淺談數(shù)字化檔案管理

丁慧文

摘 要：檔案管理的方式是根據(jù)信息技術發(fā)展而隨之變化，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式不適合現(xiàn)有檔案管理的需求，不能提升檔案管理的安全性，也很難實現(xiàn)快速的信息查閱。為此，在開展檔案管理的過程中，人們更加推崇數(shù)字化的模式，可以對檔案信息開展數(shù)字化的管理，也能實施智能搜索和管理，能強化檔案管理的科學性。為此，本文主要思考實施檔案管理信息化建設的需求，從多個層面論述信息化檔案管理的途徑，希望可以為相關研究提供參考。

關鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；數(shù)字檔案；智能管理；信息庫

現(xiàn)如今，信息化發(fā)展步伐逐漸加快，針對檔案管理所體現(xiàn)的管理工作，在工作形式上也發(fā)生了顯著的變化。為了更好滿足人們檔案信息獲取需求，檔案管理工作已經(jīng)趨向信息化、智能化方向發(fā)展，實現(xiàn)檔案智能搜集與儲存。

隨著信息技術在企業(yè)領域不斷滲透，各個企業(yè)以信息技術為載體，構建自動化系統(tǒng)，用于服務辦公服務。代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)文件，電子文件、文檔成為主要信息建檔形式。企業(yè)在實施檔案管理工作時，必須清楚認識到管理方式轉(zhuǎn)變，意識到新時期的檔案管理，以數(shù)字化管理為主導。并以此為思想主導，創(chuàng)新多種檔案管理方式，為數(shù)字化檔案管理提供重要技術與方法支撐。

眾所周知，數(shù)字檔案已經(jīng)滲透到企業(yè)管理的方方面面，可見，此種創(chuàng)新性檔案管理形式發(fā)展形勢十分良好。從當前數(shù)字檔案發(fā)展情況可以看出，數(shù)字檔案在未來在檔案管理領域中必定成為主流管理方式，成為檔案管理工作深入發(fā)展的重要技術支撐。因此，作為檔案管理者，務必要清楚地認識到檔案管理工作發(fā)展方向，加強自身信息技術知識不被豐富的。同時，檔案管理雖然趨于數(shù)字化方向發(fā)展，但傳統(tǒng)檔案管理形式仍然發(fā)揮著重要功能。作為檔案管理者，應當注重兩者有效結合，利用數(shù)字化管理手段提升檔案管理效率，而以紙質(zhì)檔案管理辦法，提高檔案管理安全性。作為檔案管理者，應當充分不斷豐富自身檔案管理知識儲備，提高數(shù)字化檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。其次，數(shù)字化檔案，是對檔案信息進行精細化、智能化管理，管理者應當深入認識到數(shù)字檔案真實存在的信息價值。區(qū)別于紙質(zhì)管理，數(shù)字管理儲存強度更大，看似微不足道的數(shù)字代碼，其實包含的檔案信息，與紙質(zhì)檔案信息相比，只低不高。所以說，管理者需要做的便是對這些看似簡單的數(shù)字代碼，做好儲存與管理。在平時檔案管理工作中，管理者需要針對信息化管理系統(tǒng)做好，數(shù)字檔案備份與優(yōu)化保存，從保存路徑、時間、以及保存格式等方面加以優(yōu)化，為今后數(shù)字檔案查詢與檢閱提供便利條件。同時，管理者需要合理甄別檔案信息重要性指標。在網(wǎng)絡背景下，管理者需要明確檔案信息實際情況，根據(jù)重要性，考慮是否將其轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案。從而確保檔案管理空間在最大程度上得以優(yōu)化，降低檔案信息管理成本。如何針對檔案信息加以辨別，主要需要依賴管理者的信息敏銳能力，結合業(yè)務開發(fā)與經(jīng)營管理實際標準，篩選有用檔案信息，并將其由電子檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)檔案信息雙向管理與傳遞。

目前，在我省的公路基本建設工程管理過程中，信息采集要是通過手工統(tǒng)計數(shù)據(jù)，這種方式工作量大、效率低，難以保證信息的及時性和有效性。因此，一改傳統(tǒng)落后的手工方式為先進的數(shù)字化處理方式已是當務之急，各建設單位和相關部門應與時俱進著手開展這項

工作。

1 以信息技術為載體，構建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

為實現(xiàn)數(shù)字檔案高效管理，工程單位需要以信息技術為載體，構建特色化、現(xiàn)代化管理系統(tǒng)。在構建具體管理系統(tǒng)之前，工程單位應當圍繞檔案信息做好詳細的調(diào)查工作。具體調(diào)查內(nèi)容主要以檔案信息為基準，從類型、形式、數(shù)量、使用功能及范圍等方面加以調(diào)查。并嚴格根據(jù)上述條件信息，科學、合理制定數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。其次，做好數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)設備采購與安裝，比如說掃描儀等硬件系統(tǒng)[1]。此外，工程單位需要結合本單位檔案信息具體管理標準，開發(fā)符合單位管理特色與需求的智能軟件。工程單位建立檔案系統(tǒng)，不僅能夠優(yōu)化檔案信息存儲條件，同時也為實現(xiàn)工程信息交互共享提供了便利條件。

2 加強檔案人員專業(yè)素質(zhì)建設

為了實現(xiàn)數(shù)字檔案系統(tǒng)建設，工程單位務必要注重管理者素質(zhì)建設與提升。首先，作為一名合格的檔案管理人員，必須要掌握詳細的管理知識、專業(yè)的管理技能，從而優(yōu)化檔案管理操作流程。其次，為了將數(shù)字檔案管理效果有效發(fā)揮出來，檔案人員必須自主學習先進的計算機操作知識，掌握現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理軟件操作標準與細則，懂得數(shù)字檔案網(wǎng)絡安全維護與功能檢測，確保工程檔案信息儲存與管理環(huán)境安全。

3 訪問控制，維護網(wǎng)絡系統(tǒng)安全

在檔案管理工作領域，相較于紙質(zhì)管理，數(shù)字管理雖然信息傳遞效率更快，但同時因為數(shù)字檔案信息管理開放性較強，也增加了檔案信息遺失、泄漏的風險。因此，作為管理者需要加強數(shù)字檔案系統(tǒng)安全維護[2]。以計算機系統(tǒng)為載體設定檔案訪問安全密碼，做好開放性檔案與內(nèi)部秘密檔案的分層管理，優(yōu)化工程檔案信息使用權限限定條件，從而保證工程單位檔案信息管理安全。

4 預防病毒，防止網(wǎng)絡系統(tǒng)遭受侵害

工程單位在利用信息技術，對工程檔案實施數(shù)字化管理時，需要注重病毒查殺，定期展開數(shù)字管理系統(tǒng)安全維護與功能檢修，利用專業(yè)病毒查殺軟件，設定防火墻。同時，盡量控制外來磁盤連接和使用，做好數(shù)字檔案系統(tǒng)運行環(huán)境安全維護。

5 加強檔案原件保護

檔案人員在進行檔案管理工作時，需要做好檔案原件保護工作。對檔案信息進行多重備份，防止外部盜取檔案重點信息，以及內(nèi)部人員肆意更改檔案信息。

6 建立有紙化和無紙化結合的信息庫

為提高檔案管理安全，工程單位有必要針對檔案管理標準，將傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理方式有效融合，構建一體性、智能化檔案信息庫。開發(fā)先進檔案管理程序軟件，優(yōu)化檔案信息數(shù)字管理流程。

7 做好檔案信息備份

對于檔案數(shù)字管理方法來講，因系統(tǒng)功能障礙，或者外界病毒侵入，造成的檔案丟失風險增加。同時，因為管理員操作疏忽也可能導致檔案丟失[3]。因此，做好多種備份，是避免重要檔案信息丟失的重要舉措，管理人員對此應當加強重視。

8 制定計算機系統(tǒng)安全保護制度

為確保數(shù)字檔案管理安全，工程單位需要根國際計算機安全使用管理條例，并結合內(nèi)部檔案管理實際需求，制定完善性的管理體制，優(yōu)化數(shù)字檔案管理流程。

9 做好數(shù)字原檔案信息檢查

做好原檔案信息檢查，需要從幾個方面著手。第一，在掃描階段檢查紙質(zhì)檔案表面是否平整，順序是否正確，避免掃描遺漏，造成數(shù)字檔案信息不全。第二，加強數(shù)據(jù)。圖像檢測，確定數(shù)字檔案數(shù)據(jù)、圖片信息清楚，格式正確。第三，做好鏈接檢查，確保數(shù)字庫與掃描文件鏈接路徑一致，方便后續(xù)查詢和檢閱。

現(xiàn)如今，隨著生活節(jié)奏加快，人們對信息獲取、傳遞越發(fā)講求效率要求。工程單位為了實現(xiàn)工程有效開發(fā)與建設，必須加強檔案信息高效、智能管理，在提高檔案管理效率的同時，有效實現(xiàn)檔案信息資源共享。為此，在工程單位單位管理工作中，管理人員必須更新檔案管理理念，利用信息技術建設先進的檔案管理體系，從而實現(xiàn)檔案信息高效存儲、管理、搜索和檢閱。作為檔案管理人員，務必順應信息時代發(fā)展需求，針對工程檔案管理需求，優(yōu)化檔案管理方式方法，提高檔案管理效率與質(zhì)量。

參考文獻

[1]王冬梅.電子檔案數(shù)字化管理的優(yōu)缺點及其提高管理水平的措施[J].信息記錄材料，2018，19（07）：109-110.

[2]閆成聚.新時期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新策略[J].中國管理信息化，2017，20（05）：175-177.

[3]王素芳.搭建數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的有效策略研究[J].城建檔案，2016（07）：16-18.