檔案管理的創(chuàng)新與服務(wù)模式探究

杜玲

摘 要：檔案管理是一項基礎(chǔ)性的工作事項，但是其作用和意義是不容忽視的。在當(dāng)前新的發(fā)展形勢下，檔案信息的管理體制創(chuàng)新以及服務(wù)模式的優(yōu)化被提上了日程，很多企業(yè)和事業(yè)單位也在按照自己規(guī)劃的日程表和計劃來逐步推進體制改革，并對暴露出的諸多問題展開深入的分析和研究，采用科學(xué)的應(yīng)對策略加以解決。主要的目的就是要充分挖掘檔案信息的實用價值，將這些信息資料轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵱眯愿鼜姷男畔①Y源，為決策和部署提供信息支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)模式；研究；應(yīng)對策略

引言

目前我國的檔案管理事業(yè)發(fā)展過程中，仍然存在較多的不足和工作上的常見問題，這無疑阻礙了檔案管理這項工作的正常發(fā)展與進步。為此，應(yīng)結(jié)合管理工作上的規(guī)范要求和發(fā)展目標(biāo)規(guī)劃，從管理以及服務(wù)體系中尋找存在的漏洞和缺陷，進而建立健全創(chuàng)新性的管理體制，完善規(guī)章制度，進一步規(guī)范檔案各項基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)和流程體系，提高管理效率和質(zhì)量。本文主要針對當(dāng)前檔案管理之中存在的問題進行分析，同時提出相應(yīng)的應(yīng)對舉措。

一、當(dāng)前檔案管理與服務(wù)中存在的主要問題

（一）信息化管理體系建設(shè)的不完善

隨著信息時代的來臨和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，紙質(zhì)類檔案及其傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展變化的總體形勢，為了提高管理效率，各個企業(yè)和事業(yè)單位都在加大對信息化管控體系和電子檔案制度的投入、建設(shè)力度，就是希望通過改變管理方式來更好的處理工作中的問題。但是信息化體系的建設(shè)期間，并不是一帆風(fēng)順的，在信息化的管理和控制體系中出現(xiàn)了很多以往不曾重視過的問題和不足之處，極大的阻礙了該管理制度的建設(shè)與完善步伐。管理體系的缺陷包含很多方面，管理人員的理念、固有的思維局限和習(xí)慣性的工作方式等都是重要的影響因素，而存在的制度性缺陷還并沒有引起高層領(lǐng)導(dǎo)的重視。

（二）檔案部門的內(nèi)部組織體系不夠健全

檔案管理的主管部門，其內(nèi)部的結(jié)構(gòu)與組織還沒有得到進一步的完善以及優(yōu)化，其內(nèi)控機制的管控水平較低，就造成檔案管理的工作效率難以得到有效地提升，在這種組織體制的局限性影響之下，工作人員大多因循守舊，很難激發(fā)創(chuàng)新性的思想理念和思維模式，由此引發(fā)整個管理秩序更加混亂，很難高效、合理的去處置繁瑣的管理事務(wù)，管理工作當(dāng)中的問題也會逐漸增多。

（三）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差

檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差是限制檔案管理效率提升的另一主要因素。其基礎(chǔ)設(shè)施較差主要表現(xiàn)在，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不高。由于經(jīng)濟條件限制，大部分檔案管理機構(gòu)檔案室建設(shè)不夠標(biāo)準(zhǔn)，未按照科學(xué)的建設(shè)流程進行基礎(chǔ)建設(shè)。同時很多檔案管理及服務(wù)機構(gòu)的檔案室保管條件簡陋，防蟲防霉設(shè)備不配套。有些單位因受到辦公條件限制，很少有專用的檔案庫房，而是與辦公室合為一體，既影響了辦公效率的提升而且也限制了檔案管理效率，很多檔案由于在潮濕陰暗的環(huán)境下長時間存放導(dǎo)致發(fā)霉或變質(zhì)，紙質(zhì)文獻資料價值嚴(yán)重降低，損害了檔案的價值性和可利用性。

二、針對當(dāng)前檔案管理與服務(wù)方面存在問題的應(yīng)對措施

（一）樹立創(chuàng)新意識 建立信息化檔案管理體系

要想針對當(dāng)前檔案管理及服務(wù)中存在的問題進行有效控制，就要轉(zhuǎn)變思路，樹立創(chuàng)新性思想意識和息化工作意識，打造信息化檔案管理體系，全面引入信息技術(shù)來提升檔案管理效率。這就要求專業(yè)的檔案管理部門要設(shè)置相應(yīng)的預(yù)算資金，通過建立專業(yè)的檔案信息化管理體系及服務(wù)機制來擴大檔案信息的使用范圍，這就要求但管理機構(gòu)一方面要結(jié)合信息技術(shù)建立線上信息服務(wù)平臺來滿足社會用戶多方面當(dāng)然信息獲取的需求，另一方面檔案管理及服務(wù)機構(gòu)要在引入計算機技術(shù)的前提下，結(jié)合自身的管理模式，優(yōu)化自身的內(nèi)部組織架構(gòu)，根據(jù)自身的檔案管理特點建立完善的信息化操作模式，要著重于檔案管理人員信息素養(yǎng)的提升，加強其專業(yè)化培訓(xùn)，通過招聘引進專業(yè)的信息技術(shù)人才來提升整體的工作效率，促進信息化檔案管理機制的完善。

（二）提升檔案管理人員工作的積極性

檔案服務(wù)模式要想全面創(chuàng)新就要提高管理工作人員的積極性，通過建立優(yōu)化的管理制度來激發(fā)檔案管理人員潛在的工作欲望，讓其能保持較高的熱情和較大的興趣從事檔案管理工作。檔案管理工作是枯燥乏味的，其工作流程往往是單一循環(huán)的，由于運用傳統(tǒng)落后的工作方式使一些工作人員長期存在工作懈怠的情緒這就造成了檔案服務(wù)效率的降低。也正是由于服務(wù)的落后和落伍讓整個檔案管理工作失去了前進的動力。因此必須要樹立創(chuàng)新性發(fā)展模式，打造統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理工作中要引進激勵機制，放棄鐵飯碗的傳統(tǒng)，積極的運用聘用制度，對單位現(xiàn)有工作人員實施公平競爭，競聘上崗的管理原則。要從根本上激發(fā)檔案管理人員的活力和工作欲望，全面促進檔案管理人員轉(zhuǎn)變思路，以此來提升檔案管理效率。

（三）從根本上建立健全檔案管理制度

檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新還要從根本上建立健全檔案管理制度。俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓”。檔案管理制度就是規(guī)矩，沒有規(guī)矩對檔案管理工作流程、工作程序及處理方法予以具體規(guī)定，就不能突出檔案管理的特點及優(yōu)勢。這就要求，檔案管理及服務(wù)機構(gòu)要根據(jù)自身的管理實際及發(fā)展模式，在適應(yīng)單位需求的前提下，建立統(tǒng)一的檔案管理服務(wù)制度。制度要簡潔易行，簡明實用，可操作性強，要樹立具體的制度目標(biāo)，通過結(jié)合人員的工作情況對員工的工作予以具體規(guī)定，要著力突出員工的工作表現(xiàn)適當(dāng)引進績效管理制度激發(fā)員工的工作欲望。同時檔案管理制度的建立要堅持制度約束的雙向性，既能夠約束領(lǐng)導(dǎo)，要能夠有效約束員工，領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象，直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主體，是制度主要約束對象和執(zhí)行者。這就要求領(lǐng)導(dǎo)要在制度的約束下努力履行自身的崗位職責(zé)，而檔案管理人員要在制度的約束下樹立創(chuàng)新性思想，能夠?qū)?chuàng)造性的工作方法應(yīng)用到具體的工作過程中，提升檔案服務(wù)效率。

三、結(jié)語

在信息技術(shù)的影響下要想創(chuàng)新檔案管理及服務(wù)機制就要樹立創(chuàng)新性發(fā)展意識，要結(jié)合檔案管理工作的具體流程及方法健全管理體系和制度，以制度為檔案管理的根本出發(fā)點和立足點，促進檔案管理效率的提升。

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