淺談檔案數(shù)字化管理及創(chuàng)新策略

摘 要：信息化時代，檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新具有重要意義，面對浩如煙海的館藏傳統(tǒng)檔案資料，數(shù)字化檔案管理工作已經(jīng)成為一項浩大且艱巨的工程，作為檔案管理人員應當在充分認識到數(shù)字化檔案管理工作重要意義，要積極應對數(shù)字化檔案管理工作所帶來的種種挑戰(zhàn)和考驗，積極探索做好數(shù)字化檔案管理工作的對策與途徑，使檔案信息資源更好地為促進社會發(fā)展進步而服務，從而順利時代發(fā)展趨勢，推動檔案管理創(chuàng)新發(fā)展和服務質(zhì)量提升。

關鍵詞：檔案數(shù)字化；管理；創(chuàng)新；策略

當前，互聯(lián)網(wǎng)信息技術已經(jīng)滲透進入各個領域，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術與各個行業(yè)的融合，人們對互聯(lián)網(wǎng)信息技術的認識進一步加深。隨著檔案管理水平和服務質(zhì)量的提升，再加上信息技術的應用，創(chuàng)新管理方式，推動檔案管理數(shù)字化是十分必要的。這樣不僅順應時代發(fā)展趨勢，還能有效提升檔案管理水平，為人們獲取檔案信息資源創(chuàng)造便利。目前，檔案數(shù)字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想觀念，完善管理規(guī)章制度，促進檔案管理水平和服務質(zhì)量的提高。

1 數(shù)字化檔案管理的重要意義

1.1 有助于檔案原件的保護

一是當紙質(zhì)檔案實現(xiàn)了數(shù)字化后，就可以實現(xiàn)數(shù)字化副本的保存與使用，避免了頻繁使用紙質(zhì)檔案，這能夠有效保護檔案原件。二是紙質(zhì)檔案伴隨年代的推移可能因字跡模糊或紙質(zhì)污損而出現(xiàn)不易辨認的情況，而數(shù)字化檔案則能夠使得檔案信息有效保持完整。三是數(shù)字化檔案還能夠?qū)堎|(zhì)圖片檔案運用現(xiàn)代技術進行修復，避免紙質(zhì)圖片檔案因為自然老化的原因而失真。

1.2 有助于節(jié)省檔案存儲空間

傳統(tǒng)檔案作為紙質(zhì)文件，其管理與儲存都需要大量的空間，當數(shù)字化檔案管理運用先進的數(shù)字化存儲技術來儲存檔案資源后，將大大降低檔案所占有的空間，而且數(shù)字化檔案后，存儲量將變得更大，具有更強的安全性和通用性。還能夠有效避免紙質(zhì)檔案在存儲過程中可能出現(xiàn)的各種損壞、損毀的危險。

1.3 有助于減少檔案管理成本

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于是紙質(zhì)檔案文件，因此檔案的錄入、歸類、存檔、借閱等各項日常管理工作都需要手工管理，不僅工作效率低，而且管理也存在著諸多困難。而伴隨數(shù)字化檔案管理進程的日漸加深，檔案的管理與利用也變得更加智能化，檔案管理者和利用者可以輕松憑借智能化的檢索方式快速找到所需要的檔案資料。

1.4 有助于檔案資源共享

傳統(tǒng)檔案由于其儲存載體以及存儲方式的原因，使得各地檔案資料都存在“信息孤島”的情況，而數(shù)字化檔案后，則可以憑借互聯(lián)網(wǎng)突破時空限制，實現(xiàn)檔案信息的異地共享，增強檔案的使用價值和傳播范圍。

2 檔案數(shù)字化管理及創(chuàng)新的意義

在信息技術被應用到檔案管理工作的背景下，檔案管理數(shù)字化趨勢越來越明顯，其重要意義表現(xiàn)在以下幾點：

2.1 順應時代發(fā)展趨勢

當前，信息技術、掃描儀等先進設備逐漸被廣泛應用到檔案管理活動當中，為有力的推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，也為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供了便利，有利于提升檔案管理水平。因此，在這樣的背景下，創(chuàng)新管理方式，健全完善管理規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這是順應時代發(fā)展趨勢的必然要求，對推動檔案管理順利進行具有重要作用。

2.2 提高檔案管理水平

實現(xiàn)管理數(shù)字化，不僅方便檔案信息資源的整理和歸檔，還能方便查詢，可以有效滿足使用者的需要，促進檔案管理服務質(zhì)量提升。數(shù)字化管理還可以減少檔案資料的占地面積，提高檔案資料的防火、防水能力，進而促進檔案管理水平提高，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要。

2.3 提升檔案工作服務質(zhì)量

在檔案管理數(shù)字化的趨勢下，通過創(chuàng)新管理方式，構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，對檔案資料進行數(shù)字化處理，然后編號并存儲，構(gòu)建完善的檔案信息資料庫。當使用者需要使用檔案資料時，只需要輸入目錄和編號就可以快速查詢到所需要的檔案資料，滿足使用者獲取并使用檔案信息資源的需要。并且這對提升檔案信息服務質(zhì)量，有效滿足日常檔案使用需要的重要意義是不言而喻的。

3 檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新的策略

在檔案管理過程中，由于一些管理人員素質(zhì)偏低，相關制度沒有嚴格落實，制約檔案管理水平提升，影響檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。為彌補這些不足，順應檔案管理數(shù)字化趨勢，促進檔案管理水平提升，有效滿足檔案信息資源的需要，需要從以下幾個方面采取創(chuàng)新策略。

3.1 加強學習，重視檔案數(shù)字化管理

信息化時代的今天，要充分認識檔案管理數(shù)字化的重要意義，創(chuàng)新思維，革新管理理念，順應時代發(fā)展趨勢，推動檔案管理工作水平提升。并在制度、資金、檔案管理人才等方面加大支持力度，健全完善檔案管理制度措施，加大相應的資金投入，注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進而推動檔案管理數(shù)字化工作順利進行。檔案管理人員要增強責任感和使命感，順應時代發(fā)展趨勢，把握檔案管理數(shù)字化的要求，加強自身學習，掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，不斷豐富檔案管理工作經(jīng)驗，努力適應新形勢和新需要，進而推動檔案管理工作順利進行，有效提升檔案管理水平。

3.2 健全完善檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度

根據(jù)檔案管理數(shù)字化需要，健全完善管理規(guī)章制度，并嚴格執(zhí)行和落實，為各項工作順利開展提供制度保障，推動檔案管理規(guī)范化和制度化。要明確檔案管理人員職責，建立并落實責任制，讓管理人員自覺遵守制度要求，履行好自己的職責。健全完善檔案管理制度，加強整理、歸檔、存儲、使用等各環(huán)節(jié)的管理，從而提高管理工作的規(guī)范化水平，提升檔案管理和服務質(zhì)量。

3.3 重視數(shù)據(jù)庫建設，提高數(shù)字化管理水平

要做好檔案資料掃描、圖像處理、業(yè)務管理、目錄管理、信息查詢、數(shù)據(jù)分析等工作，充實和完善檔案管理信息系統(tǒng)。同時還要采集檔案信息資源，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫。利用掃描儀、數(shù)據(jù)壓縮等技術，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并保證檔案信息資料完整，從而方便數(shù)據(jù)信息查閱和使用，促進檔案管理水平提升。

3.4 構(gòu)建安全保障體系，確保檔案信息安全可靠

加強安全管理，構(gòu)建安全保障體系也是不可忽視的內(nèi)容。重視檔案管理安全保障技術應用，綜合采用密鑰技術、訪問控制技術、加密存儲和傳輸技術等有效措施，提高數(shù)據(jù)庫信息的安全，防止檔案信息泄露，避免檔案資料丟失，進而有效確保檔案信息資料的安全。

3.5 提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

加強檔案管理工作隊伍建設，注重引進基礎扎實，檔案管理技能強的工作人員，建立素質(zhì)高的工作隊伍。同時做好管理人員的培訓工作，讓他們熟練掌握信息技術和檔案管理技巧，有效開展各項工作，順應數(shù)字化管理趨勢，努力提升檔案管理水平。

4 結(jié)語

在信息化時代的今天，隨著信息技術在檔案管理工作的應用，檔案數(shù)字化管理趨勢越來越明顯。在這樣的背景下，應該注重現(xiàn)代信息技術應用，創(chuàng)新思想觀念，健全完善管理規(guī)章制度。從而有效約束和規(guī)范檔案管理的各項工作，促進檔案管理水平和服務質(zhì)量提升。

參考文獻

[1]王麗勇.探討高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].赤峰學院學報：自然科學版，2014（2）：164-165.

[2]李惠華.高職院校教學檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀分析及改進措施[J].湖南大眾傳媒職業(yè)技術學院學報，2012（4）：80-82.

[3]季軒.高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016（15）：209-210.

[4]徐梅，韓吉紅.淺談檔案數(shù)字化管理的應用[J].辦公室業(yè)務，2016（3）：132-133.

[5]崔潔.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理方式分析[J].才智，2016.

[6]趙穎.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案數(shù)據(jù)服務公司面臨的機遇與挑戰(zhàn)[J].云南檔案，2015，（10）.

作者簡介

蘇雄（1986-），男，漢族，云南宜良，宜良縣勞動人事爭議仲裁院，檔案助理館員，本科，研究方向：檔案管理。