淺談中學檔案工作

文/蕪湖縣第一中學 陶甄

檔案發展到今天，已為大眾所熟知，它在維護歷史、傳承文明，資政育人、服務民生等方面發揮著獨特的積極作用。隨著檔案作用的日益彰顯，檔案工作的重要性也越發凸顯。同樣作為檔案館藏種類之一的中學檔案，它所記載的學校發展歷程中形成的具有保存價值的不同形式的文件材料，起著服務師生、傳承校史的重要作用。因此，它的重要性我們不能小覷。但在實際工作中我們不難發現，其跟不上國家檔案工作的迅猛發展。在檔案工作信息化加快推進、國家越來越重視檔案工作的今天，這種差距愈加明顯。下面筆者將從中學檔案的工作現狀方面談起，說說自己對做好中學檔案工作的一些思考。

一、中學檔案工作的現狀

（一）領導不夠重視。在學校工作中，檔案工作常不被充分重視，領導們認為學校主要工作是教書育人，都是以學生和教師為重心，各部門圍繞著教育教學工作展開。檔案工作被視為學校的“非主流”工作，常被“邊緣化”。從主管部門到學校領導再到教職員工對檔案工作的認識是：保管資料的事務性工作，只要能備查即可。其結果必然造成歸檔意識隨意性較強，如學校各部門雖然知道工作中所產生的重要材料要保存，但為了自己工作方便，不及時移交學校檔案室，等生成材料逐年累積到自己不需要或感覺成“包袱”時再移交檔案室。如此一來，檔案室其實成了他們心目中的“保管室”。

（二）檔案材料收集難。檔案材料的收集工作是檔案工作的前提和基礎，它為檔案工作提供實際管理對象，是檔案工作中極為重要的基礎性工作，是工作重點也是難點。雖然《中小學檔案管理暫行辦法》中的第三條明確規定了歸檔時間，但在實際操作過程中檔案材料收集工作依然很難。中學檔案材料收集難主要表現在：學校多個部門或不愿配合，或配合不積極，或愿意配合，但不知哪些材料需要歸檔，干脆眉毛胡子一把抓，所有材料不加甄別全部存檔。如此種種，檔案材料收集不可謂不難，導致檔案整理工作滯后，檔案管理工作也會因此舉步維艱。

（三）檔案利用率低下。檔案工作是一環扣一環的，一個環節跟不上，必然影響下一個環節。由于檔案材料收集難，接下來進入檔案室的檔案因沒有進一步深加工，挖掘其價值，使其價值難以得到充分發揮。檔案工作的目的是保管好和利用好檔案資源，檔案材料歸檔后之所以能發揮其第一價值，乃至第二價值，就在于對應歸檔材料經過檔案人員專業的、科學的分類、整理、鑒定、編目、排架等一系列工作，使之成為歸檔條理清晰，查詢方便快捷的信息資源，供各類需求者利用。但是，當前中學檔案利用上主要存在兩個方面問題：一是歸檔不及時，容易造成工作人員時而無所事事，時而工作驟增，出現對歸檔材料信息處理粗制濫造的現象，以及容易缺失，收集不能齊全完整的情況發生。致使室藏檔案材料存檔質量不高，影響利用效率。二是在檔案材料收集時未做好必要的分類整理工作，使得檔案材料中有用的信息資源被湮沒，增加再利用難度。這或許也是學校各部門不能及時移交檔案材料的緣由，為了查找信息的方便，都以工作之由將材料留下，待到工作不需要時再想著將它移交。筆者就曾遇見去檔案室查檔的咨詢人員，查找往年教師獲獎證書，查尋半天未果。究其原因在于對歸檔材料未加以科學分類、整理、鑒定、編目、排架等工作，更不用說檔案編研工作了，檔案資源再利用難度可想而知。

（四）檔案室的設備簡陋。在教學信息化、財務電子化、檔案信息存儲和管理數字化的新時期，中學教學信息化、財務電子化都已廣泛運用，即使是與檔案相近的圖書館也已實現館藏電子化、圖書借閱信息化。由于對檔案投入資金有限，所以目前不少基層學校的檔案管理工作還停留在傳統方式、方法上，缺乏現代化管理設備和手段。不僅工作繁瑣，而且檔案管理工作效率低下，容易造成檔案的缺失，查詢不便等弊端。

（五）業務學習和交流機會少。人是檔案工作的主體，檔案工作的好壞與否和檔案工作人員文化素質的高低有直接關系。檔案界的有識之士就指出：檔案事業的科學發展，首先是檔案人要發展。只有提高了檔案人員自身素質，掌握更多的專業知識，學習各種文化知識來武裝自己，才能帶動檔案整理、開發、利用等工作的發展。隨著計算機技術的普及和電子信息技術的不斷發展，以及國家對檔案工作中普及計算機技術運用的規定要求，對計算機知識和網絡知識的掌握又擺在檔案工作人員的面前。新時期的檔案工作無論在工作方式、方法上，還是對新技術的應用上都有很大提高。這些無疑對檔案從業人員提出了更高的綜合素質要求。但在中學的實際情況是：學校教師每年兩次的繼續教育培訓；暑期國家級、省級、市級的骨干教師培訓以及學期中同學科不同學校間的教學交流等，這些再學習機會著實對教師綜合素質的提高起到至關重要的作用。反觀學校檔案人員培訓少得可憐。同行之間少有交流或沒有交流，失去了同行間的取長補短，相互學習，共同進步的機會。

二、對中學檔案工作的思考

（一）加強領導，重視檔案工作。鑒于中學檔案自身所具有的有形和無形財富的特質，其重要作用不言而喻。學校領導應重視檔案工作，應根據《檔案法》《中小學檔案管理暫行辦法》等相關法律規定，結合學校實際，制定詳細的管理規章制度，確保管理制度切實可行。如：規定由校檔案室集中統一管理全校檔案，并對全校各部門的檔案工作予以監督與指導；各部門指定專人管理檔案，積極做好本部門的檔案材料收集、整理工作，并定期按時移交校檔案室；規章制度張貼上墻、責任落實到人、明確各自職責等，從而解決檔案材料收集難和歸檔隨意等問題。不能讓檔案工作成了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的“空頭支票”。

（二）加大投入，是實現管理信息化的重要保障。做好檔案管理工作的基礎條件，提高檔案工作質量的前提保障是檔案工作基礎設施建設。學校加大對檔案基礎設施建設的投入，引入計算機等現代化檔案管理設備，提高中學檔案工作的效率，進而提高檔案的工作水平，這是現行中學檔案工作發展的必然要求。

（三）創新管理，是提高室藏質量的科學手段。中學檔案要改變“只管不理”的檔案管理方式，努力豐富室藏，提高室藏質量。對檔案信息資源利用價值的體現關鍵在于對檔案的管理。目前中學檔案管理大多偏重“管”而少“理”，即檔案材料相對集中存放，而再利用較難。為此，一方面要加強檔案材料的收集力度，進一步完善歸檔制度，積極做好各部門，各種載體檔案材料的歸檔工作，防止檔案材料流失，豐富室藏；另一方面要做好檔案材料的整理工作。對所形成的檔案材料要按照歸檔要求進行分類、整理，提高歸檔質量。做好歸檔材料的編目、排架等工作，使之組成有序體系，便于提供利用。

（四）人員培訓，是提升檔案標準化的有效途徑。重視檔案工作人員的業務培訓，著力梯度培養檔案管理人員，有效提高學校檔案工作標準化、規范化水平。學校檔案工作人員大多是半路出家的非專業人員，專業人員幾乎沒有。他們缺乏系統的檔案專業知識，全憑傳幫帶或工作經驗。這樣就有可能存在：（1）對檔案材料分類、鑒定不準確。（2）對檔案材料的保管期限判定不準。（3）因缺乏學習，不了解檔案工作的各個時期變化，諸如：文書檔案由案卷級改為文件級整理方法、雙歸文件歸檔法、檔案信息化朝檔案數字化發展以及不同歸檔方法間的優劣等等。在工作實踐中遇到專業問題常有“求教無門”之感，切實需要檔案業務知識的專業指導、培訓和交流。那種兩耳不聞窗外事，埋頭只做機械事的結果必然導致中學檔案工作滯后，跟不上檔案工作發展的步伐。既然中學檔案屬國家檔案的一個組成部分，就應當跟隨國家檔案的發展步伐朝檔案的標準化、規范化邁進。這項工作需要檔案人員去完成，因此對檔案人員的培養是做好檔案工作的前提。檔案的業務培訓是檔案人員成長的重要推動力量，即便是“經驗豐富的檔案人員，也面臨著管理方法和管理理念的老化，需要及時更新”。檔案工作是一項“積跬步”“積細流”的工作，其工作的連續性需要從事檔案工作人員的穩定性和持續性。因此對檔案人員的培養也需要梯度培養，保持檔案工作人員的持續發展和檔案工作的持續發展。

三、結論

綜上所述，中學檔案工作是中學各項工作中一個重要的基礎性工作，為了實現“為校服務、為校存史”的工作目標，我們不能等閑視之。據筆者所知，筆者所在市的中小學中僅有三所學校的檔案達到省級檔案標準，由此可見中學檔案工作的發展任重道遠！