故宮博物院固定資產信息化管理與應用探析

張麗芳

[摘 要]隨著博物館文物保護與宣傳教育工作的不斷深入，固定資產作為資金轉化的一種物質形態資產，在博物館財務核算中所占比重呈逐年上升趨勢，已成為博物館各項工作快速、高效開展的重要保障。在固定資產采購需求日益增長的條件下，固定資產科學、有效的管理需求越來越迫切，為了提高資產規范化管理，提升使用效率，確保資產價值的最大化利用，故宮博物院在實際應用管理中進行了大量的摸索，并取得了一定的成果。本文將從故宮博物院固定資產信息化管理現狀入手，深入分析和探討如何利用信息化手段，加強固定資產的動態長效監管。

[關鍵詞]故宮博物院；固定資產；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.029

[中圖分類號]F275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）16-00-04

固定資產管理工作一直是備受行政事業單位關注和深入探討的基礎性管理工作。在信息技術飛速發展的今天，無線網絡、數據庫、物聯網技術為固定資產管理與決策提供了非常重要的技術手段，不僅完善了財務管理制度的實施細節，而且逐步解決了以往手工管理存在的實際問題，大幅度提升了固定資產的管理水平。但由于固定資產種類繁雜、流動性大，信息技術手段并未達到管理工作的全覆蓋，在這樣的條件下，如何做好固定資產動態長效的監督管理，如何發揮固定資產的最大效能，成為固定資產管理者急待解決的問題。本文將以故宮博物院（以下簡稱為“故宮”）固定資產管理系統為例進行應用研究與探討。

1 故宮固定資產信息化管理的發展歷程與現狀

20世紀90年代，故宮引入單機版“行政事業單位固定資產管理系統”，該軟件運用數據庫技術，實現了固定資產登賬、報廢以及便捷的數據查詢與統計等功能，并采用一維條碼的資產標簽對固定資產實物進行離線管理。由于該軟件僅支持財務專人使用，從而造成固定資產使用部門無法及時獲取準確的賬目信息，且存在嚴重的賬物脫節現象。2006年，為了解決固定資產賬目存在的信息孤島問題，故宮在現用系統基礎上，建立起基于C/S結構的系統，實現了管理與使用部門資產信息查詢與修改的功能。2009年，文化部為統一規范、監管直屬單位固定資產數據，面向所管轄單位下發了“文化部資產管理信息系統”，該系統主要側重于文化部對管轄直屬單位資產的監督管理需求，所以故宮更換系統后，有效解決了故宮與上級單位兩套賬的問題，實現了資產數據實時、準確的同步功能。但因系統缺少針對直屬單位的個性化管理設計，所以故宮內部固定資產日常動態管理與業務審批流程的問題仍未解決。

2009年底，故宮為了提高內部固定資產精細化管理水平，定制開發了基于B/S結構的“故宮博物院固定資產管理系統”，該系統從投入使用至今，以然成為固定資產不可或缺的管理工具，為故宮固定資產管理帶來了很大的提升空間。

2 故宮固定資產管理信息系統的建設與應用

2.1 固定資產元數據規范化建設

固定資產元數據是用于定義和描述固定資產數據和對象的數據。我國固定資產元數據標準化建設于1994年，首次發布了《固定資產分類與代碼標準》（GB/T 14885-1994），經過10多年的廣泛應用，對于門類、中類、小類及相關資產代碼進行了內容更新，并于2011年發布了修訂版《固定資產分類與代碼標準》（GB/T 14885-2010）。而對于固定資產描述性和管理性的元數據，是在總結長期固定資產信息化建設管理的經驗下，于2015年發布了《固定資產核心元數據》（GB/T 31360-2015）。目前，故宮固定資產管理信息系統在2009年創建之時，還未形成《固定資產核心元數據》（GB/T 31360-2015）標準，因此它是基于文化部資產管理系統資產卡片元數據設計原則，并結合故宮固定資產工作的管理需求進行了元數據設定與擴展。故宮固定資產元數據包括資產卡片和資產業務管理兩部分。資產卡片元數據按照《行政單位會計制度》（財庫[2013]218號）將固定資產劃分為6大類，分別設計了12個卡片模板。每個模板設有公共元素和個性化元素，其中資產分類元素是按照《固定資產分類與代碼標準》（GB/T 14885-2010）設定的，其他元素是在文化部資產管理系統資產卡信息的基礎上，并結合故宮實際管理特點擴展了會計憑證號、領用部處、領用科室和領用人等元素，每個元素都制定了相應的著錄規則和部分相連元素的邏輯關系。資產業務管理元數據是基于業務單據的特點而制定的元素，它也設有公共元素和個性化元素（見表1）。固定資產元數據的規范化建設是系統建設的根基，它不僅為本系統提供檢索、統計以及數據交互的支撐服務，而且也為整個“數字故宮”中的各相關業務系統或未來綜合性決策平臺的數據挖掘、大數據分析提供數據服務。

2.2 故宮固定資產管理系統建設架構

故宮固定資產管理系統架構設計是以固定資產卡片數據為核心，通過資產業務功能以及相關系統功能的集成，實現對固定資產生命周期全程記錄追蹤的閉環管理。該系統分為基礎層、業務層和決策層（見圖1），基礎層涉及固定資產卡片信息管理、綜合查詢、權限控制及系統管理等功能；業務層是針對資產在生命周期中以資產處置、資產盤查、資產收益、接受捐獻等開展的相關業務；決策層為財務部門、院領導提供統計報表等功能。整體的系統架構的優勢主要表現在以下4個方面。

2.2.1 固定資產數據公開、透明

故宮固定資產管理系統基于B/S結構，采用數據庫技術，使固定資產管理者可以隨時隨地查詢、瀏覽分管固定資產的最新或歷史數據，徹底解決了管理部門與使用部門之間賬物脫節的問題，將固定資產全生命周期過程中開展的各項業務處理記錄向固定資產管理者和使用者開放，做到摸清家底、責任到人。

2.2.2 業務流程管理的可視化與協同處理

業務流程管理主要通過對固定資產新增、變動、處置、盤點等業務審批環節進行規范化設計，固化各業務審批流程，明確使用部門、職能部門、主管院領導等各級審批職責，實現跨部門協同工作，避免越級或違規審批等問題。此外，在業務流程管理中主要采用了“工作流”技術，通過系統自動推送方式，將待處理公文分配給指定審批人員，大大提高了業務單據的傳送速度和審批效率，經辦人也能通過流程圖、操作日志功能隨時追蹤審批進度，實現流程的可視化（見圖2）。

2.2.3 移動終端的輔助管理

定期的賬物核對工作是固定資產管理最為重要的環節之一。移動數據終端可以嵌入資產盤點程序，運用無線網絡和條碼識別技術，在不同時間和不同空間對固定資產進行賬物盤查。盤查結果信息可以通過終端設備與數據庫進行數據交互，以此輔助資產管理者快速、便捷地掌握各類資產的使用和管理狀態。

2.2.4 與其他財務系統的集成

故宮固定資產管理系統是財務管理系統中的一個子系統，它將與故宮已建成的預算管理系統、采購管理系統、設備維修流程緊密銜接，形成一整套項目資金、資產的管理體系。

預算編報、審批人員能夠實時查看固定資產系統的各個部門各類型資產的配備數量及使用狀態，從而決定資產預算的采購金額。采購管理系統可以明確顯示采購資產的名稱、數量、規格型號、品牌和價格等信息，直接為資產系統的登記提供有效的信息。設備維修流程全程記錄了資產維修的歷史記錄、更換配件等信息，維修單據直接與固定資產卡片信息關聯，為固定資產全流程查看固定資產使用狀態提供服務。通過與固定資產相關的系統和功能模塊進行集成，使固定資產整個生命周期更加完整，同時也為管理者分析、調配提供全面、科學、有效的服務。

2.3 故宮固定資產的長效監督管理機制

2.3.1 建立有效的監管機制

固定資產管理在信息技術發展的當下，仍是以人為主，以信息化技術手段為輔的階段，做好二者之間的緊密銜接、形成常態化的管理模式是全面提升固定資產管理水平的有效方式。故宮在固定資產管理方面，將制度與系統建設進行了緊密銜接，系統成為制度落地的有效工具，為制度執行提供有效的保障。目前，故宮建立起四級管理機制，設置院、部門、科組、領用人4個層級的管理角色。院級管理員由財務處人員承擔，負責固定資產登記、數據監管以及數據上報等工作；部門管理員、科組管理員分別負責部門和科組范圍內所有固定資產使用情況的信息維護、處置和監管等工作；領用人是直接負責本人管轄范圍內固定資產使用信息維護、處置工作。四級管理角色的職責分工明確，責任到人，通過從小到大擴大監管職責范圍，將固定資產在實際工作中的監控落實到位。

此外，故宮還在固定資產生命周期的管理中，設置了資產歸口職能管理機構，賦予相應的資產管理職責（見圖3）。通過對特定類型固定資產從預算、采購、維修、資產報廢報損技術鑒定、資產處置等方面進行統籌管理，不僅能夠優化故宮整體資產配置、加速資產使用運轉效率，而且還可以控制資產采購批次、品牌，為全面掌握資產使用期限、資產維修保養等管理工作帶來便利。

2.3.2 固定資產盤查工作的常態化管理

固定資產盤查工作是固定資產管理層和使用層對整個固定資產所處的狀態進行全盤了解與掌握的重要途徑，同時也是對平時工作疏忽、遺漏進行彌補和更新的一種方式。固定資產種類繁雜、價值不等，為了確保固有資產的安全、完整，盤查工作必不可少。故宮按照四級管理角色，逐級盤點，上級管理員有權對下級管理員分管固定資產進行抽查，并規定每年度必須開展1次全院的資產盤查工作，各部處的資產可以在本年度內進行不定期的自盤自查工作。在盤查中，一旦發現存在賬目信息與固定資產使用信息不一致、賬實報廢處理不同步等問題，必須立即整改。因此資產盤點的常態化管理至關重要，在較短的時間內，各級管理員可以快速追溯事情發展的全過程，一旦時間久遠，追查不到事情發生的源頭，資產脫離了管理的跟蹤，就會出現資產盤虧的現象，給單位及國家財產帶來不同程度的損失。故宮在資產抽查中，是對資產監管的一種管理行為，充分發揮了四級監管的優勢，增強各級管理人員的管理意識，結合各部門資產使用與變化的特點，不定期抽查，可以大大降低固定資產脫離管理的概率。

2.3.3 多系統集成形成精細化管理

固定資產管理系統是從資產價值管理的角度，對固定資產賬目、業務處置等工作需求進行信息化管理的軟件。由于故宮固定資產包含了數量龐大的文物和圖書資產，這兩類資產在各自領域都具有不同的管理要求，而這些要求并非固定資產管理系統所關注的，因此故宮通過建立專業的信息管理系統，如故宮文物管理信息系統和書目數據檢索系統，來實現對文物和圖書進行科學、專業化的管理。其中“書目數據檢索系統”，為提供書目編目、查詢、借閱等功能?！拔奈锕芾硇畔⑾到y”，是通過文物賬目管理子系統實現了180多萬件文物數據的查詢、編目、在庫/銷號管理、傷況管理等功能；通過文物流通與出入庫子系統規范文物參展、拍照、外借等文物利用業務的審批及出入庫驗放流程，實現對文物動態信息的管理；通過文物修復系統對文物修復前后所采取的修復方案及修復技術等內容進行全程數據化記錄。這些系統都是從專業角度，結合各自特點，實現了對每件文物和每冊圖書的賬目和業務動態的管理，全面記錄了歷次流轉與保護的痕跡。多業務系統的建設除在確保固定資產價值、賬物一致之外，使固定資產整體管理更加完善、更加精細化。

3 故宮固定資產信息化應用中存在的問題

故宮在近10年的系統應用中，一直在密切結合財務制度、自身固定資產管理特點及要求，不斷探討固定資產行之有效的管理方式，但目前在信息技術的局限下，仍然存在一些無法跨越的問題，值得做更深層次的探討。

3.1 特殊固定資產不適用貼簽管理

每件固定資產必須有1個屬于自己的資產名片，即固定資產標簽。目前，社會上常用的是紙質、PVC、金屬等材質的標簽，采用的多為一維條碼、二維條碼識別技術和射頻識別技術，但是它們共性都是需要附著于實物上，這對于某些特殊物品就帶來了很大的難度。

故宮固定資產標簽粘貼采用的是二維條碼PVC材料的標簽，在實際的管理中，固定資產標簽并不能全部貼于實物上，主要表現在以下3個方面。第一，對于小型設備或器材，如鏡頭、錄音筆等，因資產規格小巧，設備外表不平整，沒有足夠空間粘貼資產標簽，極易在資產使用中出現翹邊、脫落等現象。第二，1個固定資產編號對應多件實物，如圖書類資產，一般以“部”為單位，給予1個資產編號簽標，無法在每1冊書上張貼資產標簽。第三，對于房屋土地、汽車等類固定資產。以上這些情況就造成部分特殊資產因無法粘貼標簽，而極易脫離資產管理，成為信息化管理的盲區。

3.2 固定資產變動信息無法實現實時更新

在固定資產信息化管理工作中，資產當前位置、使用狀態、主責管理人員等動態信息的更新尤為重要，這些信息直接反映了資產的隸屬關系、管理狀態，是資產管理人員能夠全面掌握并落實賬物一致最直接的方式。目前，在信息化技術領域，已經實現了對物體指定區域定位的技術，但在資產實物全空間動態監管的方面，還沒有形成一套成熟、普及率高、低成本、全智能的物聯網管理解決方案。所以資產在使用過程中的全程管理，大部分仍需依靠人工進行管理和信息維護，而目前大多數資產管理人員責任意識不強，往往忽略了資產變動信息的更新，造成在追查資產下落和管理責任時，無從下手。

3.3 固定資產數據分析與挖掘程度不足

目前，信息技術在固定資產領域的應用還僅限于實現固定資產賬目數據、業務單據流程化管理、財務核算相關的統計報表功能，對于固定資產在購置、使用、維修保養、評估等方面的數據綜合分析，以及數據深度挖掘還尚未形成服務、決策支持的管理需求和技術實現。例如，從項目角度出發，縱向分析項目實施各個階段的固定資產購置比例、增長趨勢、使用率與項目成果的績效評估、資產維修保養頻率等，為項目管理團隊對項目預期發展和優化提供了準確、可靠的數據服務。橫向分析可以對多個項目中涉及同類型固定資產購置品牌、規格、數量、價值、使用狀態和維修率等方面進行統計分析，為資產質量評估、資產購置提供參考服務。

4 結 語

固定資產管理系統的應用是今后企事業單位必備的財務管理軟件，隨著網絡技術、追蹤技術以及植入技術的飛速發展，固定資產信息化管理理念和管理技術將會上升到一個新的高度，解決目前所存在的各類問題，未來固定資產管理軟件不再僅僅局限于固定資產數據管理，而更多地側重于對固定資產的科學、合理利用，為領導決策提供數據分析服務，為各層級固定資產管理人員提供智能化管理手段。在固定資產管理工作中，將以信息化管理手段為主，以人工管理為輔，固定資產管理者也將從瑣碎的人工管理工作中解放出來，將更多的精力投入固定資產智能化管理工作中。

主要參考文獻

[1]高昂，程越，朱虹，等.固定資產核心元數據支撐資產管理信息化建設[J].中國標準化，2015（3）.