高校科技檔案管理的問題與優化方式探索

劉佳茜

摘 要：基于對高校科技檔案管理問題與優化方式的研究。首先，說明科技檔案管理基本概述。然后，分析在高校科技檔案管理工作中存在檔案質量過低、工作人員素質參差不齊等問題。最后，為使高校科技檔案管理工作有序進行，給出完善制度條例、強化管理隊伍、加強信息開發、加強投入力度等優化方式。

關鍵詞：高校；科技檔案；管理

檔案中記載著重要的信息內容，它是將過去，現在與未來相聯系的載體。科技檔案是檔案中的重要組成部分，它記載著人類的生產技術以及研究成果等。科技檔案涉及范圍較為廣泛，并且內容豐富，不僅對現在的生產活動、技術交流等產生重要作用，對未來技術的研究以及科學技術的進步都產生重要影響。高校科技檔案能夠體現出該高校的科技水平，記錄著科研內容，對高校科研工作的更好發展具有重要作用。本文將針對高校科技檔案管理中存在的問題，以及優化方式進行相應闡述。

1 科技檔案管理基本概述

高校科技檔案主要是指高校科技的工作人員以及科研人員，在開展科研工作時，將工作成果以及具有價值的信息內容進行記錄，從而形成的文件材料。同時按照檔案管理的要求將文件材料進行歸檔保存，其信息內容具有一定的價值。科技檔案在高校檔案中占據重要作用，記錄著高校研究過程及科研成果等。高校科技檔案管理工作是將科技檔案進行規范管理，從而為高校的教學工作以及科研工作等提供便利服務，所以，高校科技檔案管理具有一定的服務性[1]。利用這一特點，將高校科技檔案的價值發揮到最大，為高校工作有序進行提供便利。

2 高校科技檔案管理存在問題

2.1 檔案質量過低

通常情況下，傳統科技檔案管理工作與檔案管理工作沒有太多不同，所以相關工作人員認為做好歸檔工作就可以做好科技檔案的管理工作，這樣會導致高校在科技檔案管理工作中只注重檔案的收集工作與管理工作，做好檔案歸檔。雖然這樣的方式可以在一定程度上推動科技檔案管理工作的展開，但是這樣會產生檔案質量過低的現象。同時會導致各高校內的檔案內容過多，但是重要、關鍵性的內容較少，沒有等級分類歸檔。過多的檔案資料，占用大量空間，對科技檔案的可持續發展產生制約。

2.2 工作人員素質參差不齊

在高校科技檔案管理工作中，對相關工作人員提出更高的要求，不僅需要相關工作人員具備較高的管理水平與專業知識，還需要具備相應的科研管理水平。通常情況下，高校內的科研部門較多并且較為復雜，涉及的學科也較為廣泛，導致高校科技檔案的內容較為全面且復雜。所以，相關工作人員需要具備相應的能力，才能做好科技檔案管理工作。但是從目前來看，科技檔案工作人員的素質參差不齊，部分工作人員具備較高的專業能力以及綜合素質，能夠做好管理工作。但是還有大部分的工作人員，沒有熟練掌握專業，并且沒有管理經驗，對科研檔案管理工作的有序進行產生制約。

3 高校科技檔案管理工作的優化方法

3.1 完善制度條例

高校領導首先要認識到科技檔案管理工作的重要性，并且要與檔案管理部門的相關工作人員一同學習有關國家檔案管理的制度條例，不斷完善自身知識結構，掌握更多專業技能。要對高校內科技檔案管理相關制度采取進一步的完善措施，不斷的進行改革創新，及時發現制度內存在的漏洞與相關問題。從而結合高校科技檔案管理的實際情況，完善相關制度。可以將高校領導以及科技檔案工作的管理人員集中起來，針對制度的進一步完善，給出自身的見解，從而進行有效的整合。將符合高校發展、符合科技檔案管理制度的建議進行采納。從而使高校科技檔案管理工作更加規范化，推動高校未來更好發展。

3.2 強化管理隊伍

在高校科技檔案管理工作中，相關工作人員在其中占據重要作用。所以，要做好高校科技檔案管理工作不僅要完善相關的制度條例，還需要提高工作人員的素質，建設高水準的管理隊伍[2]。不僅要注重對檔案管理人員的培訓，而且要尤其注意對兼職檔案工作人員專業技能的傳授。通過培訓提高檔案管理工作人員的綜合素養、專業技能以及管理能力等。使工作人員能夠端正工作態度，并且擁有敬業精神。檔案管理工作人員需要認識到自身工作的重要性，以及自身背負的使命。積極主動參與到檔案管理的學習中，積極學習檔案管理知識，熟練掌握檔案管理的理論知識，以及檔案管理的操作方式與流程。與此同時，要向相關的科研人員以及相關的教育人員開展宣傳工作，使其掌握科技檔案管理的基本知識與重要性，提高其思想意識。這樣他們也會在日常研究以及記錄工作中認真仔細，為科技檔案管理工作提供便利。

3.3 加強信息開發

高校科技檔案中具有重要的價值信息，并且它最主要的目的就是為生產工作以及科研工作等提供便利條件，而科技檔案只有被不斷的使用，才能充分體現出自身的價值。相關工作人員需要提高自身的服務意識，對校內以及校外各個領域對科技檔案的需求進行及時了解。利用網絡信息技術，對檔案的信息內容進行加工。在保證科技檔案的信息內容不被泄漏的情況下，將檔案信息放置在網絡中，供人們查詢與使用。加強信息的開發力度，實現資源共享，充分發揮檔案的

價值。

3.4 加強投入力度

各個高校應該將科技檔案管理工作，放在高校管理工作中的重要位置。并組織起相應的管理機構，將工作落實到每個工作人員的身上，使其了解自身的工作內容以及職責。與此同時，要加大資金的投入，改善高校科技檔案管理工作的基礎設施等[3]。在部分高校中，已經加大資金的投入，使科技檔案管理的硬件設施已經從處于較高水平。但是還有一些高校難以承受資金的壓力，可以采取分期的方式，加大對資金的投入，也使得科技檔案管理設備得到更新。

4 結束語

綜上所述，科技檔案管理工作在高校檔案管理工作中占據重要作用。隨著社會的快速發展，科學技術的不斷進步，傳統的科技檔案管理方式，已經無法適應時代的變化。所以，高校科技檔案管理工作也需要與時俱進，積極的進行改革創新工作。高校領導要認識到科技檔案管理工作的重要性，將管理工作任務安排到每一位工作人員身上。相關工作人員，要知道自身工作的重要意義，端正工作態度，不斷提升自身專業技能與管理水平，從而促進高校科技檔案管理工作有序

進行。

參考文獻

[1]瑪依拉·木沙江.淺議高校科研檔案管理的問題及對策[J].卷宗，2015，5（10）：42-43.

[2]萬薇，趙虎.我國高校科技檔案管理淺析[J].科技視界，2017（18）：160-161.

[3]陳穎.淺談當前高校科研檔案歸檔中存在的問題及對策[J].大學教育，2015（1）：170-172.