信息化管理在辦公室管理工作中的應(yīng)用策略探討

文/李藝，安徽省煤田地質(zhì)局

1 引言

在社會信息化水平不斷發(fā)展的進(jìn)程中，辦公室作為辦公的基本條件，必須從管理方法上進(jìn)行創(chuàng)新，通過對信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。在提升工作效率的同時(shí)，使管理方法得到升級，并在人事、信息、記錄、信訪等內(nèi)容上，對信息化管理方法進(jìn)行有效的應(yīng)用。

2 信息化管理在辦公室管理工作中的應(yīng)用內(nèi)容

2.1 人事管理

在的辦公室管理工作中，人事管理是最為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，其他所有的管理項(xiàng)目都是圍繞著人事管理工作展開的。所以，在辦公室的人事管理工作中，應(yīng)用信息化管理技術(shù)，有著十分必要的基礎(chǔ)價(jià)值。

首先，可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對辦公室內(nèi)的員工檔案質(zhì)量進(jìn)行整理，在系統(tǒng)軟件的作用下，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容的安全管理與快速查閱，方便管理者及時(shí)且有效的掌握工作人員的工作內(nèi)容。其次，在信息化管理中，可以為每個(gè)辦公室成員建立個(gè)人電子信息檔案，將學(xué)習(xí)經(jīng)歷、知識結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、性格特征等內(nèi)容整理到檔案中。并與外部的人事部門進(jìn)行對接，提高辦公室，乃至整個(gè)公司人事管理工作的效率水平，使事業(yè)單位對于員工有更加充分的了解，更好的根據(jù)能力水平進(jìn)行崗位安排。

2.2 辦公室信息資料管理

辦公室信息資料涉及的范圍較為寬泛，并在總量與類別上都表現(xiàn)出復(fù)雜性水平。為了保證管理工作的高效率表現(xiàn)，提高管理工作的科學(xué)性，必須采用信息化管理的方法對其進(jìn)行有效的控制。以信息內(nèi)容的采集、整理、分類為基礎(chǔ)，為后續(xù)信息的使用、共享、傳遞作出基礎(chǔ)保障。

同時(shí)，使用信息化管理方式，對信息資料進(jìn)行管理，可以有效的保證信息內(nèi)容的連續(xù)性，并在層次分明、條理清晰的作用下，使其發(fā)揮出更加優(yōu)秀的實(shí)用效果。另外，在現(xiàn)代化通訊技術(shù)的輔助下，通過辦公室內(nèi)實(shí)時(shí)的信息交互軟件，如微信、QQ、釘釘?shù)龋伎梢詫?shí)現(xiàn)文件的快速傳遞與交互，使信息的溝通、共享更加便捷。而管理人員也可在這一過程中實(shí)現(xiàn)信息資料的遠(yuǎn)程監(jiān)控。在信息總量上，通過云盤、網(wǎng)盤等信息手段，對辦公室的信息資料進(jìn)行存儲，也可以解決儲存空間的問題，加快辦公室工作效率，并保證資料內(nèi)容的安全性。

2.3 辦公室會議記錄

傳統(tǒng)的會議模式，在信息化的時(shí)代背景下也已經(jīng)發(fā)生了改變。通過實(shí)時(shí)的交流平臺，可以使會議不再受到時(shí)間與空間的限制，并以遠(yuǎn)程會議、視頻會議的形式展現(xiàn)出來。由此對于管理中的會議記錄方式，也必須做出轉(zhuǎn)變，通過信息化的手段進(jìn)行管理，使內(nèi)容儲存的時(shí)效性更強(qiáng)，發(fā)揮出指導(dǎo)作用的同時(shí)，節(jié)省了公共資源，并使管理的效率得到提升。

2.4 信訪管理

單位的信訪工作，是展示事業(yè)單位形象，強(qiáng)化其影響力的重要窗口。在一些辦公室的管理工作中，涉及到對外的公開內(nèi)容，并提供著一定的信訪服務(wù)。所以，在日常的管理工作中務(wù)必要以信息化管理的內(nèi)容，對辦公室的信訪管理進(jìn)行優(yōu)化。從單位的發(fā)展進(jìn)程中，凝練出優(yōu)勢性的信息資料，并通過計(jì)算機(jī)的整理與記錄整合成通訊信息，在單位或是辦公室的對外網(wǎng)站上進(jìn)行宣貫工作，以此達(dá)到擴(kuò)大影響力，強(qiáng)化信訪管理的作用。

同時(shí)，在利用信息化技術(shù)對辦公室信訪工作進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)注意對信息獲取途徑的開發(fā)，并不斷以時(shí)代的創(chuàng)新性作為指導(dǎo)，輔助信訪管理工作內(nèi)容的升級。

2.5 機(jī)要工作管理

機(jī)要工作的主要辦公室只能就是上傳下達(dá)，同樣是辦公室管理中的重點(diǎn)的內(nèi)容。為了提高工作效率，解放勞動力，必須通過現(xiàn)代化的管理軟件，對其管理工作進(jìn)行升級，提升機(jī)要工作的準(zhǔn)確率與時(shí)效性。

由于機(jī)要工作是掌握事業(yè)單位重要機(jī)密資料的聚集地，一旦由于管理不當(dāng)發(fā)生泄密問題，將會對整個(gè)單位造成嚴(yán)重威脅。為此，在信息化的管理方法下，對辦公室人員綜合素質(zhì)加以提升，做好的文檔及時(shí)進(jìn)行備份，并保證文件的私密性。并在一定程度上保證辦公室信息的安全性，防止出現(xiàn)信息丟失或泄露的問題。

3 提升辦公室管理工作信息化水平的應(yīng)用策略

3.1 加大人員培訓(xùn)力度

為了更好的提升辦公室管理中的信息化應(yīng)用水平，必須從人員角度出發(fā)，強(qiáng)化辦公室管理者以及所有成員的現(xiàn)代化辦公能力。在統(tǒng)一的培訓(xùn)工作中，使員工對于自身的專業(yè)技能，以及信息處理能力得到提升，高效使用辦公軟件的過程中，通過自學(xué)等手段，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的強(qiáng)化，由此促進(jìn)辦公室管理的信息化程度。

3.2 加快應(yīng)用技術(shù)創(chuàng)新

辦公室管理應(yīng)用信息化手段的過程中，要不斷的提高技術(shù)方法，通過引進(jìn)與學(xué)習(xí)擴(kuò)大技術(shù)優(yōu)勢，并在自身的辦公系統(tǒng)中形成完善的網(wǎng)絡(luò)體系，以每一個(gè)完善的辦公室團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)，使單位整體形成更大規(guī)模的電子化辦公系統(tǒng)。

3.3 落實(shí)硬件設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施作為事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)辦公室信息化管理的基礎(chǔ)條件，必須得到管理者的高度重視。只有完善的硬件條件，才能保證信息化辦公與管理的進(jìn)行，因此，單位務(wù)必要加大投入力度，從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、電腦設(shè)備、配套耗材、打印傳輸設(shè)備、軟件系統(tǒng)等內(nèi)容強(qiáng)化建設(shè)力度，為更高效的在辦公室管理工作中實(shí)現(xiàn)信息化管理創(chuàng)造環(huán)境。

3.4 強(qiáng)調(diào)文件內(nèi)容安全

提升辦公室管理工作的信息化管理水平，務(wù)必要保證信息環(huán)境的安全性。在構(gòu)建信息化系統(tǒng)的同時(shí)，通過內(nèi)部防火墻技術(shù)，阻擋來自外部的惡意程序攻擊。同時(shí)，在如辦公資料等重點(diǎn)的信息內(nèi)容上，單位應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)募用芴幚恚岣咝畔①Y料的安全性。

4 總結(jié)

通過強(qiáng)化人員培訓(xùn)、加快技術(shù)創(chuàng)新、落實(shí)硬件建設(shè)、重視文件安全這四個(gè)方面，使信息化管理在辦公室的管理工作中有更強(qiáng)的適應(yīng)性。發(fā)揮優(yōu)勢作用的同時(shí)，在人事、機(jī)要、信息等辦公室管理的具體內(nèi)容上，展現(xiàn)出信息化的技術(shù)優(yōu)勢，使辦公室管理工作變得更加便捷、高效、安全。