檔案統計在檔案管理中的重要性探討

李丹

摘 要：在現代檔案管理工作中，檔案統計能夠很好的將工作中復雜的內容變得簡單，讓領導者和管理人員能夠更直觀的了解信息，為提高檔案管理工作的整體質量提供了強有力的保障。文章立足于檔案統計工作的意義，然后對檔案統計在檔案管理工作中的作用進行具體分析，進而為發揮檔案統計在檔案管理中的作用提出具體措施。

關鍵詞：檔案統計；檔案管理；作用

隨著社會的不斷進步，信息的豐富程度也逐漸提高，所以，與傳統的檔案管理工作相比，當前，檔案管理工作所涉及的內容更加廣泛，增加了檔案管理的難度。開展檔案統計工作，能夠很好的將檔案進行歸類、統計，為檔案保存和整理提供方便，有利于在合理有序的工作環境下，提高整個檔案管理工作的工作效率。因此，在實際檔案管理工作中，檔案統計工作十分重要。

1 檔案統計工作概述

檔案統計主要是指在對整個檔案工作和檔案的數量進行統計的基礎上，對工作進行總結以及對相關數據進行合理分析，然后通過歸類和整理的手段，對整個檔案進行分析。當前的檔案統計工作的主要內容和流程就是：在了解數據檔案的基礎上，根據檔案類型和特點對檔案進行歸類整理，最終以圖形或者表格的形式表現出來。其中，最常用的表現方式就是表格，因為通過表格可以清晰直觀地發現統計工作的變化規律，通過這些規律發現統計工作的變化過程，從而能夠更好地開展檔案管理工作。

2 檔案統計在檔案管理中的作用

2.1 為管理層更好地分析數據提供保障

檔案統計工作的開展對整個檔案管理工作的順利進行提供保障，檔案統計結果能夠為領導階層的工作提供重要參考，從而能夠從整體上提高檔案管理工作的效率。在檔案統計工作中，不但需要對檔案的本身內容進行統計，還要在對各部門工作計劃了解的基礎上，對各部門的人員編制、企業規章、法定條文等進行統計，為更有效的開展檔案統計工作做準備。另外，對相關設備的數量統計也是至關重要的，因為機器設備的數量和質量的好壞直接關系到整個工作是否能順利進行。檔案統計人員只有在對以上這些方面內容進行充分了解的基礎上，才能更好的發揮檔案統計工作的價值。所以，檔案統計人員要在不斷實踐中積累經驗，既要保證工作的速度，也要保證工作的質量，通過進行合理的統計分析，為管理層以及各個部門提供數據參考。因此，檔案統計工作關系到檔案管理工作的全局，為領導者更好地了解各個單位和各個企業提供數據支持。

2.2 為更好地對檔案管理工作進行規劃提供支持

檔案管理工作的內容變得日趨廣泛，只有在檔案管理人員對檔案信息進行編輯的基礎上才能對檔案進行保管，這無疑是加大了檔案管理人員的工作壓力。所以，如何對這些復雜的工作進行簡單化處理，以降低檔案管理者的工作強度，成為廣大檔案管理者普遍關注的問題。因此，對檔案管理工作進行合理規劃是十分有必要的。而通過檔案統計工作，能夠將繁冗的檔案信息進行歸類處理，并且通過更加直觀的圖表和文字表現出來，在一定程度上降低了檔案管理工作的難度。可見，在整個檔案管理工作中，檔案統計工作十分重要，檔案管理者能夠根據統計結果對檔案管理工作進行合理規劃，確保檔案管理工作能夠在更加合理有序的氛圍下開展。

2.3 有助于實現檔案管理工作的有效性

在檔案管理過程中引入檔案統計制度，不但能夠為信息篩選提供方便，還能進一步完善檔案的整理和編排工作，在統計的基礎上進行數據分析，能夠降低數據分析的難度，從而提高整個檔案管理工作的效率。通過開展檔案統計工作，檔案管理人員能夠根據統計數據更好的了解相關企業和事業單位的具體信息，為更好地開展檔案管理工作準備條件。

3 發揮檔案統計在檔案管理中重要作用的具體措施

3.1 完善檔案統計制度

開展檔案統計工作的主體就是檔案管理人員，所以，要想使檔案統計制度得以完善，首先就要強化檔案管理人員的工作意識，使他們在工作中能夠認清檔案統計的重要性，提高對統計工作的重視程度，使得檔案統計工作能夠在整個檔案管理進程中實現價值的最大化。其次，還要對檔案統計人員的人員組成和管理章程進行合理設計，切實保證整個檔案統計工作能夠在有序的環境下開展。在對檔案統計人員進行制度管理方面，要著重強調對檔案統計人員的獎罰和懲戒制度。對于不好的工作行為要加以懲戒，對于工作表現良好的檔案統計人員一定要進行實質性的獎勵，使整個檔案統計人員隊伍能夠在這種制度的激勵下，提高工作的積極性，更好的發揮檔案統計工作在檔案管理中的重要作用。最后，也是最重要的，就是對整個檔案統計工作進行制度化管理，通過制定合理的管理制度，保證檔案統計工作的有序性。因為，當前檔案統計的內容不斷豐富，整個檔案統計工作的難度也隨之增加，這就使得在實際工作中，檔案統計人員很容易出現工作疏漏，造成統計誤差。所以，通過制定科學的管理制度，能夠讓檔案統計人員的一切工作都能有章可循，有利于提高工作的準確度，為更加有效的開展檔案管理工作提供保障。

3.2 提高檔案統計人員的整體素質

檔案統計人員是檔案統計工作得以開展的基礎條件，只有檔案統計人員的素質提升，檔案統計工作的質量才會得到保障，從而才能提高整個檔案管理工作的效率。檔案管理工作屬于管理性的工作，表現出較強的專業性，尤其是檔案統計人員，在進行檔案統計時，難免會用到一些統計學知識，而且還要經常使用計算機，對一些編碼知識和數學知識都要有一定程度的了解。所以，檔案統計工作對工作人員的專業水平和綜合素質要求較高，統計人員的素質會對檔案管理工作的整體水平產生直接影響。所以，應當加強對檔案統計人員的培訓，尤其是提高檔案統計人員的專業化技能，在進行人員分配時，也要始終遵循人性化和效益化的特點，根據檔案統計人員的實際工作素質，將他們安排到適合的崗位。另外，員工的素質是檔案管理部門首先要考慮的因素，如果檔案統計人員的專業技能與道德素養相違背，也必然會對檔案管理工作水平產生影響。

3.3 對檔案統計工作進行有序安排

合理的對檔案統計工作進行安排，讓整個檔案統計工作能夠在舒適的氛圍中有序的展開十分重要。因此，檔案管理部門要對檔案統計工作進行合理的規劃和設計，根據檔案統計工作的特點和輕重緩急程度，設計條理清晰、制度嚴明的管理計劃，讓整個檔案統計工作都能有章可循，從而提高整個檔案管理工作的效率。如果不能對檔案統計工作進行合理安排，檔案統計人員在工作上遇到問題時，很容易出現不知所措的現象，既不利于檔案統計內部工作的順利開展，也會對整個檔案管理工作的質量造成影響。

4 結論

綜上所述，在當前信息化的大背景下，檔案統計工作在檔案管理工作中的作用越來越明顯，檔案統計的質量將直接影響檔案管理工作的水平。所以，檔案管理部門一定要提高對檔案統計工作的重視程度，不管是在硬件上還是軟件上，都要不斷提高檔案統計工作的質量，尤其是軟件方面，要加強對檔案統計人員的素質和專業化培訓，提高整個檔案統計隊伍的綜合業務能力，保證檔案統計工作的有效性，讓檔案統計工作在有序開展的基礎上提高檔案管理工作的整體水平。

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