淺談科技檔案企業(yè)管理中的應(yīng)用

赫轟

摘 要：企業(yè)的發(fā)展離不開科技檔案，科技檔案是技術(shù)管理工作的集中體現(xiàn)，也是企業(yè)的技術(shù)力量、技術(shù)管理工作的核心。只有認(rèn)識(shí)到科技檔案的重要性，熟悉科技檔案工作的基本內(nèi)容，熟練掌握科技檔案管理方法，才能更好地為企業(yè)的控潛、革新、改造提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為企業(yè)生產(chǎn)創(chuàng)造更大價(jià)值。

關(guān)鍵詞：科技檔案；企業(yè)管理；應(yīng)用

1 引言

當(dāng)今信息時(shí)代，企業(yè)積累的市場商業(yè)信息與技術(shù)信息已經(jīng)成為多數(shù)企業(yè)發(fā)展的命脈，信息直接關(guān)乎企業(yè)的生存與發(fā)展的戰(zhàn)略，技術(shù)信息則是企業(yè)發(fā)展的根基，如果一個(gè)企業(yè)不能正確有效積累、充分利用已有的檔案信息與資料，沒有合理的檔案管理機(jī)制，則這個(gè)企業(yè)就難以做到持續(xù)改進(jìn)與改革創(chuàng)新，也就難以保證企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。所以，企業(yè)不僅要從思想上跟上時(shí)代，重視信息，更要從行動(dòng)上以創(chuàng)新的思維，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，做好信息的現(xiàn)代化管理與應(yīng)用?？萍紮n案是企業(yè)信息管理的重要組成部分，但很多的企業(yè)并沒認(rèn)識(shí)到也科技檔案的管理工作的重要性，不知道如何利用企業(yè)科技檔案，把企業(yè)科技檔案的資源白白的浪費(fèi)掉，對(duì)企業(yè)造成沒必要的技術(shù)資源流失、商業(yè)機(jī)會(huì)喪失和大量資金浪費(fèi)。

2 電力科技檔案現(xiàn)代化管理要求

2.1 提高檔案信息處理能力

21世紀(jì)時(shí)信息化時(shí)代，也是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在發(fā)展過程中，應(yīng)該緊隨這一趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)科技檔案管理的信息化和高效化。新技術(shù)的產(chǎn)生為電力企業(yè)檔案管理提供了一定的契機(jī)，可以利用新技術(shù)開發(fā)相應(yīng)的電力企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，盡可能提高檔案信息的處理能力。

2.2 加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)

電力企業(yè)的科技檔案會(huì)涉及到企業(yè)的許多關(guān)鍵及重要技術(shù)，涉及到企業(yè)的大量經(jīng)驗(yàn)積累與知識(shí)產(chǎn)權(quán)等相關(guān)的企業(yè)秘密，所以必須要加強(qiáng)對(duì)檔案的安全保護(hù)。并且計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)互通的空間網(wǎng)絡(luò)，也對(duì)企業(yè)的信息安全造成了進(jìn)一步的威脅，就需要在新形勢(shì)下采取新手段以及新措施加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)。

3 企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀

3.1 管理模式落后

當(dāng)前許多電力企業(yè)的檔案部門在管理方面在處于對(duì)檔案實(shí)體的整理、收集與利用的初始階段，還沒能進(jìn)入到對(duì)于科技檔案開展數(shù)字信息化的高級(jí)階段。在現(xiàn)如今的數(shù)字化信息時(shí)代，科技檔案的載體、內(nèi)容、信息、類別等將會(huì)持續(xù)增多，科技檔案的數(shù)字化管理模式一定會(huì)替代傳統(tǒng)的科技檔案實(shí)體管理模式。

3.2 服務(wù)手段落后

電力企業(yè)的檔案部門以往的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)碼設(shè)施，僅僅可以對(duì)科技檔案的專題目錄、案卷開展簡單的編輯整理，無法利用當(dāng)今的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)開展信息交流與科技成果轉(zhuǎn)讓，因此對(duì)于科技檔案信息資源的利用率較低。

3.3 服務(wù)方式被動(dòng)

以往電力企業(yè)檔案部門通常懷著按部就班的心態(tài)，因此其服務(wù)內(nèi)容、方式比較單一，限制了其所服務(wù)的范圍，與外界缺乏溝通與交流，所服務(wù)的對(duì)象僅僅局限于在企業(yè)內(nèi)部借閱和復(fù)制。

3.4 專職人員稀缺

很多電力企業(yè)檔案管理人員工作十分繁雜，很少接受過檔案管理方面的專業(yè)訓(xùn)練，面對(duì)科技檔案的具體工作時(shí)，常常顯得力不從心，只能對(duì)日常文件資料進(jìn)行簡單的收集整理工作，很難應(yīng)對(duì)科技檔案信息的精細(xì)化工作。

4 電力企業(yè)企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新

4.1 創(chuàng)新思想觀念

檔案部門一定要具備創(chuàng)新型思維，與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，要有組織有規(guī)劃的有條不紊地進(jìn)行科技檔案信息化建設(shè)。電力企業(yè)要將科技檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)也納入年度財(cái)務(wù)預(yù)算的范圍，適當(dāng)增加經(jīng)費(fèi)投入，配置高性能電腦、同時(shí)激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、多角高倍數(shù)碼相機(jī)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、大型數(shù)據(jù)庫、檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等設(shè)施設(shè)備也是必不可少的，以此來解決好科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等根本性問題。

4.2 創(chuàng)新管理方法

創(chuàng)建現(xiàn)代化的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)信息化的科技檔案管理部門。首先要選取科學(xué)的電力企業(yè)檔案管理軟件，其系統(tǒng)功能、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫、體系結(jié)構(gòu)、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，并且科技檔案的管理模式一定要符合檔案信息化建設(shè)的需求。

其次要做好文件級(jí)、案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫的錄入、查詢以及維護(hù)工作，利用原文傳輸、掃描以及查詢目錄等方法，進(jìn)行科技檔案文件目錄、案卷的檢索以及全文查詢，漸漸創(chuàng)建科技檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的信息管理平臺(tái)，進(jìn)而形成電子檔案管理、電力文件的利用中心。

4.3 創(chuàng)新組織機(jī)構(gòu)

創(chuàng)新檔案組織結(jié)構(gòu)的建立，首先需要?jiǎng)?chuàng)建獨(dú)立的檔案室，并且要配備好經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理工作人員，結(jié)合實(shí)際情況改進(jìn)原有的檔案規(guī)章制度，進(jìn)而在根本上做好科技檔案的管理工作。同時(shí)要努力引入檔案信息化管理有關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員，以實(shí)現(xiàn)擴(kuò)大檔案管理人員建設(shè)的目的；其次，檔案管理人員要重視專業(yè)文化的積累工作，電力企業(yè)要強(qiáng)化檔案人員計(jì)算機(jī)方面的教育與培訓(xùn)，讓他們可以熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識(shí)，持續(xù)提高自身的電腦網(wǎng)絡(luò)操作水平，提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力與知識(shí)水平，進(jìn)而使得科技檔案的管理模式向著創(chuàng)新型與技術(shù)型轉(zhuǎn)變。

4.4 加強(qiáng)科技檔案的有效開發(fā)與利用

無論是科技檔案的收集，還是科技檔案的管理，其最終目的是能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電力企業(yè)科技檔案的利用。因此，在檔案管理的基礎(chǔ)上，必須加強(qiáng)其利用等方面的建設(shè)，保證有效的利用。

主要可以從兩個(gè)方面來進(jìn)行：1）應(yīng)該注意相關(guān)的信息加工以及信息服務(wù)，對(duì)已有的科技檔案進(jìn)行進(jìn)一步的整理、歸納以及分析等，為其利用提供重要的條件和基礎(chǔ)。2）應(yīng)該積極地開拓市場服務(wù)，在科技檔案中涉及到企業(yè)的技術(shù)等，可以充分利用，加強(qiáng)技術(shù)轉(zhuǎn)讓等方面的操作，同時(shí)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，對(duì)技術(shù)進(jìn)行進(jìn)一步的改進(jìn)與

開發(fā)。

4.5 創(chuàng)新服務(wù)方式

通過網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，開設(shè)科技檔案在線服務(wù)，可以提高科技檔案信息資源的共享程度，優(yōu)化資源配置，提高工作效率，提升企業(yè)形象，為企業(yè)發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，主動(dòng)的現(xiàn)代化檔案管理服務(wù)方式必將取代被動(dòng)的、人工式的傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)方式。

4.6 創(chuàng)新管理模式

在管理體制上，企業(yè)科技檔案工作要建立層次分明，高效，緊湊的管理模式，企業(yè)檔案部門對(duì)本單位履行宏觀領(lǐng)導(dǎo)和管理職能，對(duì)所屬單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和建設(shè)性指導(dǎo)，確保科技檔案完整、準(zhǔn)確和齊全，是創(chuàng)新性管理模式的基本目標(biāo)。在管理機(jī)制上，創(chuàng)造出一種時(shí)刻尋求管理創(chuàng)新與理念創(chuàng)新的氛圍，從上到下，開展檔案部門與技術(shù)部門一起管理、領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的機(jī)制，進(jìn)而形成多級(jí)梯度的管理模式。電力企業(yè)需要對(duì)科技檔案的信息化建設(shè)工作盡力支持，勇于改革創(chuàng)新管理模式。要利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，合理管理科技檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化與規(guī)范化的科技檔案管理，進(jìn)而帶來高質(zhì)量的服務(wù)，逐漸實(shí)行現(xiàn)代化管理的合理高效的檔案管理模式。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是企業(yè)管理的一個(gè)重要部分。面對(duì)競爭日益激烈的市場，電力企業(yè)需進(jìn)一步明確檔案工作對(duì)自身發(fā)展的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案的整理、收集、開發(fā)以及保護(hù)等各項(xiàng)工作，全面構(gòu)建起基礎(chǔ)設(shè)施完備、服務(wù)功能齊全、信息化程度高的現(xiàn)代檔案管理體系，從而促進(jìn)電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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