基于HRP平臺的醫院合同管理內部控制信息化建設

傅 玉，王友俊，孫 飛

（重慶醫科大學附屬第一醫院，重慶 400016）

引言

近年來，信息技術如何影響合同管理成為大家關注的方向，已有文獻從合同管理的信息化手段、系統構建、控制方法等方面進行研究。劉華等認為，可以應用知識管理的理論與方法構建合同管理信息平臺，其原理是以網絡為基礎，在總的合同管理信息平臺下構建合同庫、知識庫、專家庫和知識交流中心四個模塊[1]。馬穎認為，建立合同內部控制系統的過程是以控制為導向，使其在制度安排上更注重在合同準備、簽訂、履行及履行后的過程中，安排有效“體制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動態風險在每個過程中都有相應的控制手段發揮作用，成為一個適時的動態過程控制系統[2]。閆秀杰認為，合同款收付進度是判斷合同履行風險的重要參考證據，可以從會計核算角度，增設“合同”輔助核算方式對合同款收付涉及的會計業務進行獨立歸集，實現合同款收付過程明細管理[3]。耿桂鳳等認為，通過完善合同管理，醫院將財務管理與經營管理有機結合，拓寬了財務管理領域，實現全方位財務內部控制，并且對合同管理所涉及的每一個崗位、每一個操作環節都進行了規范，盡量做到精益求精；同時，通過對財務在合同管理中所分管內容進一步細化崗位職責、健全內部控制制度，不斷提高財務管理水平，使財務工作由記賬核算型向經營管理型轉變，財務工作領域由事后的靜態核算向全過程、全方位的動態控制轉變，財務工作由被動接受向主動服務轉變[4]。這些現有研究，為從信息化的角度對基于HRP平臺的公立醫院合同管理內控優化提供了有力的借鑒。

一、醫院合同管理內部控制的現狀

合同管理尚處于傳統手工管理階段，信息化程度不高。醫院采用EXCEL表格形式對合同進行登記，合同原件通過掃描采集后形成電子檔與Excel鏈接后供相關部門共同使用。采購、審計、財務等部門均采用人工核對方式管理經濟合同，管理效率低下。

二、基于HRP平臺的合同管理內部控制信息化建設

（一）建設目標

將內控理念、控制流程、控制方法等要素通過信息化的手段固化到醫院信息系統中，實現內控控制體系的系統化與常態化，減少或消除人為操縱因素，保護信息安全，確保交易處理的完整性和準確性、授權性和有效性，以期實現合同管理的合規性與風險管控。

（二）合同管理業務流程規劃

結合重慶市財政局頒布的《重慶市行政事業單位內部控制工作操作指引》中的合同控制內容、合同全生命周期管理過程、合同各環節主要風險和合同業務關鍵控制點，基于現有HRP平臺中開發合同管理系統功能應用，主要從合同對象資信的調查、擬訂合同草稿、確定合同內容、合同履行、執行追蹤、合同風險預警、風險防范等方面為重點重構對合同管理的內部控制。

重建的合同管理業務信息化流程如下圖所示。

1.合同訂立

由業務部門（按業務歸屬分屬相應職能部門）具體負責經濟合同的前期準備、調查、談判及文本的起草。

在合同調查階段，借助互聯網采集資信數據與合同調查對象提供的資信數據進行核查比對，在HRP平臺上開設信息版塊系統地收集、存儲簽約對象的基本信息、納稅信息、業務活動、資質、信譽和能力等。對簽約對象進行科學、全面、準確的資信調查，分析合同對象的競爭力和潛在風險，更加規范管理合同調查對象，為簽訂合同提供決策支持，規避合同風險。

在HRP平臺中設立合同起草功能，合同信息的錄入采用標準合同方式和框架合同方式，一種通過選擇合同類型、填寫有關合同的關鍵性要素自動生成；另一種設置通用框架和條款模塊，通過選擇框架和條款模塊進行修訂后快速生成自定義合同。合同起草錄入后，由系統將文本內容與標準化模板進行對比并提醒不全事項或錯誤事項。合同草稿完成后，形成《經濟合同備審表》進入審批流程，相關職能部門負責人審查后再由復核小組（審計、法律、紀檢、財務）進行審核，合同內容審改后簽訂經濟合同。

2.合同履行

合同履行階段流程由基于HRP平臺的合同管理系統進行，在合同簽訂完畢后由合同業務承辦人在“合同錄入”功能錄入合同簽約對象的信息、金額、編號、日期等基本數據，并掃描合同文本及相關資料上傳到HRP平臺上，通過附件的形式保存，同時完成合同的收付計劃，設置到期提醒。在收付計劃時間的前五個工作日，由系統自動提示財務部門進行合同款項收付操作，財務人員根據授權審批制度確認相關職能部門負責人已審批復核后，根據合同履行的進度向合同對象收付款。合同中的各項義務履行完畢之后，財務部門進行合同結算后轉承辦部門進行歸檔操作。

在HRP平臺為各職能、業務部門工作人員授予相應的權限，相關職能審查部門及合同復核小組成員通過登錄院內平臺完成審核合同、實時查詢執行進度，通過臺賬、圖表等分析合同履行情況，獲取多維度合同信息，提高合同管理內部控制的水平和效率。

3.執行追蹤

在HRP平臺的合同管理系統中建立合同執行追蹤機制，錄入合同實施進度階段信息，在各個關鍵節點設置提醒以防控風險，完成對合同的動態監管。系統在關鍵節點推送消息提醒，采用彈出信息窗的形式提醒相關人員及時跟進履行進度，根據合同類型的差異做不同程度的提醒，防范合同違約的風險。

合同履行過程中，收付計劃根據合同中的具體條款自動生成，系統自動監控合同中界定的責權利及完成情況，含合同款項收付提醒、記錄實際收付執行情況及項目執行情況。

在合同訂立階段的信息化是將內控工作嵌入合同管理過程，在合同生命周期內實現信息化作業管控，從錄入登記、審批、履行管理、監控執行、評估、查詢、統計等實現規范化控制目標。

4.風險防范

在HRP平臺中，系統基于合同分類形成風險數據庫，梳理不同環節的初審要素、風險點。在合同管理系統中，對物資采購合同、收支合同、基建合同及科研合同進行風險梳理，由系統進行初審，并向各合同審核流程的成員提示每個環節需要重點防范的風險，按授權審批權限界定的金額，系統自動傳輸到具備相應權限的職能部門負責人進行審批。

5.合同歸檔與評價

合同管理信息化建設后，合同文本及相關資料以文字、圖像等電子文件在HRP平臺上實現電子檔案管理，為簽約對象資信分析、合同執行效率分析、管理水平分析提供不同維度的目標數據集，全面分析評價合同對象資信情況、審查復核簽署管理、變更管理、合同執行進度、合同款收付進度、合同檔案管理、資金統計，提供合同風險管控信息支持。

結語

以信息系統為支撐，建成權責一致、制衡有效、運行順暢、執行有力、管理科學的內部控制體系，有助于提升內部治理水平。公立醫院在內部控制的建設方面尚處于起步階段，合同管理制度、流程和信息化實現差異性較大，內部控制信息化實施需要結合具體的制度與流程來設計。HRP平臺中融入合同管理內控系統，有利于強化對合同管理的內部控制，較大程度防范合同管理風險，提升了管理效率與效果，互聯網+和云會計將為全面內部控制信息化開拓更廣闊的時空。

[1]劉華，劉秀麗.論知識管理在構建合同管理信息平臺中的應用[J].企業經濟，2010，（5）：31-33.

[2]馬穎.過程控制導向的企業合同內部控制系統研究[J].會計研究，2011，（9）：61-65.

[3]閆秀杰.利用輔助核算實現合同款收付明細管理[J].財務與會計，2015，（20）：66-68.

[4]耿桂鳳，馬迎民.完善醫院合同管理，提高財務精細化管理水平[J].中國醫院管理，2016，（36）：70-71.

[5]余廉，范慧明.醫院經濟合同管理內部控制有效性研究[J].衛生經濟研究，2015，（8）：56-58.