信息化管理在辦公室管理工作中的應用策略探討

文/李藝，安徽省煤田地質局

1 引言

在社會信息化水平不斷發展的進程中，辦公室作為辦公的基本條件，必須從管理方法上進行創新，通過對信息化管理技術的應用，適應時代發展的潮流。在提升工作效率的同時，使管理方法得到升級，并在人事、信息、記錄、信訪等內容上，對信息化管理方法進行有效的應用。

2 信息化管理在辦公室管理工作中的應用內容

2.1 人事管理

在的辦公室管理工作中，人事管理是最為基礎的工作內容，其他所有的管理項目都是圍繞著人事管理工作展開的。所以，在辦公室的人事管理工作中，應用信息化管理技術，有著十分必要的基礎價值。

首先，可以通過計算機系統，對辦公室內的員工檔案質量進行整理，在系統軟件的作用下，實現內容的安全管理與快速查閱，方便管理者及時且有效的掌握工作人員的工作內容。其次，在信息化管理中，可以為每個辦公室成員建立個人電子信息檔案，將學習經歷、知識結構、項目經驗、性格特征等內容整理到檔案中。并與外部的人事部門進行對接，提高辦公室，乃至整個公司人事管理工作的效率水平，使事業單位對于員工有更加充分的了解，更好的根據能力水平進行崗位安排。

2.2 辦公室信息資料管理

辦公室信息資料涉及的范圍較為寬泛，并在總量與類別上都表現出復雜性水平。為了保證管理工作的高效率表現，提高管理工作的科學性，必須采用信息化管理的方法對其進行有效的控制。以信息內容的采集、整理、分類為基礎，為后續信息的使用、共享、傳遞作出基礎保障。

同時，使用信息化管理方式，對信息資料進行管理，可以有效的保證信息內容的連續性，并在層次分明、條理清晰的作用下，使其發揮出更加優秀的實用效果。另外，在現代化通訊技術的輔助下，通過辦公室內實時的信息交互軟件，如微信、QQ、釘釘等，都可以實現文件的快速傳遞與交互，使信息的溝通、共享更加便捷。而管理人員也可在這一過程中實現信息資料的遠程監控。在信息總量上，通過云盤、網盤等信息手段，對辦公室的信息資料進行存儲，也可以解決儲存空間的問題，加快辦公室工作效率，并保證資料內容的安全性。

2.3 辦公室會議記錄

傳統的會議模式，在信息化的時代背景下也已經發生了改變。通過實時的交流平臺，可以使會議不再受到時間與空間的限制，并以遠程會議、視頻會議的形式展現出來。由此對于管理中的會議記錄方式，也必須做出轉變，通過信息化的手段進行管理，使內容儲存的時效性更強，發揮出指導作用的同時，節省了公共資源，并使管理的效率得到提升。

2.4 信訪管理

單位的信訪工作，是展示事業單位形象，強化其影響力的重要窗口。在一些辦公室的管理工作中，涉及到對外的公開內容，并提供著一定的信訪服務。所以，在日常的管理工作中務必要以信息化管理的內容，對辦公室的信訪管理進行優化。從單位的發展進程中，凝練出優勢性的信息資料，并通過計算機的整理與記錄整合成通訊信息，在單位或是辦公室的對外網站上進行宣貫工作，以此達到擴大影響力，強化信訪管理的作用。

同時，在利用信息化技術對辦公室信訪工作進行管理時，應注意對信息獲取途徑的開發，并不斷以時代的創新性作為指導，輔助信訪管理工作內容的升級。

2.5 機要工作管理

機要工作的主要辦公室只能就是上傳下達，同樣是辦公室管理中的重點的內容。為了提高工作效率，解放勞動力，必須通過現代化的管理軟件，對其管理工作進行升級，提升機要工作的準確率與時效性。

由于機要工作是掌握事業單位重要機密資料的聚集地，一旦由于管理不當發生泄密問題，將會對整個單位造成嚴重威脅。為此，在信息化的管理方法下，對辦公室人員綜合素質加以提升，做好的文檔及時進行備份，并保證文件的私密性。并在一定程度上保證辦公室信息的安全性，防止出現信息丟失或泄露的問題。

3 提升辦公室管理工作信息化水平的應用策略

3.1 加大人員培訓力度

為了更好的提升辦公室管理中的信息化應用水平，必須從人員角度出發，強化辦公室管理者以及所有成員的現代化辦公能力。在統一的培訓工作中，使員工對于自身的專業技能，以及信息處理能力得到提升，高效使用辦公軟件的過程中，通過自學等手段，實現計算機應用技術的強化，由此促進辦公室管理的信息化程度。

3.2 加快應用技術創新

辦公室管理應用信息化手段的過程中，要不斷的提高技術方法，通過引進與學習擴大技術優勢，并在自身的辦公系統中形成完善的網絡體系，以每一個完善的辦公室團隊為基礎，使單位整體形成更大規模的電子化辦公系統。

3.3 落實硬件設施建設

硬件設施作為事業單位實現辦公室信息化管理的基礎條件，必須得到管理者的高度重視。只有完善的硬件條件，才能保證信息化辦公與管理的進行，因此，單位務必要加大投入力度，從網絡環境、電腦設備、配套耗材、打印傳輸設備、軟件系統等內容強化建設力度，為更高效的在辦公室管理工作中實現信息化管理創造環境。

3.4 強調文件內容安全

提升辦公室管理工作的信息化管理水平，務必要保證信息環境的安全性。在構建信息化系統的同時，通過內部防火墻技術，阻擋來自外部的惡意程序攻擊。同時，在如辦公資料等重點的信息內容上，單位應進行適當的加密處理，提高信息資料的安全性。

4 總結

通過強化人員培訓、加快技術創新、落實硬件建設、重視文件安全這四個方面，使信息化管理在辦公室的管理工作中有更強的適應性。發揮優勢作用的同時，在人事、機要、信息等辦公室管理的具體內容上，展現出信息化的技術優勢，使辦公室管理工作變得更加便捷、高效、安全。