基于RPA的財務共享服務中心固定資產管理優化研究

程平 王爽

【摘 要】 固定資產作為企業從事生產經營活動、實現發展戰略的物質基礎，使得固定資產管理成為資產管理中最為核心的內容，也是集團企業經營管理過程中的重要內容之一。以德勤“財務機器人”為代表的機器人流程自動化（RPA）技術的運用，為企業財務共享服務中心資產管理業務流程優化與改進提供了新的技術思路。文章以ABC集團財務共享服務中心為例，在重點闡述了ABC集團財務共享服務模式下固定資產管理流程的現狀及其存在問題的基礎上，引入RPA技術，進行了固定資產從新增、維護、轉移以及處置的全生命周期流程中關鍵業務環節的優化設計，以期為集團企業財務共享服務中心固定資產及其他類資產管理流程優化提供借鑒與參考。

【關鍵詞】 RPA； 財務共享服務中心； 固定資產管理； 流程優化； 大數據

【中圖分類號】 F232 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）20-0148-06

一、引言

2013年，財政部、國資委等政府部門相繼出臺了《企業會計信息化工作規范》以及“中央企業財務管理工作總體思路”文件，其中都建議大型企業與企業集團建立財務共享服務中心。現如今，以德勤“財務機器人”為代表的機器人流程自動化技術（以下簡稱“RPA”）已在各大集團企業開始應用，同時基于大數據、云計算等新興技術的企業會計信息化建設也有了質的飛躍，在這種契機下，將RPA技術結合大數據等技術應用到財務共享服務中心各個業務模塊的建設以及優化改進中，將改變財務共享服務中心現狀，提升各個業務模塊工作效率以及質量。在企業中，固定資產是幫助各個部門進行生產與經營活動、實現發展戰略的物質基礎，是企業最重要的資源，集團企業由于固定資產數量龐大、管理效率緩慢，而存在許多問題。因此本文基于RPA技術，在ABC集團現有財務共享服務中心基礎上進行固定資產管理業務流程優化研究。

集團企業財務共享服務模式的應用問題以及固定資產管理中存在的有關問題受到了學者們廣泛地關注與研究。程平等[1]基于大數據、云會計技術背景，從基礎設施層、業務層、數據層、應用層等方面構建了云會計下財務共享服務中心資產管理控制框架模型，并詳細闡述了集團企業財務共享服務中心固定資產管理中資產購置業務環節具體運作流程；梳理了國有資產管控主要包括資產配置與新增、資產變動、資產清查、資產處置等核心環節，在對核心環節內部控制現狀深入描述的基礎上，分析了目前存在的缺少資產購置預警、缺少資產使用動態信息、與外部系統聯系不緊密以及大數據分析不夠深入等問題，并針對這些問題，提出了優化與改進[2]。王銳[3]對高校固定資產管理中包括記錄和列入固定資產信息、確定固定資產的類型并分類，對高校固定資產的維護、使用等基本內容進行了分析，指出當前高校固定資產管理上存在的常見問題，并根據這些問題，給出相對應的解決方法。

縱觀已有文獻，現階段有關集團企業財務共享服務中心的研究主要集中在各個核心業務以及支撐業務模塊的建設及具體應用方面，通過構建不同業務模塊的框架模型，闡述框架模型下具體業務的功能實現過程，以保持財務共享服務中心的正常運作。同時，對于固定資產管理相關的優化研究僅僅針對分散的問題進行解決，并沒有以核心業務流程為主線，在財務共享服務模式這一特定環境下，依托RPA以及大數據、云計算等新興技術手段的運用進行。實際上，在國外，RPA技術在業務流程優化方面已經有了廣泛的研究與運用。Mary Lacity[4]表示RPA是共享服務的下一個轉型杠桿，將RPA部署到共享服務組織中，作為集中化、標準化，重新定位到低成本領域以及使用支持技術之后的下一個轉型工具，期望以更少的資源完成更多工作，以此提高服務質量。Aguirre et al.[5]闡述了RPA不同于其他自動化技術（例如業務流程管理系統，BPMS）的特征，并通過對一個業務流程外包（BPO）服務提供商實施個例研究，證實了將RPA運用到一個具有前后臺辦公活動的服務業務流程中的益處和結果。在國內，RPA技術應用于財務相關業務流程的優化研究也有了進展。程平等[6]以具體集團財務共享服務中心為例，通過分析費用報銷業務現狀及其存在問題，引入RPA技術，依靠該技術，對財務共享服務中心費用報銷管理中報銷申請、票據自動審批、資金支付管理三大模塊進行了RPA的優化設計，為財務共享服務中心其他業務流程優化提供技術性指導。鑒于此，本文以國有大型集團企業ABC集團為例，首先分析了財務共享服務模式下固定資產管理的全生命流程，即固定資產的新增、信息維護、轉移和處置流程的現狀及存在的問題，隨后圍繞各個流程中的關鍵業務點闡述了RPA技術下的業務流程優化可能實現的方向。

二、ABC集團財務共享服務中心固定資產管理現狀與問題分析

（一）財務共享服務中心固定資產管理現狀

ABC集團創建于2006年，其前身為臨沂礦務局，成立于1960年，后經過國有改制等組織重構，現為全國煤炭企業50強和山東省重點工業企業。ABC集團是一家擁有煤炭和鐵礦資源開發生產、煤礦機械制造與加工、煤化工、玻璃纖維、電力熱力、建筑建材、物流貿易、房地產開發等多元產業為一體的大型現代企業集團，其下設兩個集團公司以及數10座煤礦。ABC集團于2017年4月與浪潮公司合作，啟動財務共享咨詢項目，并于2018年3月23日正式啟用大數據——財務共享服務中心。ABC集團通過建立與運行財務共享平臺，首先將會計核算、費用報銷、往來核算、總賬核算等財務工作集中到統一的信息化平臺上來；然后通過支持業務經營的財務與共享中心進行對接，完成資金計劃、資產管理等工作；最后達到戰略財務的目標。

ABC集團財務共享服務中心固定資產核算業務歸屬于總賬核算科，其崗位主要職責包括固定資產的新增、折舊與攤銷、減值、處置、清理的審核與核算；負責對固定資產盤點調賬的審核與核算。ABC集團作為制造業集團企業，固定資產在企業總資產中占據較大份額，同時由于下設多個分子公司，財務共享服務中心對于固定資產的管理有較大的困難。因此本文從固定資產新增、維護、調撥與處置的全生命周期梳理財務共享服務中心固定資產管理流程，如圖1所示。固定資產新增流程包括分子公司或相關部門新增資產資料的上報，財務共享服務中心（FSSC）中影像掃描崗人員將所有資料進行掃描并通過文件傳輸平臺下發給需要資產信息錄入的崗位，相關崗位人員通過接收到的資料進行資產信息的各系統錄入。資產維護流程包括固定資產盤點以及資產折舊與減值等內容，固定資產盤點由部門組織人員進行現場盤點，并出具資產盤點報告，再發往共享中心進行審核，資產減值與變動申請也需要申請部門提供相應申請資料，以供審核。資產轉移或處置流程則同樣需要上報資料，先進行審核，審核通過后再對實物資產進行轉移或處置，對各個系統中該資產的信息進行變動。

（二）ABC集團財務共享服務中心固定資產管理的問題分析

1.固定資產信息新增與變動資料仍需人工傳遞與錄入，無法自動生成資產信息

在ABC集團中，固定資產新增或者提出資產減值、折舊變動以及轉移或處置申請時，FSSC影像掃描崗對于資產實物需要進行拍照，實物票據、采購合同、申請文件、審批文件等需要進行掃描，存入電子影像系統。隨后影像崗人員根據初步判斷將掃描后的文件按照各個崗位對資產信息的需求進行下發，各個崗位按照工作職能將收到的文件進行信息提取，然后將資產信息錄入到資產管理系統、SAP財務核算系統以及業務部門管理系統等系統。在此過程中，影像管理崗位工作人員需要將掃描文件進行多次分配，財務共享服務中心相關崗位職員以及業務部門財務人員需要根據影像文件對固定資產信息以及相關信息進行一一篩選、錄入與保存。其間文件的分配需要影像管理工作人員對各個崗位需求有明確的了解，各個崗位需要大量地進行提取、復制、粘貼、合并等操作將數據存入所管理的系統。對于固定資產多而雜且崗位設置精細的ABC集團來說，影像掃描崗人員需要重復處理大量的文件，并同時傳遞給不同崗位人員，容易導致信息下發錯誤。同時各個崗位人員需要進行重復性的信息提取、匹配等工作，造成數據錯誤或者遺漏，從而導致各個系統間信息不一致，帶來資產信息不準確的風險。

2.固定資產信息維護不及時，無法實現全面管理

ABC集團財務共享服務中心在現有資產管理過程中，對于固定資產的靜態信息，諸如名稱、價值、類別、規格型號、購置方式等基本信息以及資產的審批單據、合同、購置發票、會計憑證等資料已通過資產管理系統、SAP會計核算系統等進行了較好的管理。但是資產的動態信息例如資產損耗情況、折舊情況、資產減值情況、資產維修情況等資產使用過程中產生的信息并未及時關注。在該集團中，僅在季度末或者年末安排分子公司業務部門進行現場盤點，提交盤點報告與減值、折舊變動等申請，然后發往財務共享服務中心進行審核與記錄。在該業務流程中，分子公司業務部門以及財務共享服務中心距離太遠以及跨系統采集數據不完整、不及時等問題導致固定資產信息審核時，由于數據較少或數據準確性低導致錯誤判斷、錯誤審核，從而無法實現固定資產的動態信息完全掌控和資產全面管理的目標，對于資產后續的采購、調撥與處置等決策也無法提供準確信息。

3.資產實物與各個系統間信息不對稱，資產難以進行后續管理與服務

ABC集團下設多個分子公司與煤礦事業部，固定資產常發生在公司間、部門間以及集團與下屬間被調動的情況。由于固定資產轉移與安裝存在耗費時間的情況，以及擁有資產信息的各個系統并非采用統一系統接口，可能出現資產管理系統未記錄，但共享中心資產核算系統已記錄或者由于固定資產調動規則不清晰導致資產調動的雙方資產信息記錄不同步等情況。同時，資產的處置涉及到資產主要信息的變動，也需要對各個系統中的有關信息進行變更。對于資產調動與處置，涉及到各個系統間信息的變動，但由于各個系統資產信息修改規則不一樣，導致無法統一，進而因為信息記錄的時效性以及所處崗位人員的流動，導致各個系統中固定資產信息脫節，不能對調動后的資產進行后續管理，導致賬實不符以及資產流失、無法收回殘值的風險。

三、基于RPA的ABC集團財務共享服務中心固定資產管理流程優化

（一）RPA與財務共享服務中心資產管理的相關性分析

ABC集團財務共享服務中心的建立，實現了財務核算人員的集中與精簡。被剝離核算職能所釋放的財務人員，能更加專注于對業務的支持，提升業務管理的深度和精度，是企業由傳統財務轉向管理會計的重要一步。然而，由于該集團財務共享服務中心成立時間較短，僅僅由分散的、具有不同流程成熟度和不同文化和成本結構的單元組裝而成，因此想要實現高性能的共享服務組織還有很長的路要走。

目前，諸如ABC集團，已建立財務共享服務中心的集團企業越來越多，但是對于這些企業來說，財務共享服務模式下出現的重復勞動、流程運行效率低、出錯率高、員工滿意度低等問題影響著企業運作。因此，財務共享服務模式也需要轉型，而轉型的一大趨勢即RPA。RPA是一種通過軟件編程語言實現的基于明確的規則操作，完善過去由人類完成的具有高度可重復性的業務流程作業的一種軟件。在國外，RPA技術已被廣泛運用到被稱為“轉椅”流程的工作當中，并由此代替人類。“轉椅”工作即人坐在工作站的轉椅上，接受許多電子輸入（如電子郵件和電子表格）的工作，通過訪問更多系統來處理它們，然后將完成的工作更新至其他系統，如ERP或CRM系統。在共享服務中心里，許多工作人員在辦公桌周圍“旋轉”，只是從多個來源獲取多個輸入，在準備輸出之前，將它們剪切并粘貼到標準化表單中。在財務共享服務中心固定資產管理中，資產信息錄入以及變動屬于這樣的工作。這樣的工作就導致相關人員的工作任務繁重且枯燥，更容易出錯；資產的相關分析也因為各個系統接口不一導致資產信息無法全部獲取，僅僅局限于表面分析；資產的實物后續變動也無法有效監管。因此，將RPA技術結合大數據分析、OCR識別等新興技術，針對固定資產管理現有流程中所存在的問題，對于資產信息的錄入等諸如此類由人工完成的“轉椅”工作進行代替，對于資產的靜態信息與動態信息進行全面管理并進行準確審核，對于資產的后續變動進行更明確的管控，加強預警，從而實現基于RPA的財務共享模式下的固定資產管理流程優化，如圖2所示。

（二）財務共享服務中心固定資產管理流程的RPA優化

1.固定資產掃描文件自動傳輸，自動錄入與調整資產資料

在財務共享服務中心影像掃描崗向各個崗位傳輸文件流程中配置RPA工具，基于每個崗位信息錄入系統所需文件進行規則制定，并將影像掃描端口與各個系統進行連接。例如資產管理系統信息的錄入需要固定資產實物照片、資產采購合同、付款單、驗收單等掃描文件，則可以通過對RPA機器人寫編譯語言讓其了解影像掃描端口與資產管理系統的連接規則，進行指定文件的自動投遞。對于其他需要錄入資產信息的系統，可以根據需要，靈活制定或修改投遞規則以實現信息的需求，同時也能加強對文件流動的控制與管理。在此過程中，影像掃描崗位人員不必再進行資料的重復傳遞工作，也無需進行傳輸工作的培訓，而是將工作重心轉移到資產實物和文件掃描的質量上以及與固定資產相關資料來源真實性上，這樣不僅大大減少了崗位工作量，還提高了崗位所創造的價值，同時避免了資料傳遞過程中人為修改或系統錯誤導致的資產信息記錄錯誤情況的發生，保證了固定資產管理中初始信息的正確性。

文件經過RPA技術準確傳輸到各個崗位后，需要進行信息的提取、錄入與變更。相比于手工錄入，信息錄入流程的優化利用OCR技術對影像文件進行批量識別，經過文件處理，轉化為格式化數據文件，并建立規則數據儲存平臺。隨后，利用RPA技術對各個系統中各個模塊需要填寫的信息與數據文件進行一一對應，并制定數據抓取規則，機器人由此從儲存平臺中文件的相應位置抓取信息，自動匹配到各個模塊進行信息的自動錄入。利用RPA與OCR技術的結合，實現了各個系統中信息的自動錄入與精準匹配，完全代替了以往由人工完成的大量的重復性提取、粘貼、復制的信息轉移工作，這樣減輕了資產信息管理崗位人員進行反復性工作所帶來的壓力與不滿意，釋放勞動力于更有價值的資產管理、資產分析工作上，同時避免了由人工操作出現的數據錄入錯位或者缺少等問題，保障了資產信息的質量，為后期資產信息的使用提供了保障。

2.固定資產信息維護自動審核，實現全面管理

固定資產信息維護流程中的審核環節引入RPA工具，首先將機器人與部門盤點所使用的外部移動設備，例如手機、掃碼槍、條碼識別儀等對接，進行資產實物的信息獲取，然后通過分子公司業務部門出具的盤點報告與機器人所獲數據進行比對，從而實現對盤點報告真實性的審核。對于資產的減值以及折舊信息的變動申請，需要RPA機器人穿行到擁有資產信息的各個系統進行資產使用的相關信息獲取，并通過大數據技術以及智能算法對其進行分析、對比與計算，從而判斷其是否應該進行減值或者折舊信息變動，并自動計算與決策出適合的減值金額以及折舊方法。

將RPA技術運用到資產信息維護流程中各個關鍵業務點的審核上將解決現階段所存在的相應問題，例如在資產盤點方面，實現了固定資產實物盤點與線上信息盤點的自動對比審核功能，在此過程中，以往由工作人員進行的實物盤點審核所面臨的資產數量種類繁多，審核量大，資產信息分散導致的人員按照經驗錯誤審核的問題能夠得以解決，消除了人為審核所導致的固定資產信息錯誤記錄的風險。對于資產信息變動申請的審核，以往存在申請部門想通過改變固定資產的折舊方式或減值數量來達到某些目的，向總部財務共享服務中心資產核算崗提供虛假申請資料或不正確使用固定資產的情況，對于集團企業來說，這種情況下審核人員并不能看見實物以及內部情況，也無法收集到資產全部的使用情況與相應數據，只能憑借申請者提供的資料進行判斷，這樣所引起的錯誤審核對于企業固定資產的利用效率有破壞性的影響。但引入RPA后，資產被使用情況的各種信息與資料都能一一獲取并且能夠利用相應算法進行折舊方式以及減值提取數量的預測，識別出固定資產是否存在被人為蓄意破壞與不合理使用的情況，能夠保證固定資產后期的精確管理。同樣的，針對以往無法實現的資產信息全方位維護，通過RPA技術，實現對所有資產的損耗、閑置、維修、配置等使用狀態中的情況進行實時獲取與數據分析，完善資產信息全面性的維護。通過分析不同類型資產的使用情況、不同地區或部門的資產利用效率、不同供應商提供的資產使用效果等，形成實時的資產分析報告，將其傳遞給相應的信息使用者，從而提高資產合理配置下的使用效率、資產采購預算編制速度以及部門資產需求預測的準確度。

3.自動連接各系統接口，實現智能預警，加強資產后續管理

當固定資產需要調動或者處置時，資產的信息將會發生變化，首先RPA在記錄資產信息的各個系統中穿行，收集資產調動或處置的基本資料如調動申請、調動審批文件，安裝以及驗收資料等。隨后由機器人篩選資產的調動或者處置后的信息，自動更新資產實物上的連接碼內容。再以外掛的形式將RPA機器人部署在記錄有資產信息的各個系統上，實現系統間接口的統一。機器人對于各個系統間相同信息點設定相同的規則與勾稽關系，由此達到各個系統間信息統一的目的。如資產管理系統中資產所在部門信息發生了變更，而SAP核算系統中該信息并沒有及時更新，RPA機器人基于相同信息規則的設定，對于資產核算系統中該信息進行紅色預警，提示該崗位人員進行及時修改。同樣的，對于各個系統間相同信息出現不同的情況時，RPA機器人也能實時進行警告提示。在此過程中，RPA機器人非侵入式的特點不會影響各個系統原有IT基礎架構，只是各個系統間相同內容的虛擬連接。這樣不僅不會增加IT支持成本，還可以實現系統間無障礙數據交流，使得固定資產管理不再受資產實物與信息時效性以及經辦人員交接的影響，避免了各個系統之間由于多種原因導致的信息不對稱，使資產與資產信息能夠同步，對調動后的資產能夠快速進行后續管理，也有效地避免了資產流失、無法收回殘值的風險。

四、結語

將RPA技術運用到財務共享服務中心各個業務模塊中，以期實現多方面的成效，其中包括以更少的資源完成更多工作，提高服務質量，提高服務交付速度并且使員工更快樂，滿意度更高。本文通過對ABC集團財務共享服務模式下的固定資產管理流程現狀與問題進行描述，依靠RPA技術實現了固定資產信息自動傳輸、錄入與變更、信息自動審核、全面管理以及系統接口統一、智能預警等業務流程關鍵點優化設計，從而提高了財務共享服務中心固定資產管理的效率與質量。現階段，在會計信息化深入發展的大背景下，作為財務流程優化領域中可用的一種新興技術，將RPA技術用于財務共享服務中心固定資產管理全生命流程優化研究，是一次有益的探索。本文也為存貨管理、無形資產管理等資產管理的其他內容的流程優化提供了參考研究路徑，期望為集團企業財務共享中心資產管理優化提供新的思路與研究方向。

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