高校學籍檔案信息服務研究

摘 要：根據《高等學校檔案管理辦法》第三十二條規定：高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。由于學籍檔案具有無可替代的憑證作用，在當下面對復雜的檔案利用需求，以及當前對檔案利用需求的準確性、及時性、便捷性，高校學籍檔案管理部門應如何提升學籍檔案信息服務效率及質量值得我們高校學籍檔案管理人員去研究。

關鍵詞：高校學籍檔案服務；模式；建立

高校學籍檔案記錄了高校學生從入學直至畢業（結業或肄業）期間在校的學習情況，思想表現和生活狀況。作為一手的原始記錄，它主要包括：一是高校學生的基本信息，即：高考檔案（或新生錄取名冊）、新生入學登記表、學籍卡和在校期間的成績單。二是學生轉學、休學、復學、留級、退學、升學、參軍保留學籍等學籍變更情況。三是學生獎懲情況：獎勵獎學金材料、優秀學生、處分材料等。四是畢業情況：畢業生鑒定、思想考核等。高校學籍檔案是高校檔案的重要組成部分，具有一定的社會性及法律憑證作用。近年來隨著學生助學金申請、招考、考證、個人職稱評聘、深造、資格審查、提職、調動、晉級社會保障都需要對畢業生在校期間有一個更加全面的了解，因此，高校學生無論是在校生還是畢業生對學籍檔案的重視和利用都有了很大的增加，同時企事業單位也重視和利用高校畢業生在學校期間的學籍檔案信息，需對其做一個深入、科學的評價。

一、高校學籍檔案信息服務現有模式

目前大部分高校學籍檔案利用模式是用戶提出申請，管理人員獲取信息并根據用戶需求進行檢索、調檔、閱檔或者出具證明的流程辦理，整個辦理過程不僅耗時較長，而且一般還不能遠程操作，需要親臨現場辦理。提供信息方式以單一的人工服務為主；溝通主要以面對面溝通為主；部分高校進行了個別項目學籍檔案資料信息自助打印。但是在學籍檔案信息服務中半自助、自助和自動式的信息服務尚未展開。高校學籍檔案服務對象包括在校生、已畢業學生、企事業單位相關人員，其中畢業生是學籍檔案服務的主要對象。對于在校生而言現場辦理相關手續相對便利，不需要額外的付出大量的時間。而對于畢業生來說，他們遍布全國甚至國外，回校辦理學籍檔案等證明需要耗費的時間成本和金錢成本就高得多。對于企事業單位相關人員而言他們所從事的行業、需求各不相同。此外，不論是在校生還是畢業生、企事業單位相關人員他們的檔案意識薄弱，缺乏檔案學知識，欠缺全面的檔案利用知識和相關的法律法規。目前高校學籍檔案管理模式既不能滿足高校學生和社會企業和機構信息需求的準確性、及時性和便利性的特點，也缺乏解決此問題的有效途徑。

二、高校學籍檔案信息服務新模式的建立

（一）建立完備的學生學籍電子檔案

高校應對學生的各類學籍檔案建立與紙質文檔相匹配的完備的電子檔案，對學生各類檔案進行掃描以圖片形式進行保存，并將學籍中的重要信息錄到電子檔案系統中，建立與紙質檔案同步的電子檔案，建立相應的檢索字段，便于快速有效檢索，這是基于以下幾個原因。

一是，由于高校之間在辦學有不同的層次，辦學形式也存在多樣化的特點，因此學生學籍檔案往往具有不同的類別。例如：既有全日制學生學籍檔案和成人教育學生學籍檔案的分類，還存在同一個學生擁有多種類別的學籍檔案的現象。而這些學籍檔案材料由于分屬于不同的院系和部門，存在分散的特點，沒有集中統一的管理。而這些學籍檔案管理部門又缺乏統一的、規范的管理模式，這樣容易造成同一學生的檔案資料不齊、不完整，或者需要辦理檔案證明等事項時需跑多個部門，辦事效率低下等情況發生。建立完備的學籍電子檔案，有利于將同一學生學籍信息歸總，避免出現遺漏、遺失等情況。

二是，利用現有的學籍檔案管理模式檢索同一個學生分散于多個案卷，對應多個檔號和案卷的學籍檔案信息時，存在這很大的不方便。有時為了查證一個問題需要調閱多個不同檔案案卷，才能查實相關信息。消耗大量的時間、人力、物力，辦事人員不滿意，工作人員無動力，從而影響檔案查詢效率、準確率。建立完備的學籍電子檔案，有利于快速完成檢索，既方便服務對象，提高工作效率，也能減輕檔案工作人員工作強度，提升工作愉悅度。

三是，頻繁地翻閱、復印紙質材料也不利于實體檔案的保護。特別是年代久遠的檔案，由于是手寫，多次復印或者翻閱字跡淡化，紙張破損，為后面的檔案查閱帶來困難。建立完備的學籍電子檔案，有利于加強對原始檔案的保護，特別是對一些年代久遠、重要檔案的保護。

（二）強化學籍檔案意識

一直以來學生及民眾對檔案的性質、地位、作用、重要性認識模糊，檔案相關知識缺乏，沒有檔案觀念，不能正確認識到學籍檔案就是人事檔案的一部分，是高校學生在校期間生活、學習及各種社會實踐的真實記錄。有些學生對于進入檔案的資料隨意填寫，隨意涂改，造成今后檔案查詢時存在疑點；也有學生畢業時疏忽檔案的存放，不及時跟蹤自己檔案去向，工作幾年后需用檔案時再查詢時檔案已不知去向，檔案遺失情況時有發生。檔案管理部門應通過校園宣講、網站開辟專欄等途徑加強檔案知識和相關法律法規的宣傳。強化在校生及畢業生的檔案意識。讓他們了解什么是學籍檔案，學籍檔案記載哪些內容，學籍檔案能發揮哪些作用，通過實際案例分析在利用檔案信息時自己有哪些權利和義務，檔案不完善或者“棄檔”會帶來哪些實際的困難和麻煩，畢業生應及時跟蹤自己檔案去向，及時把檔案轉入相應的單位或者人才流動服務機構，確保自身的合法權益和應有待遇得到保障。

（三）學籍檔案信息服務

就目前在校生、已畢業學生及企事業單位對于學籍檔案利用主要集中在以下幾個方面：一是學生入學取得學籍之后，需要之后申請獎助學金等需要學籍證明；二是找工作招考等需要在學期間成績單或者資格證明等；（下轉第259頁）三是畢業生繼續深造學習等需要在學習期間學習成績，或需要證明自己畢業情況，驗證其學歷情況等；四是企事業單位核實畢業生的相關資料、資格情況等。五是因一些特殊需要查詢個人相關學籍信息的。不同的情況，都需要高校學籍檔案管理部門能準確、及時、便捷地為需求人員服務。

而要實現準確、及時、便捷地為需求人員服務這一目標，高校檔案管理就需建立一套完備的、與時俱進的基于全媒體時代管理的檔案信息管理服務系統。檔案管理多元化，信息服務多樣化。改變過去單一的信息服務手段和服務平臺，建立與當下科技發展相適應的新信息存儲、管理、傳遞、信息溝通新模式。對于學生、畢業生而言可以通過在線注冊自己的信息，檔案信息管理系統對其注冊信息進行核實，注冊信息屬實的，該生能查閱自己的相關學籍檔案信息。需要紙媒作為存檔和憑證的再借助實體空間進行傳遞。

（四）注重學籍檔案信息傳遞個人隱私保護

由于學籍檔案具有無可替代的憑證作用，防偽和避免個人隱私泄露就非常重要。一是在網絡環境下要防范身份偽造，加強對申請驗證者的身份甄別，要核實申請者的有效信息，如身份證號，高考報名號、學號等。二是檔案信息在傳遞的過程中要注意個人隱私的保護，如重要信息不得出現在資料封面等。

總之，學籍檔案服務是一個不斷提升的過程，也是促檔案服務部門管理更加精細的過程。建立檔案管理多元化，信息服務多樣化的學籍檔案信息服務模式，既能滿足使用人員準確、便捷、快速查詢、核實信息的需求，保護他們的合法權益，還能充分提高高校學籍檔案信息的服務質量和服務效率，是各高校學籍檔案管理努力的目標。

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作者簡介：何強（1975- ），男，四川安岳人，副研究員，研究方向：教材、檔案管理。