關于如何完善高校畢業生檔案管理探討

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高校畢業生檔案是大學生在校的成長記錄，是用人單位或組織選拔、考核人才的主要依據，畢業生檔案管理工作尤其重要。但是目前高校畢業生檔案管理工作沒有制定統一的管理標準，造成畢業生檔案管理工作中出現許多問題。因此，探索出一條適合高校畢業生檔案管理工作模式具有重要的現實意義。

一、高校畢業生檔案的實質、作用以及現狀

(一)高校畢業生檔案的實質

一般而言高校畢業生檔案是學生在校期間的學習、生活、實踐等各種活動的材料組成的。例如學生的體檢表、政治面貌、學期考試成績、畢業論文、實習報告、社會實踐經歷、平時獲得的榮譽、處分材料等等。是高校大學生在校的真實表現。通過檔案可以了解學生的基本信息、綜合素養。也能反應出高校對學生的教育歷程。

(二)高校畢業生檔案的作用

高校畢業生檔案記錄了學生的成長過程，通過檔案可以了解到學生在不同時期、不同階段個人的學習、工作情況。具有較高的權威性，用人單位可以通過畢業生檔案基本掌握人才的信息，成為錄取員工以及計算員工薪酬的依據。一份高質量的畢業生檔案可以讓畢業生有更多的選擇機會，享受到更多的社會保障服務。高校畢業生檔案對于學生自身和用人單位都有著極其重要的作用。

(三)目前高校畢業生檔案管理的情況

高校畢業生檔案對畢業生自身的發展有著重大影響，因此，畢業生檔案管理工作一定要科學合理。但是目前我國高校畢業生的檔案管理工作存在許多問題。畢業生檔案本身具有特殊性，存放地點不確定性等特點，致使畢業生檔案存放和使用出現不安全。要想保證檔案存放安全，相關部門就需要做好檔案的存放和提取管理工作，制定好相關的規章措施來保障畢業生檔案安全以及使用便利。

二、當前高校畢業生檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案管理方法落后陳舊

針對高校畢業生檔案管理工作首先需要制定好管理方案，并在管理中定期做好檢查工作，使用現代科技來管理。通過了解發現，目前大部分高校畢業生檔案管理工作仍舊使用落后陳舊的管理模式，采用紙質管理是主要方式，檔案管理基本設備不全面，沒有利用計算機信息技術來形成電子化信息管理模式。

(二)檔案管理人員整體素養不高

大多高校檔案管理人員沒有意識到檔案對畢業生的重要性，缺乏專業的檔案管理知識，對檔案管理工作也不重視，日常工作中也沒有對畢業生檔案管理工作進行監督和定期的檢查。同時一些高校的檔案管理人員大多身兼數職，基本沒有接受檔案專業知識的培訓工作，工作起來缺少精力和專業技術，也沒有真正履行檔案管理職責。以上現象造成檔案管理工作難以有序進行。

(三)檔案材料不完整

當前高校畢業生檔案管理中存在一個嚴重問題，檔案材料不完善，存在混淆現象。一些檔案的記錄的信息與畢業生本人不符合，如果檔案發生混淆現象就會對畢業生就業造成嚴重的影響，同時也給高校檔案管理工作帶來困難。同時畢業生檔案不完整現象也普遍存在，例如學籍材料、體檢表等一些材料中的關鍵部分缺失都會對畢業生就業以及學校檔案管理工作造成不便。

三、針對高校畢業生檔案管理問題的解決策略

(一)增強檔案管理人員的意識

提高檔案管理工作人員的意識是做好高校畢業生檔案管理工作的基礎。學校領導部門要加強對檔案管理部門的教育和培訓，讓每個工作人員都意識到檔案對畢業生的重要性。高校畢業生檔案管理人員的綜合素養和畢業生檔案管理工作質量的高低有著密切關系。因此，學校要把提升檔案管理工作人員的素養和意識放在重要位置。高校畢業生檔案管理人員也要不斷的學習檔案管理專業知識和業務水平，時刻關注國家有關畢業生檔案方向的有關政策，把檔案管理工作的價值體現出來。

(二)利用網絡技術建立網絡化和科技化的現代檔案管理模式

隨著互聯網的普及，數字化已經成為當今各行業進行管理的主要手段，電子檔案管理已經逐步應用在高校畢業生檔案管理工作中，也將成為未來高校畢業生檔案管理的主要模式。因此，高校畢業生檔案管理部門需要盡快適應社會發展形勢，不斷學習并提高自己的互聯網技術，充分利用網絡資源，建立網絡化和科技化的現代檔案管理模式，提高檔案管理工作效率和質量。

(三)統一高校畢業生檔案管理工作標準，使檔案管理工作向規范化方向發展

不斷完善高校畢業生檔案管理工作的基礎設施，才能保障檔案管理工作不斷取得進步，朝著規范化方面發展。高校要對檔案管理工作進行統一規劃，建立整理檔案、收集檔案、歸檔工作的相關制度，在工作中不斷發現問題，解決問題。同時針對檔案管理工作建立相應的監督制度，明確每個崗位職責，使得高效畢業生檔案管理工作向規范化、高效率方向不斷靠近。

高校畢業生的檔案對畢業生有著非常重要的作用。因此，高校畢業生檔案管理工作人員需要提高自己的服務意識和責任感，不斷學習先進的檔案管理專業知識，利用先進的網絡技術提高畢業生檔案管理工作效率，保證檔案管理工作質量。