辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

宋萍

摘 要：當前社會不斷的發展，辦公自動化系統應用的也越來越廣泛，這也為人們的工作提供了很大的方便。醫院的檔案管理是一項非常重要的復雜的工作，這項工作涉及到的內容非常的多。針對當前醫院的管理工作存在的問題，結合當前發展的實際，不斷的加強醫院檔案管理工作，采取有效的管理措施并解決出現的問題。不斷的提高醫院檔案的管理水平。本篇文章主要分析了辦公自動化環境下醫院管理的特點，以及當前管理過程中存在的問題，并提出了相應的解決策略。

關鍵詞：辦公自動化；醫院檔案管理；研究探討

醫院檔案管理對于醫院的發展有著重要的影響，也是醫院服務管理的一項重要工作。在辦公自動化這一環境下，醫院的檔案的管理工作正在朝著現代化的方向發展。以計算機和網絡系統為基礎，采用先進的技術，對檔案進行自動化的管理，這也保證了檔案資料的完整性和準確性。為了進一步提高醫院的管理工作的水平，應該充分地了解當前檔案管理過程中存在的各種問題，改變傳統的管理方式，采用科學有效的方式對檔案進行管理，充分地發揮辦公自動化的應用優勢，有效地解決當前管理工作存在的問題，不斷的滿足現在醫院發展的要求，全面的提高醫療和服務的水平，不斷的推動我國醫療衛生體系的發展。

1 辦公自動化環境下醫院的檔案管理的特點

辦公自動化，其主要是為了滿足辦公的要求，利用計算機和網絡不斷的豐富辦公的模式 ，對于各種資料信息進行管理分析，準確的整理各種文件和資料，積極地推動我國醫療的發展。當前科學技術，信息技術不斷的發展，醫院檔案管理可以對于重要的信息進行共享和傳輸，這也在很大的程度上保證了信息的安全性和真實性。

1.1 效率非常的高

醫院的檔案管理工作涉及非常多的內容，以往都是工作人員對各種紙質的資料進行整理，并且對這些資料進行分類的保存。這將會給管理人員帶來很大的工作量，并且對這些資料管理的效率非常的低。當前階段，醫院實現辦公自動化，利用計算機網絡平臺，對于各種資料進行整理，這在很大的程度上提高了方案整理的速度。

1.2 資源共享

基于辦公自動化系統，醫院檔案管理更加快捷方便，其中最大的優勢就是實現資源共享，借助于微博、QQ、微信等聊天軟件.可實時傳輸檔案信息，極大地提高了醫院檔案管理的技術性和規范性，全面提升了檔案管理水平。管理人員利用檔案管理信息系統，在短短幾秒內就可確定目標資料文件，通過文件檢索軟件，實時共享檔案信息資源，并且這種檔案信息共享幾乎不會受到空間、時間的限制，也改變了傳統檔案管理工作模式，節省了大量時間和人力。

2 醫院檔案管理存在的問題

2.1 信息化管理程度較低

當前，一些醫院受到資金和技術等方面的限制，檔案管理信息化的認識程度比較低，相關的軟件和硬件設備還不夠完善，這就是的答案，信息化的管理程度較低，辦公自動化不能夠達到預期的效果，信息化建設的速度非常的慢，在很大的程度上將會影響醫院檔案管理的水平。

2.2 檔案管理人員綜合素質較低

辦公自動化這一環境下，醫院的檔案管理工作就需要大量的技術人員，這樣才能夠有效地開展管理工作。但是很多醫院檔案管理人員綜合素質不夠高，對檔案的管理工作不能夠引起足夠的重視。并且這些管理人員他們沒有經過專業的培訓，缺乏專業的知識和技術，在后期的管理工作中會出現各種問題。

2.3 檔案管理混亂

醫院是一個非常大的復雜的系統，不同種類的資料非常的多，這也會造成檔案管理非常的混亂，并且這項工作的難度也非常的大，資料的查詢過程將會需要很多的時間，管理的水平還不夠高。

3 辦公自動化環境下醫院檔案管理方法

3.1 健全醫院檔案管理制度

醫院打管理工作涉及到的內容非常的多，為了保證這項工作有效的穩定的開展，有關的管理部門要健全管理制度，利用制度來規范檔案管理工作，讓檔案管理工作能夠有制度進行約束，不斷的推動管理各項工作的規范性，在辦公自動化這一背景條件下，要更加的重視管理工作的方便，利用計算機信息系統，不斷的加強檔案管理的規范性，對于各項流程要進行嚴格的規范，做好檔案的整理工作，有效地實現醫院檔案資料的高效管理。如果發現檔案的管理工作存在資料丟失或者整理出現問題，要追究相關人員的責任，不斷的加強工作人員的責任意識，提高醫院檔案管理的水平。

3.2 提高管理人員的綜合素質

醫院要不斷的提高管理工作人員的綜合素質，在雇用工作人員時，要招聘一些具有專業知識和技術的管理人員。另一方面，也要對于管理人員進行培訓，不斷的提高他們專業的知識和能力，也要明確當管理工作的責任和工作的內容，對于工作人員要進行定期的考核。不斷的提高工作人員的積極性，鼓勵管理人員學習先進的知識和技術，熟練地使用各種管理工作的軟件，不斷的加強他們的責任意識，對于檔案管理這項工作進行嚴格的規范。

3.3 構建信息化設備體系

辦公自動化環境下，要不斷的加快醫院檔案管理信息化建設，在檔案管理工作中要積極的使用各種先進的科學技術，更好地實施辦公自動化。有關部門也要積極的補充各種信息化的管理設備，這樣才能夠實現檔案管理的一體化。在日常的工作過程中，管理系統可以自動地識別各種類型的資料，并且能夠對于各種信息進行整理，工作人員需要利用管理系統接收相應的資料，在很大的程度上提高檔案的管理工作效率，減少工作中出現的各種問題。醫院要不斷的加強檔案管理信息化的建設，資金和技術方面的投入，構建一個完善的信息化設備體系。不斷的提高檔案管理的安全性，確保醫院各種信息質量的安全，定期的對于信息化管理系統進行優化和升級，專業的技術人員對于檔案管理系統進行日常的管理和維護。

4 結束語

辦公自動化環境下，醫院的檔案管理工作變得非常的方便快捷，針對當前管理工作中存在的問題，結合醫院實際的發展狀況，進行有針對性的改進，不斷的加快醫院檔案管理信息化的建設，全面的提高醫院檔案管理工作的水平。

參考文獻

[1]于麗.辦公自動化環境下醫院檔案管理工作的相關要點探討[J/OL].

[2]李暉華.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性及可行性分析[J].辦公室業務，2018（05）：123.