談電子文件歸檔和電子檔案管理新模式

趙建波

摘要：通過電子檔案進行信息的存儲，不僅便于整理，而且還可以有效防止檔案丟失。本文就針對電子文件歸檔和電子檔案管理新模式進行了淺要的分析，尋求電子文件的歸檔方法，探索電子檔案管理新模式，為各單位的工作提供一份有效的保障。

關鍵詞：電子文件歸檔；電子檔案管理；新模式

一、電子文件的歸檔方式介紹

電子文件與紙質文件之間存在著根本的差異，無論是在信息承載方式還是信息的構成形式等方面，都各不相同。為此，在對于電子文件進行歸檔時，也應當針對其特性建立起與紙質文件有所區(qū)別的歸檔方式。

（一）充分利用現(xiàn)代化的技術

電子文件是計算機網(wǎng)絡技術發(fā)展至一定階段的產(chǎn)物，因此，在進行文件歸檔時應當充分利用現(xiàn)代化的技術，從而充分實現(xiàn)文件的自動化整理，確保電子文件的歸檔秩序性。

（二）構建完備的歸檔制度

于紙質文件管理類似，電子文件也應當具備一系列完整的歸檔制度。由檔案管理部門結合實際情況制定相應的電子文件歸檔要求，舉例來說，應當對于不同的文件設定不同的保管期限，在不同的文件上注明對應的編碼，并依靠編碼來實現(xiàn)文件的自動管理，從而更為便捷的對于電子文件進行保管利用。

（三）制定規(guī)范的歸檔方法

與紙質文件管理相同，在進行電子文件歸檔時，應當具定合理的歸檔方法，通過選取適當合理的存儲載體，來促進電子文件朝著程序化、規(guī)范化的方向發(fā)展。另外，在最初將紙質文件轉化為電子文件時，應當保留紙質原件，確保兩者共存，從而充分確保文件的可靠性以及精準性。

（四）注重文件歸檔的安全性

由于電子文件需要依托計算機設備來實現(xiàn)文件的歸檔和存儲，為此，在進行歸檔時，應當充分注重電子文件的安全性和保密性，避免在傳輸過程中出現(xiàn)遺失問題或在存儲過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露問題。可以通過設置“防火墻”以及訪問權限等方式，來確保文件存儲的安全性。

二、電子檔案的管理

電子文件的存儲形式完全打破了傳統(tǒng)檔案的管理模式，這種顛覆性的改觀對于檔案管理工作帶來了極大的影響。電子文件的傳輸、后加的、存儲以及修整方式均與傳統(tǒng)的檔案管理不同，為此，檔案管理的方式方法也應當依照電子文件的個性化特點進行適當?shù)霓D變，以便充分適應現(xiàn)階段新型檔案管理工作的實際需求。

（一）建立健全電子檔案管理體系

構建完備的電子檔案管理體系是實現(xiàn)電子檔案信息共享與服務的基礎措施，可以從根本上避免因個部門交叉投資而造成的人力與物力的過多浪費問題，各個部門可以在不同的網(wǎng)絡環(huán)境下，同步實現(xiàn)電子文件檔案管理工作內(nèi)容，一方面有效避免了數(shù)據(jù)重復錄入而造成的重復勞動問題，另一方面也充分保障了電子檔案的安全性。

（二）充分利用電子網(wǎng)絡資源

在構建電子檔案管理系統(tǒng)時應當充分利用現(xiàn)有的電子網(wǎng)絡資源，將各部門的電子檔案進行集中管理，與一些非電子檔案的存儲內(nèi)容進行統(tǒng)一的數(shù)字化加工，構建其綜合性的電子檔案庫，對于數(shù)據(jù)庫內(nèi)現(xiàn)有的檔案內(nèi)容進行規(guī)范管理，充分實現(xiàn)電子檔案的有效訪問與查詢，確保電子檔案信息的發(fā)布與傳遞順利進行。

（三）構建起完備的管理制度與管理標準

通過建立健全管理制度與標準可以幫助電子檔案工作的開展有序且深入的進行。依照各國的不同政策及規(guī)范標準，制定起與單位實際情況相符的電子檔案管理流程和管理標準，具體來說涉及電子文件的歸檔范圍以及保存期限制定、電子文件的標準與格式、電子文件的集中報送方法、電子檔案的查詢與利用。

三、電子檔案的運用

計算機網(wǎng)絡技術的出現(xiàn)徹底打破了傳統(tǒng)文件管理的利用與調取方式，讓檔案信息的管理與利用無需在受到外界因素的限制。通常情況下，電子檔案的利用方法涉及拷貝、在通信傳輸以及直接調取利用三種方式。拷貝主要就是指將檔案原件進行復制，然后提供給利用者，并且將電子文件轉化為通用型式的標準文檔存儲格式，交由利用者自行進行恢復和應用處理。如果利用者不具備利用電子文件的軟件平臺，可以向其提供打印件以及微縮品作為輔助應用。通信傳輸是指通過利用計算機網(wǎng)絡來實現(xiàn)電子檔案的傳輸，可以將已經(jīng)經(jīng)過系統(tǒng)整理及歸檔的文件材料作為共享信息，通過網(wǎng)絡及軟件平臺將其提供給區(qū)域網(wǎng)內(nèi)部的查閱者。直接調取利用，顧名思義，就是通過檔案室內(nèi)的數(shù)據(jù)庫進行直接的查檔。

電子檔案最大的缺陷就在于其易更改性以及信息的共享性較強，一旦操作不慎，就會造成文件遺失和泄露的問題。為此，在進行電子檔案的利用時，應當依據(jù)實際的情況，切記不隨意向利用者提供檔案的調取方式。對于一些需要進行保密存儲的電子檔案，不可以采取拷貝的方式向利用者提供，從根本上避免檔案二次泄露的可能。即便在特殊情況下必須對于檔案原件進行拷貝處理，也應當在有效的監(jiān)控下進行。如果需要利用通信傳輸或者直接利用等方式時，應當對于其中需要進行保密的信息內(nèi)容采取加密處理，同時應當定期對與密級進行更換調整，整個調取及傳輸?shù)倪^程都應當在監(jiān)控范圍內(nèi)進行，以便留存具有實際記錄作用的查證證據(jù)。除此之外，相關的管理人員應當充分利用計算機現(xiàn)存的限讀功能，避免隨意刪減、隨意復制、隨意清除問題的出現(xiàn)，從根本上避免電子文件內(nèi)機密信息泄露的情況。

總體來看，電子檔案經(jīng)過一段時間的利用已經(jīng)逐漸成為了許多單位及部門在檔案存儲與管理工作中必不可少的一個重要部分，盡管它仍然屬于一個新的概念，盡管我們對于他的認識程度仍然存在著諸多不足，但是，不可否認的是，電子檔案的確具備著充足的利用價值。

四、總結

綜上所述，時代在不斷發(fā)展，科學技術水平在不斷更新完善，電子檔案與電子文件的出現(xiàn)是檔案管理工作發(fā)展至一定階段的必然產(chǎn)物，相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，電子文件管理不易受到外界因素的影響，且更具規(guī)范性和精準性。但就當前情況來看，我們在利用電子檔案的過程中，仍然還存在著較多的不足，在未來的發(fā)展過程中，我們還需要針對這一方面進行更為深入的探索和研究，總結其中存在的規(guī)律和經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)我們在電子文件利用過程中存在的問題，并尋求有效的應對方法，從而充分發(fā)揮電子檔案管理的實際作用，有效促進電子檔案在各項工作中的合理運用。

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