電子檔案單套制實現路徑探微

楊宇

摘 要：檔案管理部門如何順應深化“放管服”改革形勢發展，在突破傳統思維和工作模式的新視角下，將電子化歸檔納入“互聯網+檔案管理”的總體布局，加快系統研發和平臺建設，促進政務服務網電子檔案“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”，以電子化、標準化、平臺化、協同化的優質服務，助推政務服務提質增效。本文從電子檔案單套制在線歸檔的基本要素、技術要求、實現路徑等方面略抒一孔之見。

關鍵詞：政務服務；電子檔案；單套制

近年來，隨著“放管服”改革的深入推進，政務服務領域的便民惠民利民舉措層出不窮，無論是明確標準、縮短流程、限時辦結，還是“一窗受理一站辦結”“最多跑一次”，等等，都力求在服務層面上為企業“松綁”、為群眾“解絆”、為市場“騰位”、為廉政“強身”。然而，如何及時處理政務服務過程中所形成的大量電子檔案，如何借助計算機和現代互聯網技術提升檔案管理的服務層次？傳統檔案管理模式顯然已經不能適應新時代、新形勢的要求，電子化歸檔乃大勢所趨，“互聯網+檔案管理”、電子檔案單套制漸成主流。

1 電子檔案在線歸檔：單套制勢在必行

1）電子檔案，是指利用計算機和現代網絡技術形成，經鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件。就政務服務而言，是指在行政權力運行中直接形成或交換共享的電子信息記錄，包括文字、文本、表格、圖形、圖像、音頻、視頻、多媒體、數據庫等。

2）電子檔案管理，是指對電子文件形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等各環節進行全流程管理的活動。確保電子檔案真實、完整、有效和安全。

3）電子檔案在線歸檔，是指對OA等辦公自動化系統形成的電子檔案，通過在線歸檔系統，對電子檔案進行收集、鑒定、整理、移交、分類、組件、著錄、編目、排序、編號、命名等業務活動的自動化服務。

4）電子檔案在線歸檔一般以辦理事項為運行單位進行歸檔管理。

2 電子檔案單套制：在線歸檔技術已趨成熟

1）規范性文件依據。《電子檔案歸檔與管理規范》（GB/T18894）、《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15）、《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31）、《公務電子郵件歸檔與管理規則》（DA/T32）、《電子檔案歸檔光盤技術要求和應用規范》（DA/T38）、《文書類電子檔案元數據方案》（DA/T46）、《版式電子檔案長期保存格式需求》（DA/T47）、《基于XML的電子檔案封裝規范》（DA/T48）、《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T29194）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54）、《檔案信息系統運行維護規范》（DA/T56）、《檔案關系型數據庫轉換為XML文件的技術規范》（DA/T57）、《電子檔案管理基本術語》（DA/T58）以及《國務院關于印發政務信息資源共享管理暫行辦法的通知》（國發〔2016〕51號）、《國務院辦公廳關于印發“互聯網+政務服務”技術體系建設指南的函》（國辦函〔2016〕108號）、《中共中央辦公廳國務院辦公廳關于印發〈電子檔案管理暫行辦法〉的通知》和《國家檔案局關于印發〈電子檔案移交與接收辦法〉的通知》（檔發〔2012〕7號）等有關電子檔案歸檔和電子檔案管理的規范性文件。

2）技術平臺支持。一是基于政務服務網業務辦理環節的電子檔案預歸檔和數據交換平臺，二是面向基層單位檔案部門的電子檔案歸檔移交統一平臺，三是面向檔案館政務服務網電子檔案長久保存和共享利用平臺。（1）公共數據和電子政務工作機構應當按照有關文件和技術規范，加快建設和完善電子檔案的形成、辦理、歸檔、數據交換等模塊功能，實現安全、可靠、有效運行。（2）建立電子檔案管理系統。電子檔案管理系統應具備4大功能。①系統配置管理功能，主要包括分類方案管理、檔號規則管理、保管期限表管理、元數據方案管理、門類定義等。②電子檔案管理功能，主要包括電子檔案及其元數據的采集、登記、分類、編目、命名、存儲、利用、統計、鑒定、銷毀、移交、備份等。③安全管理功能，主要包括身份認證、權限管理、跟蹤審計、生成固化信息等。④系統管理功能，主要包括系統參數管理、系統用戶和資源管理、系統功能配置、操作權限分配等。

3）電子檔案歸檔的技術要求。（1）電子檔案的收集可以在線自動或手動進行，也可以采取離線存儲的方式，歸檔傳遞過程必須安全可控，應有相應技術措施有效防止電子檔案丟失、信息損失和發生非法篡改，確保電子檔案的真實性。（2）提交歸檔的電子檔案應屬于歸檔范圍并已經辦理完畢。（3）接受單子文件歸檔時應通過相應的技術或人工手段確定電子檔案來源可靠。①通過業務系統與電子檔案管理系統在線機制、數據包交換、數據庫交換等方式歸檔的，應確認電子檔案從業務系統向電子檔案系統傳遞過程中不會被非法截獲和篡改，并通過系統安全保密設置與運行管理等措施，保證歸檔文件在到達電子檔案管理系統后不會被非法篡改、丟失、替換等。②電子檔案歸檔移交過程中必須將元數據一同移交歸檔，確保元數據齊全完整。

3 電子檔案單套制實現路徑：電子化、標準化、平臺化、協同化“四化聯動”

1）電子化。電子檔案的形成、辦理等過程，應當符合國家法律法規對電子檔案的原件形式和標準規范要求，實行全程電子化。

2）標準化。（1）歸檔單位要按照國家有關規定，結合行政事項標準化所確定的辦理流程和材料目錄，參照上級部門歸檔范圍和保管期限表，制定本單位所有適合在線辦理的行政權力事項的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。文字、圖表、圖像、音頻、視頻、數據庫等電子檔案的歸檔格式，按照國家有關標準規范執行。（2）各歸檔單位要按照相關業務標準規范，對政務服務網上所有屬于歸檔范圍的電子檔案做好歸檔移交工作。依托政務服務網統一權力運行平臺辦理的事項，在辦結后應實時歸檔，形成電子檔案。各單位自建業務系統產生的電子檔案，應統一匯交政務服務網進行歸檔，由單位檔案部門保存管理。（3）行政機關通過政務服務網辦結歸檔的加蓋可靠電子印章的文書類、證照類等電子檔案，與紙質文書具有同等法律效力。

3）政務服務電子檔案形成、辦理、歸檔等過程中，應采用時間戳、日志、備份等可靠技術保障措施，確保其信息真實、內容完整、可靠安全并形成記錄。

4）各級公共數據和電子政務工作機構要加快建設政務服務網電子檔案的歸檔、數據交換等基本功能模塊，并實現安全、可靠、有效運行。（1）各級國家綜合檔案館要按照“統一規劃、分級建設、相對集中、分工負責”的要求，加快推進本級電子檔案管理統一平臺建設。（2）各級檔案管理部門應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》（國務院令第492號）和檔案、保密、信息安全、知識產權保護、網絡安全等法律法規規定，認真履行信息公開的主體責任，做好政務服務歸檔電子檔案的信息公開、開放鑒定等工作，促進檔案數據向各部門和社會共享利用。

4 結語

電子檔案的歸檔及管理、電子證照的標準及保存等的全程電子化，實現了審批對象和審批機關的不見面模式，“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”，正以其獨特的作用助推“放管服”改革的標準化、精準化、便捷化。在“互聯網+檔案管理”的新視角、新形勢下，我們完全有理由相信，政務服務網電子檔案單套制必然大行其道，而且勢在必行。

參考文獻

[1]李開平高校電子檔案歸檔存在的問題及對策《城建檔案》2012年第12期

[2]趙屹陳曉暉電子檔案中心：路在何方 《檔案學研究》2011年第5期

[3]李明華中國的數字檔案資源建設 《中國檔案報》2016-09-15

[4]王笑丹浙江讓“最多跑一次”事項電子化歸檔工作落實到位 《中國檔案報》2017-05-12