淺析人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑

曾君

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，學(xué)校越來越重視人事檔案管理工作。它作為人事管理中的重要成員，對人才錄用工作非常重要，用人單位可以從人事檔案中獲取學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績、家庭成員情況、工作實(shí)習(xí)經(jīng)歷等等。本文對人事檔案管理的重要性進(jìn)行分析并給出提高人事檔案管理效率的

手段。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；重要性；優(yōu)化途徑

人事檔案記錄且跟隨每個(gè)人的一生，其地位非常重要。用人單位及學(xué)校通過對人事檔案的查詢，可以快速了解員工及學(xué)生的個(gè)性化特征，其真實(shí)性非常重要，但經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使人才的流動(dòng)越來越快，人事檔案管理過程中暴露了許多問題，無法滿足現(xiàn)階段社會(huì)的發(fā)展需求，所以，要加大人事檔案的管理力度。

1 管理人事檔案的重要性

檔案是記錄每個(gè)人成長的重要憑證，是每個(gè)人從幼兒園到走向工作崗位的人生軌跡縮寫。通過檔案，學(xué)校和用人單位可以了解每個(gè)人的家庭情況及社會(huì)關(guān)系。所以，管理人事檔案是非常必要的，其重要性主要體現(xiàn)在以下三方面：一是代表每個(gè)人的人生歷程。人事檔案可以體現(xiàn)學(xué)生上學(xué)時(shí)期的階段性表現(xiàn)，方便用人單位在后期進(jìn)行招聘參考，這就要求的人事檔案管理人員要對自己的工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，通過細(xì)致的記錄制作出每個(gè)人的專屬檔案，使其符合真實(shí)性、完整性、有效性；二是人事檔案管理在人事管理工作中占有重要的位置。學(xué)校的人事管理工作十分復(fù)雜且繁瑣，但最基礎(chǔ)的工作就是人事檔案管理，其管理能力的提升在一定程度上也可以提高整個(gè)人事管理工作的水平。因此，工作人員在進(jìn)行人事檔案的管理工作時(shí)，必須要集中精神將每個(gè)人的每個(gè)階段的檔案做好整理，防止出現(xiàn)遺漏的情況，增加內(nèi)容的真實(shí)性；三是人事檔案管理的工作是檔案真實(shí)完整的表現(xiàn)形式。想要提升學(xué)校人事檔案的真實(shí)率，就必須要注重人事檔案管理部分的工作，這也是全體人事檔案管理人員工作的終極目標(biāo)，為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，就必須要提高人事檔案管理的綜合水平，創(chuàng)新管理制度，實(shí)行統(tǒng)一的人事檔案管理制度，將管理工作進(jìn)行詳細(xì)化分配，推動(dòng)學(xué)校人事檔案管理建設(shè)的發(fā)展[1]。

2 現(xiàn)階段人事檔案中存在的問題

首先，人事檔案的信息獲取途徑較少，老師檔案的管理效果超過學(xué)生的管理效果。學(xué)校中的每一個(gè)個(gè)體都是人事檔案管理的重要對象，不論老師的個(gè)人檔案或是學(xué)生的個(gè)人檔案都是學(xué)校人事檔案的寶貴財(cái)富，管理人員需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行整理；然后，人事檔案管理的軟硬件設(shè)施過于陳舊，不適合學(xué)校人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。由于科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，學(xué)校對人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，導(dǎo)致大多數(shù)學(xué)校的軟硬件管理設(shè)備比較落后，人事檔案管理工作人員大多數(shù)都是兼職，無法將工作的中心放在人事檔案管理上，一些思維陳舊的管理人員認(rèn)為，只要沒有丟失，就是完成了對檔案的管理工作，紙張的保管不及時(shí)，直接減少了人事檔案的壽命；最后，人事檔案的管理工作缺少信息科學(xué)化。改革開放以來，我國的人事管理制度不斷完善，人事檔案管理越來越現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化，但計(jì)算機(jī)技術(shù)推廣應(yīng)用還沒有完全普及，實(shí)際應(yīng)用還存在許多的問題，限制了學(xué)校人事檔案管理的發(fā)展。

3 提高人事檔案管理效率的優(yōu)化途徑

3.1 完善人事檔案管理的相關(guān)制度與體系

想要提高人事檔案的管理效率，就必須要制定完善的管理機(jī)制和體系。管理人員需要以國家出臺的相關(guān)法律法規(guī)為參考基礎(chǔ)，參照學(xué)校的實(shí)際情況，建立相關(guān)制度與體系，使管理人員在實(shí)際管理工作中實(shí)現(xiàn)“依法治檔案”，然后再向下進(jìn)行制度推行落實(shí)。在這個(gè)過程中，學(xué)校人事檔案管理部門需要注意以下幾方面：一是統(tǒng)一檔案管理制度，這樣可以方便后期管理人員的整合，減少管理人員重復(fù)工作率，檔案管理部門可以參照國內(nèi)外優(yōu)秀的學(xué)校人事檔案管理實(shí)例，將其與自身的管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，制定出適合學(xué)校人事檔案管理的制度及體系；二是對人事檔案管理人員實(shí)行獎(jiǎng)罰制度，這種制度的實(shí)行可以從根本上提高管理人員的主動(dòng)性，當(dāng)人事檔案管理人員在工作中非常認(rèn)真，工作效率較高，就會(huì)獲得相應(yīng)的分?jǐn)?shù)，一段時(shí)間后進(jìn)行核算，給予分?jǐn)?shù)前三名的管理人員相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)；反之，當(dāng)人事檔案管理人員在工作中動(dòng)作散漫、不聽指揮，就會(huì)減分，一段時(shí)間后核算分?jǐn)?shù)最后三名管理人員會(huì)獲得相應(yīng)的懲罰。這樣做，有助于提高管理人員的工作積極性，保證人事檔案信息的真實(shí)。

3.2 提高檔案管理工作人員的專業(yè)知識及管理能力

想要提高人事檔案管理工作的效率，就必須要培養(yǎng)人的專業(yè)知識及管理能力。若管理人員的專業(yè)知識量較少，管理能力較差，那么人事檔案的管理效果一定不容樂觀。針對上述問題，可以采取以下幾種解決辦法：一方面，合理分配檔案管理人員的相關(guān)工作。學(xué)校每年舉辦招聘會(huì)的時(shí)候，除了要保持原有的專業(yè)課老師、導(dǎo)員的職位招聘外，還應(yīng)該設(shè)立人事檔案管理人員的相關(guān)職位招聘，吸收新鮮的血液，增加人事檔案部門的基層工作熱情，從而提高其工作效率；另一方面，對現(xiàn)有的人事檔案管理人員開展專業(yè)知識培訓(xùn)，還可以定期舉辦同區(qū)域人事檔案管理人員的交流活動(dòng)。對于剛?cè)肼毜娜耸聶n案管理人員可以采取“新老員工一帶一”模式，使其盡快熟悉自己的工作職責(zé)及日常工作內(nèi)容。學(xué)校還可以設(shè)立自我增值獎(jiǎng)金，鼓勵(lì)人事檔案管理人員利用課余時(shí)間實(shí)現(xiàn)自我增值，取得相關(guān)的管理資格證書。

3.3 創(chuàng)新人事檔案管理辦法

現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足學(xué)校的多元化發(fā)展，所以管理人員要對其進(jìn)行創(chuàng)新。例如：可以把人事檔案管理日常工作有效的分為多個(gè)小區(qū)域，再安排人事檔案管理人員對其進(jìn)行針對性管理，這樣優(yōu)化了工作時(shí)間，增加了工作效率；在人事檔案管理過程中，根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的管理表格，每個(gè)管理人員都需要在下班后上交這份表格，以周為單位、以人為對象、以工作效率作為基礎(chǔ)對這些表格進(jìn)行階段性匯總，以圖表的形式顯現(xiàn)出來，并張貼在辦公室中，這樣可以增加人事檔案管理工作的明細(xì)化，還可以激發(fā)人事檔案管理人員的積極性，提高其工作熱情，使其在工作中能夠發(fā)揮自己最大的能量[2]。

3.4 增加人事檔案管理的信息化建設(shè)

建設(shè)信息化的人事檔案管理模式是社會(huì)未來人事檔案管理的發(fā)展趨勢，學(xué)校作為社會(huì)的重要場所，也要緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐，才可以增加其核心競爭力。一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須要在頭腦中樹立信息化檔案管理意識，增加人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)建設(shè)投入；另一方面，學(xué)校要建立自己的人事檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中要實(shí)現(xiàn)錄入、查找、引用、修改、整理、反饋的功能，在錄入過程中要保證檔案信息與電腦中輸入一致，通過賬號、密碼登錄可以實(shí)時(shí)查看并引用需要的人事檔案，需要注意的是，可以修改人事檔案的人員必須是系統(tǒng)的管理員，更改后也要在系統(tǒng)中留下記錄信息，增加學(xué)校人事檔案信息的保密性。

4 結(jié)論

綜上所述，人事檔案管理工作在學(xué)校和用人單位中扮演著重要的角色，對個(gè)人具有重要的意義，所以必須要增加對其的管理力度。從學(xué)校的角度來看待人事檔案管理問題，首先要提高管理人員的綜合素質(zhì)，不斷完善管理方法，推動(dòng)人事檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王悅，羅振.人事檔案管理的重要性及優(yōu)化的幾點(diǎn)建議[J].低碳世界，2017（35）：365-366.

[2]王心梅，名娟.人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑[J].教育現(xiàn)代化，2017，4（38）：163-164.