信息化時代檔案管理的創新

文/湖南省人才市場 唐亮亮

在建設檔案信息管理過程中加快步伐，一方面可以推動我國現代檔案管理信息化的進程，另一方面還能使檔案管理朝更加有序和規范的方向發展。而實踐表明，檔案管理信息化的流轉方式，現如今已變成檔案管理向更遠處發展的一種趨勢，而這也是提升生產效率的重要手段之一。

一、檔案管理信息化的特點

借助信息技術來優化檔案管理，可以最大限度地發揮出信息管理所占據的優勢，讓資源得以最大程度被利用和整合，最終實現檔案管理的數字化。此外憑借網絡的優勢，也為管理工作提供了方便。這對于提升企業檔案管理質量具有深遠影響。

二、信息化時代檔案管理工作所面臨的問題

（一）管理信息的體制及規劃的落后。首先，我國檔案管理在體制方面較為落后。在空間分布方面檔案資源是互相分離的。他被權限和資金所限制，從而不能在全國范圍內進行統一規劃和設計。其次，檔案信息化存在相當程度的不確定性，我國的檔案數字化正處于不斷變化和發展的建設當中，如此也就導致，在對檔案數字化管理系統進行設計時存在諸多問題，進而導致我國信息化檔案不夠全面和真實。

（二）我國檔案管理服務較為落后。檔案資源方面不夠全面和完整，在對檔案進行對接和查詢方面，又存在技術落后現象，從而不能滿足客戶的需求。此外，很多工作人員，還使用手工編輯和檢索，以至于出現無法按時歸還檔案資料等現象時，會嚴重影響信息的安全性和完整性。

（三）檔案管理工作人員素質偏低。從表面上看，檔案管理工作較為簡單，然而需要工作人員具有很強的責任心才行，畢竟檔案管理工作較為乏味和枯燥，如此繁重的工作往往需要責任心來支撐才得以完成，然而現實是，工作人員的責任意識往往較為淡薄，從而導致檔案管理工作質量不高。此外，檔案管理還要求工作人員具備一定的專業性知識，而這也是工作人員所缺乏的。兩方面決定檔案管理信息化在創新發展過程中，必然會受到一定掣肘。

三、信息化時代檔案管理工作的創新途徑

（一）對信息化檔案管理的理念進行創新。對信息化檔案理念進行創新，可以給檔案管理工作人員提供良好的指導思想，使其養成健康理念，促使我國檔案管理往更為現代化、數字化以及質量化等方向去發展。這就要求在日常的檔案管理工作當中，工作人員要以發展觀作為其主要指導思想，要高度重視檔案信息化管理工作，要深刻領會信息化時代所帶給檔案管理工作的重要機遇。與此同時，還要求工作人員具有勇于拼搏的精神和敢于創新的意識。

（二）創新檔案服務手段。首先，在對檔案進行上傳及收集等方面，需實施自動化。在信息化時代，我國檔案管理工作核心環節為錄入和收集信息，同紙質檔案資源相比較，信息化檔案資源則主要是依靠人工上傳及下載，而在此過程中假如出現問題便會極大程度地影響信息資源的真實性，因此，工作人員需要借助信息技術和程序軟件等方式，以便保證信息檔案的真實有效。其次，實現資源在線查詢服務。隨著信息技術的到來，人們的生活得到了很大的提升，人們的工作效率也得到了相當程度的提高。以往，人們若要查詢檔案資料，需要去檔案館進行實地查閱，且查詢的整個過程也較為繁瑣。此外，所查詢的資料也往往存在不完整性，因此在整個查詢資料的過程中，人們往往被消耗了很大的時間和精力，而檔案管理的信息化能讓人們在查詢檔案資源的同時最大限度節省時間和精力，且真實性和完整性也能得到保障，從而提升了人們的工作效率。

（三）提升我國檔案管理工作人員的整體素質。首先，所有勞動人員均須具備職業道德，因此，檔案工作人員須當具備一定職業道德方能在工作中積極投入的同時主動去總結自身的工作經驗，并且在工作過程中發現問題后能及時解決問題，從而推動我國檔案管理工作的創新及發展。其次，要求檔案管理工作人員具有專業性。工作人員須具備一定程度的信息技術以及專業知識方能適應未來檔案工作的不斷發展以及社會的不斷變遷，如此方能使信息時代檔案管理工作得以發展及創新。

四、結束語

隨著信息化的到來，檔案管理也隨之進行了一定調整，并進行了一定規模的建設，便于往信息化方面去發展。而在對檔案信息化管理的建設中，需創建較為完善的檔案數據庫和信息安全體系，以便提升整個檔案管理的質量，提升其規范性和安全性，讓未來的創新更有意義。