淺談數(shù)字化檔案管理

丁慧文

摘 要：檔案管理的方式是根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展而隨之變化，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式不適合現(xiàn)有檔案管理的需求，不能提升檔案管理的安全性，也很難實(shí)現(xiàn)快速的信息查閱。為此，在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，人們更加推崇數(shù)字化的模式，可以對(duì)檔案信息開(kāi)展數(shù)字化的管理，也能實(shí)施智能搜索和管理，能強(qiáng)化檔案管理的科學(xué)性。為此，本文主要思考實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)的需求，從多個(gè)層面論述信息化檔案管理的途徑，希望可以為相關(guān)研究提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；數(shù)字檔案；智能管理；信息庫(kù)

現(xiàn)如今，信息化發(fā)展步伐逐漸加快，針對(duì)檔案管理所體現(xiàn)的管理工作，在工作形式上也發(fā)生了顯著的變化。為了更好滿足人們檔案信息獲取需求，檔案管理工作已經(jīng)趨向信息化、智能化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案智能搜集與儲(chǔ)存。

隨著信息技術(shù)在企業(yè)領(lǐng)域不斷滲透，各個(gè)企業(yè)以信息技術(shù)為載體，構(gòu)建自動(dòng)化系統(tǒng)，用于服務(wù)辦公服務(wù)。代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)文件，電子文件、文檔成為主要信息建檔形式。企業(yè)在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，必須清楚認(rèn)識(shí)到管理方式轉(zhuǎn)變，意識(shí)到新時(shí)期的檔案管理，以數(shù)字化管理為主導(dǎo)。并以此為思想主導(dǎo)，創(chuàng)新多種檔案管理方式，為數(shù)字化檔案管理提供重要技術(shù)與方法支撐。

眾所周知，數(shù)字檔案已經(jīng)滲透到企業(yè)管理的方方面面，可見(jiàn)，此種創(chuàng)新性檔案管理形式發(fā)展形勢(shì)十分良好。從當(dāng)前數(shù)字檔案發(fā)展情況可以看出，數(shù)字檔案在未來(lái)在檔案管理領(lǐng)域中必定成為主流管理方式，成為檔案管理工作深入發(fā)展的重要技術(shù)支撐。因此，作為檔案管理者，務(wù)必要清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作發(fā)展方向，加強(qiáng)自身信息技術(shù)知識(shí)不被豐富的。同時(shí)，檔案管理雖然趨于數(shù)字化方向發(fā)展，但傳統(tǒng)檔案管理形式仍然發(fā)揮著重要功能。作為檔案管理者，應(yīng)當(dāng)注重兩者有效結(jié)合，利用數(shù)字化管理手段提升檔案管理效率，而以紙質(zhì)檔案管理辦法，提高檔案管理安全性。作為檔案管理者，應(yīng)當(dāng)充分不斷豐富自身檔案管理知識(shí)儲(chǔ)備，提高數(shù)字化檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。其次，數(shù)字化檔案，是對(duì)檔案信息進(jìn)行精細(xì)化、智能化管理，管理者應(yīng)當(dāng)深入認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案真實(shí)存在的信息價(jià)值。區(qū)別于紙質(zhì)管理，數(shù)字管理儲(chǔ)存強(qiáng)度更大，看似微不足道的數(shù)字代碼，其實(shí)包含的檔案信息，與紙質(zhì)檔案信息相比，只低不高。所以說(shuō)，管理者需要做的便是對(duì)這些看似簡(jiǎn)單的數(shù)字代碼，做好儲(chǔ)存與管理。在平時(shí)檔案管理工作中，管理者需要針對(duì)信息化管理系統(tǒng)做好，數(shù)字檔案?jìng)浞菖c優(yōu)化保存，從保存路徑、時(shí)間、以及保存格式等方面加以優(yōu)化，為今后數(shù)字檔案查詢與檢閱提供便利條件。同時(shí)，管理者需要合理甄別檔案信息重要性指標(biāo)。在網(wǎng)絡(luò)背景下，管理者需要明確檔案信息實(shí)際情況，根據(jù)重要性，考慮是否將其轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案。從而確保檔案管理空間在最大程度上得以優(yōu)化，降低檔案信息管理成本。如何針對(duì)檔案信息加以辨別，主要需要依賴管理者的信息敏銳能力，結(jié)合業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)與經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)，篩選有用檔案信息，并將其由電子檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息雙向管理與傳遞。

目前，在我省的公路基本建設(shè)工程管理過(guò)程中，信息采集要是通過(guò)手工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，這種方式工作量大、效率低，難以保證信息的及時(shí)性和有效性。因此，一改傳統(tǒng)落后的手工方式為先進(jìn)的數(shù)字化處理方式已是當(dāng)務(wù)之急，各建設(shè)單位和相關(guān)部門應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)著手開(kāi)展這項(xiàng)

工作。

1 以信息技術(shù)為載體，構(gòu)建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案高效管理，工程單位需要以信息技術(shù)為載體，構(gòu)建特色化、現(xiàn)代化管理系統(tǒng)。在構(gòu)建具體管理系統(tǒng)之前，工程單位應(yīng)當(dāng)圍繞檔案信息做好詳細(xì)的調(diào)查工作。具體調(diào)查內(nèi)容主要以檔案信息為基準(zhǔn)，從類型、形式、數(shù)量、使用功能及范圍等方面加以調(diào)查。并嚴(yán)格根據(jù)上述條件信息，科學(xué)、合理制定數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。其次，做好數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)備采購(gòu)與安裝，比如說(shuō)掃描儀等硬件系統(tǒng)[1]。此外，工程單位需要結(jié)合本單位檔案信息具體管理標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)發(fā)符合單位管理特色與需求的智能軟件。工程單位建立檔案系統(tǒng)，不僅能夠優(yōu)化檔案信息存儲(chǔ)條件，同時(shí)也為實(shí)現(xiàn)工程信息交互共享提供了便利條件。

2 加強(qiáng)檔案人員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)，工程單位務(wù)必要注重管理者素質(zhì)建設(shè)與提升。首先，作為一名合格的檔案管理人員，必須要掌握詳細(xì)的管理知識(shí)、專業(yè)的管理技能，從而優(yōu)化檔案管理操作流程。其次，為了將數(shù)字檔案管理效果有效發(fā)揮出來(lái)，檔案人員必須自主學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，掌握現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理軟件操作標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)則，懂得數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)與功能檢測(cè)，確保工程檔案信息儲(chǔ)存與管理環(huán)境安全。

3 訪問(wèn)控制，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全

在檔案管理工作領(lǐng)域，相較于紙質(zhì)管理，數(shù)字管理雖然信息傳遞效率更快，但同時(shí)因?yàn)閿?shù)字檔案信息管理開(kāi)放性較強(qiáng)，也增加了檔案信息遺失、泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。因此，作為管理者需要加強(qiáng)數(shù)字檔案系統(tǒng)安全維護(hù)[2]。以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體設(shè)定檔案訪問(wèn)安全密碼，做好開(kāi)放性檔案與內(nèi)部秘密檔案的分層管理，優(yōu)化工程檔案信息使用權(quán)限限定條件，從而保證工程單位檔案信息管理安全。

4 預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害

工程單位在利用信息技術(shù)，對(duì)工程檔案實(shí)施數(shù)字化管理時(shí)，需要注重病毒查殺，定期展開(kāi)數(shù)字管理系統(tǒng)安全維護(hù)與功能檢修，利用專業(yè)病毒查殺軟件，設(shè)定防火墻。同時(shí)，盡量控制外來(lái)磁盤連接和使用，做好數(shù)字檔案系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全維護(hù)。

5 加強(qiáng)檔案原件保護(hù)

檔案人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要做好檔案原件保護(hù)工作。對(duì)檔案信息進(jìn)行多重備份，防止外部盜取檔案重點(diǎn)信息，以及內(nèi)部人員肆意更改檔案信息。

6 建立有紙化和無(wú)紙化結(jié)合的信息庫(kù)

為提高檔案管理安全，工程單位有必要針對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理方式有效融合，構(gòu)建一體性、智能化檔案信息庫(kù)。開(kāi)發(fā)先進(jìn)檔案管理程序軟件，優(yōu)化檔案信息數(shù)字管理流程。

7 做好檔案信息備份

對(duì)于檔案數(shù)字管理方法來(lái)講，因系統(tǒng)功能障礙，或者外界病毒侵入，造成的檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)增加。同時(shí)，因?yàn)楣芾韱T操作疏忽也可能導(dǎo)致檔案丟失[3]。因此，做好多種備份，是避免重要檔案信息丟失的重要舉措，管理人員對(duì)此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視。

8 制定計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全保護(hù)制度

為確保數(shù)字檔案管理安全，工程單位需要根國(guó)際計(jì)算機(jī)安全使用管理?xiàng)l例，并結(jié)合內(nèi)部檔案管理實(shí)際需求，制定完善性的管理體制，優(yōu)化數(shù)字檔案管理流程。

9 做好數(shù)字原檔案信息檢查

做好原檔案信息檢查，需要從幾個(gè)方面著手。第一，在掃描階段檢查紙質(zhì)檔案表面是否平整，順序是否正確，避免掃描遺漏，造成數(shù)字檔案信息不全。第二，加強(qiáng)數(shù)據(jù)。圖像檢測(cè)，確定數(shù)字檔案數(shù)據(jù)、圖片信息清楚，格式正確。第三，做好鏈接檢查，確保數(shù)字庫(kù)與掃描文件鏈接路徑一致，方便后續(xù)查詢和檢閱。

現(xiàn)如今，隨著生活節(jié)奏加快，人們對(duì)信息獲取、傳遞越發(fā)講求效率要求。工程單位為了實(shí)現(xiàn)工程有效開(kāi)發(fā)與建設(shè)，必須加強(qiáng)檔案信息高效、智能管理，在提高檔案管理效率的同時(shí)，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。為此，在工程單位單位管理工作中，管理人員必須更新檔案管理理念，利用信息技術(shù)建設(shè)先進(jìn)的檔案管理體系，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息高效存儲(chǔ)、管理、搜索和檢閱。作為檔案管理人員，務(wù)必順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展需求，針對(duì)工程檔案管理需求，優(yōu)化檔案管理方式方法，提高檔案管理效率與質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]王冬梅.電子檔案數(shù)字化管理的優(yōu)缺點(diǎn)及其提高管理水平的措施[J].信息記錄材料，2018，19（07）：109-110.

[2]閆成聚.新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新策略[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（05）：175-177.

[3]王素芳.搭建數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺(tái)的有效策略研究[J].城建檔案，2016（07）：16-18.