談電子文件歸檔和電子檔案管理新模式

趙建波

摘要：通過電子檔案進(jìn)行信息的存儲，不僅便于整理，而且還可以有效防止檔案丟失。本文就針對電子文件歸檔和電子檔案管理新模式進(jìn)行了淺要的分析，尋求電子文件的歸檔方法，探索電子檔案管理新模式，為各單位的工作提供一份有效的保障。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔；電子檔案管理；新模式

一、電子文件的歸檔方式介紹

電子文件與紙質(zhì)文件之間存在著根本的差異，無論是在信息承載方式還是信息的構(gòu)成形式等方面，都各不相同。為此，在對于電子文件進(jìn)行歸檔時，也應(yīng)當(dāng)針對其特性建立起與紙質(zhì)文件有所區(qū)別的歸檔方式。

（一）充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)

電子文件是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展至一定階段的產(chǎn)物，因此，在進(jìn)行文件歸檔時應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)，從而充分實(shí)現(xiàn)文件的自動化整理，確保電子文件的歸檔秩序性。

（二）構(gòu)建完備的歸檔制度

于紙質(zhì)文件管理類似，電子文件也應(yīng)當(dāng)具備一系列完整的歸檔制度。由檔案管理部門結(jié)合實(shí)際情況制定相應(yīng)的電子文件歸檔要求，舉例來說，應(yīng)當(dāng)對于不同的文件設(shè)定不同的保管期限，在不同的文件上注明對應(yīng)的編碼，并依靠編碼來實(shí)現(xiàn)文件的自動管理，從而更為便捷的對于電子文件進(jìn)行保管利用。

（三）制定規(guī)范的歸檔方法

與紙質(zhì)文件管理相同，在進(jìn)行電子文件歸檔時，應(yīng)當(dāng)具定合理的歸檔方法，通過選取適當(dāng)合理的存儲載體，來促進(jìn)電子文件朝著程序化、規(guī)范化的方向發(fā)展。另外，在最初將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件時，應(yīng)當(dāng)保留紙質(zhì)原件，確保兩者共存，從而充分確保文件的可靠性以及精準(zhǔn)性。

（四）注重文件歸檔的安全性

由于電子文件需要依托計(jì)算機(jī)設(shè)備來實(shí)現(xiàn)文件的歸檔和存儲，為此，在進(jìn)行歸檔時，應(yīng)當(dāng)充分注重電子文件的安全性和保密性，避免在傳輸過程中出現(xiàn)遺失問題或在存儲過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露問題。可以通過設(shè)置“防火墻”以及訪問權(quán)限等方式，來確保文件存儲的安全性。

二、電子檔案的管理

電子文件的存儲形式完全打破了傳統(tǒng)檔案的管理模式，這種顛覆性的改觀對于檔案管理工作帶來了極大的影響。電子文件的傳輸、后加的、存儲以及修整方式均與傳統(tǒng)的檔案管理不同，為此，檔案管理的方式方法也應(yīng)當(dāng)依照電子文件的個性化特點(diǎn)進(jìn)行適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變，以便充分適應(yīng)現(xiàn)階段新型檔案管理工作的實(shí)際需求。

（一）建立健全電子檔案管理體系

構(gòu)建完備的電子檔案管理體系是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息共享與服務(wù)的基礎(chǔ)措施，可以從根本上避免因個部門交叉投資而造成的人力與物力的過多浪費(fèi)問題，各個部門可以在不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，同步實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理工作內(nèi)容，一方面有效避免了數(shù)據(jù)重復(fù)錄入而造成的重復(fù)勞動問題，另一方面也充分保障了電子檔案的安全性。

（二）充分利用電子網(wǎng)絡(luò)資源

在構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)時應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)有的電子網(wǎng)絡(luò)資源，將各部門的電子檔案進(jìn)行集中管理，與一些非電子檔案的存儲內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的數(shù)字化加工，構(gòu)建其綜合性的電子檔案庫，對于數(shù)據(jù)庫內(nèi)現(xiàn)有的檔案內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范管理，充分實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效訪問與查詢，確保電子檔案信息的發(fā)布與傳遞順利進(jìn)行。

（三）構(gòu)建起完備的管理制度與管理標(biāo)準(zhǔn)

通過建立健全管理制度與標(biāo)準(zhǔn)可以幫助電子檔案工作的開展有序且深入的進(jìn)行。依照各國的不同政策及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定起與單位實(shí)際情況相符的電子檔案管理流程和管理標(biāo)準(zhǔn)，具體來說涉及電子文件的歸檔范圍以及保存期限制定、電子文件的標(biāo)準(zhǔn)與格式、電子文件的集中報送方法、電子檔案的查詢與利用。

三、電子檔案的運(yùn)用

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)徹底打破了傳統(tǒng)文件管理的利用與調(diào)取方式，讓檔案信息的管理與利用無需在受到外界因素的限制。通常情況下，電子檔案的利用方法涉及拷貝、在通信傳輸以及直接調(diào)取利用三種方式。拷貝主要就是指將檔案原件進(jìn)行復(fù)制，然后提供給利用者，并且將電子文件轉(zhuǎn)化為通用型式的標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，交由利用者自行進(jìn)行恢復(fù)和應(yīng)用處理。如果利用者不具備利用電子文件的軟件平臺，可以向其提供打印件以及微縮品作為輔助應(yīng)用。通信傳輸是指通過利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)電子檔案的傳輸，可以將已經(jīng)經(jīng)過系統(tǒng)整理及歸檔的文件材料作為共享信息，通過網(wǎng)絡(luò)及軟件平臺將其提供給區(qū)域網(wǎng)內(nèi)部的查閱者。直接調(diào)取利用，顧名思義，就是通過檔案室內(nèi)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行直接的查檔。

電子檔案最大的缺陷就在于其易更改性以及信息的共享性較強(qiáng)，一旦操作不慎，就會造成文件遺失和泄露的問題。為此，在進(jìn)行電子檔案的利用時，應(yīng)當(dāng)依據(jù)實(shí)際的情況，切記不隨意向利用者提供檔案的調(diào)取方式。對于一些需要進(jìn)行保密存儲的電子檔案，不可以采取拷貝的方式向利用者提供，從根本上避免檔案二次泄露的可能。即便在特殊情況下必須對于檔案原件進(jìn)行拷貝處理，也應(yīng)當(dāng)在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。如果需要利用通信傳輸或者直接利用等方式時，應(yīng)當(dāng)對于其中需要進(jìn)行保密的信息內(nèi)容采取加密處理，同時應(yīng)當(dāng)定期對與密級進(jìn)行更換調(diào)整，整個調(diào)取及傳輸?shù)倪^程都應(yīng)當(dāng)在監(jiān)控范圍內(nèi)進(jìn)行，以便留存具有實(shí)際記錄作用的查證證據(jù)。除此之外，相關(guān)的管理人員應(yīng)當(dāng)充分利用計(jì)算機(jī)現(xiàn)存的限讀功能，避免隨意刪減、隨意復(fù)制、隨意清除問題的出現(xiàn)，從根本上避免電子文件內(nèi)機(jī)密信息泄露的情況。

總體來看，電子檔案經(jīng)過一段時間的利用已經(jīng)逐漸成為了許多單位及部門在檔案存儲與管理工作中必不可少的一個重要部分，盡管它仍然屬于一個新的概念，盡管我們對于他的認(rèn)識程度仍然存在著諸多不足，但是，不可否認(rèn)的是，電子檔案的確具備著充足的利用價值。

四、總結(jié)

綜上所述，時代在不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平在不斷更新完善，電子檔案與電子文件的出現(xiàn)是檔案管理工作發(fā)展至一定階段的必然產(chǎn)物，相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，電子文件管理不易受到外界因素的影響，且更具規(guī)范性和精準(zhǔn)性。但就當(dāng)前情況來看，我們在利用電子檔案的過程中，仍然還存在著較多的不足，在未來的發(fā)展過程中，我們還需要針對這一方面進(jìn)行更為深入的探索和研究，總結(jié)其中存在的規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)我們在電子文件利用過程中存在的問題，并尋求有效的應(yīng)對方法，從而充分發(fā)揮電子檔案管理的實(shí)際作用，有效促進(jìn)電子檔案在各項(xiàng)工作中的合理運(yùn)用。

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