應(yīng)用的相關(guān)概述

流程管理是電子檔案管理過程中科學(xué)合理的管理模式。流程管理模式有利于提高電子檔案管理的效益，也有利于電子檔案的長久保存。流程管理模式可以將電子檔案管理的輸入轉(zhuǎn)化為有價值的輸出活動，而通過流程管理模式，可以極大的優(yōu)化電子檔案的輸入和輸出管理，也讓輸出的流程更加的規(guī)范合理，有利于實(shí)現(xiàn)電子檔案的高效管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的績效目標(biāo)[1]。流程管理模式包括用戶、價值、輸入資源、結(jié)構(gòu)、輸出和輸入等要素，要進(jìn)一步推動流程管理在電子檔案管理中運(yùn)用，就需要不斷細(xì)化工作，關(guān)注流程管理的各要素，要落實(shí)好國家關(guān)于電子檔案管理的相關(guān)要求和規(guī)定，促進(jìn)流程管理在電子檔案管理中的應(yīng)用。

2 目前電子檔案管理中存在的問題及應(yīng)對對策

2.1 電子檔案管理中的問題

目前在電子檔案管理中，存在一定的問題，這些問題制約著電子檔案進(jìn)一步發(fā)展。首先，電子檔案中的安全問題。電子檔案的安全性主要是倚靠信息載體的安全性和穩(wěn)定性，電子檔案的載體主要是光盤、網(wǎng)盤和磁盤等載體，電子檔案的載體種類繁多，且具有一定復(fù)雜性。電子檔案從其生成、流轉(zhuǎn)和保存利用都是通過硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等來保障其安全性的，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和數(shù)字環(huán)境等這些存在安全隱患，也有可能導(dǎo)致電子文件保存失真，或者導(dǎo)致電子文件信息難以永久保存，存在安全性問題。而外部因素的影響，比如保存環(huán)境、溫濕度、防磁條件等，這些因素的變化也會影響電子檔案的安全管理。其次，電子檔案管理的可讀性問題。較之傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的一個重要問題是電子檔案的載體是憑借系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)來完成操作的，所以電子載體不能用外表去判斷其是否正常，電子檔案極容易受到整個系統(tǒng)環(huán)境的影響，會致使信息儲存無法正常查讀，所以影響電子檔案的利用。

2.2 優(yōu)化電子檔案管理的措施

針對電子檔案管理存在安全性問題，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，在人們查閱和利用電子檔案的時候，可以設(shè)置用戶實(shí)名利用、增加用戶信息驗(yàn)證、輸入查閱相關(guān)指令等權(quán)限，這有利于提高電子檔案管理的安全性。要按照國家相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，對于電子檔案的管理和利用的平臺進(jìn)行保護(hù)，且要加強(qiáng)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等安全管理，以提高電子檔案管理的安全性。與此同時，要安裝先進(jìn)的防火墻，定期對軟件進(jìn)行殺毒等來維持安全性[2]。其次，要加強(qiáng)電子檔案的備份管理。在電子檔案管理過程中，對重要的電子檔案要及時進(jìn)行備份，且要實(shí)行異質(zhì)或者易地備份，這樣有利于保障電子檔案的安全性，也能確保重要電子檔案長期可讀。要注意的是易地備份選擇和原件有你定距離的地方，不要屬于同一個江河流域或者同一個電網(wǎng)、同一個地震帶為宜。而異質(zhì)備份，要做好靜電復(fù)印和翻拍等，做好仿真復(fù)制工作，以此來提高電子檔案的安全管理。

3 流程管理在電子檔案系統(tǒng)中的應(yīng)用

3.1 流程管理有利于完善電子檔案系統(tǒng)建設(shè)

電子檔案的流程化管理有利于電子檔案的系統(tǒng)管理的建設(shè)，有利于電子檔案的系統(tǒng)化管理，進(jìn)而提高電子檔案管理的安全性和穩(wěn)定性，提高管理效益。因此，要特別重視電子檔案的流程管理。首先，在進(jìn)行系統(tǒng)的建設(shè)工作時，要求工作人員必須更新傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，這有利于后續(xù)工作的進(jìn)展。電子檔案管理工作的建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案資源的整理收集、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理、電子檔案的利用開發(fā)等工作。在這些工作，要進(jìn)行流程化管理，工作人員要嚴(yán)格遵循相關(guān)的規(guī)定，在檔案的收集整理方面，細(xì)致做好各項(xiàng)工作人員，對永久保管的照片、錄音資料、錄像、文書等，要及時收集和整理。所以要保證電子檔案的收集和整理，還要保障電子檔案的準(zhǔn)確性和完整性。在紙質(zhì)檔案的數(shù)字處理過程中，要保證信息準(zhǔn)確、完整，文件格式要符合國家對于檔案管理的相關(guān)規(guī)范。而在電子檔案的開發(fā)和利用方面，要了解市場需求，了解閱檔的需求并提供滿意服務(wù)。電子檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中，要以人為本，堅(jiān)持為人民服務(wù)，體現(xiàn)人性化特征，根據(jù)使用者的需求來不斷完善相關(guān)設(shè)施建設(shè)，不斷地調(diào)整電子檔案的服務(wù)，完善相關(guān)流程，促進(jìn)流程化管理在電子檔案中的應(yīng)用。

3.2 流程管理有利于節(jié)省電子檔案管理成本

流程管理在電子檔案管理中的應(yīng)用，有利于降低電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，且有利于提高電子檔案管理的效益，節(jié)省電子檔案的管理成本。在電子檔案管理過程中，要按照《辦法》的相關(guān)要求將電子檔案進(jìn)行儲存，而且要按照檔案號進(jìn)行保存。檔案一般是照全宗號、頁數(shù)、保管期限、機(jī)構(gòu)或者問題、件號進(jìn)行規(guī)范整理的，電子檔案也要按照相關(guān)規(guī)定和順序?qū)M(jìn)行整理。此外，不同類型的電子檔案也要按照相關(guān)要求進(jìn)行規(guī)范整理。比如錄音電子檔案管理的保存時，要按照規(guī)定將錄音保存，并備份好錄音電子檔案[3]。錄音電子檔案管理需要采取MP3、WAV格式，并且要讓其采樣率在44.1KHz以上。在用流程管理模式進(jìn)行電子檔案管理時，要將流程管理融入電子檔案管理的各個方面，這樣有利于實(shí)現(xiàn)電子檔案的績效目標(biāo)，也有利于降低電子檔案管理的成本。

3.3 要不斷完善電子檔案流程化管理的系統(tǒng)模型

根據(jù)《辦法》的相關(guān)要求，把電子檔案，分類整理和收集。電子檔案的收集整理要按照其歸檔時間和種類進(jìn)行整理，并將信息錄入到系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行分類整理。然后，要讓檔案館組建專家小組，對電子檔案進(jìn)行相關(guān)堅(jiān)定，這樣將不會公布檔案，且對檔案的界限有明確要求。且要由專門的管理人員對收集的檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理。并按照《辦法》的相關(guān)規(guī)定對其進(jìn)行加密和標(biāo)記。最后，要檔案館對電子檔案的開發(fā)和利用，進(jìn)行嚴(yán)格的督查和篩選，以避免不可公開的檔案被公開的情況。電子檔案的管理要設(shè)置訪問權(quán)限，還要做好及時更新和維護(hù)工作，做好電子檔案的備份工作，這樣有利于電子檔案的系統(tǒng)化管理。

4 結(jié)語

流程管理是檔案管理的核心所在，對電子檔案管理有著至關(guān)重要的作用。流程管理有利于提高電子檔案管理的效益，有利于優(yōu)化電子檔案的管理。

參考文獻(xiàn)

[1]朱建興. 淺析流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2016（1）：147-148.

[2]韓文利. 流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的運(yùn)用[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2016（9）：112-112.