“大數據時代”下產品型號檔案管理探析

蔣永芳

摘 要：本文就在“大數據時代”下如何加強和完善產品型號檔案管理工作進行探討和分析，通過加強產品型號檔案管理平臺建設，完善產品型號檔案管理各環節基礎性管理工作，搭建現代化檔案資源體系，從而推動科研檔案收集歸檔工作向前發展。

關鍵詞：產品型號檔案；大數據時代；檔案管理

隨著信息技術飛速發展，互聯網無縫延伸，數字化和網絡化撲面而來，在更深、更廣的層面上滲透到我們的生活、工作、學習中。我們已經不可逆轉地進入了“大數據時代”。產品型號檔案管理的對象從傳統的紙質文件、圖紙所承載的技術文件和圖紙逐步轉換成帶有產品結構信息的三維數據。“大數據時代”要求檔案產品型號檔案管理要與時俱進，突破創新，從而適應產品研制信息化的需求。

1 大數據的概念和特點

大數據（big data），也稱海量數據、海量資料、巨量數據、巨量資料，一般是由數量巨大、結構復雜、類型眾多的數據構成的數據集合。這些集合由于所涉及的資料量規模巨大到無法透過目前主流軟件工具，在合理時間內達到獲取、管理、處理并整理更積極的、有價值的信息。

產品型號檔案是指企業在各項產品研發、生產活動中直接形成的對具有保存價值的各種文字、圖表、電子文件、聲像等不同形式的真實的原始記錄材料。產品型號檔案記錄著整個企業產品研制、生產活動的全過程，為企業產品研制、生產提供有力支撐。

結合對于大數據特點的分析，產品型號檔案也復合大數據的特點：

產品檔案數據量巨大（Volume）。目前，大型企事業單位的產品檔案資源總量基本都已達到了TB級，是一個數據量巨大資源庫。

產品檔案資源種類繁多（Variety）。目前較為先進的大型企事業產品檔案資源以電子為主，除此之外還有部分紙質檔案、音視頻檔案非結構化數據，檔案資源種類多樣，符合多樣性特征。

產品檔案價值密度低（Value）。對于檔案利用來說，海量檔案信息，利用率不高，存在著價值密度低的特點。

處理速度要求高（Velocity）。目前較為先進的產品檔案依托于信息技術，產品檔案的收集歸檔達到實時或近乎實時的處理速度。

2 產品型號檔案管理實踐研究

2.1 流程建設是“大數據時代”加強產品型號檔案管理的依據

2.1.1 國家法律法規有力支撐

2002年以來， 國家檔案局先后制定了《電子公文歸檔暫行辦法》、《電子檔案移交與接收辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》、《公務電子郵件歸檔與管理規則》等一系列電子檔案的相關規范和標準。為“大數據時代”建設中的產品檔案收集歸檔提供有力的支撐，對于這些標準和規范，檔案人員應充分研究，確保在信息化快速發展新形勢下的電子文件的收集齊全、整理有序、格式規范、元數據合理有效。

2.1.2 公司管理文件有力保障

為保證檔案管理科學性、規范性、有效性，結合公司發展實際情況，與文件形成部門共同討論、制定適合公司的流程制度，建立、健全適應“大數據時代”下產品型號檔案管理工作制度和流程體系，確保“大數據時代”下的產品型號檔案工作有據可依、有章可循。在管理制度中將電子文件的歸檔，傳統介質檔案的數字化整理，數字化檔案的保管傳遞、歸檔整理、利用等電子文件管理要求納入其中，確保能夠建立最優化的電子檔案管理工作流程、最有效的信息存儲模式等，從流程制度上充分保障電子文件管理工作順利開展，為產品型號檔案管理打下堅實的基礎。

2.2 前端控制是“大數據時代”加強產品型號檔案管理的有力支撐

2.2.1 必要性

在傳統產品型號檔案管理實踐中，實行分階段管理、分環節控制，產品文件全生命周期被分解到文件管理和檔案管理兩個相對獨立的階段。處于后端的檔案管理環節接收前端文件管理階段中具有長久保存價值的文件，并進行保管和提供利用。然而在“大數據時代”，處于后端的檔案管理階段已不能夠按照傳統的管理方式接收前端數據，這時就需要轉變檔案工作職能，把產品型號檔案管理節點前移，實行前端控制和全過程控制，由管檔案向管數據拓展。

2.2.2 實踐要求

在產品型號檔案收集環節中，公司可采用線上、線下二位一體管理的模式。在產品型號檔案線上收集過程中，將對產品文件管理行為提前到文件形成部門去實施，提前介入文件的產生、流轉過程。這些前端協調包括：在電子文件管理系統設計之初提出檔案化管理要求，以利于捕獲和采集電子文件產生和流轉過程中元數據，按照保存要求提前對生成和流轉中的電子文件進行控制；在歸檔移交前對電子文件進行妥善管理；雙方商定歸檔方式和歸檔要求（包括歸檔范圍、數據標準、整理、分類、價值鑒定等）。

2.3 平臺建設是“大數據時代”加強科研檔案收集歸檔的必要手段

2.3.1 必要性

檔案管理平臺建設是“大數據時代”實現檔案管理各環節業務開展的技術保障。通過配置信息化硬件設施設備，建立安全保障機制，搭建檔案信息資源管理平臺。在信息安全允許的前提下，部署覆蓋公司全方位的云數字檔案館，打破各業務部門之間的信息壁壘，對公司產品型號檔案資源進行目錄級整合共享，建立多渠道的利用機制，建設檔案利用仿真環境，提高數據交換效率，節約信息獲取成本。

檔案管理平臺一方面夯實紙質檔案、特殊載體檔案的整理基礎，做好檔案資源的關聯性維護，為資源整合打下基礎。在檔案資源的形成和整理規范、標準的基礎上，實現紙質、特殊載體檔案資源的數字化，并保留原始關聯關系；另一方面，實現原生電子文件準確推送，原生電子文件的形成及管理要求應納入業務系統的功能開發需求，確保文件關聯性的建立及傳輸的可行性。

2.3.2 實踐要求

根據檔案管理前端控制和全生命周期管理要求，商發公司深入分析“大數據時代”產品型號檔案管理特點，通過檔案管理平臺優化升級，加強在產品型號檔案管理各個環節的信息化水平，提升產品型號檔案管理效率。在收集環節，運用信息系統的手段實現前端控制，將產品數據管理系統和檔案信息管理系統實現充分集成，保證大量的、多種類型的、有價值的產品文件能夠實現在線實時歸檔。文件形成和管理部門把審簽通過后的電子文件通過產品數據管理系統接口歸檔平臺，隨時進行邏輯歸檔。

在整理保管環節，科研產品研制周期長，定型前形成的大量檔案文件往往處于現行狀態，根據產品的研制階段，通過檔案管理平臺對現行產品文件進行備份，并根據檔案整理和整編的要求，進行預立卷，確認預立卷號、預歸檔號，初步建立產品檔案文件之間的聯系。對于檔案管理平臺中產品文件，按照電子文件及電子檔案管理要求及檔案統一的備份機制，進行服務器、光盤雙重備份，最大限度的提高檔案的容災備災能力，保護檔案的安全。

在利用環節，一方面加強檔案管理平臺建設，健全檔案資源檢索機制，深入挖掘檔案信息內容，更好地發揮檔案資源潛在價值。通過優化檔案管理平臺檢索機制，開發全文檢索功能，支持模糊檢索，提升檢索結果與檔案利用需求匹配程度，提升檔案利用用戶體驗。另一方面隨著設計和制造的智能化發展趨勢，全三維設計技術開始全面應用于產品型號研制中，產品型號的設計、生產、制造已從傳統的手工圖紙模式向三維數據模型轉變，如何有效利用非機構化三維數據是檔案人員亟需解決的問題，對于三維數據的檔案管理要按照從按“件”管向按“包”管轉變，一是以構型項為基礎，按照產品數據基線管理規則進行統籌策劃、統一管理；二是對產品研制前端數據管理系統和檔案管理系統的數據接口進行優化升級，實現產品數據包完整歸檔。

3 結語

在“大數據時代”產品型號檔案管理過程中，檔案人員必須做好前端控制，加強產品型號檔案管理平臺建設，重視產品型號檔案管理各環節基礎性管理工作，搭建現代化檔案資源體系。

參考文獻

[1]王建玉.大型國企轉型升級過程中檔案管理實踐分析[J].浙江檔案，2017（12）：59.