淺談企業科研外協項目檔案管理方式

甘麗春

摘 要：本文就企業科研外協項目的特殊性，從日常檔案管理實務分析項目歸檔的具體范圍，歸檔流程等，確保企業科研外協項目歸檔工作高效、完整。給予工作在檔案一線的實操管理人員以借鑒參考。

關鍵詞：科研外協；檔案管理；歸檔范圍；歸檔流程

企業科技檔案管理從來都無固定的方式，更無可依照的規章制度，也無定式化的流程可照搬。科研外協項目檔案作為科技檔案一類，是我所在的企業因自身業務特點所形成的產物，更是無現成檔案管理方式可參照。通過對企業科研外協項目的管理模式進行分析，摸清項目管理的特點，理順各階段作用，從而探索出一條全新的檔案管理方式，助力于企業研制生產，保證流程制定科學、高效運轉。

1 什么是科研外協項目

本文所說的科研外協項目是指在產品研制生產過程中由于企業自身的技術、工藝、設備或時間節點等條件限制，必須交由企業以外的單位完成論證、設計、試驗、檢測、加工等任務的經營行為，通過與外單位簽訂合同，約定項目技術要求、研制開發進度、驗收方式、最終交付要求等，進而來保障企業的相關利益，因此屬于企業合同一類。在某些企業也被叫做外包項目（合同）。

2 企業科研外協項目特點

企業工作圍繞產品設計、制造、試飛、客服為核心開展，但就目前以國外大型企業占領市場、主導趨勢的行業背景，企業要快速成長躋身前列，勢必要借助外力提升薄弱領域，引進先進技術。因此自成立以來，形成了大量的科研外協項目，借用國內外供應商力量完成產品設計、制造。

作為國內首家相關產品設計、制造、試飛、客服企業，因成立時間較短，產品雖還未走完一個完整研制生命周期，但比照國外先進成熟企業，產品的研制周期一般在20年左右，因此企業的科研外協項目履行時間、周期均較長。同時類型多種多樣，包括平臺開發、零部件制造、服務咨詢等。

項目自立項到最終驗收并進行后評價，前后流程歷經九個階段（包括立項、外協承擔方選擇、合同談判、合同起草、評審與審批、合同簽訂與備案、合同執行與履約、合同質保、合同后評價），涉及到項目管理部門、法律部門等多個部門。

綜上，企業科研外協項目特點有如下幾點：

1）簽訂合同數量多；

2）合同類型多種多樣；

3）合同履行周期較長；

4）合同履行階段較多；

5）形成文件形式不一；

6）流程涉及部門較多。

3 科研外協項目檔案管理模式

面對科研外協項目諸多特點，檔案部門一直致力于研究如何有效的保證其歸檔的及時性、完整性、準確性。企業成立至今已經形成了一整套適應于自身的檔案管理模式。按照集中統一管理的基本原則，建立、建全科研外協項目檔案歸檔工作。

3.1 歸檔職責的明確

科研外協項目檔案能否成功組織歸檔，確保所涉及多個部門形成的文件均能收集齊全。首要需明確文件收集、歸檔的職責。國家在1980年頒布的《科學技術檔案工作條例》中也明確提出了歸檔職責的重要性：“各單位應當把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產、基建等計劃中，列入有關部門和有關人員的職責范圍”。

企業科研外協項目的承辦部門具有文件材料歸檔職責，項目負責人則負責進行收集、整理、歸檔等具體性的工作。在九個階段中，非承辦部門形成的文件，應將原件交至項目負責人收集歸檔，與我們常說的“誰形成誰歸檔”的原則不一致，遵循的是“項目負責人制”，這樣能夠很好的保證歸檔完整性，檔案部門也只需要進行一對一的移交對接。這樣我們首先解決了由誰來完成檔案收集、整理、歸檔的

問題。

3.2 歸檔范圍

針對科研外協項目類型多樣、履行周期長等六大特點，具體要歸檔哪些文件，這是檔案管理需要解決的核心問題，這也是保證歸檔文件完整性的重要一環節。檔案歸檔范圍明確，是歸檔工作的靈魂。歸檔范圍是指導項目負責人收集檔案的依據，也是檔案管理人員接收審核檔案是否完整的標準。很多企業僅僅歸檔合同檔案的文本，其它的相關材料并不一并歸檔，這樣違背了成套性管理的原則，也不能反映合同執行過程各階段的情況，所以這里我們要編制的是體現合同全生命周期的歸檔范圍。

如何編制歸檔范圍？那么就要抓住科研外協項目各項管理要求，分析管理制度、文件中規定的流程環節，梳理其形成文件。我所在的企業分不同的層級編制了合同管理制度體系文件，規定了不同階段合同管理部門，從頂層上編制《合同管理制度》規定所有合同的通用的流程，并對各相關部門的職責進行了規定；為了細化供應商選擇的相關要求，供應商管理部門編制了《供應商選擇管理辦法》；針對尤其重要的科研外協檔案，檔案部門編制了《科研外協項目檔案管理辦法》，對流程進行了更加詳細的說明，并明確了各階段產生的文件及表單；逐級細化保證的科研外協項目成體系管理。檔案部門充分分析、了解各項制度要求，從流程著手，提取制度中涉及到有歸檔價值的文件類型及表單，形成科研外協項目歸檔范圍。

歸檔范圍表充分反應了項目從啟動、外協單位選擇、合同簽訂、實施、合同結束所產生的檔案，同時對外協單位選擇按項目金額執行不同選擇方式進行了區分，便于項目負責人處于不同情況下對照應歸檔文件范圍。

3.3 歸檔流程

企業的檔案工作一直堅持“三納入”、“四參加”、“四同步”的原則指導科研外協項目檔案歸檔工作。“三納入”是指檔案工作納入單位發展規劃、計劃管理、科技管理；檔案工作專項經費納入單位財務預算；檔案工作納入各單位有關管理制度，并列入經濟責任制進行考核。“四參加”是指檔案部門參加重要計劃工作會；參加各類項目評審、鑒定會；參加工程竣工驗收會；參加設備開箱。“四同步”是指下達計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求；檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況；評審鑒定成果同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統情況；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員職稱考核，檔案部門同時出具歸檔證明材料。

歸檔流程從收集-驗收-整改-接收-入庫分為5個流程。收集是指項目負責人按歸檔范圍收集整理好所有應歸檔文件；驗收是指檔案部門派人參與項目最終驗收，對項目文件的齊全、完整、準確提出意見，使之滿足后續歸檔要求。接收是指項目負責人按歸檔要求完成項目資料的完整性收集，并按驗收時提出的意見完成資料整改，將全套材料移交（包括紙制及其對應的電子文件）至檔案部門，完成交接手續。入庫是指完成檔案組卷、編目后裝盒按順序排入庫房。

歸檔流程中，檔案人員參與項目驗收作為流程中的重要環節，幫助項目負責人在過程中、從專業的角度把控住項目資料的完整性，避免待項目驗收完成后，供應商提供的成果類文件無法追溯、補全。因此應該重視參與驗收的重要性，驗收時盡量把檔案相關要求一次性提清，后續指導好整改，即可保證歸檔文件的齊全、完整、準確。

綜上，科研外協項目檔案管理職責明確、范圍清晰、流程合理的，保證歸檔工作穩步推進中，這樣企業的科研外協項目檔案歸檔工作將會更加高效，完整。