文書檔案管理的現有問題及對策

黃文柳

摘 要：隨著社會的不斷發展進步，人們對于文書檔案管理方面的問題更加的注重，特別是在市場經濟的條件下，勞動力的流動是經濟發展的一個基本因素，正是由于勞動力的大量流動，使得文書檔案的作用越來越明顯，檔案管理的真實性和現實性等特點，對于企業管理有著很重要的作用，為了更好的發揮文書檔案的作用，我們要充分的了解文書檔案的重要性和特點，同時為了讓人們更加的注重文書檔案，文章中也對文書檔案管理存在的問題進行交代。

關鍵詞：文書檔案；流動管理；特點；問題與對策

文書檔案在現代社會中發揮著重要的作用，特別是隨著近年來各領域對企業內部管理越來越重視，文書檔案也被提高的更高的位置上來，以前的文書檔案主要是人工制作、紙質版的，隨著電子科技的發展，文書檔案也變成了電子版，這樣企業信息的流動就更加方便，對企業的管理也越來越便利，下面文章針對文書檔案的特點與文書檔案管理存在的問題和應對策略進行闡述，希望能夠幫助人們更好的了解文書檔案，從而讓其更好的服務于人們。文章包括文書檔案管理工作的重要性、文書檔案管理的特征、文書檔案管理工作中存在的問題、

提高文書檔案管理工作水平的對策四個方面

1 文書檔案管理工作的重要性

完善文書檔案管理對資源的開發與利用有著重要是意義。文書檔案中記載著很多相關的信息，對于資源開發與利用有著重要的借鑒作用。另外，文書檔案是對歷史事實的記錄，因此具有一定的法律效力，這是文書檔案與其他檔案之間最大的差別。文書檔案不僅包含當事人手寫的內容，同時也包括當事人的聲音等文件，因此，帶有很強的真實性，對于企業的發展有著重要的作用。

2 文書檔案管理的特征

文書檔案作為一種重要的參考信息，得到了相關部門的極大重視，對于文書檔案總是保持著很嚴肅的態度，因此文書檔案具有現實性、真實性、動態性和機密性等特點，下面針對文書檔案的這四個特點一一進行解釋：

2.1 現實性

文書檔案是反映一個企業的發展與成長過程的重要資料，是在一個企業相關部門的監督下制作完成的，也因此一個企業能夠其他人留下怎樣的印象、是否能夠獲得別人的信任等都受到文書檔案的影響。一個企業的文書檔案不僅反應一個企業的經歷與歷史，也能反應一個企業當下的狀態，并且反映一個企業的現實狀態及其現實效用是文書檔案的最重要的職能之一。

2.2 真實性

文書檔案的主要作用是反映一個企業的經歷以及企業以往的工作情況和成就，主要是在企業相關部門監督與領導下完成的。文書檔案涉及到企業內部以及企業與其他企業之間的問題，因此在制作過程中是十分認真仔細的，不容許有任何形式、任何程度上的偽造。甚至有時候在與其他企業的合作中出現了問題，一個企業不想記錄下來，但是與他合作的企業也會記錄下來，因此，一個企業想要遮蔽自己的污點是十分困難的，這充分顯示了人事檔案的真實性。

2.3 動態性

文書檔案從建立的第一天起就意味著它是個動態的文件，因為這個檔案會隨著它的企業的經歷與成長而不斷的豐富其內容。相關企業無時無刻都在譜寫著自己的“歷史”，也因此一個企業的文書檔案是不斷增長的，這是一方面。另外，文書檔案也會隨著一個企業的流動而轉移，當一個企業被另外的企業并購后，該企業的文書檔案也會流動到那里。并且不管是記錄還是轉移都要保證及時性，記錄不及時就有失檔案的真實性與現實性，轉入不及時會導致企業與文書檔案分離，這對一個企業的發展是十分不利的。因此，文書檔案有一個很重要的特點——動態性，并且這一特點有著很高的要求，必須嚴格保持。

2.4 機密性

文書檔案作為反映一個企業的全部信息的重要資料，很大程度上包含了很多企業隱私，不說別的，一個企業的最基本信息都包含其中，因此，為了保證相關企業的隱私安全，文書檔案一定要保持嚴格的機密狀態，不宜對外開放。

3 文書檔案管理工作中存在的問題

3.1 文書工作與檔案工作存在脫節

文書工作與檔案工作之間存在著很大的關聯，但是兩者之間也存在著一定的差別，因此，在實際操作過程中，經常會導致二者的脫節，因此，在實踐過程中為了保證兩者的良好結合，要尋求兩者之間的相互配合。另外，在對兩者進行管理時會形成不同的管理體制，這也會導致二者之間的距離不斷拉大。

3.2 文書檔案管理人員不足

在很多企業中，文書檔案管理工作都是有文秘人員兼職的，并沒有專門設置人員負責，這導致文書檔案涉及的范圍十分的狹窄，很多工作內容都被忽略，這也是大部分企業文書檔案管理工作不能很好的完成的重要原因。另外，由于缺少相應的監督，因此文書檔案的真偽也不能得到很好的查證，甚至有些信息記錄是不完整的，這為后續工作帶來了很多的麻煩。這些問題的出現，一方面是因為工作人員素質偏低，另一方面是因為相關的工作人員數量不足。

4 提高文書檔案管理工作水平的對策

4.1 做好文書工作與檔案工作的規范銜接

文件是檔案的前身，要想制作出高質量的檔案就要保證文件的質量，因此文件部門的規范管理是文書檔案管理工作的基礎與保障。文書工作人員要有較強的責任意識，對文件進行認真的查證與校對，在文件處理過程中要充分考慮到文書檔案工作的問題，這樣才能夠是二者很好是聯系起來，有效的避免二者脫節的現象。因此，文件的檢查工作要做好。

4.2 加強對檔案管理工作的重視

由于文書檔案管理工作對于一個企業的發展有著十分巨大的影響，因此，企業一定要重視文書檔案管理工作，這樣才能夠為文書檔案管理工作提供基礎的保障。首先，要推動企業管理人員觀念的轉變，提高領導和員工對文書檔案工作的重視程度。努力爭取企業對文書檔案管理工作的重視，將其納入到企業的管理中去，另外，也要促進文書檔案管理工作與現代化科學技術相結合，從而推動文書檔案管理工作的更好發展。另外，也要注意安排專業人員進行文書檔案管理工作，保證相關工作完成的質量，從而推動文書檔案管理工作對企業發展發揮更大的積極作用。

5 總結

在現階段，在國家相關部門的大力推動下，以及社會上各種組織對文書檔案管理的高度重視下，文書檔案也越來越顯現出它的重要性，特別是隨著電子信息技術的成熟，文書檔案很大程度上成為了衡量一個企業的重要標準，甚至是一個企業是否能夠被其他企業信任的決定性因素。總之，文書檔案的建設應該引起我們更多的關注。最后，相信在國家政策以及相關企業的重視下，文書檔案管理工作會有更好的發展。

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