水利工程檔案數字化管理

常亞靜

摘 要：由于水利工程檔案資料較多，所以采取數字化管理形式對提升水利工程檔案管理水平具有重要的作用，有利于保證檔案資料的完整性的真實性，為保證水利工程的質量提供理論資料。本文通過闡述水利工程檔案的數字化特征，并根據實際情況提出水利工程檔案的數字化管理措施，旨在為提升水利工程檔案數字化管理水平提供重要的資料。

關鍵詞：水利工程；檔案；數字化管理

在現代社會快速發展的背景下，水利企業應該全面充分的了解水利工程檔案數字化建設的重要性，統籌分析水利工程檔案數字化建設中存在的問題，并根據實際情況提出水利工程檔案數字化管理的措施，從而有效保證水利工程檔案數字化管理的規范化、系統化。

1 水利工程檔案數字化特征

1.1 數字化

水利工程檔案數字化管理形式就是將傳統的檔案資料轉變成為數字化的信息形式，并采取數據壓縮技術、過數據庫技術、數字掃描技術將水利工程檔案的電子文件進行全面統一的管理和存儲，并構建完善的數據資源庫，這樣有利于為豐富水利工程檔案的信息組織方式、提高檢索速度、壓縮存儲空間等提供堅實的基礎。[1]

1.2 標準化

水利工程檔案數字化管理的基礎條件就是計算機設備的應用，通過巧用計算機能夠直接進行水利工程檔案資料檢索。尤其是在當前數字化網絡組織形式逐步代替了原來的紙質管理形式的背景下，應該充分利用數據庫技術，更好的實現數字檔案的高效檢索。

1.3 網絡化

信息設備和通訊系統在水利工程檔案的數字化管理中發揮著非常重要的作用。數字化網絡系統的不完善，將在一定程度上影響數字檔案的管理水平。通過實行水利工程檔案的數字化管理，能夠讓水利工程檔案資料的查閱更加隨意、更簡便、更清晰，有效減少水利工程檔案資料的檢索實踐，切實保證水利工程數字化檔案的可靠性的全

面性。

2 水利工程檔案數字化管理的策略

2.1 建設完善的數字化檔案管理組織

首先，創建良好的組織機構。為了能夠更好的實現水利工程檔案數字化管理，便需要明確了解檔案管理的各個部門在數字化管理中的關系，并根據水利工程的實際特點，合理設置職能組織機構、線性組織機構和矩陣組織機構，繪制良好的項目結構圖、組織結構圖和合同結構圖。

其次，明確檔案數字化管理的職能分工和任務。在水利工程檔案的數字化管理過程中，需要業主方和項目的設計單位、施工單位、監理單位明確自身在檔案數字化管理中的職責。同時，各方還應該明確投資控制、進度控制、質量控制、合同管理和組織等各個方面的職能。其中，水利工程檔案的數字化管理主要是由問題、籌劃、決策、執行和檢查五個部分組合而成。[2]因此，各個部門應該根據自身的職能分工，合理的參與到數字化檔案管理中，如監理單位可通過對施工單位上報的數據和合同計劃數據進行對比分析，并根據實際情況提出施工進度拖后的問題。由業主方召開調度會議，積極召集各方對這個問題進行籌劃，嚴格要求施工單位落實決策方案，合理控制水利工程項目的進度，以確保工程能夠按時完工。

再次，強化水利工程檔案管理的流程數字化建設。其中，水利工程的檔案管理主要包括投資控制階段的檔案、進度控制階段的檔案、合同管理的檔案、付款和設計變更方面的檔案。通過采取數字化形式管理水利工程的檔案資料，能夠更加全面的將水利工程檔案管理的信息納入到信息系統中，并靈活的利用數字化形式進行水利工程檔案資料的整合，從而促使水利工程建設與檔案資料管理能夠更好的結合起來。但是，水利工程檔案的數字化管理工作只是一種工具，需要配備高素質的工作人員才能夠最大限度發揮數字化檔案的作用，從而最大限度提升水利工程檔案的數字化管理水平。[3]

2.2 制定完善的水利工程檔案數字化管理制度

為了強化水利工程檔案的數字化管理，最大限度提升水利工程的檔案數字化管理水平，便需要制定完善的水利工程檔案數字化管理制度。首先，明確水利工程檔案數字化管理各個部門的職責。例如，明確要求水利工程各級建設部門應該積極配合檔案業務主管部門，認真履行檔案監督、檢查和指導的職責，共同做好水利工程檔案管理工作。同時，還需要水利工程勘查設計、監理和施工參建單位明確相關部門的歸檔責任。此外，水利工程數字化檔案建設的專業技術人員和管理人員，應該嚴格按照水利工程建設工作中所形成的文件材料歸檔，認真把握好質量監督的檢查關，從而有效保證水利工程的檔案管理質量；其次，構建完善的檔案數字化管理流程，認真做好歸檔、移交和驗收等多項工作；最后，應強化水利工程重點項目的檔案管理，始終堅持國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，切實做好水利工程建設的檔案資料驗收工作，不斷完善水利工程檔案數字化管理制度。

2.3 配備相應的數字化設備，強化數據庫的安全建設

為了能夠最大限度提升水利工程檔案的數字化管理水平，便需要配備相應的數字化設備，如計算機、電子閱覽裝置等。數字化設備是更好的實現水利工程檔案數字化管理的重要基礎，一套良好的數字化系統設備能夠給水利工程檔案管理創設良好的信息化平臺。尤其是在現代水利事業快速發展的背景下，水利工程的檔案管理資料不斷增多，在一定程度上增加了水利工程檔案管理的難度性，所以配備大容量的檔案存儲設備具有非常重要的現實意義。尤其是當前相關部門主要采用的是計算機的磁盤存儲系統和光盤存儲設備，能夠有效解決水利工程檔案管理中存儲困難的問題。因此，通過使用先進的數字化檔案管理設備，不但能夠減輕水利工程檔案管理工作人員的壓力，而且還能夠最大限度提升水利工程檔案管理的水平。

通過采取嚴格的安全保密措施進行水利工程檔案管理，并根據實際情況制定相應的計劃，再按照一定的步驟、分階段的進行水利工程檔案的數字化共享。同時，為了有效保障水利工程檔案管理的網絡安全，合理進行檔案信息分類，將機密檔案做好備份之后轉移出網絡服務器，將其存放到安全的地方。采取這樣的措施能夠保證水利工程檔案數字化管理的安全性。

總之，強化水利工程檔案的數字化管理對推動水利工程建設發展具有非常重要的現實意義。尤其是在現代社會快速發展的背景下，需要水利企業充分重視水利工程的檔案管理，不斷增強水利企業的核心競爭力，從而促使我國的水利工程建設朝著可持續方向發展。

參考文獻

[1]高紅.水利檔案數字化發展對水利建設的作用研究[J].商情，2017（30）：45-46.

[2]陳悅.新形勢下如何做好水務工程檔案管理工作探析[J].卷宗，2017（14）：78-79.

[3]王益平.大數據時代檔案數字資源整合的難點及對策[J].科學與財富，2017（17）：23-24.