基于教務員立場提升高校教務管理工作效率

庾丹

摘 要： 教務管理工作是高等學校，尤其是授課型高校的中樞機構。本文從基層教務管理人員視角出發，結合學生、專職教師的意見，對影響高校教務管理工作效率的因素進行了調查及實證，并提出了優化措施。

關鍵詞： 教務管理 教學效果 工作效率

隨著我國高等教育改革逐漸推進，引入學分制選課，高校不斷擴招，教務管理工作強度成倍增長。教務管理是高校教學工作中極為繁重、復雜的一環，是保障教學正常進行的核心，高校的正常運作和教學質量與教務管理密不可分。高校二級學院教務員是教務管理的一線工作人員，通過對基層教務員進行問卷調查，并輔以專職教師及學生的意見參考，能直觀了解到當前教務管理工作存在的問題及影響工作效率的真實因素。

一、教務管理工作的主要范圍

以華南理工大學廣州學院為例，教務管理工作主要實行二級管理制度，即由分管教學校領導主管下的教務處及二級學院教務員完成。包括教學計劃管理、執行計劃制訂、課表編排、學生注冊、教師調停課、教材訂購、教學資料收集和歸檔、畢業論文相關工作、畢業審核、學分審核、學籍異動管理、考務工作等。其中使用教務系統輔助的主要工作內容按時間順序排列如下表：

二、影響教務管理工作的因素

本文基于教務員視角，設計了針對學生和教師及教務員的調查問卷。通過隨機抽取華南理工大學廣州學院76名學生、33名教師及二級學院30名教務員進行問卷調查，回收有效問卷123份。同時，對教務處人員進行了采訪，對于影響教務管理工作的主要因素得出以下結論：

1.高校對教務工作的重視不夠。

教務管理是高校教學活動的幕后工作，覆蓋整個二級學院教學活動，工作內容多、事情雜、任務重，除了教學相關排課、教學計劃、考試安排、監考安排等事情外，教務員還需面對大量事務性工作，如學生教務系統使用指導、密碼查詢、教師調停課等，卻難以看到直接性成果。在工作任務繁重的前提下，教務員的考核指標不明確、取得的業績不能直觀計算，因而教務員崗位的重要性難以得到學院領導及其他部門工作人員的重視。從問卷反饋結果來看，64.2%的教師和學生認為教務管理工作的重要性一般，只有6.5%的教師和學生認為教務管理工作非常重要，86%的教務員認為學院對教務管理工作的重視力度不夠，在工作上很難取得成就感。教師可通過教學比賽、指導學生、科研成果等方面獲得認可，教務員則往往被認為為服務教師和學生存在，工作業績被忽視。調查結果反映了高校對教務工作的重視不夠。

2.教務管理對應的師生比過小。

從回收的問卷比例來看，50%的教務員對應的學生數量為700人以上，43.33%的教務員對應的學生數量為500人—700人，而對應學生數量為300人以下的則沒有。具體數據見下表：

由此可見，華南理工大學廣州學院在教務員的配比上存在對應師生比過小的問題，這也是民辦高校中存在的普遍問題。師生比過小，教務員工作任務重，排課壓力大，很多學院四個年級甚至只配備了一名教務員。

3.教務員的業務素質參差不齊。

教務員管理工作要求教務員熟悉各專業教學計劃，能掌握高等教育相關政策，以便給學院領導提供參考，需了解安排教學活動的完整過程，應具有較好的處理應急事故的能力，有的學院還需要教務員有良好的英語溝通能力。從調查問卷反饋結果來看，教務員隊伍年齡多集中在30歲以下，30歲—40歲的較少，從學歷水平看，73.33%的教務員只有本科學歷，且留校學生占比較大的比例。由于中青年教務員所占比例少，大部分教務員屬于年輕的剛上班不久的本科生，業務素質不強，導致工作效率不高，工作質量有待提升。

4.教務管理崗位待遇低。

高校在招聘教務員時對學歷要求不高，相對于其他崗位基本要求碩士研究生以上，教務員只需本科畢業就可以，加上教務員屬于行政崗，除既定工資外，沒有超工作量這一說法。而教務管理工作大多煩瑣，缺乏量化指標，取得的成績不明顯，直接導致教務管理崗位的待遇相較于教師、輔導員等處于偏低的地位。問卷調查結果顯示，86.67%的教務員認為提高工資待遇可以增加對教務管理工作的滿意度。

三、提升教務管理工作效率的對策

1.加大對教務管理工作的重視力度。

校級層面及二級學院應對教務員更多關注，加大對教務管理工作的重視力度。由于很多主管教學的院長等相關領導是專業教師出身，沒有切身實地地感受過教務管理工作的繁重，很難看到教務員做出的成績，導致對教務員的重視不夠，將教務員定位成服務老師與學生的“以服務為核心”的行政人員，間接影響專業教師、輔導員及其他行政人員對教務員的態度。教務員難以從自身工作中獲得認同感及成就感。調查問卷結果顯示，80%的教務員認為學院加大對教務管理工作的重視力度能有效提升其對工作的滿意度進而提升工作效率。

2.配備合理的教務管理人員與師生比例。

目前高校教務管理人員普遍偏少，導致教務管理工作開展較為困難。教務員工作壓力大，加班是家常便飯，不利于自我提升及業務能力進步。高校應增加教務員數量，以求達到合理的教務管理人與師生配比。一個學生規模700人左右的二級學院配備2名教務員是比較合理的比例。

3.加強教務員隊伍業務培訓，提升專業素質。

為提升教務管理工作效率，教務員的業務能力不可忽視。目前高校教務員業務水平參差不齊，極大地影響整個學校教務管理工作效率。學校、二級學院應加強教務員隊伍的業務培訓，如經常舉辦校級間的經驗交流會，業務熟練的教務員分享經驗，各學院之間相互學習、查漏補缺。在交流中，教務員的專業素質得到有效提升，同時發現平時工作中存在的問題，能及時向上級部門反饋。除在校內進行經驗交流之外，高校還可以組織教務員進行業務培訓，去兄弟院校進行調研交流等。

4.完善教務管理人員激勵機制，調動工作積極性。

為調動教務員的工作積極性，提高工作效率，高校應完善教務管理人員激勵機制。目前樣本院校教務管理人員均存在工作業績難以量化、績效考核指標不明確、待遇不高等問題，這也是廣大民辦高校中存在的普遍問題。高校在明確教務員工作責任、目標和要求上要有明確的指標，對業務能力強、業績能力突出的教務員進行獎勵，充分調動教務員的工作積極性。建議在職稱評定、崗位晉升上予以一定程度的政策扶持，提升教務員的工資待遇，給予教務管理人員希望，提高教務管理人員的工作熱情。

四、結語

高校教務管理是每一所高校的中樞工作，是教學活動能順利進行的基本保證。切實有效地提升教務管理工作效率對教學工作的開展尤為重要。高校應重視教務管理工作，對教務員的工作給予認可和肯定，同時，加強教務員隊伍業務培訓，注重教務員與師生的配比，提高工資待遇，調動教務員工作積極性，最大限度地提高教務管理工作效率。

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