大數據時代下檔案管理探討

張杰

摘 要：隨著大數據時代的到來，海量的數據正悄然改變著人們的生活、工作與思維方式，同時也給檔案管理工作帶來了新的挑戰。檔案管理精細化、準確化要求標準的越來越高，全面增強檔案管理效果已成為當前的首要工作。本文從大數據時代背景下的檔案管理面臨機遇與挑戰分析入手，針對性提出了大數據時代背景下增強檔案管理效果的相關對策。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；探討

大數據是數據管理的一種全新方式，是物聯網技術與云計算不斷發展的必然結果。在進行檔案管理的過程中，其需要處理的數據就非常多，且給整個檔案管理效果有著較大的影響。因此，對大數據時代背景下的檔案管理進行分析有著較為重要的意義。

1 大數據時代背景下的檔案管理面臨機遇與挑戰

1.1 大數據時代背景下的檔案管理面臨的機遇

首先，對檔案管理工作“脹庫”問題可有效解決。主要是在電子文件的廣泛普及之下，檔案管理更加便捷，成本更低。特別是可使用大數據技術中云計算技術，能夠在很大程度上增強對檔案的調配能力，特別是可根據檔案具體的處理需求，對于檔案管理所需要的計算資源等實現快速匹配，確保檔案管理工作開展的效率。其次，可在很大程度上增強檔案管理工作的質量。在傳統的檔案管理模式下，由于受到外界環境等方面因素的影響，檔案管理面臨的風險較大，特別是火災、等外界因素嚴重影響到檔案管理質量，還有隨著檔案存儲時間的變長，會帶來字跡模糊等情況。而在大數據背景下，檔案管理工作中的這些問題均可得到較好的解決，多數情況下僅需要占用少量的存儲空間就可以實現對檔案的高質量管理。

1.2 大數據時代背景下的檔案管理面臨的挑戰

首先，檔案的安全問題。確保檔案安全是檔案管理工作的重點。在大數據的支持下，人們對檔案的調用、存儲等方面非常便捷，但是這也可能給不法分析帶來了較大的違法可能性，尤其是一些機密性的檔案，非常容易受到黑客等攻擊，其后果往往非常嚴峻，國家可能因此受到較大的財產損失。其次，檔案管理的技術挑戰。在大數據中，對于容錯計算較為困難，所包含的算法非常多，特別是當前仍舊沒有一款軟件是可做到百分百可靠，所以，大數據系統主要是將系統出錯概率控制在一個可接受的范圍內。第三，檔案管理人才挑戰。當前大數據技術對于人才綜合素質提供了更高要求，但是由于傳統檔案管理體質等方面的影響，很多檔案管理人員往往年齡也較大，對于大數據這個“新事物”總體的接受較慢，這在一定程度上降低了檔案管理工作開展的綜合效率。

2 大數據時代背景下增強檔案管理效果的相關對策

2.1 對所有檔案資源進行統一備份

在大數據的支持下，可實現對所有資源的高質量處理，因此，可實現對檔案資源的統一備份。這對于提升檔案安全性及更為高效的掌控檔案資源。同時，通過統一備份的方式，可以在全國所有的檔案管理所內實現對檔案的統一共享。這個工作的高質量實施，需要科學規劃與全面的驗證，根據不同的檔案類型選擇出不同的管理模式，特別是將檔案管理的效能得到最大的開發與利用。

2.2 增強檔案管理人員的綜合素質

當前制約大數據背景下，檔案管理效能有效提升的關鍵因素就是人才素質問題。因此，在新時期應當培育出符合新時期需求的管理人員。在具體實施中，首先需要對檔案管理人員的管理理念進行扭正，特別是一些年齡相對較大的人員，讓其全面認識到當前檔案管理工作中使用大數據技術的重要性，這對于這些人員更為積極主動的參與到大數據背景下檔案管理的工作是非常重要的。同時，根據檔案管理工作的具體安排情況，針對性設置檔案管理技術培訓工作，從而讓檔案管理人員能夠及時有效的掌控好檔案管理效率。

2.3 主動與大數據機構進行深入合作

在檔案管理工作中為了更為高效使用大數據技術，可從大數據機構或者公司中將大數據技術引入，這里主要考慮到，由于大數據技術所包含的內容非常寬泛，因此，在檔案管理工作中使用大數據技術時，對于其中的開發環境等應當適應。在技術已經較為成熟的大數據公司中，檔案管理單位可將自身的需求對這些公司進行全面對接，在充分溝通基礎上，了解出自身需要達到的目的，從而借助這些公司較為成熟的技術，為檔案管理工作使用大數據開發出針對性的工具，這對于檔案管理工作使用大數據的效能可得到有效提升。此外，檔案管理工作中使用大數據技術時，還應當增強對大數據的監管工作，特別是對于其中可能出現的風險信息，應當制定出一定的準入制度，保證技術使用有較為明晰的制度要求，從而更為高質量的使用大數據

技術。

3 大數據時代企業檔案管理的創新舉措

在大數據時代下，檔案部門應擺脫傳統思維的限制，建設“大檔案”，尤其是隨著大數據時代的逐步來臨，更應積極改革與創新，以應對并跟上大數據時代步伐。

3.1 以數字檔案館為載體構建檔案大數據，實現數據共享

數字檔案館的信息不僅涵蓋傳統意義上的館藏檔案資源，而且包括各類現行文件、產品數據等。其載體形式包括語音、視頻、圖形、圖像等，形成以檔案信息為核心內容的企業綜合信息資源庫，可有效滿足企業對各類信息資源的需求，建成海量檔案信息資源存儲中心，這些數量龐大的檔案資源經數字化技術處理或電子文件采集歸檔后，進行安全有序存儲，并通過檔案管理平臺，提供網絡化的共享和利用。在大數據時代下，檔案系統中，除了大量的類型繁多檔案數據之外，還有海量的用戶行為數據，包括瀏覽、點擊、借閱等，用戶行為數據也是構成檔案大數據的重要組成部分，本身的利用價值不亞于檔案本身。

3.2 完善大數據相關技術在檔案管理中的運用

為了檔案管理工作在大時代的背景下更進一步的優化與發展，就必須要完善大數據相關技術在檔案管理中的應用。這就需要檔案管理部門積極與專業的具有相應保密資質的大數據開發公司或者機構進行合作，在大數據公司的技術支持下，結合檔案管理部門的實際情況，開發設計出適合檔案管理部門的大數據技術和工具，來滿足檔案管理部門的發展需求。在大時代背景下的檔案管理還與云計算、云儲存以及虛擬技術有關，因此為了檔案管理更好的發展，還必須與這些技術部門進行合作，在大時代背景下的檔案管理中應用到的相關技術都可以得到專業的技術支援，進而不斷的完善，使得檔案管理工作可以更加有效的、高效的、高質量的進行。

3.3 加快檔案管理人員的知識更新

在檔案信息化高速發展的今天，計算機技術為檔案管理注入了新鮮的血液，加快了數字化建設的步伐，作為檔案人員，應該轉變傳統檔案管理理念，增強對數字化管理的重視程度，重點放在數字化管理和網絡化資源建設上。因此，檔案人員應加強微機學習，努力提高計算機水平。在學習現代化知識中，不斷拓展檔案創新的新局面，形成一個既能全面了解檔案理論知識，又能熟練掌握計算機操作技術的復合型檔案管理人才的發展格局。除外，要加強檔案硬件及網絡基礎設施建設，為檔案管理人員創造出良好的外部環境，培養出一支綜合素質高的檔案管理隊伍。

4 結語

綜上分析，在大數據的背景下，檔案管理工作所面臨的挑戰與機遇是并存的，因此，檔案管理技術人員在具體的工作中，應當認識到當前大數據給自身工作所帶來的影響，并從自身工作實際情況出發，采取針對性措施使大數據為自身服務，增強自身管理效果。

參考文獻

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