淺談企業檔案信息化和數字檔案館的建設
——以江漢機械研究所為例

文/中石油江漢機械研究所有限公司 鄢玲俐 徐正富 屠剛 鄧德鵬 朱景文

隨著信息技術的深入發展和廣泛應用，檔案信息化和數字檔案館的建設已成為企業檔案工作提質增效與創新發展的必由之路。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確指出了檔案信息化發展目標。對于企業來說，檔案信息化就是在檔案管理活動中運用先進的計算機技術、網絡技術等，對檔案信息資源進行整理、保存、開發和利用，最終為企業提供方便快捷的服務。檔案信息化也意味著檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。江漢機械研究所（以下簡稱江漢所）堅持以檔案信息資源建設為核心，以擴大開發利用為目的，以檔案管理自動化為手段，經過不斷探索和實踐，基本建立了一個功能齊全的企業數字檔案館。

一、 江漢所檔案信息化建設

江漢所于1964年在大慶油田成立，技術檔案的收集起源于1958年，文書檔案的收集起源于1972年，1980年成立綜合檔案室，并配套了齊全的檔案管理制度和體系，1988年根據江漢石油管理局《企業檔案管理升級試行辦法》對檔案館升級后，江漢所的檔案機構日益健全，檔案管理日益規范，并開始了網絡化管理，邁出了檔案信息化建設的步伐，1990年通過評審并獲得石油企業管理國家二級合格證。為了進一步加快信息化的步伐，江漢所在檔案信息化管理基礎設施、運行體系、安全保障方面做了大量工作，形成了有效的運行體系和保障機制。

（一）建成了齊全的數字檔案館基礎設施。基礎設施是檔案信息化建設的外部環境條件，江漢所檔案管理設施包括：計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器等，基本涵蓋了信息化所需的硬件平臺；軟件設施方面也走在了前列，具備操作系統、數據庫管理系統、安全系統等，尤其是在技術檔案的信息化方面緊跟大數據時代的步伐，引入圖文檔管理系統，對技術檔案進行標準化、規范化、制度化的管理。這些軟硬件設施能夠實現檔案信息的自動化管理，包括檔案信息快速檢索、交流、共享，基本滿足現代化水平的需要。

（二）建立了有效的信息化運行體系。隨著信息化進程的推進，文檔與圖紙管理越來越受到企業的重視，但是在進行文檔管理的過程中經常會遇到文檔查找困難、文檔版本混亂，尤其是重要的項目資料和圖紙查詢利用費時費力的情況。在此情況下，江漢所通過不斷探索和研究，引進了圖文檔管理系統專門針對技術檔案進行管理和利用，并出臺了《技術資料歸檔制度》《圖文檔系統管理規范》和《圖文檔系統權限管理規定》等一系列促進信息化有效運行的制度和辦法。從科研準備到科研過程、再到項目驗收，整套科研項目資料在圖文檔系統的管理下，方便、快捷、準確地為企業科研工作的查詢和重復利用提供優質的服務，節省了大量寶貴時間。

（三）建立了檔案信息安全保障體系。檔案信息的安全存儲和安全利用是檔案信息化的前提。2015年，工程院（原鉆井院）根據《中華人民共和國安全生產法》《中華人民共和國突發事件應對法》《生產經營單位生產安全事故應急預案編制導則》及《集團公司應急預案編制通則》等文件精神，結合實際修訂了《網絡與信息安全突發事件專項應急預案》，并審議通過。檔案信息安全問題能夠得到迅速、有效的處置。以技術檔案為例：江漢所技術檔案制定了各種角色及其關聯權限，其中歸口部門負責系統安全性的檢查，主要檢查技術資料的完整性、準確性、圖文檔系統角色及權限使用情況；使用管理歸口部門負責檔案系統的安裝、維護、數據備份與共享、建戶和銷戶等；檔案利用者必須在授權后才能對數字內容進行相應的操作，從而實現了電子檔案在使用過程中的可控性和安全性。

二、檔案信息化中存在的問題及分析

（一）信息化發展不協調。自2011年以來，在信息化時代的帶動下，江漢所檔案信息化建設得到了較快的發展，隨著經營創效的理念不斷深入，檔案信息化的發展體現出不平衡和不協調。首先，企業內部各類檔案的信息化程度不均衡。江漢所技術檔案已經走在了信息化的前列，基本可以實現與大數據庫的有效對接；而文書檔案分類種類繁多，其信息化缺乏統一的規范和標準，很難實現與上級數據庫共享和有效對接，此外江漢所的文書檔案紙質版庫存量龐大，目前只有部分檔案實現了信息化；財務檔案、人事檔案等也只達到了目錄上信息化的程度。其次，企業工作重心和資金投入上更傾向于與生產經營直接掛鉤的部門和基層單位，在檔案信息化基礎設施的配備、更新，以及年度考核激勵機制方面投入不夠。久而久之，檔案信息化工作就會被忽視，造成信息化停滯的狀態，最終在信息化時代的潮流中被淘汰，給企業造成不必要的損失。

（二）信息化缺乏專業的人才和統一的標準，檔案數據庫不兼容。檔案管理是一項技術性和專業性很強的工作，要實現檔案信息化，檔案管理者不僅要具備檔案管理專業知識，還要具備一定的數字化和電子政務知識。調查研究表明，檔案從業者的信息化素養總體偏低，江漢所也不例外，缺乏專職且專業的檔案管理人員，很難在檔案信息化和數字檔案館的建設上有建樹和創新。目前，江漢所檔案的整理、分類、編目等工作仍舊按原本紙質檔案手工管理的思維在進行，用這個思維來實現檔案的信息化，與上級檔案信息化的標準是有差別的，會造成檔案現代化管理上的混亂，尤其是在檔案數據庫建設上更為明顯。江漢所檔案整理以及數據庫的建設都按照自己的行業標準，這就造成上級檔案館的數據庫系統難以很好地兼容這些數據，無法有效實現數據共享。

三、對策與措施

（一）做好檔案信息化建設的頂層設計。檔案信息化和數字檔案館的建設是一個長期的發展過程，在這一過程中，不僅需要不斷地采用現代化的信息技術裝備檔案管理部門，而且需要對檔案信息化進行規范化、標準化的統一，從而真正實現數據共享，極大地促進檔案信息化和數字檔案館的建設。

（二）加強與高校和培訓機構合作，提高檔案管理人員業務水平。在網絡環境下，檔案的主要載體由紙質轉向電子介質；檔案的管理方法、手段與模式也隨之發生了很大變化。這一系列的變化對檔案工作者的知識水平、業務技能等提出了更高的要求。因此必須要實施數字檔案館人才發展戰略。除了通過自主學習外，可以和培訓機構合作，使其掌握先進的檔案管理理念和技能；還可以通過與高校合作，培養符合數字檔案館建設的高素質復合型人才，使其掌握先進的網絡技術、計算機技術，檔案資源加工處理技術，為數字檔案館的建設提供人才保障。

四、結束語

檔案信息化是時代發展的必然趨勢，檔案信息化建設也是一項復雜的系統工程。檔案的信息化水平體現了企業檔案管理現代化的程度，加快企業檔案信息化，建設數字檔案館既是大數據時代的要求，又是企業檔案工作的責任和使命，必須認清形勢、站位高遠、統籌謀劃檔案信息化新局面。