芻議如何提升中職學校檔案管理工作

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一、提升中職學校檔案管理工作的重要性

檔案作為記錄和保存信息的重要方式，發揮著不可忽視的作用。中職學校包括教師學生等較多的檔案信息資料，這些信息資料有助于領導根據教師的教學情況合理的安排教學。因為檔案資料信息包含了文字、圖片、視頻等形式，所以中職學校強化檔案和管理，可以使學校的管理水平得到有效的提升，并通過對教師基本信息的掌握，為領導工作和學校的發展提供理論依據和參考。

二、提升中職學校檔案管理工作的途徑

(一)提高全員的檔案意識

(1)強化宣傳。有效的宣傳可以使中職學校的師生提高檔案工作重要性的認識。可以邀請專業檔案教師、專業檔案機構人員、本校或其他檔案管理人員等專業的檔案人員到學校開展講座，為大家詳細講述檔案工作的作用、價值、重要性及開展檔案管理工作的途徑，通過加強宣傳教育，使全員樹立起科學的檔案意識；(2)開展有效的培訓。定期為檔案管理專兼職人員開展相關的培訓，通過培訓其專業知識、工作職責和職業道德，使檔案管理專兼職人員的檔案意識和專業素養得到提升，推動中職學校檔案管理工作逐漸向標準化、專業化的方向發展。

(二)完善檔案管理的工作機制

中職學校想要使檔案管理工作更加有效，首先需要對檔案管理工作提高認識，學校應該組織全員通過對相關法規的學習，對檔案管理工作系統加深了解，并通過對相關法律知識擴大宣傳的力度，使全員加強中職學校發展中檔案管理工作的重要性的認識，并對檔案管理工作引起重視。同時還應該建立檔案管理機構，進一步健全完善考核和應該績效的機制，中職領導作為主要負責檔案管理機構的工作者，應該聯合各處室和負責人積極參與，并在各個中職學校的科室設置，包括工會、團總支、培訓處、教務處、政教處等的 兼職檔案員。另外，還應建立健全的考核與評估績效的機制，通過細化考核指標，使其可操作性進一步提升，并根據實際情況采取合理的措施獎勵和處罰檔案管理工作達標與不達標的部門，使檔案管理借閱、立卷與保密更加具有規定性、標準性和條例性。

(三)健全完善檔案室的硬件設施

想要使中職學校檔案管理工作得到有效的提升，必須要重視相關硬件建設。中職學校既需要建立專門的檔案室，還應該配備如通信系統、用戶終端、數據庫管理、檢索服務系統等齊全的檔案管理的設備設施，并對各種設備系統進行分類管理和存放。中職學校應該為檔案室建立完善的硬件設施，并妥善的進行管理，對其防潮、防霉、防塵、防蟲、防光、防火、防盜、防高溫等引起充分的重視。另外還應建立檔案信息網絡，使檔案信息管理更加規范，并使檔案材料的使用效率進一步得到提升。

(四)提升檔案管理的現代化水平

當前中職學校的檔案管理工作應該隨著網絡時代的飛速發展，而逐漸向網絡化、信息化發展。學校領導應該把檔案材料作為提升管理工作的重要信息資源，建立完善的檔案管理現代化體系和運行機制，并購置如復印機、打印機、掃描儀、傳真機、存儲器、信息檢索終端等現代化辦公設施，使檔案管理的現代化水平得到提升。另外中職學校為進一步提升檔案服務質量，還應該在檔案信息數據程序軟件、處理數據庫和檔案信息的系統等方面加強投資，建立完善的檔案工作網絡。

(五)努力提高檔案管理人員的工作能力

(1)通過各種途徑加強檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識。因為檔案管理工作的專業性比較強，對檔案管理人員的責任心要求較高，所以中職學校應該站在培養并提高檔案管理人員職業道德和敬業精神的角度，使檔案管理人員求真務實、樂于奉獻的精神得以加強。中職學校還應該重視檔案管理人員的培訓和教育工作，對檔案管理人員的專業理論知識和檔案管理水平具有較高的要求，并要求檔案管理人員認真對待如《檔案法》、《檔案人員職業道德》等相關法律法規的學習，明確自身工作的相關責任和義務。檔案管理人員應該明確自身收集、歸檔、整理、積累檔案資料等的職責，同時中職學校為了使檔案管理人員的本職工作更加切合實際，還應該建立檢查和考核相關檔案管理人員的健全的檔案管理組織領導體系；(2)應建立在職教育長效管理制度，使檔案管理人員享受在職教育培訓的同時提升檔案管理水平，如可以組織檔案局舉辦相關的培訓班，在檔案管理人員評定職稱中加入其在職教育的成績，合理量化考核的結果，并根據實際情況獎勵或處罰部門科室。

三、結語

綜上所述，中職學校科學合理的檔案管理工作發揮著重要的作用，它可以使學生思想認識得到提升，加快改革教學體制的步伐，為學生步入社會提供歷史依據提供了堅實的基礎，所以相關人員應對當前中職檔案管理工作的問題引起高度重視，通過強化宣傳及管理制度的制定，用科技手段提升學生收集和管理檔案的質量及錄入和保管檔案的水平，使中職學校的檔案管理工作發揮出最大的價值。