從重大會(huì)議看重大活動(dòng)檔案的收集與管理

摘 要：加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文以以上海合作組織青島峰會(huì)為例檔案工作為例，詳細(xì)闡述檔案部門通過建章立制系統(tǒng)化、業(yè)務(wù)指導(dǎo)全程化、監(jiān)督管理規(guī)范化、檔案征集精細(xì)化、檔案利用社會(huì)化的“五化”舉措，實(shí)現(xiàn)重大活動(dòng)檔案接收及時(shí)、收集完整、整理規(guī)范、保存安全、查閱便捷；同時(shí)分析了重大活動(dòng)檔案管理中存在的制約因素，并提出加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理的幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞：重大會(huì)議；檔案；收集；整理；問題

2018年6月9日至10日上海合作組織青島峰會(huì)在山東青島舉行。這是上海合作組織在山東青島舉辦的國際性會(huì)議，是上合組織擴(kuò)員后的首次峰會(huì)。籌備和會(huì)議期間相關(guān)部門形成了大量的文字、圖片等資料。如何以本次國際性會(huì)議為契機(jī)，做好重大會(huì)議專題檔的收集，真實(shí)反映會(huì)議全貌，并為今后類似活動(dòng)的舉辦提供參考與借鑒，成為今后中心檔案工作者面臨的一項(xiàng)新任務(wù)。

1 青島峰會(huì)議檔案管理的實(shí)踐分析

1.1 建章立制系統(tǒng)化

規(guī)范性檔案文件的制定是依法加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案活動(dòng)的基礎(chǔ)，針對(duì)具體的重大活動(dòng)可以制定具體的規(guī)章制度，對(duì)在重大活動(dòng)中形成的組織管理、整理歸檔、利用、移交等做出具體規(guī)定，特別是對(duì)有保管期限的實(shí)物和映像資料做到有章可循和有規(guī)可依。在上合峰會(huì)舉辦之前制定了《關(guān)于做好上海合作組織青島峰會(huì)檔案工作的通知》《上海合作組織青島峰會(huì)檔案歸檔范圍和保管期限》《上海合作組織青島峰會(huì)檔案文獻(xiàn)史料征集范圍和要求》，確保了大會(huì)檔案資料工作的順利進(jìn)行。

1.2 業(yè)務(wù)指導(dǎo)全程化

各級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門可以借助新媒體開展具體指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，例如可以采用微信群、QQ群、微信公眾號(hào)等新媒體開展進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢、檔案講堂、及時(shí)反饋等欄目開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，督促做好重大活動(dòng)檔案的手機(jī)和移交工作。在具體工作中檔案部門可以組建相應(yīng)的工作隊(duì)，選配精兵強(qiáng)將全程參與到重大活動(dòng)的檔案收集工作來，通過及時(shí)的工作督促相關(guān)單位主動(dòng)收集和移交檔案材料，提升各部門的檔案意識(shí)和檔案專業(yè)技能。在上合組織青島峰會(huì)期間，青島市檔案館提前介入青島峰會(huì)大會(huì)籌備工作，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)指導(dǎo)全程化，積極做好有關(guān)文件材料的收集和檔案移交工作，包括大量的文件材料、實(shí)物和照片。青島日?qǐng)?bào)社、青島報(bào)業(yè)傳媒集團(tuán)向青島檔案館移交了包括上海合作組織青島峰會(huì)《青島日?qǐng)?bào)》號(hào)外珍藏八連版、《青島晚報(bào)》珍藏版號(hào)外以及《青島早報(bào)》專刊，這些資源不僅豐富了館藏，而且為城市留存了鮮活的記憶。

1.3 監(jiān)督管理規(guī)范化

上合組織青島峰會(huì)籌備執(zhí)行“三同時(shí)”制度，“三同時(shí)”即檔案工作組與重大活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)組同時(shí)建立、檔案工作與重大活動(dòng)工作同步展開、檔案管理經(jīng)費(fèi)預(yù)算與重大活動(dòng)預(yù)算同步到位。上合組織青島峰會(huì)籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立時(shí)就將檔案部門列為籌備組成員單位，同時(shí)建立專門的重大活動(dòng)檔案領(lǐng)導(dǎo)工作組，負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)的檔案管理工作，督促指導(dǎo)屬地的檔案收集和移交工作。

1.4 檔案征集精細(xì)化

重大活動(dòng)中形成的直接檔案，如有保存價(jià)值的文字、圖片、影像、電子文件、標(biāo)準(zhǔn)物等不同形式的歷史記錄都應(yīng)該是被收集的對(duì)象。在重大活動(dòng)中要形成全方位、多層次、精細(xì)化的檔案收集工作格局。另外要提高檔案收集的及時(shí)性和常態(tài)化，檔案管理部門要建立常態(tài)化的工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)各類信息和數(shù)據(jù)的全天候日歸檔和不斷檔。在數(shù)字化時(shí)代建立與新媒體對(duì)接和共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)影像資料隨時(shí)收集和及時(shí)歸檔，做到檔案結(jié)構(gòu)優(yōu)化和完善。在青島峰會(huì)期間檔案館部門共同啟動(dòng)“上合峰會(huì) 記憶有我”檔案征集活動(dòng)，面向市民征集有關(guān)上合組織青島峰會(huì)籌備及舉辦過程中，有關(guān)親歷者個(gè)人形成的工作記錄、工作總結(jié)、照片、標(biāo)志性實(shí)物等，目的是形成與“官方記憶”相互輝映的上合組織青島峰會(huì)“民間記憶”，進(jìn)一步豐富檔案內(nèi)容。

1.5 檔案利用社會(huì)化

重大活動(dòng)檔案規(guī)范整理、定期移交、安全保管是檔案管理的基礎(chǔ)，及時(shí)開展檔案資料的數(shù)字化并建立專題數(shù)據(jù)庫，按照規(guī)定做好檔案鑒定和開放工作，為各行各業(yè)提供資料查詢。檔案部門要按照存量數(shù)字化和增量電子化的要求加快館內(nèi)資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，以此來帶動(dòng)檔案信息資源的整理，為館藏資源共享利用提供信息支撐和數(shù)據(jù)保障。另外檔案并非資料的堆砌，檔案編研工作者不能停留于對(duì)檔案材料的簡(jiǎn)單匯編水平，而要根據(jù)實(shí)際需要對(duì)館藏檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、分析、比較、提取、組織、加工和編撰。要對(duì)已獲得的資料進(jìn)行二次、三次加工和開發(fā)，揭示檔案中的隱含信息 ，讓死檔案變成活信息，以適應(yīng)各級(jí)黨委和政府決策和管理不同的利用需求。對(duì)資源的再開發(fā)使檔案資源更準(zhǔn)確、系統(tǒng)、精煉和便于利用，體現(xiàn)檔案工作的主動(dòng)性和信息資源的動(dòng)態(tài)性。

2 當(dāng)前我國重大活動(dòng)檔案管理中出現(xiàn)的問題

我國重大活動(dòng)檔案管理取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但是也存在一系列問題，主要出現(xiàn)在了檔案收集難度不斷加大，重大活動(dòng)的種類豐富，設(shè)計(jì)領(lǐng)域異常繁多，形成的檔案資料數(shù)量巨大，收集難度比較大，單靠檔案業(yè)務(wù)部門或者是承辦單位的努力難以收集完整，特別是一些特殊領(lǐng)域的檔案收集不完整的問題比較突出，主要是部門人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)還只是停留在紙質(zhì)層面，特別對(duì)實(shí)物和影像資料不重視，有時(shí)出現(xiàn)機(jī)構(gòu)印章重要資料的遺失。第二是部分單位檔案意識(shí)比較淡薄，甚至有的單位片面認(rèn)為，檔案僅針對(duì)活動(dòng)本身，其實(shí)對(duì)服務(wù)和保障重大活動(dòng)開展相關(guān)工作中形成的資料也屬于檔案不可或缺的部分，更有甚者有的單位檔案移交不及時(shí)，因?yàn)闄n案員的變動(dòng)造成檔案工作交接不到位和及時(shí)造成檔案的遺失。

3 對(duì)重大活動(dòng)檔案管理思考

3.1 加強(qiáng)全社會(huì)檔案意識(shí)，讓檔案工作形成合力

各級(jí)檔案管理和行政部門要通過各種媒介擴(kuò)大全社會(huì)檔案意識(shí)，另外也要會(huì)同相關(guān)工作單位形成重大活動(dòng)雙向?qū)訖C(jī)制，形成工作合力，優(yōu)化檔案資源整合，提升整體工作效率。各級(jí)黨委和政府也要提供更加精準(zhǔn)的檔案服務(wù)，為檔案工作開展提高綠色通道，督促相關(guān)部門做好重大活動(dòng)檔案管理工作，確保重大活動(dòng)過程全記錄。

3.2 強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)管，確保檔案安全

各級(jí)黨委、政府要堅(jiān)持以總體國家安全觀為指導(dǎo)，從維護(hù)國家安全的高度認(rèn)識(shí)和推進(jìn)重大活動(dòng)檔案安全工作。各級(jí)各部門要把強(qiáng)化檔案資源建設(shè)作為檔案安全的起點(diǎn)，確保重大活動(dòng)文件材料收集歸檔時(shí)“應(yīng)收盡收”“應(yīng)歸盡歸”、檔案移交接收時(shí)“應(yīng)交盡交”“應(yīng)接盡接”。各級(jí)檔案行政管理部門要實(shí)現(xiàn)檔案安全監(jiān)督檢查常態(tài)化，大力推進(jìn)檔案數(shù)字化、異地異質(zhì)登記備份等工作，加強(qiáng)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案的安全管理，確保檔案絕對(duì)安全。

3.3 進(jìn)一步推動(dòng)開放共享，展示檔案風(fēng)采

各級(jí)檔案館要嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》《各級(jí)國家檔案館開放檔案辦法》《中華人民共和國政府信息公開條例》等法律法規(guī)規(guī)定，做好重大活動(dòng)檔案的鑒定開放、社會(huì)公開、共享利用等工作。各級(jí)檔案行政管理部門和檔案館要聯(lián)合相關(guān)部門（單位）通過出版專題匯編、舉辦展覽等多種形式，用檔案成果為重大活動(dòng)增添亮色，為重大活動(dòng)的順利舉辦提供檔案智慧、奉獻(xiàn)檔案力量、作出檔案貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介

史娜娜（1985-），女，山西省河津市，研究方向：檔案方向。