如何推進企業檔案信息化建設發展

郝夢菲

摘要本文從企業發展的全局視角，探索和分析企業檔案信息化建設的措施，分析企業檔案信息化建設中還存在的諸多不足和缺陷，探索適宜于企業的檔案信息化建設發展路徑，對于企業檔案信息化建設具有一定的實踐指導意義。

關鍵詞企業 檔案 信息化 管理

在社會進入到知識經濟時代的變革環境下，企業檔案的信息化建設受到前所未有的關注和重視。企業要戰略視角，采取檔案信息化建設的有力措施，解決問題和缺陷，走一條科學的檔案信息化建設之路。

一、企業檔案信息的特點分析

企業檔案記錄了企業的歷史進程，檔案的信息化建設可以較好地實現企業檔案資源的合理分配，增進檔案信息化服務水平，提升企業的創造競爭優勢和持續競爭優勢。當前企業的檔案信息化模式主要是采用兩種模式，即：虛擬網絡檔案信息利用平臺模式；client/server（客戶端，服務器）與browser/server（瀏覽器/服務器）技術模式。其特點主要表現為以下內容：

1.普遍性。企業檔案信息化成為普遍性的發展趨勢和方向，它是利用現代信息技術實現對企業檔案管理的革新，使企業檔案管理進入到跨越性的發展階段之中，必須從檔案管理理論、檔案管理各環節中滲透現代信息技術，以充分體現檔案信息化的普遍性應用價值和功效。

2.集成性。企業檔案信息化的數據是完全集成化的，只須一次性地將企業組織所有的生產經營信息錄入到計算機框架之中，即可以被高效率地共享和使用，較好地服務于企業生產經營、科研等工作，以其高效性、完整性滿足社會對企業檔案信息的需求，由此也可以看到企業檔案信息管理的較強的適應性特質。

3.動態性。企業檔案信息化管理表現出極其明顯的動態性特點，其數據庫的檔案信息隨著檔案的采集、處理、利用而呈現出動態變化的特質，可以實現企業信息檔案數據的實時更新，使檔案需求者第一時間獲取所需的檔案信息，更好地為企業生產經營服務。

二、企業檔案信息化建設中存在的不足分析

1.企業檔案信息化建設的意識還較為薄弱。一些企業管理者對于檔案信息化建設的意識還明顯不足，存在應付敷衍的現象，具體表現為：有的企業管理者認為檔案信息管理系統引進后就萬事大吉了，沒有意識到這個系統僅僅是輔助，并不代表企業檔案信息化建設的全面實現。還有的企業管理者考慮受限于企業經營因素，主要依賴于原有的紙質檔案管理模式，沒有將企業檔案信息化建設提上議事日程。由此可見，企業管理者對于檔案信息化建設的思考和探究尚未深入，認識相對表淺。

2.檔案信息化建設的發展不夠均衡。企業檔案信息化建設受到企業自身規模、資金、人力等各方面因素的限制和影響，致使企業檔案信息化建設的發展顯現出不均衡的狀態，相較而言，資金雄厚、人力資源條件優良、規模較大的企業的檔案信息化建設較為快速，建構了企業檔案利用網站和檔案數據庫，而資金薄弱、人力資源條件有限、規模較小的企業的檔案信息化建設則舉步維艱，甚至有些企業的檔案信息化建設還是一片空白。

3.缺乏檔案信息化建設的宏觀設計和指導。企業檔案信息化建設還缺乏切實可行的宏觀規劃設計和標準化的指導，許多企業并沒有考慮到自身的實際情況、行業競爭狀態，引入與自身企業不相契合的檔案信息化系統，無法與企業自身的生產經營活動相銜接，這就使其檔案信息化管理系統相對孤立，難以實現檔案信息資源的有效共享和利用，無法為企業的發展提供有益的檔案服務。同時，部分企業在將紙質檔案轉化為電子檔案文件的操作過程中，也缺乏統一的檔案數字化標準，無法確保企業信息化檔案的順利檢索、查詢和使用。

4.檔案信息化基礎設施不夠完備。我國企業檔案信息化建設相對較晚，缺乏良好、齊備的基礎設施，信息化檔案管理的技術也還存在欠缺，由于受到觀念、資金等方面的限制，企業檔案信息化建設的基礎投入明顯不足，沒有從人力、財力、物力方面給予足夠的支持，無法形成完善、配套的檔案信息管理體系，難以充分發揮企業檔案信息化服務利用的價值。

5.信息安全存在欠缺。企業檔案信息化建設的過程中，由于其中含有大量的保密性的商業機密和個人隱私，為此，還要關注企業檔案信息化建設的安全問題，這些信息安全風險來自于電腦病毒、黑客侵襲等外部因素，也有可能來自于企業內部人員自身的工作疏漏，由此可見，企業檔案信息化建設中的安全隱患必須加以重視。

6.企業檔案信息化建設人員的勝任力不足。在辦公自動化、檔案信息化管理系統的建設中，工作人員要應對數量龐大、范圍廣、種類多的信息化檔案，這就對其個人素養、知識結構提出了較高的要求，部分企業檔案管理工作人員大多只具有簡單的計算機應用能力或單一化的檔案知識管理能力，缺乏與企業檔案信息化建設相適應的專業素質，難以將檔案管理與生產經營等環節相銜接，不利于企業檔案信息化建設的發展和提升。

三、推進企業檔案信息化建設的發展路徑探索

1.強化企業檔案信息化意識。為了更好地推進企業檔案信息化建設，必須從思想認識上人手，要全面樹立企業全體人員的檔案信息化管理意識和觀念，要使企業全員充分認識到企業檔案信息化建設的重要意義和作用，更好地提升企業檔案的工作效率，轉變原有的企業檔案管理理念，在引入現代網絡技術、辦公自動化系統的條件下，增強企業檔案信息化、數字化建設的觀念，將傳統的檔案管理從繁重冗雜的手工操作中解脫出來，并加大對企業檔案信息化建設的宣傳，讓更多的人認識其內涵。

2.推進企業檔案信息化統籌管理和規劃。要加強對企業檔案信息化建設的統籌、宏觀規劃和指導管理，相關部門和行業內部必須對檔案信息化建設相對遲滯的企業給予大力的扶持，包括人力資源投入、資金扶持、基礎設施配置等。同時還要開展企業之間的互幫互助，可以派遣企業檔案工作人員到其他企業進行觀摩學習、培訓學習，總結其他企業檔案信息化建設的特色模式，并將其與自身企業的實際相銜接，確定企業自身的檔案信息化管理模式和方法。

3.健全企業檔案信息化法律體系。要從制度上完善企業檔案信息化建設相關法律法規和標準，這些法律法規和標準的內容必須覆蓋企業電子文件管理、企業檔案信息數字化、檔案服務網絡化、企業檔案網站、企業數字檔案館建設、企業檔案信息化安全等，并出臺相關的企業檔案信息化標準，提高企業檔案的利用效率。

4.完善企業檔案信息化基礎設施及安全保障。企業檔案信息化建設要以軟硬件配置為基礎支撐和前提，必須投入一定的財力、人力和物力，購置與企業自身實際相契合的軟件、硬件設施設備等，并確保硬件基礎設施的安全，定期對其進行監測和維護，排除安全隱患。同時，還要完善安全保障體系，確保企業檔案信息的安全，可以采用系統加密、數據加密、硬盤加密等技術，確保企業檔案信息的原始性、完整性和準確性。另外，還要加強對檔案工作人員的安全教育，要求全體人員遵守網絡安全的相關規定，能夠根據計算機網絡的日常運行狀態分析數據變化的規律，及時發現信息化系統漏洞，做好風險防范和規避。

5.培育高素質檔案信息化人才。要增強企業檔案管理人員的信息化觀念，圍繞企業的主要日常業務開展檔案工作，通過與高等院校聯合培養的方式進行人才儲備，并對內部人員進行線上、線下的培訓，使之能夠及時快速地處理企業檔案信息資源，不斷提升自己的檔案信息化素養。

四、結語

企業要將檔案信息化建設納入到企業戰略管理之中，最大限度規避檔案信息化建設中存在的不足，采用切實有效的措施，促進企業檔案信息化建設的發展和進步，為企業科學發展、健康發展提供有力支撐。