電子檔案單套制實現(xiàn)路徑探微

楊宇

摘 要：檔案管理部門如何順應(yīng)深化“放管服”改革形勢發(fā)展，在突破傳統(tǒng)思維和工作模式的新視角下，將電子化歸檔納入“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的總體布局，加快系統(tǒng)研發(fā)和平臺建設(shè)，促進政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”，以電子化、標(biāo)準(zhǔn)化、平臺化、協(xié)同化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，助推政務(wù)服務(wù)提質(zhì)增效。本文從電子檔案單套制在線歸檔的基本要素、技術(shù)要求、實現(xiàn)路徑等方面略抒一孔之見。

關(guān)鍵詞：政務(wù)服務(wù)；電子檔案；單套制

近年來，隨著“放管服”改革的深入推進，政務(wù)服務(wù)領(lǐng)域的便民惠民利民舉措層出不窮，無論是明確標(biāo)準(zhǔn)、縮短流程、限時辦結(jié)，還是“一窗受理一站辦結(jié)”“最多跑一次”，等等，都力求在服務(wù)層面上為企業(yè)“松綁”、為群眾“解絆”、為市場“騰位”、為廉政“強身”。然而，如何及時處理政務(wù)服務(wù)過程中所形成的大量電子檔案，如何借助計算機和現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升檔案管理的服務(wù)層次？傳統(tǒng)檔案管理模式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)新時代、新形勢的要求，電子化歸檔乃大勢所趨，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”、電子檔案單套制漸成主流。

1 電子檔案在線歸檔：單套制勢在必行

1）電子檔案，是指利用計算機和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件。就政務(wù)服務(wù)而言，是指在行政權(quán)力運行中直接形成或交換共享的電子信息記錄，包括文字、文本、表格、圖形、圖像、音頻、視頻、多媒體、數(shù)據(jù)庫等。

2）電子檔案管理，是指對電子文件形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等各環(huán)節(jié)進行全流程管理的活動。確保電子檔案真實、完整、有效和安全。

3）電子檔案在線歸檔，是指對OA等辦公自動化系統(tǒng)形成的電子檔案，通過在線歸檔系統(tǒng)，對電子檔案進行收集、鑒定、整理、移交、分類、組件、著錄、編目、排序、編號、命名等業(yè)務(wù)活動的自動化服務(wù)。

4）電子檔案在線歸檔一般以辦理事項為運行單位進行歸檔管理。

2 電子檔案單套制：在線歸檔技術(shù)已趨成熟

1）規(guī)范性文件依據(jù)。《電子檔案歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31）、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32）、《電子檔案歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38）、《文書類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46）、《版式電子檔案長期保存格式需求》（DA/T47）、《基于XML的電子檔案封裝規(guī)范》（DA/T48）、《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54）、《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》（DA/T56）、《檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為XML文件的技術(shù)規(guī)范》（DA/T57）、《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T58）以及《國務(wù)院關(guān)于印發(fā)政務(wù)信息資源共享管理暫行辦法的通知》（國發(fā)〔2016〕51號）、《國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”技術(shù)體系建設(shè)指南的函》（國辦函〔2016〕108號）、《中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈電子檔案管理暫行辦法〉的通知》和《國家檔案局關(guān)于印發(fā)〈電子檔案移交與接收辦法〉的通知》（檔發(fā)〔2012〕7號）等有關(guān)電子檔案歸檔和電子檔案管理的規(guī)范性文件。

2）技術(shù)平臺支持。一是基于政務(wù)服務(wù)網(wǎng)業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)的電子檔案預(yù)歸檔和數(shù)據(jù)交換平臺，二是面向基層單位檔案部門的電子檔案歸檔移交統(tǒng)一平臺，三是面向檔案館政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案長久保存和共享利用平臺。（1）公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)工作機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)文件和技術(shù)規(guī)范，加快建設(shè)和完善電子檔案的形成、辦理、歸檔、數(shù)據(jù)交換等模塊功能，實現(xiàn)安全、可靠、有效運行。（2）建立電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備4大功能。①系統(tǒng)配置管理功能，主要包括分類方案管理、檔號規(guī)則管理、保管期限表管理、元數(shù)據(jù)方案管理、門類定義等。②電子檔案管理功能，主要包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的采集、登記、分類、編目、命名、存儲、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、移交、備份等。③安全管理功能，主要包括身份認(rèn)證、權(quán)限管理、跟蹤審計、生成固化信息等。④系統(tǒng)管理功能，主要包括系統(tǒng)參數(shù)管理、系統(tǒng)用戶和資源管理、系統(tǒng)功能配置、操作權(quán)限分配等。

3）電子檔案歸檔的技術(shù)要求。（1）電子檔案的收集可以在線自動或手動進行，也可以采取離線存儲的方式，歸檔傳遞過程必須安全可控，應(yīng)有相應(yīng)技術(shù)措施有效防止電子檔案丟失、信息損失和發(fā)生非法篡改，確保電子檔案的真實性。（2）提交歸檔的電子檔案應(yīng)屬于歸檔范圍并已經(jīng)辦理完畢。（3）接受單子文件歸檔時應(yīng)通過相應(yīng)的技術(shù)或人工手段確定電子檔案來源可靠。①通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)在線機制、數(shù)據(jù)包交換、數(shù)據(jù)庫交換等方式歸檔的，應(yīng)確認(rèn)電子檔案從業(yè)務(wù)系統(tǒng)向電子檔案系統(tǒng)傳遞過程中不會被非法截獲和篡改，并通過系統(tǒng)安全保密設(shè)置與運行管理等措施，保證歸檔文件在到達電子檔案管理系統(tǒng)后不會被非法篡改、丟失、替換等。②電子檔案歸檔移交過程中必須將元數(shù)據(jù)一同移交歸檔，確保元數(shù)據(jù)齊全完整。

3 電子檔案單套制實現(xiàn)路徑：電子化、標(biāo)準(zhǔn)化、平臺化、協(xié)同化“四化聯(lián)動”

1）電子化。電子檔案的形成、辦理等過程，應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)對電子檔案的原件形式和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，實行全程電子化。

2）標(biāo)準(zhǔn)化。（1）歸檔單位要按照國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合行政事項標(biāo)準(zhǔn)化所確定的辦理流程和材料目錄，參照上級部門歸檔范圍和保管期限表，制定本單位所有適合在線辦理的行政權(quán)力事項的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。文字、圖表、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫等電子檔案的歸檔格式，按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行。（2）各歸檔單位要按照相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上所有屬于歸檔范圍的電子檔案做好歸檔移交工作。依托政務(wù)服務(wù)網(wǎng)統(tǒng)一權(quán)力運行平臺辦理的事項，在辦結(jié)后應(yīng)實時歸檔，形成電子檔案。各單位自建業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案，應(yīng)統(tǒng)一匯交政務(wù)服務(wù)網(wǎng)進行歸檔，由單位檔案部門保存管理。（3）行政機關(guān)通過政務(wù)服務(wù)網(wǎng)辦結(jié)歸檔的加蓋可靠電子印章的文書類、證照類等電子檔案，與紙質(zhì)文書具有同等法律效力。

3）政務(wù)服務(wù)電子檔案形成、辦理、歸檔等過程中，應(yīng)采用時間戳、日志、備份等可靠技術(shù)保障措施，確保其信息真實、內(nèi)容完整、可靠安全并形成記錄。

4）各級公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)工作機構(gòu)要加快建設(shè)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案的歸檔、數(shù)據(jù)交換等基本功能模塊，并實現(xiàn)安全、可靠、有效運行。（1）各級國家綜合檔案館要按照“統(tǒng)一規(guī)劃、分級建設(shè)、相對集中、分工負(fù)責(zé)”的要求，加快推進本級電子檔案管理統(tǒng)一平臺建設(shè)。（2）各級檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國政府信息公開條例》（國務(wù)院令第492號）和檔案、保密、信息安全、知識產(chǎn)權(quán)保護、網(wǎng)絡(luò)安全等法律法規(guī)規(guī)定，認(rèn)真履行信息公開的主體責(zé)任，做好政務(wù)服務(wù)歸檔電子檔案的信息公開、開放鑒定等工作，促進檔案數(shù)據(jù)向各部門和社會共享利用。

4 結(jié)語

電子檔案的歸檔及管理、電子證照的標(biāo)準(zhǔn)及保存等的全程電子化，實現(xiàn)了審批對象和審批機關(guān)的不見面模式，“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”，正以其獨特的作用助推“放管服”改革的標(biāo)準(zhǔn)化、精準(zhǔn)化、便捷化。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的新視角、新形勢下，我們完全有理由相信，政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案單套制必然大行其道，而且勢在必行。

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