基于信息化條件的城市建設(shè)檔案管理

葉飛飛

摘 要：近年來，我國經(jīng)濟迅猛發(fā)展，在“科技是第一生產(chǎn)力”的指導(dǎo)下，我國的科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平也不斷提高，在這樣良好的形勢下，我國的城市檔案管理水平也進一步提高，與此同時，檔案管理受到的重視越來越高，各個企業(yè)以及相關(guān)部門開始加強檔案管理這項工作。本文簡要概括了城市建設(shè)檔案信息化的基本特點，進而提出了一些如何有效的加強城市檔案管理信息化的建議，希望對以后的研究有所幫助。

關(guān)鍵詞：信息化；城市建設(shè)檔案；管理問題

現(xiàn)如今，城市發(fā)展的好壞在很大程度上影響著國家的發(fā)展，而一個城市發(fā)展的重點一定是本區(qū)域內(nèi)的政治、經(jīng)濟以及文化。在當今社會，經(jīng)濟全球化進一步深入發(fā)展，競爭壓力也隨之增大，在發(fā)展過程中城市的數(shù)量不斷增加，并且規(guī)模也越來越大，隨之出現(xiàn)的便是城市檔案的管理問題。城市檔案管理是城市文化發(fā)展中的一個重要環(huán)節(jié)，檔案中記錄了有關(guān)城市發(fā)展的一點一滴，對城市來說有著重要的意義，做好城市檔案的管理工作有利于城市更好更快發(fā)展。

1 城市建設(shè)檔案管理信息化特點

1.1 城市檔案高效開發(fā)利用

隨著社會的發(fā)展，高科技產(chǎn)品如計算機、機器人等也進入了人們的日常生活，因此，在對檔案進行管理的過程中，對于那些難度較低并且重復(fù)性比較高的工作，可以讓計算機來完成，這樣可以節(jié)省大量的時間以及人力物力，并且準確性比較高，不會出現(xiàn)因人為因素而造成損失的情況，節(jié)省的人力資源可以投入到新的工作中，尤其是對城市檔案的開發(fā)與利用。相關(guān)的專業(yè)人員可以將注意力集中在目的性較強的工作中，例如對檔案的整理分類以及提煉重要信息等。加強對檔案的信息化管理有利于更深層次的開發(fā)檔案的有效信息，同時也能夠滿足檔案管理工作多方面的要求。

1.2 城市檔案管理系統(tǒng)信息共享

現(xiàn)如今，我國的科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平不斷提升，網(wǎng)絡(luò)在日常生活中的地位越來越高，資源共享、網(wǎng)絡(luò)共享也越來越普及。由于網(wǎng)絡(luò)的共享條件，對檔案的信息化管理才能順利完成，也正因如此，共享性也體現(xiàn)在一定的檔案管理工作中。由于管理時的共享性，各個部門之間的配合也更加默契，使整個城市的檔案管理工作更加簡便快捷，也能夠更加有效的為城市發(fā)展做貢獻。

1.3 檔案管理工作虛擬化

在之前，檔案全部存在于紙張等實物載體之上，在管理檔案工作信息化之后，檔案不再依賴于紙張而有了數(shù)字化的特點，并且存在于電腦之中，檔案的分類管理以及查詢等工作都可以在電腦上完成。在檔案管理工作中，大部分都是在網(wǎng)絡(luò)上進行的，這也可以避免客觀環(huán)境以及人為因素對檔案管理工作的影響，防止檔案內(nèi)部的信息被損壞，提高工作效率。

2 城市建設(shè)檔案管理信息化建議

檔案的信息化管理對提高管理工作的效率有很大的積極意義，有利于整個城市的發(fā)展。雖然我國在信息化管理上有不少的理論研究成果，但是在實踐方面仍然處于正在發(fā)展的階段，也有很多問題存在，因此，我們必須要清楚的知道如何進行檔案的信息化管理工作，以下是我自己的一些看法，供大家參考。

2.1 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)

要想城市能夠又好又快的發(fā)展，就必須建立一套完備的制度體系，質(zhì)量過硬的硬件設(shè)施以及良好的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對城市檔案的信息化管理有很大的幫助，也有利于城市的發(fā)展。良好的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠促進檔案的有序管理，也有利于檔案信息之間的交流，形成資源共享與設(shè)備共享的局面。同時，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中必須要建立一定的保障措施與方案，以防在管理工作中出現(xiàn)安全問題。

2.2 電子文檔管理

隨著信息化發(fā)展的進一步深入，在當前的檔案管理工作中，大部分工作都是通過計算機進行，檔案的信息也通過數(shù)字化的形式儲存下來。由于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及眾多高科技技術(shù)的快速發(fā)展，檔案中的很多重要信息通過網(wǎng)絡(luò)傳播到現(xiàn)實生活中，對檔案的可靠性以及安全性造成了嚴重的威脅，與此同時，由于多方面的原因，電子信息的載體也會出現(xiàn)不穩(wěn)定的現(xiàn)象，造成檔案的損壞。因此，進行檔案管理工作的相關(guān)部門要采取多個方面的措施，在確保檔案信息準確無誤、相關(guān)數(shù)據(jù)清楚明了的情況下，再將信息通過計算機傳播在網(wǎng)上，達到信息共享的目的。在日常工作中，有大量的檔案文件需要專業(yè)人員處理，這就要求檔案管理的工作人員有較高的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，工作人員需要了解檔案接收、管理分類和保存的整個過程，要有能夠處理突發(fā)情況的能力等等。這項工作對專業(yè)人員技術(shù)要求比較高，不僅要有過硬的專業(yè)知識，還要具備較高的綜合素質(zhì)，這樣才能確保信息的可靠性，并且保證重要信息不被破壞。

2.3 信息標準化建設(shè)

2.3.1 以實事求是為指導(dǎo)思想，堅持貫徹信息標準化原則

以實事求是為指導(dǎo)思想，堅持貫徹信息標準化選擇。要想使信息化管理工作成為國家的重要戰(zhàn)略之一，就必須要加強相關(guān)部門的組織與領(lǐng)導(dǎo)能力，做好相應(yīng)的統(tǒng)籌工作。社會管理以及技術(shù)管理是檔案信息化管理工作中兩個重要的方面，從技術(shù)方面來說，工作中的各項技術(shù)都要滿足相應(yīng)的要求，規(guī)范技術(shù)體系能夠使信息實現(xiàn)共享，同時也可以使檔案管理工作更加有效的進行。檔案的信息化管理工作涉及到法律、社會體制等多方面的內(nèi)容，因此，政府以及相關(guān)部門要做好統(tǒng)籌工作，組織多種共同合作活動，使城市檔案信息化管理工作更加健康有序的進行。

在進行檔案管理工作中，國家要制定相應(yīng)的政策機制，深入貫徹信息標準化原則。加強檔案信息化管理，政府的各個部門都有責任、有義務(wù)參與，是必須要完成的工作。

2.3.2 加強信息標準化管理的觀念

基于信息化條件的城市檔案管理建設(shè)具體是指通過具有創(chuàng)新意義的設(shè)備以及技術(shù)對目前檔案管理工作中存在的問題進行解決，從而提高工作效率，實現(xiàn)高效管理。現(xiàn)如今，我國在檔案信息化管理的理論方面有了不少的研究成果，但在實際的發(fā)展中仍然存在很多問題，例如會出現(xiàn)技術(shù)與科技發(fā)展相脫節(jié)的現(xiàn)象，并且有少部分的檔案沒有以數(shù)字化的形式儲存在電腦上，仍然以紙張等實物為載體，沒有實現(xiàn)信息化，更不用說資源共享、信息共享了，這就會在很大程度上導(dǎo)致檔案管理的不平衡發(fā)展，同時也不利于城市整體的發(fā)展。因此，城市管理者要從思想深處轉(zhuǎn)變觀念，深刻認識到檔案信息化管理工作對城市發(fā)展的重要意義，從而加強城市檔案信息化管理工作，盡可能對城市發(fā)展做貢獻。

2.3.3 樹立檔案信息化管理的觀念

實現(xiàn)城市規(guī)劃的一個重要環(huán)節(jié)就是要加強檔案的信息化管理，樹立檔案信息化管理的觀念，這些觀念要求城市管理者與建設(shè)者必須將城市檔案信息管理獨立出來，并且落實制定的方案。注重檔案信息的深度與廣度、防止檔案管理設(shè)備出現(xiàn)故障或是老化現(xiàn)象、通過多種專業(yè)培訓(xùn)提高工作人員的專業(yè)水平以及綜合素質(zhì)等工作有利于更好的進行檔案信息化管理工作。另外，要最大程度上確保檔案信息的真實性以及可靠性，將檔案管理與具體實際結(jié)合起來，進一步促進城市的整體發(fā)展。

3 結(jié)束語

綜上所述，加強城市檔案的管理工作在完善檔案信息化的管理以及促進城市又好又快發(fā)展方面有很大程度上的積極作用。在進行管理檔案的日常工作中，要時刻了解國家相關(guān)政策的變動，并且要結(jié)合具體實際展開工作，盡可能與我國社會發(fā)展的方向相同步，進一步加快城市發(fā)展的整體步伐。

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