企業會計檔案管理工作的不足及其應對措施

文/安徽大學管理學院 侯存清

會計檔案作為企業生產經營活動的最終記錄者，見證了企業的生產發展與經營方向，在企業的經濟與管理上發揮著重要作用。會計檔案作為會計工作的憑證，是每個企業生產經營活動的真實反映，也是對檔案事業的補充與完善。因此，對企業會計檔案管理的加強，既是檔案工作的開展要求，同時也是企業進步的必然選擇。

一、會計檔案管理的內容

2016年1月1日正式施行的《會計檔案管理辦法》，是目前對會計檔案管理的最新解釋，該辦法指出會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。在對會計檔案的管理上，主要是對內容的管理，由此必定要對其內容有全面的了解。對于會計檔案的管理內容主要有以下四部分：1.會計憑證，主要包括原始憑證與記賬憑證。前者是在經濟活動發生之初填寫的原始書面證明，而后者則是以前者為依據，將各項經濟活動加以細化分類后的產物。2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬及其他輔助性賬簿。用于全面反映會計主體在一定時期內所發生的各種資金活動。3.財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。4.其他會計資料，包括銀行對賬單、納稅申報表等。

二、會計檔案管理在企業活動中的不足之處

改革開放以來，隨著國家對經濟建設的強調，以及會計部門業務能力的提升和檔案意識的加強，在對會計檔案的管理上也逐漸重視。一些大企業紛紛開始建立自己的資料史或檔案室，用于會計檔案的保管。會計檔案的管理主要分為兩個階段：一是會計部門的整理階段，二是檔案室的保管利用階段。但在實際的管理中，由于諸多因素的限制，也導致了各種問題的出現。

（一）會計部門整理階段。1.人員綜合素質不高，檔案業務能力不足。會計業務和檔案業務都是專業性較強的工作，需要該領域的專業人才或復合人才的參與。但在實際的檔案整理中，首先，有些會計部門并沒有專門的檔案整理人員，大多數由財務代勞，負責整理自己的業務內容。而大部分財務人員很少甚至沒有參加檔案教育培訓，并不具備檔案人員的專業素質，從而影響檔案整理的質量。其次，在一些規模較大的公司，往往具備三四個財務人員，他們各自為政，間接破壞了檔案的內部連續性。最后，公司的核心目標是利益的追求，但由于檔案的特殊屬性，短期效益并不明顯，導致部門重業務輕檔案，缺少檔案意識，片面地以為業務活動的完成即整個工作的結束，甚至忽視檔案的整理。2.檔案移交不及時，整理不規范。《會計檔案管理辦法》明確指出，當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫時由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案管理機構統一保管。但在現實的整理工作中，我們會發現會計部門的工作人員并不會嚴格遵守移交整理法則，且總是拿利用方便與工作忙碌無暇整理為由，對檔案移交工作拖之又拖。以安徽出版集團為例，其本部時代出版傳媒股份有限公司的會計憑證堆積已有六年之多，2012ü2017年的會計憑證仍保存在財務部門，目前也僅由于保管場所有限，積壓已久，才準備移交往檔案室，且仍保留近三年的會計憑證。按照規定，企業部門在生產經營活動中產生的會計檔案，應由該企業的會計部門自行負責，并按照移交要求進行整理裝訂工作。但在實際操作中，由于會計部門人員缺少檔案知識背景，也很少有參加檔案管理的培訓機會，導致在會計檔案的整理上存在賬頁不齊全、裝訂不平整、序號不連續等問題，有時甚至會出現檔號的編制不唯一，從而嚴重影響檔案的利用。同時，由于會計部門檔案意識的缺陷，在移交階段，并未制定檔案移交清冊，只是稍作清點，便向檔案室移交的現象也屢見不鮮。

（二）檔案室保管利用階段。1.信息化人才缺失，數字化程度不高。近年來，隨著信息化時代的發展需要，檔案數字化也成為檔案事業發展的下一個重點。數字化的發展需要檔案與計算機結合的復合型人才，事實上，單位檔案室的人才結構比較單一，主要是檔案人員，甚至于對大多數企業而言，檔案室相當于“公益部門”，并不能直接創造效益或成效不明顯，所以在人員的選擇上，出于成本的考慮，往往選擇兼職人員。在數字化的過程中，除了信息化人才之外，掃描儀、系統軟件等數字化設備的需求不足，也制約企業檔案的信息化之路。2.檔案未能按時銷毀，加大資源消耗。目前，根據最新的《會計檔案管理辦法》，各類會計檔案都劃分了具體的保管期限，但在實際的操作中，各企業單位并沒有按照相應的年限進行檔案的鑒定銷毀工作。一方面，檔案鑒定工作難度較大，很難確定出具體該銷毀的內容與期限，同時，由于檔案的特殊性質，一般工作人員不敢輕易對檔案進行銷毀，一旦鑒定錯誤，將會給企業帶來不可挽回的損失。另一方面，單位檔案數量的龐大需要耗費巨大的人力、物力和財力的投入，也在一定程度上制約了檔案的銷毀工作。

三、企業會計檔案管理工作的應對措施

會計檔案是重要的歷史資料，是經濟決策、管理施政的主要依據，也是國家必不可少的經濟資源。會計檔案作為檔案事業的重要組成部分，其管理直接影響著檔案事業的發展。對此，針對以上管理問題，在此提出以下建議。

（一）加強會計檔案法律制度的細化與制定。在我國，針對會計檔案的法律與法規，有早些年出臺的《會計法》和《檔案法》，但在這兩部法律中對會計檔案的條文是少有涉及的，或是較為寬泛的。以及2016年新出臺的《會計檔案管理辦法》，它是目前會計檔案比較有針對性的一部法規，但仍無法解決部分現實工作中出現的問題。由此可見，會計檔案管理水平的提高，不僅要加強相關法律法規的制定，同時也要將理論聯系實際，讓其更具有操作性。同時該套法律體制的建立要明確具體的歸檔范圍、保管期限、歸檔手續及整理要求。以應對在日常實際中出現的管理問題。

（二）加強檔案業務培訓，注重檔案人員素質培養。會計部門人員的檔案素質直接影響著檔案工作的質量，但在大多數檔案部門，并不具備相應人才，因此在會計部門，會計檔案的整理或指導至少需要一名具有檔案背景的專業人員，以及定期開展檔案業務的培訓或講座。同時財務工作者應認真學習最新頒布的關于會計檔案管理的相關法律法規，切實提高自身的檔案意識與業務能力。

（三）定時移交檔案，注重規范整理。按照最新的辦法規定，企業會計檔案在年度結束后，相應部門人員應對會計資料進行初步的整理，同時也可在本機構保管一年，用于解決相關業務問題。期滿之后，會計機構管理者應安排專業檔案整理人員用于系統的檔案整理歸檔工作，并編制相應的檔案移交清冊，向檔案室移交，從而避免大量檔案堆積，損壞檔案實體安全。在整理過程中，要嚴格根據檔案整理規范進行，仔細核對賬單憑證，查缺補漏。同時，在裝訂過程中，要控制好冊數的厚度與尺寸，以及內部賬單的擺放平整，以便于裝盒。在憑證封面也要注意內容的填寫完整與無誤。在裝盒的過程中，要仔細填寫檔案信息，主要包括檔號、年月、機構負責人、保管期限、起止號、冊數等。最后，在移交過程中，要制定檔案移交清冊，用于檔案管理人員的核對清點。

（四）加強檔案數字化建設，培養信息化人才。檔案現代化的發展離不開信息化的實現，會計信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會計檔案信息材料的正常延續和過渡。信息化在檔案工作中的發展，有著很強的系統依賴性，所以，在系統軟件的開發商選擇上，要著重考慮穩定性好，資質強的軟件公司。其次，系統的升級更新與維護的過程中，要注意相關配套載體的升級換代，謹防軟硬件不匹配導致的利用上的障礙。最后，信息化是檔案發展的一大趨勢，因此要培養本單位的信息化人才，會計檔案由于自身的特點與要求，在對工作人員的選擇上，既要了解會計業務也要熟知檔案整理，以及在電算化的發展下，計算機人才也必不可少，為檔案信息化的長遠發展注入自身的活力。

（五）重視檔案鑒定，做好檔案銷毀工作。企業在面臨快期滿或已期滿的會計檔案，應當積極主動協助并開展鑒定工作。會計檔案的鑒定工作應由單位檔案管理機構牽頭，審計、紀檢監察等機構或人員組成，對經過鑒定仍需繼續保存的會計檔案重新劃定保管期限，保管期滿確無保存價值的會計檔案要及時銷毀。在新出臺的規定中，對會計憑證、財務會計報告等各種具體的管理內容各自劃定了相應的保管期限，期滿檔案的銷毀工作可按具體規范進行，但涉及期滿但尚未結清的債務債權會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，以此避免日后糾紛。

四、結語

財務部門的會計檔案管理工作不論是對于單位自身還是對于國家集體都至關重要，影響著領導高層對未來工作的決策和規劃。由此，在日后的管理活動中，我們需要正確認識自身的不足，總結實踐中的經驗教訓，從而促進企業檔案事業的長遠發展。