高校科技檔案管理的問題與優(yōu)化方式探索

劉佳茜

摘 要：基于對高校科技檔案管理問題與優(yōu)化方式的研究。首先，說明科技檔案管理基本概述。然后，分析在高校科技檔案管理工作中存在檔案質(zhì)量過低、工作人員素質(zhì)參差不齊等問題。最后，為使高校科技檔案管理工作有序進行，給出完善制度條例、強化管理隊伍、加強信息開發(fā)、加強投入力度等優(yōu)化方式。

關(guān)鍵詞：高校；科技檔案；管理

檔案中記載著重要的信息內(nèi)容，它是將過去，現(xiàn)在與未來相聯(lián)系的載體。科技檔案是檔案中的重要組成部分，它記載著人類的生產(chǎn)技術(shù)以及研究成果等。科技檔案涉及范圍較為廣泛，并且內(nèi)容豐富，不僅對現(xiàn)在的生產(chǎn)活動、技術(shù)交流等產(chǎn)生重要作用，對未來技術(shù)的研究以及科學技術(shù)的進步都產(chǎn)生重要影響。高校科技檔案能夠體現(xiàn)出該高校的科技水平，記錄著科研內(nèi)容，對高校科研工作的更好發(fā)展具有重要作用。本文將針對高校科技檔案管理中存在的問題，以及優(yōu)化方式進行相應(yīng)闡述。

1 科技檔案管理基本概述

高校科技檔案主要是指高校科技的工作人員以及科研人員，在開展科研工作時，將工作成果以及具有價值的信息內(nèi)容進行記錄，從而形成的文件材料。同時按照檔案管理的要求將文件材料進行歸檔保存，其信息內(nèi)容具有一定的價值。科技檔案在高校檔案中占據(jù)重要作用，記錄著高校研究過程及科研成果等。高校科技檔案管理工作是將科技檔案進行規(guī)范管理，從而為高校的教學工作以及科研工作等提供便利服務(wù)，所以，高校科技檔案管理具有一定的服務(wù)性[1]。利用這一特點，將高校科技檔案的價值發(fā)揮到最大，為高校工作有序進行提供便利。

2 高校科技檔案管理存在問題

2.1 檔案質(zhì)量過低

通常情況下，傳統(tǒng)科技檔案管理工作與檔案管理工作沒有太多不同，所以相關(guān)工作人員認為做好歸檔工作就可以做好科技檔案的管理工作，這樣會導(dǎo)致高校在科技檔案管理工作中只注重檔案的收集工作與管理工作，做好檔案歸檔。雖然這樣的方式可以在一定程度上推動科技檔案管理工作的展開，但是這樣會產(chǎn)生檔案質(zhì)量過低的現(xiàn)象。同時會導(dǎo)致各高校內(nèi)的檔案內(nèi)容過多，但是重要、關(guān)鍵性的內(nèi)容較少，沒有等級分類歸檔。過多的檔案資料，占用大量空間，對科技檔案的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生制約。

2.2 工作人員素質(zhì)參差不齊

在高校科技檔案管理工作中，對相關(guān)工作人員提出更高的要求，不僅需要相關(guān)工作人員具備較高的管理水平與專業(yè)知識，還需要具備相應(yīng)的科研管理水平。通常情況下，高校內(nèi)的科研部門較多并且較為復(fù)雜，涉及的學科也較為廣泛，導(dǎo)致高校科技檔案的內(nèi)容較為全面且復(fù)雜。所以，相關(guān)工作人員需要具備相應(yīng)的能力，才能做好科技檔案管理工作。但是從目前來看，科技檔案工作人員的素質(zhì)參差不齊，部分工作人員具備較高的專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)，能夠做好管理工作。但是還有大部分的工作人員，沒有熟練掌握專業(yè)，并且沒有管理經(jīng)驗，對科研檔案管理工作的有序進行產(chǎn)生制約。

3 高校科技檔案管理工作的優(yōu)化方法

3.1 完善制度條例

高校領(lǐng)導(dǎo)首先要認識到科技檔案管理工作的重要性，并且要與檔案管理部門的相關(guān)工作人員一同學習有關(guān)國家檔案管理的制度條例，不斷完善自身知識結(jié)構(gòu)，掌握更多專業(yè)技能。要對高校內(nèi)科技檔案管理相關(guān)制度采取進一步的完善措施，不斷的進行改革創(chuàng)新，及時發(fā)現(xiàn)制度內(nèi)存在的漏洞與相關(guān)問題。從而結(jié)合高校科技檔案管理的實際情況，完善相關(guān)制度。可以將高校領(lǐng)導(dǎo)以及科技檔案工作的管理人員集中起來，針對制度的進一步完善，給出自身的見解，從而進行有效的整合。將符合高校發(fā)展、符合科技檔案管理制度的建議進行采納。從而使高校科技檔案管理工作更加規(guī)范化，推動高校未來更好發(fā)展。

3.2 強化管理隊伍

在高校科技檔案管理工作中，相關(guān)工作人員在其中占據(jù)重要作用。所以，要做好高校科技檔案管理工作不僅要完善相關(guān)的制度條例，還需要提高工作人員的素質(zhì)，建設(shè)高水準的管理隊伍[2]。不僅要注重對檔案管理人員的培訓(xùn)，而且要尤其注意對兼職檔案工作人員專業(yè)技能的傳授。通過培訓(xùn)提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)、專業(yè)技能以及管理能力等。使工作人員能夠端正工作態(tài)度，并且擁有敬業(yè)精神。檔案管理工作人員需要認識到自身工作的重要性，以及自身背負的使命。積極主動參與到檔案管理的學習中，積極學習檔案管理知識，熟練掌握檔案管理的理論知識，以及檔案管理的操作方式與流程。與此同時，要向相關(guān)的科研人員以及相關(guān)的教育人員開展宣傳工作，使其掌握科技檔案管理的基本知識與重要性，提高其思想意識。這樣他們也會在日常研究以及記錄工作中認真仔細，為科技檔案管理工作提供便利。

3.3 加強信息開發(fā)

高校科技檔案中具有重要的價值信息，并且它最主要的目的就是為生產(chǎn)工作以及科研工作等提供便利條件，而科技檔案只有被不斷的使用，才能充分體現(xiàn)出自身的價值。相關(guān)工作人員需要提高自身的服務(wù)意識，對校內(nèi)以及校外各個領(lǐng)域?qū)萍紮n案的需求進行及時了解。利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對檔案的信息內(nèi)容進行加工。在保證科技檔案的信息內(nèi)容不被泄漏的情況下，將檔案信息放置在網(wǎng)絡(luò)中，供人們查詢與使用。加強信息的開發(fā)力度，實現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮檔案的

價值。

3.4 加強投入力度

各個高校應(yīng)該將科技檔案管理工作，放在高校管理工作中的重要位置。并組織起相應(yīng)的管理機構(gòu)，將工作落實到每個工作人員的身上，使其了解自身的工作內(nèi)容以及職責。與此同時，要加大資金的投入，改善高校科技檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施等[3]。在部分高校中，已經(jīng)加大資金的投入，使科技檔案管理的硬件設(shè)施已經(jīng)從處于較高水平。但是還有一些高校難以承受資金的壓力，可以采取分期的方式，加大對資金的投入，也使得科技檔案管理設(shè)備得到更新。

4 結(jié)束語

綜上所述，科技檔案管理工作在高校檔案管理工作中占據(jù)重要作用。隨著社會的快速發(fā)展，科學技術(shù)的不斷進步，傳統(tǒng)的科技檔案管理方式，已經(jīng)無法適應(yīng)時代的變化。所以，高校科技檔案管理工作也需要與時俱進，積極的進行改革創(chuàng)新工作。高校領(lǐng)導(dǎo)要認識到科技檔案管理工作的重要性，將管理工作任務(wù)安排到每一位工作人員身上。相關(guān)工作人員，要知道自身工作的重要意義，端正工作態(tài)度，不斷提升自身專業(yè)技能與管理水平，從而促進高校科技檔案管理工作有序

進行。

參考文獻

[1]瑪依拉·木沙江.淺議高校科研檔案管理的問題及對策[J].卷宗，2015，5（10）：42-43.

[2]萬薇，趙虎.我國高校科技檔案管理淺析[J].科技視界，2017（18）：160-161.

[3]陳穎.淺談當前高校科研檔案歸檔中存在的問題及對策[J].大學教育，2015（1）：170-172.