檔案管理工作的現狀與創新研究

翟少華

摘要：與以往的檔案管理工作有所不同，現階段的工作理念講究的是科學、高效、合理。在檔案管理的過程中，企業必須對不同類型的檔案進行重新劃分等級和內容，堅持按照新的理念進行優化處理。與此同時，在檔案管理的過程中，企業應按照大數據分析的原則，對工作中的一些細節問題進行整理和分析，才能及時解決遺留的隱患。

關鍵詞：檔案管理；現狀；創新要點

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言：隨著社會經濟的發展，人們對于檔案利用也愈加重視，這是因為檔案信息本身的真實性較強，能夠給國家機構以及社會組織提供依據。并且，無論是什么行業都會進行檔案的形成，記錄的內容也比較的廣泛。在人們遇到問題的時候，可以通過檔案的查閱來了解相關的問題，并找到問題解決的策略。檔案管理工作主要通過管理檔案幫助人們更好的獲得比較有效的信息。

一、檔案管理工作現狀

1.檔案管理較為復雜

在現代化的進程中，企業也開始重視檔案管理工作，但是檔案管理現狀并不樂觀，主要表現為檔案管理工作較為復雜。首先，企業在發展壯大的過程中，各類項目、信息、數據不斷增加，為了獲得更好的發展，必須運用先進的技術手段，對復雜的檔案進行定期分類、整理、更新。筆者在調研的過程中發現，很多單位、企業在檔案管理方面，還是采取按照傳統的工作模式進行處理，表面上沒有嚴重的隱患，實際上已經在工作體系上出現了嚴重的混亂現象，如果不能在將來的工作中進行積極改善，將不利于開展檔案管理工作。其次，檔案管理較為復雜還表現在工作人員的工作態度不一。例如，有些工作人員的素質較高，能夠在日常工作中保持端正的態度，努力做好自己的本職工作；有些工作人員則表現一般，絲毫沒有團隊意識；還有一部分工作人員完全是拖沓工作，影響了團隊的進度。如此復雜的工作團體，不但無法實現檔案管理的目標，而且不利于提高檔案管理的效率。

2.缺乏完善的檔案管理機制

與其他工作不同，檔案管理的敏感性較高，即便是出現了很小的問題，都容易對將來的長久發展構成嚴重的威脅。筆者在調查的過程中發現，很多企業缺乏完善的檔案管理機制，甚至是出現了模糊條文的現象。首先，檔案管理機制方面不夠完善，就會造成工作的手段不夠專業，在獎懲模式上也過于主觀化。例如，有些企業、單位在制定檔案管理機制的過程中，認為工作表現良好員工，可適當進行獎勵和晉級。在這樣的條文當中，“表現良好”是一個非常空泛的概念，如何評定完全停留在領導者的手中，因此無法激發員工的工作熱情。其次，在部分情況下，檔案管理機制完全效仿成功案例，未考慮本單位、企業的特殊情況，這就導致機制在實施過程中，容易出現嚴重的矛盾、缺失現象，由此造成的各類問題將會持續增加。

二、檔案管理工作創新策略

1.重視檔案管理人員素質的提高

檔案管理人員本身的綜合素質會直接決定檔案管理的實際水平，這便要求企業或者相關單位必須認識到檔案管理人員素質提高的重要性。首先，應該選拔那些素質比較高，并且水平比較高的人員來從事檔案管理。其次，對于選拔的工作人員，應該對其進行專業培訓，確保其能夠掌握和檔案管理有關的專業知識。在進行培訓的時候，企業應該給這些人提供一個比較好的環境，讓其更好的學習，切實提高管理人員本身的綜合素質。在進行培訓的時候，還可以組織一些活動，比如知識競賽等，這些活動的開展能夠對大家的合作精神進行培養，將其學習熱情真正的激發出來，切實提高其綜合素質，從而更好的開展檔案管理的相關工作。

2.完善管理的相關制度

在單位發展的過程中，必須根據實際情況和需要來進行檔案管理觀念以及方式的創新，進行完善管理制度的制定，確保其能夠和單位的發展更加適應，切實提高管理工作的實際效率。這便要求，通過檔案管理制度來進行內容的創新。并且，還應該約束檔案管理人員，將制度所具備的約束力很好的發揮出來，讓檔案管理工作開展的能夠更加的規范。在管理制度中，還應該進行科學獎懲制度的制定，對于做的好的工作人員對其進行一定的獎勵，對于做的不好的也應該進行懲罰，從而保證檔案的準確性。

3.做好信息整合工作

檔案的管理工作，不僅僅是檔案資料的收集，簡單的將這些資料搜集起來，更為重要的是其背后的借鑒價值，為今后的發展方向提供必要的歷史史實以及決策依據。所以在檔案管理中，應該更加關注檔案的信息整合，注意檔案的完整性。首先利用計算機網絡技術建立規范的使用機制，促使檔案管理效率的提升，實現使用和管理的一體化目標。讓管理人員在檔案的歸放時，充分考慮到每一份檔案的歷史聯系，實現信息高效整合。其次，對現有管理方法和形式進行不斷的改進，信息整合的形式會影響到接下來檔案的利用效率。所以說，還應該在實踐中不斷去完善信息整合的機制，為檔案管理中的信息整合提供高效的工作方式，從而實現提升檔案管理效果的目標。

4.實現檔案服務智能化

首先，改變傳統檔案管理的被動化服務模式，樹立變被動為主動的服務思路，全面提高現有檔案數據信息的利用效率與質量，發現檔案數據信息的價值。其次，充分利用大數據技術、云計算技術和智能化技術加強檔案數據信息推送服務能力，適應當前用戶對智慧性服務的需求，從用戶的日常行為中獲取數據信息進行全面分析，例如根據用戶身份的分析，探索有效數據挖掘用戶需求的方法，結合大數據技術為用戶提供智能化的服務。

5.檔案管理工作人員要具備創新意識

從主觀的角度分析，在開展檔案管理工作的過程中，相關人員必須具備創新意識。目前，很多企業的檔案管理工作人員，完全是按照固步自封的模式開展工作，無論是處理特殊情況，還是應對日常工作，都沒有考慮新的理念，或者是新的時代需求。相反，如果檔案管理工作人員具有創新意識，不僅能夠推動檔案管理革新，跳出固有的框架，還能為健全日后的管理體系奠定堅實的基礎。在優化檔案管理方法的基礎上，企業需要加大宣傳力度，轉變檔案管理人員的思想觀念，與時俱進，樹立檔案管理的效率意識，不斷創新檔案管理方法。在此基礎上，由于檔案管理工作比較復雜，管理人員需要具備超前管理意識、超前服務意識，不斷優化創新管理模式，才能得到使用者的認可。由此可見，檔案管理工作人員必須在今后的工作中積極培養創新意識，不斷解決當前存在的問題。

6.保存好傳統的紙質檔案

傳統的紙質檔案還是具有其自身的優勢的，雖然說利用計算機網絡技術，能夠在一定程度上提升檔案管理和使用效率，進一步節省人力、物力、財力。但是，在實際的使用過程中有著一定的缺陷。為了保持檔案的完整性，應該保存好原始檔案，將檔案圖片化，利用多種形式對原始檔案進行保存。計算機網絡技術的使用，是為了提高我們的管理效率，但是在實際的管理工作中，我們應該正確認識傳統檔案管理和信息化檔案管理的關系，繼續做好紙質等傳統載體形式的檔案管理工作。

結束語：檔案管理工作要不斷進行創新和改進，確保能夠及時發現存在的問題和不足。未來的檔案管理工作仍然具有很多挑戰，檔案管理人員要不斷提升自身的綜合素質，并采用科學的管理方式，從而不斷提升檔案管理工作的綜合水平。

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