基層事業單位實現檔案管理現代化的有效途徑

秦祿英

摘要現階段，隨著我國的經濟發展，基層事業單位的發展也越來越完善。從當前社會的發展情況看，基層事業單位要想實現更進一步的發展，就必須要采用現代化的方式實施檔案管理工作。本文首先簡要闡述了檔案管理現代化的含義，然后分析了當前檔案管理工作中存在的一些問題。最后結合實際情況，探索了基層事業單位進行檔案現代化管理的路徑，希望能為相關人員提供參考和啟發。

關鍵詞基層事業單位 實現檔案管理現代化 有效途徑

隨著信息時代不斷發展，對檔案管理工作提出了更高的要求。一方面，信息時代背景下，各類檔案信息數量激增，傳統的紙質檔案無法滿足現代檔案管理工作的實際需求；另一方面，計算機等現代設備的應用，從根本上改變了傳統的檔案管理模式，提高了檔案管理的工作效率，對傳統檔案管理模式造成了巨大沖擊。因此，如何對傳統檔案管理模式進行調整，實現現代化的檔案管理，成為各基層事業單位關注的重點課題。

一、目前基層事業單位檔案管理工作的現狀

我國目前基層事業單位的檔案介質有很大一部分還是紙質檔案，這使得其在對檔案進行保管以及應用方面存在著諸多的不便以及限制，例如紙質檔案難以長期儲存需要較為苛刻的儲存條件且容易被損壞，并且需要占據較大的面積進行存儲工作，并且在檔案建立、檔案應用以及檔案歸檔、檔案分類等諸多方面都較為復雜困難，使得檔案管理人員的工作量較為巨大。其次，由于缺乏現代化的檔案管理手段造成大部分基層事業單位的檔案資料檢索還沿用著人工檢索的方式，這種檢索方式錯誤率較高并且大量地浪費人力影響檔案檢索的效率。但我國大部分基層事業單位缺乏有效的檔案利用方式，造成幾乎全部的檔案資料只能被束之高閣，不能被有效地利用，從而使得檔案資料失去了其存在的主要意義。

二、基層事業單位實現檔案管理現代化的有效途徑

（一）完善檔案管理制度化建設，推動檔案管理的規范化發展

無規矩不成方圓，基層單位檔案管理工作的開展也是如此，要想更好地推動檔案管理工作的現代化發展進程，必須要逐步構建起規范化的管理制度，通過制度的約束和保障，推動檔案管理質量的提升。從當前來看，基層單位的檔案管理人員大多是兼職，且流動性較大，如何確保檔案管理的連續性和高效性，是工作的關鍵，為此，必須要從執行制度方面人手。我國《檔案法》第十條中明確規定，對國家規定的需要立卷歸檔的材料，必須要按照相關的規定定期本單位的檔案機構或者是檔案管理人員移交，實現集中管理，任何個人不能夠隨意占有。為此，為了提升檔案管理的科學性和高效性，就需要建立健全完善且科學的管理制度，有利于對檔案的利用。同時，要配置相應的設施，保證檔案管理的安全性。健全責任機制，明確規定檔案管理者的具體管理責任，這樣在出現任何問題的時候能夠第一時間找到責任人解決問題。有了切實可行的規章制度，并且確保規章制度的貫徹和執行，才能夠實現檔案管理的現代化、規范化和科學化。

（二）規范檔案管理流程。首先，各基層事業單位應在

相關制度的基礎上，規范檔案信息的采集、保存、處理等工作流程，確保檔案信息的真實性和有效性，提高檔案管理工作的實際效用；其次，基層事業單位應進一步加強信息化檔案管理建設，通過計算機技術等先進技術的應用，逐漸提高檔案管理工作的信息化程度；最后，基層事業單位應重點加強檔案資源的有效利用。基層事業單位記錄的檔案資料，廣泛涉及社會發展、歷史進程等各個領域內容。因此，事業單位應借助現代互聯網技術，提高檔案資料的共享率，通過多方的共同探索，挖掘檔案資料的潛在價值。

（三）強化檔案管理的信息化建設

基層事業單位檔案管理工作具有一定的復雜性，隨著工作的開展，會產生大量的檔案，同時會產生大量數據，在檔案人工管理模式下，不僅容易出現漏洞，也容易出現管理安全隱患。對此，要積極引入現代信息管理系統，通過開展信息化建設，提升基層事業單位檔案管理綜合管理水平。在檔案管理工作中，很多基層事業單位都沒有引入信息化檔案管理系統，成為制約檔案管理效率提升的瓶頸。在檔案管理系統開發和應用上，要結合基層事業單位檔案管理實際情況，尋求合適的信息化管理工具，并根據管理實踐情況進行調整和優化，滿足當代基層事業單位檔案管理的需求。

三、結語

檔案管理現代化是時代對事業單位提出的新要求，也是事業單位應對未來工作的重要使命。只有不斷的改進檔案管理的方法和手段，逐步引進先進的檔案管理設備和人才，加強對檔案管理操作辦法的全面改革，才能發揮出基層事業單位檔案的作用，使事業單位檔案管理跟上時代步伐。