淺論檔案信息化管理

萬紅梅

摘 要：隨著檔案管理所承載的信息量多樣化、復(fù)雜化等趨勢發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式、工作方式已經(jīng)不能夠適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的要求。而且當(dāng)前檔案管理信息化也存在著較多問題，需要亟待完善，以促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展和提升檔案信息化管理的效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；問題分析

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音象及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，許多單位檔案存在數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題，要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，檔案信息化已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

1 檔案信息化管理的重要性

改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種困境，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。用翔實(shí)的檔案信息支持決策和管理。決策及時(shí)正確，管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速綜合分析能力保證。對此，檔案信息有其獨(dú)特優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要作用，檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大效益。提高檔案管理信息化水平，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案管理自動(dòng)信息化系統(tǒng)是一項(xiàng)運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，研究探討如何提高檔案管理自動(dòng)信息化水平，加強(qiáng)對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、管理變得尤為重要。

2 現(xiàn)今建設(shè)檔案管理信息化所面臨的問題

2.1 檔案信息化管理的安全意識(shí)較差

檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級(jí)文件，因此要注意檔案信息內(nèi)容的保護(hù)，然而這是各級(jí)檔案工作者常常忽略的，為檔案信息安全帶來隱患。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播，這不僅會(huì)造成在檔案信息管理時(shí)重要信息的流失，從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，加強(qiáng)檔案管理所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全建設(shè)就尤為重要。

2.2 檔案信息化管理硬件設(shè)施水平不高

檔案信息化建設(shè)離不開各種硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤以及光盤刻錄機(jī)等。硬件設(shè)施的購買需要花費(fèi)大量的資金，于是使一些事業(yè)單位寧愿停留在傳統(tǒng)的冗雜的檔案管理模式。這是十分不可取的，這勢必會(huì)造成在檔案信息收集和傳遞工作中效率低下，這也違背了時(shí)代的發(fā)展要求。所以，要舍得投入財(cái)力才能使硬件設(shè)施符合現(xiàn)代化檔案管理的要求，加速檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高效便利的檔案管理信息化。

2.3 檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案信息化管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的主導(dǎo)力量，現(xiàn)有的各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)中的檔案工作者大部分是檔案專業(yè)人員，而這些專業(yè)人員缺乏信息社會(huì)應(yīng)用的信息素質(zhì)，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境。嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，這些很不適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，人才是關(guān)鍵，隊(duì)伍建設(shè)刻不容緩。

首先，檔案教育應(yīng)及時(shí)調(diào)整專業(yè)格局，從課程內(nèi)容、教學(xué)方法和手段、教育層次和形式教育等全面更新。其次，對在職人員進(jìn)行各種形式的再教育，以適應(yīng)教育發(fā)展的需要。最后，單一的人員結(jié)構(gòu)已不能滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要，應(yīng)注意引進(jìn)多方面的專業(yè)人才，充實(shí)檔案人員隊(duì)伍，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，適應(yīng)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

3 提升檔案信息化管理的措施

3.1 更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。

3.3 建立復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍

檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對性地對他們進(jìn)行政治思想教育，培養(yǎng)其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃地組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長、流動(dòng)規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)，這些方面都需要給予重視。

4 結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。

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