電子文件接收歸檔管理現(xiàn)狀及問題的思考

文/河南大學(xué)教務(wù)處 馬梁

隨著信息化的不斷深入，各種信息化系統(tǒng)的推行，電子文件的數(shù)量越來越多，電子文件的接收、歸檔等問題成為檔案工作人員面臨的重要課題。近年來，我國(guó)檔案界如火如荼地開展了電子文件的研究。然而，與理論發(fā)展相比，實(shí)踐的進(jìn)展卻比較滯后，理論在天上飛，實(shí)踐在地上爬。理論與實(shí)踐脫節(jié)、法規(guī)與執(zhí)行脫節(jié)的情況比較嚴(yán)重。基層檔案人員對(duì)于電子文件歸檔管理不同程度地存在“不想管”“不敢管”“不會(huì)管”的現(xiàn)象，造成電子文件管理失控。

我國(guó)制定實(shí)施了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)要求》《電子檔案移交與接收辦法》等一系列標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，檔案部門也進(jìn)行了電子文件歸檔管理的實(shí)踐，總體講電子文件管理得到了逐步加強(qiáng)，但是還普遍存在著很多問題。

一、對(duì)電子文件重要性認(rèn)識(shí)不足

多數(shù)單位對(duì)于電子文件的認(rèn)識(shí)和理解仍然停留于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理的范疇，尚未認(rèn)識(shí)到電子文件作為信息資源的重要價(jià)值以及電子文件管理的重要性和特殊性，重紙質(zhì)輕電子，只有極少數(shù)的電子文件，如數(shù)碼照片、數(shù)碼錄音錄像等歸檔，文書類電子文件幾乎都沒有歸檔，電子文件處于自生自滅狀態(tài)。以河南大學(xué)為例，截止2017年底，歸檔電子檔案（數(shù)碼照片、數(shù)碼錄音錄像等）只占0.28%。有的單位雖然開展了電子文件歸檔工作，也只是檔案部門從信息系統(tǒng)下載、只能用來查看信息、無法律效用的電子文本，對(duì)電子文件也沒有進(jìn)行整理、鑒定、歸檔，僅是把電子文件存儲(chǔ)在U盤、硬盤、光盤等介質(zhì)內(nèi)，這樣，即使不會(huì)丟失，日積月累，也會(huì)成災(zāi)。

二、電子文件歸檔程序不夠完善

目前，大多數(shù)信息化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案部門參與，對(duì)電子文件的歸檔考慮不周，一般沒考慮物理歸檔功能，最多只設(shè)計(jì)了邏輯歸檔功能（也就是說電子文件生成時(shí)存在什么位置，歸檔后仍未改變），而沒有把這些電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上。這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)被破壞，甚至全部丟失。多數(shù)實(shí)行電子文件邏輯歸檔的單位，由于系統(tǒng)設(shè)計(jì)未充分考慮電子檔案長(zhǎng)期保存問題，應(yīng)歸檔的電子文件不能脫離信息系統(tǒng)完整獨(dú)立存儲(chǔ)，電子檔案資源存在丟失隱患。

三、電子文件數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換集成困難

隨著信息化系統(tǒng)推廣應(yīng)用快速發(fā)展，也快速形成了復(fù)雜的電子文件使用格局，主要有word、pdf、tiff、jpg、excel、xml、ced、wps等多達(dá)20幾種，其它的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議電子記錄、錄音記錄的格式則更為復(fù)雜。這些文件格式相互間需要轉(zhuǎn)換數(shù)次才能達(dá)到完全的數(shù)據(jù)共享。電子文件格式五花八門，使得檔案部門面對(duì)系統(tǒng)各自獨(dú)立、數(shù)據(jù)格式各異的電子文件，很難開展數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)信息無法同步，檔案部門事實(shí)上被排除在電子檔案管理體系之外，難以將電子檔案信息集成到檔案管理系統(tǒng)，難以保證《電子文件管理暫行辦法》規(guī)定的接收、保管電子檔案的職能履行到位，給電子檔案信息傳輸、接收和整編帶來重重困難。

四、“雙套制”造成的資源浪費(fèi)和不完整性

“雙套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。單位制發(fā)的文件，除將一套電子文本上傳到單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，供業(yè)務(wù)部門辦理使用，還要再印發(fā)一套紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)；而一些特殊類型的電子文件，諸如視頻、音頻、多媒體、超文本、數(shù)據(jù)庫等許多種類、格式的電子文件并不能徹底還原成紙質(zhì)文件輸出，造成“雙套制”的不完整性。

五、重辦公系統(tǒng)輕其它系統(tǒng)

隨著信息化的發(fā)展，單位各個(gè)部門都相繼使用了信息化系統(tǒng)，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、科技管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)以及各職能處室網(wǎng)站等，這些系統(tǒng)在方便辦公的同時(shí)，也都產(chǎn)生了很多的電子文件。從河南大學(xué)現(xiàn)有電子文件的歸檔情況來看，已歸檔的也只有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的一小部分電子文件——俗稱的“紅頭文件”，其它大量有保存價(jià)值的信息，如各種簡(jiǎn)報(bào)、安全動(dòng)態(tài)、參考資料、政策導(dǎo)讀等都沒有歸檔保存，而其它信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件如會(huì)計(jì)電算化檔案的歸檔更是一片空白，造成了電子文件的嚴(yán)重流失。

六、電子檔案保管技術(shù)手段缺位

長(zhǎng)期以來，由于檔案室存檔案都以紙質(zhì)占絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，習(xí)慣了紙質(zhì)檔案的保管方法，檔案防護(hù)技術(shù)方法和設(shè)備都是針對(duì)和適用于紙質(zhì)檔案的，而對(duì)于電子檔案的保管方法、技術(shù)、意識(shí)、手段相對(duì)落后和不足，電子檔案庫房和電子檔案柜的配備缺失或不足，好多單位都把為數(shù)不多的電子檔案存放在普通的檔案庫房和檔案柜中，不符合電子檔案的保存條件，不利于電子檔案的長(zhǎng)久保存，不能保證電子檔案的安全保管。

七、小結(jié)

現(xiàn)在，已進(jìn)入電子時(shí)代，人們對(duì)文件的管理，不能只停留在對(duì)紙質(zhì)文件的管理意識(shí)和管理方法上。要使人類活動(dòng)的真實(shí)記錄得以繼續(xù)和完整保存，只有迎接電子文件的挑戰(zhàn)，管好、用好電子文件，保管保存好電子檔案，使之為單位各項(xiàng)管理工作服務(wù)。