“大數(shù)據(jù)時代”下產(chǎn)品型號檔案管理探析

蔣永芳

摘 要：本文就在“大數(shù)據(jù)時代”下如何加強(qiáng)和完善產(chǎn)品型號檔案管理工作進(jìn)行探討和分析，通過加強(qiáng)產(chǎn)品型號檔案管理平臺建設(shè)，完善產(chǎn)品型號檔案管理各環(huán)節(jié)基礎(chǔ)性管理工作，搭建現(xiàn)代化檔案資源體系，從而推動科研檔案收集歸檔工作向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：產(chǎn)品型號檔案；大數(shù)據(jù)時代；檔案管理

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)無縫延伸，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化撲面而來，在更深、更廣的層面上滲透到我們的生活、工作、學(xué)習(xí)中。我們已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)地進(jìn)入了“大數(shù)據(jù)時代”。產(chǎn)品型號檔案管理的對象從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、圖紙所承載的技術(shù)文件和圖紙逐步轉(zhuǎn)換成帶有產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息的三維數(shù)據(jù)。“大數(shù)據(jù)時代”要求檔案產(chǎn)品型號檔案管理要與時俱進(jìn)，突破創(chuàng)新，從而適應(yīng)產(chǎn)品研制信息化的需求。

1 大數(shù)據(jù)的概念和特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)（big data），也稱海量數(shù)據(jù)、海量資料、巨量數(shù)據(jù)、巨量資料，一般是由數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型眾多的數(shù)據(jù)構(gòu)成的數(shù)據(jù)集合。這些集合由于所涉及的資料量規(guī)模巨大到無法透過目前主流軟件工具，在合理時間內(nèi)達(dá)到獲取、管理、處理并整理更積極的、有價值的信息。

產(chǎn)品型號檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)活動中直接形成的對具有保存價值的各種文字、圖表、電子文件、聲像等不同形式的真實(shí)的原始記錄材料。產(chǎn)品型號檔案記錄著整個企業(yè)產(chǎn)品研制、生產(chǎn)活動的全過程，為企業(yè)產(chǎn)品研制、生產(chǎn)提供有力支撐。

結(jié)合對于大數(shù)據(jù)特點(diǎn)的分析，產(chǎn)品型號檔案也復(fù)合大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)：

產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)量巨大（Volume）。目前，大型企事業(yè)單位的產(chǎn)品檔案資源總量基本都已達(dá)到了TB級，是一個數(shù)據(jù)量巨大資源庫。

產(chǎn)品檔案資源種類繁多（Variety）。目前較為先進(jìn)的大型企事業(yè)產(chǎn)品檔案資源以電子為主，除此之外還有部分紙質(zhì)檔案、音視頻檔案非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，檔案資源種類多樣，符合多樣性特征。

產(chǎn)品檔案價值密度低（Value）。對于檔案利用來說，海量檔案信息，利用率不高，存在著價值密度低的特點(diǎn)。

處理速度要求高（Velocity）。目前較為先進(jìn)的產(chǎn)品檔案依托于信息技術(shù)，產(chǎn)品檔案的收集歸檔達(dá)到實(shí)時或近乎實(shí)時的處理速度。

2 產(chǎn)品型號檔案管理實(shí)踐研究

2.1 流程建設(shè)是“大數(shù)據(jù)時代”加強(qiáng)產(chǎn)品型號檔案管理的依據(jù)

2.1.1 國家法律法規(guī)有力支撐

2002年以來， 國家檔案局先后制定了《電子公文歸檔暫行辦法》、《電子檔案移交與接收辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》等一系列電子檔案的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。為“大數(shù)據(jù)時代”建設(shè)中的產(chǎn)品檔案收集歸檔提供有力的支撐，對于這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案人員應(yīng)充分研究，確保在信息化快速發(fā)展新形勢下的電子文件的收集齊全、整理有序、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)合理有效。

2.1.2 公司管理文件有力保障

為保證檔案管理科學(xué)性、規(guī)范性、有效性，結(jié)合公司發(fā)展實(shí)際情況，與文件形成部門共同討論、制定適合公司的流程制度，建立、健全適應(yīng)“大數(shù)據(jù)時代”下產(chǎn)品型號檔案管理工作制度和流程體系，確保“大數(shù)據(jù)時代”下的產(chǎn)品型號檔案工作有據(jù)可依、有章可循。在管理制度中將電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化整理，數(shù)字化檔案的保管傳遞、歸檔整理、利用等電子文件管理要求納入其中，確保能夠建立最優(yōu)化的電子檔案管理工作流程、最有效的信息存儲模式等，從流程制度上充分保障電子文件管理工作順利開展，為產(chǎn)品型號檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 前端控制是“大數(shù)據(jù)時代”加強(qiáng)產(chǎn)品型號檔案管理的有力支撐

2.2.1 必要性

在傳統(tǒng)產(chǎn)品型號檔案管理實(shí)踐中，實(shí)行分階段管理、分環(huán)節(jié)控制，產(chǎn)品文件全生命周期被分解到文件管理和檔案管理兩個相對獨(dú)立的階段。處于后端的檔案管理環(huán)節(jié)接收前端文件管理階段中具有長久保存價值的文件，并進(jìn)行保管和提供利用。然而在“大數(shù)據(jù)時代”，處于后端的檔案管理階段已不能夠按照傳統(tǒng)的管理方式接收前端數(shù)據(jù)，這時就需要轉(zhuǎn)變檔案工作職能，把產(chǎn)品型號檔案管理節(jié)點(diǎn)前移，實(shí)行前端控制和全過程控制，由管檔案向管數(shù)據(jù)拓展。

2.2.2 實(shí)踐要求

在產(chǎn)品型號檔案收集環(huán)節(jié)中，公司可采用線上、線下二位一體管理的模式。在產(chǎn)品型號檔案線上收集過程中，將對產(chǎn)品文件管理行為提前到文件形成部門去實(shí)施，提前介入文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)過程。這些前端協(xié)調(diào)包括：在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初提出檔案化管理要求，以利于捕獲和采集電子文件產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)過程中元數(shù)據(jù)，按照保存要求提前對生成和流轉(zhuǎn)中的電子文件進(jìn)行控制；在歸檔移交前對電子文件進(jìn)行妥善管理；雙方商定歸檔方式和歸檔要求（包括歸檔范圍、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、整理、分類、價值鑒定等）。

2.3 平臺建設(shè)是“大數(shù)據(jù)時代”加強(qiáng)科研檔案收集歸檔的必要手段

2.3.1 必要性

檔案管理平臺建設(shè)是“大數(shù)據(jù)時代”實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)開展的技術(shù)保障。通過配置信息化硬件設(shè)施設(shè)備，建立安全保障機(jī)制，搭建檔案信息資源管理平臺。在信息安全允許的前提下，部署覆蓋公司全方位的云數(shù)字檔案館，打破各業(yè)務(wù)部門之間的信息壁壘，對公司產(chǎn)品型號檔案資源進(jìn)行目錄級整合共享，建立多渠道的利用機(jī)制，建設(shè)檔案利用仿真環(huán)境，提高數(shù)據(jù)交換效率，節(jié)約信息獲取成本。

檔案管理平臺一方面夯實(shí)紙質(zhì)檔案、特殊載體檔案的整理基礎(chǔ)，做好檔案資源的關(guān)聯(lián)性維護(hù)，為資源整合打下基礎(chǔ)。在檔案資源的形成和整理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、特殊載體檔案資源的數(shù)字化，并保留原始關(guān)聯(lián)關(guān)系；另一方面，實(shí)現(xiàn)原生電子文件準(zhǔn)確推送，原生電子文件的形成及管理要求應(yīng)納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能開發(fā)需求，確保文件關(guān)聯(lián)性的建立及傳輸?shù)目尚行浴?/p>

2.3.2 實(shí)踐要求

根據(jù)檔案管理前端控制和全生命周期管理要求，商發(fā)公司深入分析“大數(shù)據(jù)時代”產(chǎn)品型號檔案管理特點(diǎn)，通過檔案管理平臺優(yōu)化升級，加強(qiáng)在產(chǎn)品型號檔案管理各個環(huán)節(jié)的信息化水平，提升產(chǎn)品型號檔案管理效率。在收集環(huán)節(jié)，運(yùn)用信息系統(tǒng)的手段實(shí)現(xiàn)前端控制，將產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)充分集成，保證大量的、多種類型的、有價值的產(chǎn)品文件能夠?qū)崿F(xiàn)在線實(shí)時歸檔。文件形成和管理部門把審簽通過后的電子文件通過產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)接口歸檔平臺，隨時進(jìn)行邏輯歸檔。

在整理保管環(huán)節(jié)，科研產(chǎn)品研制周期長，定型前形成的大量檔案文件往往處于現(xiàn)行狀態(tài)，根據(jù)產(chǎn)品的研制階段，通過檔案管理平臺對現(xiàn)行產(chǎn)品文件進(jìn)行備份，并根據(jù)檔案整理和整編的要求，進(jìn)行預(yù)立卷，確認(rèn)預(yù)立卷號、預(yù)歸檔號，初步建立產(chǎn)品檔案文件之間的聯(lián)系。對于檔案管理平臺中產(chǎn)品文件，按照電子文件及電子檔案管理要求及檔案統(tǒng)一的備份機(jī)制，進(jìn)行服務(wù)器、光盤雙重備份，最大限度的提高檔案的容災(zāi)備災(zāi)能力，保護(hù)檔案的安全。

在利用環(huán)節(jié)，一方面加強(qiáng)檔案管理平臺建設(shè)，健全檔案資源檢索機(jī)制，深入挖掘檔案信息內(nèi)容，更好地發(fā)揮檔案資源潛在價值。通過優(yōu)化檔案管理平臺檢索機(jī)制，開發(fā)全文檢索功能，支持模糊檢索，提升檢索結(jié)果與檔案利用需求匹配程度，提升檔案利用用戶體驗(yàn)。另一方面隨著設(shè)計(jì)和制造的智能化發(fā)展趨勢，全三維設(shè)計(jì)技術(shù)開始全面應(yīng)用于產(chǎn)品型號研制中，產(chǎn)品型號的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、制造已從傳統(tǒng)的手工圖紙模式向三維數(shù)據(jù)模型轉(zhuǎn)變，如何有效利用非機(jī)構(gòu)化三維數(shù)據(jù)是檔案人員亟需解決的問題，對于三維數(shù)據(jù)的檔案管理要按照從按“件”管向按“包”管轉(zhuǎn)變，一是以構(gòu)型項(xiàng)為基礎(chǔ)，按照產(chǎn)品數(shù)據(jù)基線管理規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)籌策劃、統(tǒng)一管理；二是對產(chǎn)品研制前端數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口進(jìn)行優(yōu)化升級，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)據(jù)包完整歸檔。

3 結(jié)語

在“大數(shù)據(jù)時代”產(chǎn)品型號檔案管理過程中，檔案人員必須做好前端控制，加強(qiáng)產(chǎn)品型號檔案管理平臺建設(shè)，重視產(chǎn)品型號檔案管理各環(huán)節(jié)基礎(chǔ)性管理工作，搭建現(xiàn)代化檔案資源體系。

參考文獻(xiàn)

[1]王建玉.大型國企轉(zhuǎn)型升級過程中檔案管理實(shí)踐分析[J].浙江檔案，2017（12）：59.