中職學校學生檔案管理數字化初探

王梅

摘 要：隨著教育體制的改革，中職學校畢業生的就業模式發生了很大的變化，對學生檔案的管理迫切需要采用便捷的數字化管理方式，以方便廣大學生查詢，滿足用人單位需要。學生檔案作為一種原始信息資源，是國家教育、教學、科研及干部隊伍建設的重要依據。數字化建設隨著信息化的傳遞，其重要性不言而喻，檔案管理不再是一般意義上的物質載體的保管，也朝著檔案利用的方向發展。檔案工作者要不斷學習科學知識，及時掌握信息技術，有能力解決在學生檔案數字化建設中遇到的種種困難，建立健全數字化學生檔案管理系統，更好地為社會、用人單位和學生服務。

關鍵詞：中職學校；學生檔案；檔案管理；數字化

近年來信息技術發展迅速，并逐漸融入人們的生活從而改變著人們的生活方式。信息技術是指有關信息的收集、識別、提取、變換、存貯、傳遞、處理、檢索、分析和利用等的技術，主要包括傳感技術、通信技術、計算機技術和縮微技術等。信息技術能夠延長或擴展人的信息功能。信息技術的突出特點是：首先，信息存儲量更大，質量更好，檢索更方便；第二，信息處理、創造和呈現技術更高；第三，信息交互性更強；第四，信息傳遞速度更快，范圍更廣，效果更優。基于此，面對傳統學校檔案管理中的信息量大、處理繁雜、錯誤率高、綜合分析難度大等問題，信息技術為學校檔案管理改革提供了基礎。為了應對學校檔案數字化建設的需要，筆者提出借助安全穩定的校園網建立一個完善的學校檔案數字化管理系統的構想。

1 中職學校學生檔案信息化的基本內容及要求

隨著中職學校學生檔案資源的不斷豐富與拓展，在檔案基礎管理中應用信息化管理的重要性主要體現在以下兩個方面：第一是利用信息化手段提高人才素質技能，促進管理質量的提高；第二是利用信息化的特點（共享），為學校決策提供有力保障。中職學校學生檔案基本管理的對象主要體現在對學生及教師等各類資料和數據信息的量化提取上，但是又存在這類信息資料儲存在不同種類下。因此我們夯實檔案基礎管理，必須與學校管理融于一體，我們需要了解整個構成各部門之間的關系與要素，協同互助，建立一套標準化、規范化、制度化的工作制度，再通過信息化手段，強化檔案信息的收集、整理與

利用。

2 學生檔案數字化管理的必要性

2.1 適應中職學校擴招新形勢

隨著高等教育事業的迅速發展，中職學校學生檔案的內容和形式呈多樣化發展。雖然中職學校學生檔案直接服務于中職學校學生個人，但又與中職學校教學和學生管理密切相關。隨著中職學校辦學層次的拓展，教育活動領域的延伸，社會需求專業的增多，學校辦學規模的擴大，教學改革的深入，畢業生檔案的利用率呈現逐年遞增的趨勢，因此只有建立數字化學生檔案才能適應時代的需要。

2.2 社會發展要求學生檔案數字化

傳統的中職學校學生檔案，是以紙質檔案的形式保管的，并且大量是通過手寫去完成的。紙質檔案是學生檔案的根本依據，但也給檔案管理工作帶來了很大的局限性，如歸檔的質量不高、體積大、紙張容易發黃及被蟲蛀、不易攜帶、不便查找、信息傳遞慢、無法檢索等。這就使得檔案數量不斷增多與檔案利用率較低的矛盾日益凸顯，造成無法共享檔案資源，無法有效利用技術積累的成果，所以說傳統的中職學校學生檔案模式早已不適應現代信息社會的發展要求。

2.3 就業方式的轉變需要其檔案數字化

隨著我國社會主義市場經濟體制改革的不斷深入和發展，人才市場、就業指導中心等薦人單位相應地建立起來，中職學校畢業生由原來的統一分配變成了雙向選擇，人事代理制度由此廣泛實施。由于虛假學歷的泛濫，用人單位越來越重視中職學校學生檔案的真實性，加強中職學校畢業生檔案管理工作尤顯重要。中職學校畢業生就業政策規定，中職學校畢業生在學校集中辦理就業手續時仍未落實就業單位的，其檔案由中職學校轉至畢業生生源地就業指導中心代管。落實工作單位后，用人單位或本人憑相關手續到指導中心提取檔案。在頻繁的轉遞過程中，畢業生個人檔案材料的丟失、損壞、涂改等現象不可避免。只有實現學生檔案數字化，才能從根本上保證學生檔案資料的完整、齊全和安全。

3 學生檔案管理數字化的策略

3.1 開發適用性強的網絡軟件

根據學生檔案的收集、管理、轉遞的流程，開發優秀的適用于學生檔案管理信息網絡使用的軟件。學生管理信息網絡使用軟件應該具備以下條件：用戶登陸、新生登記、學生信息查詢修改、分數查詢修改、處分獎勵查詢修改、學生人數統計、系統管理頁面、畢業登記等八項基本功能。但是目前中職學校對于文書、教學綜合及人事檔案等基本都已有比較成熟的軟件系統和規章制度，唯獨學生檔案因其傳遞速度快、滯留時間短等原因，而受不到領導和檔案工作者的重視，因此學生檔案信息系統起步晚。要想在短時期內完成學生檔案信息資源的建設，需要借助校園網成熟的軟硬件環境，實現學生檔案系統與校園網的無縫接軌，并利用校園網與社會檔案管理網絡的對接，使今后的學生檔案管理不再是孤立的個體，充分利用網絡調用學生檔案，利用網絡的實時性，方便學生、企事業單位和查詢者查詢、檢索學生檔案，最終實現“數字化檔案”管理。

3.2 檔案電子化管理注意事項

檔案電子化管理的威脅來自黑客、病毒以及系統本身的故障，對于網絡的運行安全，必須制定嚴密的措施，如在前期嚴格控制上網信息范圍，避免成為黑客攻擊的目標，并做好信息的備份工作，有充分的認識和相應的防范措施，確保在緊急情況下能迅速恢復系統的正常運轉和信息的完整。

3.3 檔案管理系統開放與保密二者兼顧

學生檔案屬于人事檔案，按中組部對干部職工個人檔案屬于保密檔案，，必須嚴格按照相關的保密規定執行。因此完善的學生檔案管理系統必須開放與保密兼顧，實施多級管理權限分級化，采用加密技術對重要信息進行加密處理。如設立管理員、學生、一般用戶三級權限為數字化檔案的安全性提供基本的保證。

3.4 穩定檔案管理人員隊伍，提高檔案管理人員素質

要保證學生檔案數字化管理工作有序、正常、持續地發展，必須注重檔案管理人才的培養。目前，學生檔案管理領域缺乏既懂軟件開發又精通檔案管理的復合型人才，因此穩定檔案管理人員隊伍，提高檔案管理工作人員的素質，是做好學生檔案管理工作的前提條件。要有針對性地進行崗位學習培訓，更新專業知識，才能與時俱進，適應新形勢的要求。要建立競爭機制，克服檔案管理人員長期以來養成的惰性，發揮主觀能動性，建立激勵機制，才能把中職學校學生的檔案數字化管理工作做好。

4 結束語

檔案管理是學校各項工作的基礎，是保證教學、教學改革、教學研究和教學發展順利進行的基礎，是評價教學質量的重要依據.學校檔案數字化建設是新時期學校檔案的一項基礎性業務工作，是檔案工作走向現代化的必由之路，其數字化建設直接影響著檔案管理的水平，同時也影響著整個學校的辦學水平。因此，我們要借助安全穩定的校園網建立一個完善的學校檔案數字化管理系統。

參考文獻

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