以信息化手段利用為導向的企業檔案收集工作機制研究

董文深

摘 要：現代通信技術，使電子信息化技術的優越性得以更充分的發揮。在數字化檔案的收集工作中采用現代通信技術可以將檔案收集方式由人工收集發展為網絡在線自動抓取收集，實現數字化檔案信息的網絡傳遞。檔案部門在信息化建設過程中全程參與的意義重大，實現網絡傳遞是開展檔案收集方式的高級階段，它是電子信息化技術與通信技術相結合的產物，對我們拓寬檔案收集方式及提高檔案工作效率產生巨大影響。

關鍵詞：檔案收集；開發利用；檔案數據庫

檔案信息化包括檔案的收管用以及檔案人才隊伍的培養等等。檔案的收集是檔案工作的開端，是重要的基礎工作，它是對檔案資源開發利用和提供借閱服務的前提條件，做不好檔案的收集，就不能保障檔案的完整性、成套性，如何在檔案信息化的大環境下利用信息化手段開展檔案收集，是檔案人員在信息化時代開展檔案工作不可避免的課題。

1 問題現狀

利用信息化手段開展檔案收集面臨“兩難”境地，一是多媒體聲像檔案收集難，由于多媒體聲像檔案多由照片、視頻、音頻組成，收集簡單，但是歸檔困難，這類檔案有其自身特點，產生時數據量大，但是價值大小不容易判斷，對他們的描述也存在困難，由于收集的聲像檔案大多缺少說明性文檔，導致檔案管理人員不能掌握聲像檔案的背景資料進而無法及時歸檔，同時這些聲像檔案也失去了檔案保存和借閱利用的價值；二是企業內部利用率高的檔案收集難，就制造企業而言，檔案收集中最有價值的檔案資源就是科研生產文件，如科研研究成果，由于技術含量高、凝聚著個人的智力結晶乃至整個部門的齊心努力，因為信息共享意識較為薄弱，不愿意移交一些重要的資料導致部分此類材料收集歸檔不及時甚至不齊全。

2 收集范圍

利用信息化技術手段開展檔案收集，收集的范圍與傳統檔案收集基本一致，具備考查利用價值的檔案資源及其附帶屬性信息、相關支持軟件、適用操作系統等都屬于收集保管的范圍。當然在確定數字化資源的具體收集保管范疇時，需要參考執行國家檔案局第6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《上海市電子公文歸檔管理實施辦法（暫行）》、《電子文件歸檔與管理規范》等有關的規定，并結合數字化檔案資源的特點、系統環境、相關支持軟件、數據類別和文件格式等進行劃分。

3 如何運用信息化手段開展收集

在計算機系統運行環境、大數據時代安全環境的多樣化，信息化手段技術高速發展的情況下，要為數字化檔案資源收集保管提供唯一的指導是不切實際的，要采取不同的收集策略，而且要靈活應對技術和運行環境的變化。利用信息化手段開展檔案收集保存工作可以從四個方面入手：

3.1 運用現代互聯網通訊技術，實現數字信息資源的網絡傳遞

現代互聯網通訊技術，使計算機本身已具有的優越性得以更充分的發揮。在數字化檔案的收集工作中采用現代互聯網通訊技術，可以將檔案收集方式由人工收集發展為網絡在線自動抓取收集、按照預先設置個格式要求進行系統歸檔接口收集，實現數字化檔案信息的網絡傳遞。任何系統在設計階段中都必須有檔案部門介入，把數字資源的歸檔范圍和檔案部門的需求考慮進去，將檔案工作流程納入系統流程，同時也是檔案部門在信息化系統建設過程中前端介入的意義，實現網絡傳遞是開展檔案收集方式的高級階段，它是計算機信息化手段與互聯網通信技術相結合的產物，對我們拓寬檔案收集方式及提高檔案工作效率產生巨大影響。

3.2 運用存儲技術，實現數字化檔案的集中存儲

利用信息化手段開展檔案收集工作，勢必會導致電子檔案數據量的急劇增加，檔案存儲空間至關重要，目前現有很多技術手段來代替印刷品，如縮微膠片、光盤、存儲陣列等，這些技術手段在大大提高信息存儲密度，節約存儲空間的同時，也很大程度上提高了檔案資源的開發利用率。

3.3 建立標準規范體系，建設檔案數據資源庫

檔案數據資源的庫建設階段，要考慮是否符合檔案著錄范圍，是否設計了進入、轉出、歸檔接口，歸檔接口是否通用這些問題，這些都是利用信息化收集開展檔案收集的保障，在定義檔案數據庫結構時，應當由信息化人員與檔案管理人員共同協商完成，以滿足檔案收集歸檔的各種規范要求，只有規范了檔案庫的建設，才能為下一步的檔案收集夯實基礎。

3.4 安全性保障

利用信息化手段開展檔案收集，另一重點關注對象就是檔案信息資源的安全和接收信息資源系統的安全，防止未授權人員對檔案數據資源的非法利用與惡意破壞，保證檔案數據的安全，首先要具備信息化手段，對于通過網絡傳遞進行收集歸檔的重要數據，必須建立防火墻，避免黑客攻擊、拒絕非法訪問，設置安全隔離進行安全掃描和檢測，保證收集的信息資源無更改、無泄露，當然檔案信息系統的安全保障同時也要隨著網絡環境的變化進行調整和技術手段的加強。

4 制度建設

要利用信息化手段開展檔案收集，同時也需要相關制度規范的配套并嚴格執行，為了保障數字檔案的收集工作的完整性，必須要執行紙質檔案與電子檔案的雙套歸檔，未能按要求如數提供文件資料的部門應給予懲罰，例如：企業范圍內建設信息化系統，必須有檔案人員參與，將歸檔范圍和歸檔要求結合到系統建設中；凡提交的多媒體聲像檔案必須提交相應的背景信息及描述信息，否則默認為未歸檔。只有真正的貫徹落實電子檔案歸檔的管理辦法制度，才能保證檔案收集工作的完整、齊全。

5 人才建設

利用信息化手段開展檔案收集，需要建立一支具有信息化技術、擁有檔案管理知識的檔案專兼職人才隊伍。檔案的信息化收集工作要靠人去實現，先進的技術和設備要靠人去應用。對于人才的培養要全方位培養，相關人才要兼顧硬件操作技能、系統應用技能和檔案系統的應用技能，同時對各類多媒體設備的操作技能，例如掃描儀、打印機、傳真機、攝像機和數碼轉換設備等。更重要的是，要提升人才隊伍的觀念，只有觀念徹底轉變了，方可在檔案信息化建設過程中，更好地利用信息化手段開展檔案收集工作。

參考文獻

[1]于麗萍.試論檔案信息化建設[J].機電兵船檔案，2011（6）：54-55.

[2]呂曉燕.試論檔案信息化管理模式下收集工作的難點與重點[J].科技信息，2011（33）.

[3]胡玉艷.檔案信息化人才隊伍建設[J].北京檔案，2006（9）：24-25.