會計檔案電子化管理探析

金宇

【摘 要】 當前計算機產業快速發展和信息數字化的發展趨勢為會計檔案電子化奠定了堅實的基礎，研究企業會計檔案電子化管理技術和方法對指導會計檔案管理工作實踐具有重要的現實意義。文章分析了會計檔案電子化的特點，依據電子化檔案的主要特征總結了會計檔案電子化管理中存在的主要問題：領導重視程度不夠、人才不足、安全隱患大、管理制度等。結合目前存在的問題，會計檔案電子化管理應當從提高領導重視程度、做好基礎數據收集、注重安全保護、培養專業技術人員等方面入手，提高會計檔案電子化管理水平。

【關鍵詞】 會計檔案； 電子檔案； 事業單位

【中圖分類號】 F231 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）20-0142-03

隨著我國信息化產業的進步，許多單位已經具備了將各種資料以及信息全部實現電子化、數字化的能力。計算機技術在會計行業的廣泛應用在提高工作效率的同時，也加快了會計檔案電子化的進程。但會計檔案電子化管理與傳統紙質檔案管理的差異使得其管理難度大大提升，很多問題也漸漸凸現出來。

一、電子化會計檔案的主要特點

與傳統的會計檔案不同，電子化會計檔案存儲形式以計算機硬盤存儲為主，改變了過去單一的以紙質材料為存儲介質的存儲方式。目前的電子化會計檔案主要包括電子憑證、電子賬簿和電子報表等內容，相關資料以數字化形式存儲在電腦或者服務器中。電子化會計檔案與傳統紙質檔案相比，存儲介質發生了變化，這就導致其存儲過程對各種環境的要求更加嚴格，特別是需要注意計算機運行過程物理環境改變、軟件升級、操作系統兼容性等對電子化會計檔案的影響。在便利性方面，電子化會計檔案的使用和閱讀還要依附于電子設備，所以相對于紙質檔案材料來說，閱讀方便性和舒適性上相對較差，但攜帶方便[1]。電子化會計檔案與傳統紙質檔案相比，復制容易，篡改容易，加上數據存儲介質的脆弱性，導致其數據丟失或者滅失的風險也高于紙質檔案。鑒于電子化會計檔案的以上特點，其在管理中也存在較多的問題需要解決。

二、會計檔案電子化管理中主要面臨的問題

目前，我國在會計檔案電子化管理中積累了一部分經驗，但是也存在一些不足，總體來看，主要存在4個方面的問題：

（一）單位主管領導對會計檔案電子化不夠重視

單位領導對會計檔案電子化管理缺乏足夠重視的問題，與部分領導或者管理者的觀念落后有關，主要原因是普遍認為，會計檔案的重要作用是用來應付上級檢查或者審計時使用，對于內部來說，會計檔案的電子化意義不大。這使得部分行政事業單位和企業并未意識到會計檔案電子化的重要意義，對于相關檔案的存儲、管理、共享便利性沒有引起足夠的重視。

（二）工作人員知識和技能儲備不適應會計檔案電子化需要

從時間來看，部分單位的管理人員對會計檔案電子化后在傳輸和使用過程中的真實性無法進行保障，相關檔案在數據核實、保密管理上存在較大的難度。會計檔案的電子化發展歷史相對較短，很多企事業單位管理電子化會計檔案的經驗較少，同時相關軟件在開發以及應用上還存在一些不足，加上專業技術人員缺乏相應的操作和管理經驗，所以在數據傳輸上仍然不能保證所有數據的準確性和完整性，也無法對所有數據的可用性進行逐一核實。在具體實踐中，往往還存在著工作人員管理疏忽或者故意破壞等問題，這也使得電子檔案的真實性更加難以保障。加上目前很多電子數據可以非常輕松地被修改和復制，最終檔案資料是否與原始數據相同很難進行鑒定和區分，所以會計檔案電子化從存儲到應用管理整個流程均存在較大難度。

（三）電子數據存在較大的安全隱患

實際工作中，會計檔案電子化使得數據在保存至應用整個流程上都存在很大的安全風險。電子檔案是以計算機技術為支撐的，但是由于電子計算機容易遭受病毒的攻擊，這就造成會計檔案數據很容易被竊取或者損壞，從而大大增加了管理的風險；從存儲介質的角度來看，目前尚無法完全保證所有存儲介質的質量以及安全性、可靠性達到設計標準，并且閃存盤和硬盤的工作受環境條件的影響較大，電磁環境、自然災害等不良環境條件會影響閃存盤和硬盤的使用壽命，這也加大了電子檔案管理的難度，使得數據的完整性在存儲較長時間后難以保證[2]。

（四）人員管理制度限制了會計檔案電子化

在一些單位因崗位限制和管理制度的約束，使得會計檔案管理人員對計算機數據的管理能力較弱，但是又無法聘用專門從事電子檔案管理的人員，這就導致會計檔案管理人員很難對電子化會計檔案進行有效管理。目前，一些單位的計算機辦公均采用聯網的方式，而互聯網應用中也存在著較大的安全隱患，加上專門從事計算機網絡以及安全維護的人員缺乏，這就使得企業聯網計算機的網絡安全問題得不到很好的保障，這對會計電子檔案安全性提出了巨大挑戰。因此，配備專業的計算機安全維護人員是保障會計檔案電子化的有效手段，但是在當前人事管理制度條件下，很難引進專業從事計算機安全管理的人員，在人員管理制度上也存在較大障礙。

三、會計檔案電子化管理問題的具體對策

（一）提高領導的重視程度

從管理者的角度上，必須提高認識，重視會計電子檔案的管理工作。只有單位的領導對此產生了足夠的重視，才能更好地推進相關工作的實施；并且注重各級領導在管理人員培訓、資金保障等方面的相應支持，以加快會計檔案管理的科學化進程。

（二）做好數據從收集至應用的真實性保障工作

具體來說，從機制和計算機管理系統兩個角度入手，確保每個工作環節的安全性，如在電子檔案的保存和傳輸中，制定相應的防止修改或者篡改的工作機制，控制工作人員的日工作量，制定發生突發事件的應急處理機制，在整個數據的收集過程中，要實施數據的逐條核對責任制，數據移交和存貯的保密制度以及設立見證人員的監督工作機制。數據保管過程中要通過多人存儲和監督方式保持數據的一致性，同時在應用時要進行相關數據一致性的比對，在數據網絡傳輸中，要單獨建立網絡共享機制，防止在傳輸過程中產生數據被修改或者被滅失的情況，制定電子檔案系統管理人員和應用人員相互分析的機制，建立用戶管理人員和使用人員分離的工作制度，保證每個工作人員都無法單獨對電子檔案數據進行修改和操作。在會計電子檔案管理軟件以及信息系統上，不同處理系統之間的數據應當能夠相互結合，在數據傳輸上應當有加密設置，并且要建立重復歸檔檢測程序，防止不同內容數據重復歸檔；同時，除了本地計算機存儲數據之外，還應當建立會計檔案信息異地存儲制度，并且建立相應的管理信息系統，在管理過程中保證相關的信息不至于被修改或者丟失[3]。

（三）要注重電子檔案的安全保護問題

最大限度地降低在信息使用和傳輸中的主要風險。會計電子檔案的安全管理涉及到的內容比較多，其中比較重要的是存儲介質以及網絡環境的安全管理。存儲介質主要包括計算機硬件和存儲磁盤的安全管理兩個方面。從計算機硬件方面，單位需要購買配置相對較高的計算機，保證會計管理軟件程序的穩定運行，避免因為計算機的配置過低而導致軟件運行失敗或者相關信息丟失的情況發生，也要防止工作人員因計算機的配置問題惡意破壞電子數據，從而導致所有檔案數據的丟失。除此之外，還要建立相應的多臺電子計算機備份的檔案保管制度，防止由于個別計算機硬件故障導致檔案的丟失。從存儲硬盤的角度來看主要包括數據備份和磁盤安全保存兩個方面，在數據備份上，要建立定期備份制度，備份時要采取多個硬盤共同保存的方式，并且保存檔案電子數據的磁盤要在安全環境下保存，保存地點不要選擇在單一地點，要分開保存，以防止磁盤的集體滅失或者損壞。在網絡安全控制上，通常從訪問權限以及預防電腦病毒等方面保障電子檔案信息的安全[4]。首先，在訪問權限控制上，最好設置訪問IP權限，相關信息通過綁定計算機硬件等方式保障相關信息和訪問內容的安全性，防止相關信息被惡意損毀；其次要設置安全防火墻，采用信息加密的方法保證訪問網絡的安全性；最后，就是要預防惡性病毒的感染和破壞，一般可以選擇安裝正版病毒查殺軟件，布設專用網關等方法保障網絡的安全。

（四）培養專業會計電子檔案的管理人員

高素質的專業技術人才是做好電子檔案管理工作的基礎，也是前提，所以做好精通會計、計算機技術、檔案管理3種專業技術人才的培養工作是提高企業會計檔案電子化管理水平的保障。在人才培養方面，可以通過職前培訓和職后進修教育兩種方式實現專業人才培養目標，職前教育的實施方式是與高等院校合作，培養具備復合型知識基礎的專業技術人才，畢業后直接引進至企業或者行政事業單位從事相關的管理工作，對于無法引進相關人才的國有企業或者行政事業單位，可以采取對單位內在職會計人員進行職后繼續教育和業務進修的方式提高職業技能和相關知識，為從事會計電子檔案管理工作奠定基礎。

（五）工作人員應當遵守國家相關規定

我國在2016年1月1日開始實施的《會計檔案管理辦法》中，對會計電子檔案管理工作進行了詳細的規定。按照本項規定，專業從事會計檔案管理的人員應當從電子設備管理、電子檔案的接收和讀取管理、不同人員的電子數據交接管理、備份電子檔案的管理辦法等方面遵循相應的法律規范。同時，對于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案，不得采取電子檔案的方式保存，而國家規定的電子簽名類內容可僅以電子形式歸檔保存。在電子檔案接收中，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。最后，電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

四、結語

會計檔案電子化實際上是對傳統會計檔案管理技術上的一種革新，也是技術進步帶來的必然發展趨勢，運用現代化的技術手段，將會計檔案進行電子化可以顯著地提高工作效率，對于促進會計檔案管理更加規范化具有重要的現實意義[5]。因此，在工作中，要根據實際情況，科學地調整管理方式，使會計檔案電子化為行政事業單位檔案管理帶來更大的便利。

【參考文獻】

[1] 張燕.淺析電子會計檔案的管理[J].內蒙古科技與經濟，2016（8）：105-106.

[2] 張秋芬.電子會計檔案長期保存問題探討[J].黑龍江科技信息，2016（28）：189-190.

[3] 張臘臘.信息化條件下企業會計檔案電子化管理研究：以A公司為實例[D].北京：首都經濟貿易大學碩士學位論文，2017.

[4] 劉新紅.電子會計檔案在企業中的實現與應用[J].信息系統工程，2018（2）：93.

[5] 閆志秋.會計檔案電子化相關問題研究[J].財經界（學術版），2015（14）：214-216.