淺談企業檔案對企業發展的重要性

摘 要：隨著我國經濟改革的不斷深化，信息技術和互聯網技術的不斷進步，極大地促進了我國經濟的不斷發展。與此同時，經濟全球化的趨勢越來越明顯，國與國之間的市場競爭越來越激烈。因此，在新時代背景下，有必要改變企業檔案管理的思維方式，加強企業檔案管理的創新，提高企業檔案管理模式，不斷提高企業檔案管理水平，從而為企業帶來更多的經濟效益。

關鍵詞：企業；檔案管理；問題；對策

企業檔案管理作為企業的重要組成部分，對企業的發展起著重要的作用。隨著我國市場改革的深入和信息技術的不斷發展，對企業檔案管理產生了一定的影響。傳統的企業文件管理模式已經不能滿足不斷變化的工作需求。因此，根據社會發展的趨勢和企業的實際情況，尤其需要及時改變企業檔案管理的思維模式，做好企業檔案管理工作。只有這樣才能更好地適應新時期企業的可持續發展，促進中國經濟的持續發展。

1 企業檔案對企業發展的重要性

1）企業檔案對企業融資方面的重要性.如果銀行正在考慮向企業放貸，它們必須了解企業的實力、資質、管理、聲譽和前景。銀行在進行貸款流程時，也會建立相關檔案文件，保存客戶的信息，以便下次合作交流。通過這種方式，雙方可以迅速建立信任關系，在銷售或后續服務中可以提供強有力的支持。

2）企業檔案對企業發展方面的重要性。企業的發展離不開公司的品牌、信譽和良好的銷售渠道。企業與其他公司合作建立的客戶檔案將在企業的創新、銷售、后續服務、市場開拓等方面發揮不可或缺的作用。企業檔案管理它不僅保護品牌的權益，還保護知識產權、專利、版權、商業秘密等無形資產的證書。如果失去了這些權利，公司很難發展。企業檔案記錄的創新與獨特性是企業發展的突破口，是突破的發展過程和結果，創新點的記錄是企業的保障，公司必須使用這些保障措施來保護自己的合法權利。

3）企業檔案管理對企業管理方面的重要性。標準化的企業檔案管理系統有利于企業檔案的發展，也可以在企業內部形成良好的標準體系，使管理活動更具針對性和信息化。良好的文檔管理可以使企業文檔的收集、分類、標識、保存、利用、匯編和研究順利進行。這允許各部門在公司項目上更快更好地合作。檔案管理不僅可以對企業進行全面的管理和監督，而且從細節上使企業管理更加完善。公司的檔案將整合員工信息，然后進行分析，然后分組管理。每個員工的特征都可以應用到企業中，特別是在添加某些活動或新項目時。

4）企業管理對企業專業人才培養方面的重要性。每一個企業的發展和進步都離不開專業人士的努力。這對于專業人才來說非常重要，所以專業人才的培養離不開企業的發展。公司從員工在檔案中的利益出發，制定相應的培訓計劃，這需要專業的檔案管理人才。首先，必須訓練管理人員以獲得足夠的管理知識。然后給他們足夠的實踐來學習如何將管理知識應用到實際管理中。當然，也要有良好的培訓環境和導師。這些都需要公司管理層和檔案保管人自身利益的支持。這可以形成一個良好的循環，讓公司穩步前進。

2 企業檔案管理中存在的問題

1）檔案管理人員管理觀念薄弱。檔案對檔案資源的開發具有重要的參考價值，是檔案發展規劃制定的重要依據和參考。然而，目前企業管理者并沒有意識到文檔管理對企業發展的重要性。因此，投資于檔案部門的資金、人力和物力資源相對較少。檔案部門人員檔案意識淡薄，不能保證企業歸檔的真實性和完整性，最終導致企業文件管理的現代化無法實現。

2）企業檔案管理方式落后。目前，許多企業的檔案管理一直采用傳統的管理方法。沒有現代信息技術和網絡技術的融合，管理方法落后，跟不上形勢的發展。由于管理方法落后，很多文件在查找過程中很不方便，降低了工作效率，很難與其他部門合作。

3）相關制度體系不夠完善。從目前的情況來看，很多企業并沒有根據實際情況建立一個完整的檔案管理系統，甚至有些學校也沒有專門的檔案管理，因為思想上的誤解和對檔案管理的不重視。部門和人員隨意處理文件，導致文件不規范、不完整。因此，為了有效提高企業文件管理水平，有必要完善相關制度，為文件管理規范化、有序發展提供依據。

4）檔案管理設施建設滯后。檔案管理設施的建設關系到管理水平的提高。然而，由于企業管理者對檔案管理的重視不夠，資金投入不足，檔案管理設施建設遠遠滯后，尤其是在檔案存儲鏈和一些企業檔案建設方面。存儲環境差，文件嚴重損壞，不能重復使用。同時，管理者的安全意識不強。檔案材料和一些危險品放在一起。此外，缺乏足夠的保護設施對檔案造成很大威脅。甚至有些企業也沒有專門的文件管理部門。現代檔案管理水平低，嚴重制約了檔案管理的有效

發展。

3 加強企業檔案管理的對策

1）健全企業檔案管理體系。第一，根據本單位的實際工作和工作重點，制定和完善企業檔案管理系統。第二，明確綜合檔案的職責，加強對企業綜合檔案管理的監督，建立監督部門。建立定期檢查和非定期抽樣監督機制，確保企業檔案管理的程序化和有效開展。第三，將企業檔案管理納入企業績效考核，使檔案管理人員保持高度的積極性，提高企業檔案管理的質量。第四，建立檔案責任制，嚴格追究檔案管理過程中違反檔案管理規定的責任。

2）實現企業檔案管理數字化。首先，積極將掃描技術、計算機技術和數據庫存儲技術應用于企業文件管理，結合企業對數字化管理的效率要求，開發出完整的企業文件管理數據庫。第二，良好的組織和收集企業文檔資源。合理歸納總結，做好前期數據庫錄入，不斷豐富數據庫信息，為后期實現文件信息共享打下堅實基礎；三是高度重視企業文件管理數字平臺數據的安全性，采用加密技術。保證數據庫信息傳輸和存儲狀態的安全，避免檔案管理信息披露對企業經濟利益的損害。

3）加強企業檔案管理人才培養。首先要重視信息技術的教育和培訓，要求檔案工作者在教育中實現信息素養和信息技能。二是組織企業檔案管理人員積極學習檔案管理的相關規章制度，建立正確的檔案管理。提高思想覺悟，確保檔案綜合管理體系的進一步實施；第三，要綜合考慮人才管理經驗、管理技能、管理理念等方面，嚴格控制企業檔案管理人才的選拔，做好培訓前的準備，確保他們能夠適應新的工作崗位。很短的時間；第四，積極鼓勵企業檔案管理人員開展工作作風創新，把創新精神的培養融入企業文化建設，營造良好的檔案管理環境。

4）健全企業的檔案管理制度。企業必須建立健全檔案管理制度，確保檔案工作規律有序。企業提交的文件應當完整、規范、準確、系統。管理人員應嚴格按照文件管理的要求，加強文件的標準存儲，開展文件管理工作。隨著科學技術的發展，企業必須建立科學的檔案管理體系。按照“集中管理、統一管理、分級管理”的原則，統一管理各類文件和操作人員的文件，完善企業文件管理系統。

4 結語

隨著我國社會經濟的不斷發展和科技進步，市場環境發生了重大變化。企業檔案管理作為企業的重要組成部分，對企業的發展起著重要的作用。在新時代背景下，我們應該積極改變企業檔案管理的思維模式，根據企業實際情況采取合理的檔案管理模式，提高企業檔案管理水平。加強企業檔案的管理，有必要繼續加強討論思維模式的變化背景下的企業檔案管理的新時代，充分發揮新時期檔案管理的作用，促進企業的可持續發展。

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作者簡介

呼艷萍（1982-），女，漢，陜西人，本科，中級，研究方向：檔案管理。