信息化背景下文書檔案管理工作研究

李勇

摘 要：近年來，隨著信息化進程的不斷加快，機關事業單位文書檔案管理工作也在漸漸創新，創新后的文書檔案管理工作，不僅優化了檔案管理質量，而且還能促進機關事業單位有序運行。本文分析了文書檔案在信息化背景中存在的管理問題，針對問題探究信息化背景下文書檔案管理工作的創新途徑。

關鍵詞：信息化；文書檔案；管理

當前世界科技飛速發展，不斷的新技術應用到社會生活和社會生產之中，尤其是信息技術的應用給人們的生活帶來了巨大的改變。然而，隨著技術的不斷進步，信息技術本身也發生革命性的轉變。例如，云技術的出現，改變了以往了信息儲存模式。因此，在信息技術飛速發展的社會背景之下，企事業單位在進行辦公室文書檔案管理工作時，該進行怎樣的調整和適應，才能緊跟時代發展的步乏。本文以此為目標，對企事業單位檔案管理工作進行了簡要分析，并提出了相應的信息化改進意見以期可以為相關部門提供一定的幫助。

1 文書檔案管理的特點

檔案的管理是由文書工作產生的， 文書工作包括文件的收集、運轉、承轉、催辦以及文件的整理、立卷、歸檔等等。文書工作是檔案工作的前提和基礎。文書工作的全過程也是檔案工作的形成。而檔案工作是一個單位各級黨政和經濟管理工作的重要內容。也是單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現，是一項嚴密復雜的基礎性工作。

2 文書檔案管理信息化的優勢

2.1 提高檔案的查閱速度

隨著近幾年的互聯網信息化數字時代的到來，在各個單位里面的文書檔案管理工作也被升級到一個新的高度，許多的文書資料都運用電子版的形式佐以存在，然后在需要有人進行檔案與資料的查閱時，只需要在局域網內進行檢索關鍵詞就好，既節省了時間，又安排好了各種檔案的存放與網上即時查閱。實現了信息資源的最大化利用程度，在方便閱讀的同時又提高了文書檔案的閱讀量。

2.2 提高檔案管理的工作效率

文書檔案管理工作針對一個單位里面的各方面的真實記載與反映，它從人事管理、行政管理以及財政管理等方面都是一種體現。它將各方面的管理工作中所產生的各類文檔、資料、音頻、影像等進行有效整合與歸納，然后再進行貼標簽，把它們重新收集、整合、歸檔、立卷等，使得文檔的管理不再那樣復雜，并且同時提高其準確性。將整個檔案管理的工作效率都得到提高。

3 文書檔案在信息化背景中存在的管理問題

雖然信息化條件下文書檔案管理取得了明顯的成效，但也還存在一些問題，表現在文書檔案信息化管理觀念淡薄，管理流程復雜，信息化管理保密性較低等方面。

3.1 管理觀念淡薄

由于文書檔案是機關事業單位檔案的基本組成部分，利用信息化技術管理文書檔案，這不僅會提升檔案管理水平，還會提高檔案管理效率。但是，機關事業單位的大部分領導者在淡薄文書檔案管理觀念的引導下，經常出現各種工作問題，并且對于發生的工作問題不能合理解決、高效處理，進而浪費了不必要的工作時間，弱化了檔案管理優勢。

3.2 管理流程復雜

傳統人員參與文書檔案管理的現象較為常見，工作人員操作先進信息設備的過程中，由于自身專業知識不足、設備操作經驗有限，進而造成對信息設備的掌握不熟練和運用率不高，工作人員只能按照傳統流程進行檔案管理，這不僅延長了管理時間，而且還浪費了信息設備資源，導致文書檔案管理效率得不到提高，影響了機關事業單位管理的整體進程。

3.3 管理保密性較低

由于電子文本資料分類形式眾多，對多樣性文本資料管理的過程中，存在一定的信息泄露風險，進而降低了管理保密性。與紙質文書檔案相比，這種類型的檔案存在一定改動可能，并且改動的文書檔案不易被發現和察覺，這在一定程度上降低了檔案的真實性，如果錯誤檔案信息被用于工作需要，那么工作質量也會大大降低，導致后續工作出現些許問題。

4 信息化背景下文書檔案管理工作的優化對策

信息化給文書檔案管理帶來了重要的發展機遇，利用這種機遇，必須創新理念規劃文書檔案管理工作，創新工具強化文書檔案管理，創新模式規范文書檔案管理、改變工作手段，有利于縮短工作時間、提高規定時間內的工作效果。

4.1 深化對文書檔案管理的認識，創新信息化管理理念

思想意識對于人的行動起到非常重要的引導作用，所以說實行文書檔案信息化管理是非常具有時代意義的，在一些單位中開展以互聯網為依托的文書檔案信息化管理，是科學管理資料文檔的有效手段，它將各類重要檔案進行電子化管理，運用網絡的迅捷與先進的方式優化各種信息資源，深化對文書檔案管理的認識，充分認識到現代文書檔案管理的重要性，堅持創新信息化管理理念，轉變傳統的文書檔案管理思想，利用新型創新信息化管理文書檔案的科學手段進行優化各種資源，實現合理簡化各種文書、檔案資源的分類與整理，逐步將文書與檔案管理推進數字化與信息化的軌道上面。

4.2 搭建科學信息管理平臺，實現文書檔案管理資源共享

努力搭建科學的信息管理平臺，以實現文書與檔案管理的資源共享。檔案管理的最終目的是為了達成各種資源信息的共享與有效利用。針對原始資源與信息進行合理的簡化與收集，然后運用信息化管理平臺進行科學的使用與閱覽。把各類信息進行數字化處理在整合在一起，運用多元媒體來收藏與呈現出來，在“收、存、管、用”等方面進行科學管理，通過文件管理、預歸檔管理、檔案管理（涵蓋了檔案業務中的建立文檔庫、數據錄入、信息采集、移交歸檔、實物借閱、在線借閱與庫房管理等基本檔案管理技能）為大家的及時閱取都提供了大大的便利。

4.3 成立高素質管理隊伍

文書檔案管理者是確保管理工作有序進行的主體，為了實現文書檔案的信息化，有必要成立高素質管理隊伍，在這一隊伍的帶動下，提高文書檔案工作的準確性，促進文書檔案管理工作規范化進行。與此同時，機關事業單位定期對文書檔案管理工作人員進行培訓，聘請專業教師開展具體的培訓工作，使員工在實際檔案管理工作中規范工作行為、端正工作態度，提高工作人員對先進設備的掌握能力和運用能力，提高工作人員對先進設備的應用率。除此之外，有條件的機關事業單位還可以為員工提供外出實踐機會，通過實踐借鑒文書檔案管理的經驗，提高工作人員自身的工作素質和工作能力，開闊工作人員的視野，進而會促使員工在文書檔案管理的過程中不斷積累經驗，增強工作責任感，減少工作失誤。

5 總結

隨著信息化技術在各行各業中的廣泛應用，文書檔案也加快了信息化建設的步伐，通過加強文書檔案信息化管理，不僅有利于更好的滿足人們的需求，而且有利于文書檔案現代化和信息化水平的提高，使文書檔案能夠更好的適應時代的發展，為人們提供更優質、高效的服務。

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