基于HRP平臺的醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)

傅 玉，王友俊，孫 飛

（重慶醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院，重慶 400016）

引言

近年來，信息技術(shù)如何影響合同管理成為大家關(guān)注的方向，已有文獻(xiàn)從合同管理的信息化手段、系統(tǒng)構(gòu)建、控制方法等方面進(jìn)行研究。劉華等認(rèn)為，可以應(yīng)用知識管理的理論與方法構(gòu)建合同管理信息平臺，其原理是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，在總的合同管理信息平臺下構(gòu)建合同庫、知識庫、專家?guī)旌椭R交流中心四個模塊[1]。馬穎認(rèn)為，建立合同內(nèi)部控制系統(tǒng)的過程是以控制為導(dǎo)向，使其在制度安排上更注重在合同準(zhǔn)備、簽訂、履行及履行后的過程中，安排有效“體制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動態(tài)風(fēng)險在每個過程中都有相應(yīng)的控制手段發(fā)揮作用，成為一個適時的動態(tài)過程控制系統(tǒng)[2]。閆秀杰認(rèn)為，合同款收付進(jìn)度是判斷合同履行風(fēng)險的重要參考證據(jù)，可以從會計核算角度，增設(shè)“合同”輔助核算方式對合同款收付涉及的會計業(yè)務(wù)進(jìn)行獨立歸集，實現(xiàn)合同款收付過程明細(xì)管理[3]。耿桂鳳等認(rèn)為，通過完善合同管理，醫(yī)院將財務(wù)管理與經(jīng)營管理有機(jī)結(jié)合，拓寬了財務(wù)管理領(lǐng)域，實現(xiàn)全方位財務(wù)內(nèi)部控制，并且對合同管理所涉及的每一個崗位、每一個操作環(huán)節(jié)都進(jìn)行了規(guī)范，盡量做到精益求精；同時，通過對財務(wù)在合同管理中所分管內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)化崗位職責(zé)、健全內(nèi)部控制制度，不斷提高財務(wù)管理水平，使財務(wù)工作由記賬核算型向經(jīng)營管理型轉(zhuǎn)變，財務(wù)工作領(lǐng)域由事后的靜態(tài)核算向全過程、全方位的動態(tài)控制轉(zhuǎn)變，財務(wù)工作由被動接受向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變[4]。這些現(xiàn)有研究，為從信息化的角度對基于HRP平臺的公立醫(yī)院合同管理內(nèi)控優(yōu)化提供了有力的借鑒。

一、醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

合同管理尚處于傳統(tǒng)手工管理階段，信息化程度不高。醫(yī)院采用EXCEL表格形式對合同進(jìn)行登記，合同原件通過掃描采集后形成電子檔與Excel鏈接后供相關(guān)部門共同使用。采購、審計、財務(wù)等部門均采用人工核對方式管理經(jīng)濟(jì)合同，管理效率低下。

二、基于HRP平臺的合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)

（一）建設(shè)目標(biāo)

將內(nèi)控理念、控制流程、控制方法等要素通過信息化的手段固化到醫(yī)院信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)內(nèi)控控制體系的系統(tǒng)化與常態(tài)化，減少或消除人為操縱因素，保護(hù)信息安全，確保交易處理的完整性和準(zhǔn)確性、授權(quán)性和有效性，以期實現(xiàn)合同管理的合規(guī)性與風(fēng)險管控。

（二）合同管理業(yè)務(wù)流程規(guī)劃

結(jié)合重慶市財政局頒布的《重慶市行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作操作指引》中的合同控制內(nèi)容、合同全生命周期管理過程、合同各環(huán)節(jié)主要風(fēng)險和合同業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制點，基于現(xiàn)有HRP平臺中開發(fā)合同管理系統(tǒng)功能應(yīng)用，主要從合同對象資信的調(diào)查、擬訂合同草稿、確定合同內(nèi)容、合同履行、執(zhí)行追蹤、合同風(fēng)險預(yù)警、風(fēng)險防范等方面為重點重構(gòu)對合同管理的內(nèi)部控制。

重建的合同管理業(yè)務(wù)信息化流程如下圖所示。

1.合同訂立

由業(yè)務(wù)部門（按業(yè)務(wù)歸屬分屬相應(yīng)職能部門）具體負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同的前期準(zhǔn)備、調(diào)查、談判及文本的起草。

在合同調(diào)查階段，借助互聯(lián)網(wǎng)采集資信數(shù)據(jù)與合同調(diào)查對象提供的資信數(shù)據(jù)進(jìn)行核查比對，在HRP平臺上開設(shè)信息版塊系統(tǒng)地收集、存儲簽約對象的基本信息、納稅信息、業(yè)務(wù)活動、資質(zhì)、信譽(yù)和能力等。對簽約對象進(jìn)行科學(xué)、全面、準(zhǔn)確的資信調(diào)查，分析合同對象的競爭力和潛在風(fēng)險，更加規(guī)范管理合同調(diào)查對象，為簽訂合同提供決策支持，規(guī)避合同風(fēng)險。

在HRP平臺中設(shè)立合同起草功能，合同信息的錄入采用標(biāo)準(zhǔn)合同方式和框架合同方式，一種通過選擇合同類型、填寫有關(guān)合同的關(guān)鍵性要素自動生成；另一種設(shè)置通用框架和條款模塊，通過選擇框架和條款模塊進(jìn)行修訂后快速生成自定義合同。合同起草錄入后，由系統(tǒng)將文本內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)化模板進(jìn)行對比并提醒不全事項或錯誤事項。合同草稿完成后，形成《經(jīng)濟(jì)合同備審表》進(jìn)入審批流程，相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人審查后再由復(fù)核小組（審計、法律、紀(jì)檢、財務(wù)）進(jìn)行審核，合同內(nèi)容審改后簽訂經(jīng)濟(jì)合同。

2.合同履行

合同履行階段流程由基于HRP平臺的合同管理系統(tǒng)進(jìn)行，在合同簽訂完畢后由合同業(yè)務(wù)承辦人在“合同錄入”功能錄入合同簽約對象的信息、金額、編號、日期等基本數(shù)據(jù)，并掃描合同文本及相關(guān)資料上傳到HRP平臺上，通過附件的形式保存，同時完成合同的收付計劃，設(shè)置到期提醒。在收付計劃時間的前五個工作日，由系統(tǒng)自動提示財務(wù)部門進(jìn)行合同款項收付操作，財務(wù)人員根據(jù)授權(quán)審批制度確認(rèn)相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人已審批復(fù)核后，根據(jù)合同履行的進(jìn)度向合同對象收付款。合同中的各項義務(wù)履行完畢之后，財務(wù)部門進(jìn)行合同結(jié)算后轉(zhuǎn)承辦部門進(jìn)行歸檔操作。

在HRP平臺為各職能、業(yè)務(wù)部門工作人員授予相應(yīng)的權(quán)限，相關(guān)職能審查部門及合同復(fù)核小組成員通過登錄院內(nèi)平臺完成審核合同、實時查詢執(zhí)行進(jìn)度，通過臺賬、圖表等分析合同履行情況，獲取多維度合同信息，提高合同管理內(nèi)部控制的水平和效率。

3.執(zhí)行追蹤

在HRP平臺的合同管理系統(tǒng)中建立合同執(zhí)行追蹤機(jī)制，錄入合同實施進(jìn)度階段信息，在各個關(guān)鍵節(jié)點設(shè)置提醒以防控風(fēng)險，完成對合同的動態(tài)監(jiān)管。系統(tǒng)在關(guān)鍵節(jié)點推送消息提醒，采用彈出信息窗的形式提醒相關(guān)人員及時跟進(jìn)履行進(jìn)度，根據(jù)合同類型的差異做不同程度的提醒，防范合同違約的風(fēng)險。

合同履行過程中，收付計劃根據(jù)合同中的具體條款自動生成，系統(tǒng)自動監(jiān)控合同中界定的責(zé)權(quán)利及完成情況，含合同款項收付提醒、記錄實際收付執(zhí)行情況及項目執(zhí)行情況。

在合同訂立階段的信息化是將內(nèi)控工作嵌入合同管理過程，在合同生命周期內(nèi)實現(xiàn)信息化作業(yè)管控，從錄入登記、審批、履行管理、監(jiān)控執(zhí)行、評估、查詢、統(tǒng)計等實現(xiàn)規(guī)范化控制目標(biāo)。

4.風(fēng)險防范

在HRP平臺中，系統(tǒng)基于合同分類形成風(fēng)險數(shù)據(jù)庫，梳理不同環(huán)節(jié)的初審要素、風(fēng)險點。在合同管理系統(tǒng)中，對物資采購合同、收支合同、基建合同及科研合同進(jìn)行風(fēng)險梳理，由系統(tǒng)進(jìn)行初審，并向各合同審核流程的成員提示每個環(huán)節(jié)需要重點防范的風(fēng)險，按授權(quán)審批權(quán)限界定的金額，系統(tǒng)自動傳輸?shù)骄邆湎鄳?yīng)權(quán)限的職能部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。

5.合同歸檔與評價

合同管理信息化建設(shè)后，合同文本及相關(guān)資料以文字、圖像等電子文件在HRP平臺上實現(xiàn)電子檔案管理，為簽約對象資信分析、合同執(zhí)行效率分析、管理水平分析提供不同維度的目標(biāo)數(shù)據(jù)集，全面分析評價合同對象資信情況、審查復(fù)核簽署管理、變更管理、合同執(zhí)行進(jìn)度、合同款收付進(jìn)度、合同檔案管理、資金統(tǒng)計，提供合同風(fēng)險管控信息支持。

結(jié)語

以信息系統(tǒng)為支撐，建成權(quán)責(zé)一致、制衡有效、運(yùn)行順暢、執(zhí)行有力、管理科學(xué)的內(nèi)部控制體系，有助于提升內(nèi)部治理水平。公立醫(yī)院在內(nèi)部控制的建設(shè)方面尚處于起步階段，合同管理制度、流程和信息化實現(xiàn)差異性較大，內(nèi)部控制信息化實施需要結(jié)合具體的制度與流程來設(shè)計。HRP平臺中融入合同管理內(nèi)控系統(tǒng)，有利于強(qiáng)化對合同管理的內(nèi)部控制，較大程度防范合同管理風(fēng)險，提升了管理效率與效果，互聯(lián)網(wǎng)+和云會計將為全面內(nèi)部控制信息化開拓更廣闊的時空。

[1]劉華，劉秀麗.論知識管理在構(gòu)建合同管理信息平臺中的應(yīng)用[J].企業(yè)經(jīng)濟(jì)，2010，（5）：31-33.

[2]馬穎.過程控制導(dǎo)向的企業(yè)合同內(nèi)部控制系統(tǒng)研究[J].會計研究，2011，（9）：61-65.

[3]閆秀杰.利用輔助核算實現(xiàn)合同款收付明細(xì)管理[J].財務(wù)與會計，2015，（20）：66-68.

[4]耿桂鳳，馬迎民.完善醫(yī)院合同管理，提高財務(wù)精細(xì)化管理水平[J].中國醫(yī)院管理，2016，（36）：70-71.

[5]余廉，范慧明.醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理內(nèi)部控制有效性研究[J].衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)研究，2015，（8）：56-58.