探討檔案管理中電子檔案的應用價值

張宇

摘 要：檔案管理對于企業單位乃至社會事業的發展來說具有十分重要的作用和意義。在當今電子信息技術迅速發展的背景下，檔案信息的管理也開始出現了很多變化，由原來的紙質類檔案資料，迅速轉變為電子檔案。也就是說，一些檔案信息已經不需要利用紙張進行整理和記錄，而是存儲進計算機系統當中進行保管，還可以依靠系統的檢索功能來進行信息調閱和后續研究，提供了很大的便利性和實效性。因此我們應該充分挖掘電子檔案的實際應用價值。

關鍵詞：檔案管理；電子檔案；價值

引言

檔案信息資料的實用價值愈加凸顯，尤其是在當今這個信息時代，各大企業乃至攻擊基層事業單位都開始轉變對檔案管理這項工作的態度和理念，不只是認為檔案是一種重要的信息資源，而且正在積極推進管理體制和工作方法的創新優化，將檔案信息中的應用價值充分挖掘出來，以提供管理層做出決策和部署的參考依據。但我們也應當注意到現行的檔案管理機制和體系中仍然存在諸多問題和缺陷，解決問題從而完善管理體系就成為了當務之急。

一、目前我國的檔案管理現狀

現在我國的檔案管理方式在檔案管理工作由于受思想意識、經濟、文化等一系列因素的限制，具有一定滯后性，紙質檔案暫時無法退出歷史舞臺。在檔案管理過程中，合理科學的分類、多樣化、全方位的建立索引信息等工作都需要更好地完成電子檔案的應用。此時，電子檔案應用的重要性和必要性就得到了深層次的體現。

雖然現代檔案的管理水平有了一定的提高，通過建立電子檔案，既節約了大量紙張資源，又由此建設相應的信息化管理體系，但是其中暴露出的問題也很多。比如紙質檔案并沒有被電子檔案完全替代，管理工作就很明顯的被一分為二，形成了兩套管理體系，原有管理模式以及新型的電子檔案管理方式并存，工作效率并沒有得到很大的提升，還由于存在的矛盾和問題而引起管理水平的下降，也使得現代化的電子檔案的相關管理工作發展較為緩慢，很多新型的管理舉措和策略無法及時有效地加以落實和執行。

但隨著電子檔案普及程度的持續提高，圍繞電子檔案而建設起來的新型管理體系也在迅速完善當中，我國基層單位開始普遍重視檔案信息管理類工作的體制改革問題，并積極引進和融入包括電子檔案技術以及相關信息技術在內的多種科學技術方法，逐步改變了檔案管理類工作發展滯后、緩慢的局面，開始向著更高水平的現代化迅速發展。我們既要看到目前紙質、電子檔案管理中所面臨的問題，也要重視檔案信息所具備的應用價值。

二、檔案管理中電子檔案的應用價值

（1）使用方便，提高辦公效率

在傳統的紙質檔案管理工作過程中，工作人員主要依靠于手工操作，容易出現字跡模糊、信息收集不全、統計錯誤等問題，不僅耗費了大量的人力和時間，而且由于個人對分類標準的理解不同，導致整個分類管理工作的效果不盡如人意。電子檔案的應用運用計算機強大的信息處理能力，使數據無論是在采集、存儲、分類還是統計環節，都變得更加方便，并且無論是起草、處理、傳輸都更加簡單易行。同時電子文件在存儲光盤和磁盤信息的同時，使用計算機可以很好地解決這些問題，縮短時間，使人們能夠按照數據的分類進行收集、統計和查詢。在管理文件時，節省了人力，提高了準確性和檢索效率。

（2）實現文件和文字信息等資源得到共享

傳統的手工操作管理檔案方式使各個企業、單位、部門之間想要實現資源共享，即使在小范圍內也需要很高的成本，而大規模、全面的資源共享更是十分困難。因此大量信息出現閑置狀態，很大程度上造成了文件和檔案資源的浪費。電子檔案管理系統利用電子應用構建一個縱橫交錯、內容豐富的信息集合，在此基礎上合理組織各種搜索、檢索和利用工具，使人們可以從多種角度、多種方式搜索信息，并通過網絡實時傳輸各種資源，使大規模、大面積地共享資源變得輕而易舉。適合于現代社會要求的快速、高知識產出和多樣化的信息吸收，提高了檔案管理的效率，減少了中間環節，大大提高了對檔案的利用率，實現了不同歷史時期信息的交換和共享，增強了業務聯系。

（3）提高了檔案管理的服務質量，降低保管難度

相較與紙質文件而言，電子文檔載體的使用壽命比較長。紙張的耐久性取決于纖維素自身的性質，紙張在水、火、酸等條件下很容易受到損壞，在檔案管理工作過程中如發生意外很容易造成不可彌補的損失。而電子文件完全不存在這些問題的困擾，并且隨著科技的發展，存儲和讀取電子文件的設備也越來越成熟。可以根據具體的需求選擇不同的載體，如光盤、U盤、移動硬盤等。這些載體都具有易存儲和讀取，存儲時間長，穩定性強不易損壞的特點。

（4）保證檔案傳輸過程中的安全性的及時性

在傳統的紙質檔案傳輸過程中，主要依靠人力通過郵遞等方式進行傳輸，不但浪費時間、人力且檔案安全性低，還很容易出現資料延誤、丟失、破損等情況。而電子檔案的應用不但能夠確保文書檔案的安全性，更能有效的避免檔案資料在傳輸過程中出現延誤、丟失、破損等現象，同時傳輸速度得到了極大提高。

（5）有效避免資源浪費，使環境問題得到改善

在現在大規模應用電子檔案的管理模式下，用紙量明顯減少，從而有效節約了森林資源，對改善了環境具有重要意義。此外，電子文檔存儲不需要建立合適的存儲空間和各種儲備條件，有效避免了資源浪費。在節能環保方面，同樣具有重要意義。

結束語

無論是傳統紙質檔案管理方式還是現代電子檔案管理方式，安全始終都是我們需要注意的最關鍵、最根本的問題。雖然電子檔案的應用提供了諸多便利，但其中也存在著各種不確定因素，在安全性方面也存在一些缺陷，如因網絡病毒惡意攻擊導致資料信息泄露、重要文件丟失等。因此我們在使用期間需要定期檢查、殺滅網絡或電子載體中存在的病毒，并對重要文件做好備份措施，以保護文件中的相關信息安全。但是相信隨著時間的推移，現階段文檔和文件管理信息電子應用的問題將最終得到解決。未來在的檔案管理應用上，電子檔案一定是大勢所趨，文檔和文件管理信息的電子應用將突出其不可替代的優勢，使人們充分享受到電子檔案應用的巨大便利。

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