試論大數據時代背景下的檔案管理

■周幼知／湖南省韶山灌區工程管理局

檔案管理的主要工作內容是對單位各類數據資料進行收集整理、統計分析和編號歸檔等。實際上，在大數據時代背景之下，對事業單位的檔案管理工作提出了更多新的要求，因此檔案管理部門應該強化部門內部工作建設，切實提升部門檔案管理工作能力。

一、大數據時代下檔案管理工作面臨的新形勢

（一）檔案管理數據呈現出新特點

面對大數據時代的到來，各類需要管理的數據信息也呈現出了新的特點，一方面單位的數據數量不斷增加，并且電子數據居多，想要實現對單位數據的有效管理，就要對既有的檔案管理工作進行改革創新，強化對各類電子檔案的管理，做好信息系統建設工作。另一方面檔案數據種類多樣，給工作人員帶來很大的工作壓力。在大數據時代下，數據結構出現了很大的變化，不僅包括紙質文件，還包括各類音頻、視頻等資料，因此給檔案管理工作帶來一定的難度。檔案管理部門應該創新工作理念，不斷學習新的工作模式，有效解決檔案管理工作中遇到的問題。

（二）檔案管理工作開展的新要求

大數據時代背景下，由于檔案資料出現了新特點，因此對檔案管理工作今后的開展也提出了很多新的要求。具體來說主要體現在以下幾個方面，一是傳統工作模式面臨著改革，檔案管理部門應該構建起新的工作制度，這樣才能夠確保工作的與時俱進［1］。二是檔案工作面臨著很多的變化，部門工作開展的效率有待提升，同時單位對于檔案管理工作的重視程度也需要提高，強化部門硬件設施以及工作資金投入，這樣才可以解決檔案管理工作信息化建設中的關鍵問題。

（三）檔案管理人員面臨的新挑戰

作為檔案管理工作任務執行者，面對行業工作形勢的變化，檔案管理部門職工也面臨著很多工作挑戰。一是工作人員的整體素質有待提升。由于工作模式發生了變化，工作人員有很多新的知識需要學習，同時還要適應新的信息化工作手段。二是在實現檔案管理工作信息化的過程中，會出現很多新的工作任務，因此工作人員面臨著較大的工作壓力。

二、大數據時代下檔案管理工作措施

（一）構建檔案管理信息系統

以往的檔案管理工作模式，通常都是將檔案信息以紙質版的形式進行分類管理，這樣工作不僅效率低下，而且紙質版檔案在長時間的儲存過程中，不利于保管，并且給檔案查詢工作也帶來一定的難度。在大數據背景之下，單位可以應用信息技術構建起一個完善的檔案管理信息系統，實現檔案信息的數字化管理。

通過檔案信息系統的構建，可以實現對于以往信息的錄入和整理，實現單位所有檔案信息的數字化。信息系統的構建可以通過數據庫對于單位信息進行分類儲存和管理，在系統構建的過程中，需要做到以下幾個方面。一是結合單位檔案管理實際進行個性化的系統設計，提升系統的實用性。系統設計人員，應該結合單位檔案工作的特點，以及工作內容進行系統優化，這樣利于工作效率的提升。二是在進行檔案系統登錄、查詢等系統模塊設計的過程中，應該設定一定的系統工作權限，利于對保密級別高的信息進行有效保護。三是注重系統安全防護功能的設計，確保系統在工作應用中的有效運行。

（二）強化檔案管理工作建設

面對檔案管理工作上的新形勢，檔案部門也要進一步完善和創新既有的工作制度，強化工作建設，具體來說可以從以下幾個方面著手。一是結合檔案信息系統的工作內容以及工作人員的實際工作情況，重新進行工作任務的分配，制定系統運行工作制度，經由上級審批通過后開始執行。二是對沒有出現重大變化的工作內容，繼續依照原有的工作制度執行，同時還需要增設部門系統維護人員，及時處理檔案信息系統運行期間出現的問題，配合檔案部門人員開展其他工作。三是進一步強化檔案部門人員管理，將工作職責進行細化，落實到具體的檔案管理人員當中，做到誰工作，誰負責，這樣更利于部門工作的進行，提升部門管理能力，提高人員工作的責任感［2］。面對大數據時代的發展趨勢，檔案部門也要做到與時俱進，結合信息系統工作實際，不斷創新工作方法，構建起一個現代化的檔案管理工作體系。

（三）注重檔案管理人員培養

大數據時代背景之下，檔案管理人員培養工作也要配合開展，在實際工作開展中，應該做到以下幾點。一是注重既有工作人員的信息技術、系統操作培訓，提升工作人員的信息素養和系統操作能力。同時，在進行檔案管理人員工作培訓的過程中，還要注重傾聽他們對工作的反饋，及時調整工作策略，快速增強工作的效率。二是進行高素質人才的引進，面對檔案管理工作的新變化，在進行相關人員招聘的過程中，應該注重考查人員的信息系統操作能力和水平，及其在現代檔案管理工作中的建樹，提高檔案管理部門人員的整體素質。三是可以定期開展職工工作交流活動，讓大家就工作開展有待解決困難進行交流互動，相互學習，推動檔案管理工作的開展。

三、結語

總而言之，大數據時代背景之下，檔案管理信息系統的建設，以及人員的培養和引進，都會切實推動相關工作的進步和發展。在未來的發展中，檔案管理部門更要注重信息系統的完善，實現工作的長足發展和進步。