高校辦公室信息化管理存在的問題與對策

文/泰州學院 謝琴

計算機及相關技術的發展，使得辦公室的現代管理技術也逐漸被廣泛使用，這是辦公室管理模式的一個非常大的變革，辦公室的管理逐漸轉向了信息化。現在，很多辦公室工作比如文件的生成以及儲存都離不開計算機這種現代的辦公設備，與傳統的辦公形式不同，現在的辦公室文件主要以機讀的形式存在，需要使用一些信息時，就可以在一個建立好的辦公室文件信息系統中搜索，這樣能使得信息更加快速有效地被利用，減少一些無效勞動，提升勞動效率，辦公室的信息化管理是管理逐漸進入信息化的一個外在形式，辦公室管理信息化并是把現代的信息技術和辦公室的管理簡單相結合，而是一種創新的過程。

一、高校辦公室信息化管理的必要性

辦公室的信息化管理意味著管理逐步走向現代化，信息化的管理就是利用先進技術的一種管理系統，但卻不是技術與辦公室管理的簡單結合，而是追求一種創新，信息化管理就是對信息的處理過程進行管理，主要包括日常事務的處理、現金的流動以及一些學生的交互業務，建立一個完善的信息系統，并且把這些信息都加工成信息資源，這樣需要信息的人就可以更加方便地獲取需要的信息，使得這些資源更加合理地利用，能夠滿足全校師生的各種要求。學校的信息化管理主要是在信息技術的支持下學校變革過程的管理以及對學校資源信息化實施的管理。在現代社會，任何管理都離不開信息技術，特別是近年來信息技術的飛速發展，辦公室信息管理的實施得到了更高的工作效率，除此之外，信息化帶來的意義還有很多。

高校辦公室管理實行信息化是一種傳統的管理模式的改變，是一種把互聯網融入傳統的辦公室管理中的創新型的管理模式，如今人們對于素質教育更加重視，學生的綜合素質也應該滿足社會的發展，在高校辦公室實行信息化管理有助于課堂教育更加開放，學生以及教師等工作人員查閱學校的信息時不再受時間和空間的束縛，而且還能夠通過各種各樣的多媒體人才和管理人員進行溝通，在教育上更有利于提高學生的綜合素質，培育一個全面發展的新型人才。

二、高校辦公室信息化管理存在的問題

在本科院校中，辦公室是在為所有的校領導、教職工以及全體學生服務的，所以辦公室必須做好一個學校各個單位之間的協調工作，辦公室的工作人員要能夠熟練完成辦公室的日常管理工作，還要不斷完善辦公室的信息化管理系統，因為在各個部門甚至是學生中，信息化管理系統都是經常被用到的，特別是在經濟以及計算機信息技術高速發展的今天，這種系統的管理是非常重要的，下邊簡單列舉幾種信息化在辦公室管理中的應用。

（一）電子郵件作業。現在大部分本科院校在辦公室的信息化管理系統上都會設置一個有專人管理的復雜的電子信箱，這就是辦公室信息化管理中一個非常重要的應用，這種電子郵件作業的內容非常豐富，它不僅可以向特定的人發送文件，還可以傳送一些工具軟件制作的檔案，發送郵件這種功能在很早之前就在很多高校的辦公室廣泛開始使用了，后來網絡技術不斷發展，大家都有了各自的郵箱。這樣使得各個部門的工作人員之間可以更加方便地交流并且實現資源共享。在高校辦公室進行處理的文件只要是不需要簽字的，都可以通過這種方式進行發送，還有一些學校的人事任命以及任務安排，都可以通過電子郵箱的方式進行發送。但是那些涉及到簽核的文件，還是需要用紙質文檔的方式。

（二）分層負責。現在高校辦公室的任務是非常繁重的，那么為了減輕辦公室的任務，提高工作效率，辦公室首先要匯總各個部門之間的工作情況，明確每一個部門的權責層次，制定一個明確的權責明細表，然后交給校長進行核查，通過互聯網的方式進行發布，然后由各個部門的負責人員簽定好之后明確好自己部門要擔負的責任，把文件中的內容傳播給本部門的每一個人，這種方式就能夠讓每個人都清楚自己所要承擔的責任，可以激發每一個工作人員的積極性，然后辦公室的人員負責這個任務明細表的更新，這是辦公室一個非常重要的任務，也是辦公室信息化管理帶來的益處之一。

（三）文件的送收和稽核。鑒于之前那些需要簽核的文件不能通過電子郵件發送，那么為了解決這個問題，很多高校的技術人員都在努力開發一個更為先進的文件處理系統，然后配置上已經建置的電子簽章和認證機制，這樣就可以克服先前的困難，實現線上文件的簽核。現在日常的辦公室工作就是文件的送收以及稽核，一些校內的文件首先由簽辦部門制定好紙質版的文件，然后由辦公室在信息化的管理系統上建立一個文件送文單，這個送文單不僅要記載一些必要的基本資料，還要有這份文件的送文流程，這樣才能保證文件能夠安全送達，接收的部門在接受到這份文件之后就可以在系統上進行簽收，把文件上的信息處理好之后再傳送給下一個部門。在整個過程中，在辦公室的信息化系統上都能夠查得到文件的位置，稽核部門也能夠隨時進行稽核工作，這樣不僅提高了工作效率，還提高了工作的質量，對各部門都能夠更好地監督。

（四）公共資源的申請及管理。逐步實現辦公室信息化管理，就能夠實現線上對會議室以及多媒體教室進行申請和管理。想要申請的部門不需要再一級一級地交紙質文件進行申請，只需要先在系統上查詢到空的會議室、普通教室或者是多媒體教室，然后網上填好申請單，系統自動發送給審核部門，然后審核部門在電腦上加以核實，核實完之后直接通過系統傳達給申請部門就可以，這樣就省略了之前一級級復雜的程序，加快了工作效率。月末時還可通過系統自動匯總月度報表，這樣就可以直觀地統計出每月會議室、教室的使用情況，便于及時對有限的資源進行優化。

三、高校辦公室信息化管理的對策

高校辦公室信息化管理是為了實現教學目標而運用的一個工具，通過這種工具希望能夠更高效率地讓全校師生利用學校的人力、物力、財力等資源，但是在進行辦公室管理信息化時要時刻謹記信息是為了學校的管理服務的，不能只為追求信息的準確性或者快速獲得信息從而忽略這一點。對于辦公室信息化的管理下邊有一些建議。

（一）轉變思想觀念。想要改變一種管理方式，管理者的思想是非常重要的，很多學校辦公室的工作人員或者是領導對于辦公室信息化管理沒有一個正確的認識，他們認為傳統的管理方式已經沿用了很多年，覺得挺好的，沒必要多此一舉地去尋求改變，不愿意接受信息這種新鮮的管理方式，很多學校都會有這種事情發生，這時候，學校就要有所警覺，采取一定的行動，組織領導人員學習這種網絡化信息化的學習方式，并且結合自己學校的實際情況合理運用這種管理方式，還要進行必要的宣傳，讓辦公室的工作人員認識到信息化管理的重要性，這樣在實行信息化管理時才能更好地進行實踐。

（二）提高員工的計算機水平。信息化的管理方式實際上就是把先進的技術運用到傳統的辦公室管理中，所以必然離不開計算機和網絡。但是學校的很多職工對計算機不熟悉，更別說操作，所以高校的相關部門要定期對教職工，特別是那些剛入職的教職工或者是后勤人員進行專業的信息化培訓，幫助員工學習關于計算機的一些理論知識和實際操作能力，努力提高職員的信息化技能，這樣教師對信息化有一個深刻的了解之后，就能夠更好地使用辦公室的信息化查詢系統，更有利于辦公室信息化管理的建設。

（三）完善管理系統的各個部分。對辦公室進行信息化管理的概念被提出的時間不久，那么在剛開始建成信息化管理系統時，肯定會在某個部分存在著一定的漏洞，即使會對系統進行定期的檢查，也難免有領導注意不到的地方。那么這些管理上的漏洞會嚴重影響學校的正常運作以及發展的速度，也可能會發生非常嚴重的問題，所以在建設好辦公室的信息化管理系統之后，一定要設立一個內部的信息系統的維護部門，除了進行日常的檢查之外，還可以負責對一些專門的漏洞進行排查，這樣能夠及時完善系統，從而保證學校能夠正常運作。

（四）完善信息化管理制度。在建立信息化管理系統時，除了要有維護部門工作之外，還要建立一個相應的管理制度，學校是一個非常復雜的地方，需要各個部門之間共同合作才能夠順利運行下去，所以要求各個部門之間在管理制度下能夠分工合作，有序完成各自的工作，還要建立一個內部的監督制度，不定期地對各個部門的工作進行審核以及考察，這是保證信息化管理系統能夠順利工作的前提。

（五）建立學校網站。學校要不斷地向公眾發布一些關于學校的信息，一方面可以借此宣傳學校的形象，向社會展示學校的實力，讓社會上的人能夠隨時的了解學校的發展，提高學校在社會上的知名度，另一方面，一些招生信息也需要向外界發布。所以要建立一個學校的網站以及建立一個完善的學校內部的網絡辦公系統，這樣無紙化的辦公不僅節省資源還可以大幅度提高工作效率，讓全校的師生都可以登陸辦公系統，分享辦公室發布的信息。

四、結語

辦公室的信息化管理的確能夠更好地控制管理信息，減少重復的勞動，加強學校工作的效率，但是網絡的存在本身就是不安全的，只要有足夠的技術水平，所有人都可以看到學校辦公室工作的具體情況，所以，學校在進行辦公室信息化管理的過程中一定要保證管理的安全問題。還有在進行信息化之前要先建立一個先進的辦公室管理機制，改變辦公室工作人員以及領導對于辦公室信息化管理的觀念，這是辦公室管理進步的前提。