淺析合同管理信息化建設

宋潔 左良超

[摘 要]中國電建集團西北勘測設計研究院有限公司（簡稱西北院）的合同管理經過60余年的發展，管理模式和管理方法近年來逐漸顯露出一些問題。為了解決合同管理帶來的各種經營難題，西北院于2014年開始建設了立足于企業合同管理、服務于企業經營的“企業經營合同管理和輔助決策系統”，推動了西北院合同管理的規范化、信息化，實現了合同全周期動態信息管理、分析統計和決策支持，提高了西北院企業管理現代化水平。

[關鍵詞]合同管理;信息化;經營決策

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.023

[中圖分類號]F270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2018）20-00-02

1? ? ?西北院合同管理的發展歷程

中國電建集團西北勘測設計研究院有限公司（簡稱西北院）1950年始建于蘭州，成立初期的40余年，業務以國家指令性勘察設計任務為主，前期項目以事業費形式撥付，開工項目以年度協議形式簽訂合同，并依照實際工作量批復下達款項，此時的合同管理為簡單的文本歸檔及手工賬本登記。

隨著20世紀90年代初我國電力體制改革帶來的市場訂單增多，以及第2次全國性的計算機普及高潮的推動，西北院的合同管理實現了簡單辦公自動化，即Excel電子表格替代完全手工賬。2000年研發上線了產品數據庫系統（DPM3），實現了合同臺賬的電子化登記及數據導出;2008年研發上線了項目管理信息系統，細化和深化了項目過程管理。

2? ? ?西北院合同管理中存在的問題

2010年左右，隨著電力體制改革的深化，西北院的訂單爆發式增長，加之互聯網技術的飛速發展，西北院原有的合同管理模式和方法逐漸顯露出短板。

2.1? ?管理流程采用面簽費時費力

項目管理信息化系統在合同管理方面實現了簡單的合同信息錄入、到款登記及導出功能，未涉及合同管理的流程控制，僅是記錄結果。利用紙質合同評審面簽并歸檔合同原件的過程，在項目眾多、人員出差頻率高的現實情況下效率低下，管理成本不斷攀升。

2.2? ?數據流轉依賴對賬容易失控

到位資金的確認及經營指標考核主要依賴于Excel表格在市場、生產以及財務部門之間的頻繁流轉實現。隨著合同的爆發式增長，表格數據越來越繁雜、數據更新出現遺漏、基礎數據依賴多方對賬導致出錯等問題集中顯現，尤其是西北院2015年7月開始納入上市公司管理以來，對合同履約的審計要求越來越高，現有的數據流轉已滿足不了高頻率的數據取用要求。

2.3? ?信息化手段落后

大數據時代的來臨，對合同管理信息化提出了新的挑戰，與合同相關信息的多維度記錄與提取成為合同管理的瓶頸。目前的合同信息數據單薄、分類不滿足報表需求、已有系統與財務及人事系統無接口、不支持數據庫自定義導出、無法下載電子附件和不能進行數據的多級分類展示等，都影響了合同管理的成效和經營報表的質量。

2.4? ?履約情況不透明，經營決策困難

合同管理短板凸顯，直接帶來了一系列的經營問題。第一，企業市場經營狀況不透明，決策者不能準確及時地掌握合同保有量、經營目標完成率等一系列重要經營指標的執行情況。第二，企業現金流情況不夠清晰，難以幫助決策者做出準確的評價判斷，導致企業經營風險不斷增加。第三，各業務板塊的經營效益模糊，缺乏考核企業各級機構經營績效、生產業績與生產能力的準確依據，導致企業市場經營、生產組織、用工組織等生產經營活動的控制調節不精準，不能有效促進企業內部各單位間實現良性互動與協調發展。

3? ? ?西北院合同管理信息化進展

為了解決上述問題，西北院2014年開始著手建設立足于企業合同管理、服務于企業經營的“企業經營合同管理和輔助決策系統”（簡稱合同系統）。

3.1? ?應用先進的信息化技術手段

3.1.1? ?采用先進的開發技術量身定制

合同系統采用B/S架構，使用基于Java EE架構的Liems平臺進行定制化開發，中間件使用Weblogic，數據庫軟件為Oracle，具有性能高效、結構靈活、可擴展性強的優勢，并具備良好的兼容性，有利于進行數據整合、業務集成、數據挖掘

分析。

3.1.2? ?靈活的權限配置

合同系統將用戶角色、操作權限、系統菜單顯示進行嚴格綁定，能有效地防止未經授權的訪問和操作。

3.1.3? ?可視化流程并提供消息提醒、支持移動APP簽批

合同系統提供了圖形化的流程運行監控，可直觀查看流程各節點的辦理情況和辦理信息，支持順序、同步、異步、派生、支持協作和公式等復雜流程條件，并采用西北院統一身份驗證服務驗證用戶的身份。各流程處理環節、各類系統提醒消息均與西北院統一消息服務集成，實現發送在線即時消息提醒（包括RTX、微信、短信等），通過手機APP與移動辦公相結合將流程辦理信息自動、及時地推送到處理人的手機上，并支持簽批和查詢相關信息。

3.2? ?基于流程的合同管理流轉線路

管理流程是指管理活動中一系列相互關聯行為的序列結構，它反映了在某種活動目標的引導下，這些活動的先后順序、承轉關系，制約、推進和輸入輸出的客觀規律。合同管理的流程實質上是以合同流轉過程為管理線路，業務邏輯從合同評審開始，以合同的簽訂、履約為主線，以收支管控為核心，合同管理系統將合同的流轉過程與相伴隨的資金流、信息流有機地結合成一個整體，將整個合同管理歸納為一個全程、全網的閉環工作流程，并在此基礎上建立一個完全基于工作流的工作管理體系。采用基于工作流的管理方式的合同管理系統，能實現合同管理工作流轉的自動化，以及對合同流轉過程的實時監控與跟蹤。

3.3? ?構筑強大的合同管理功能體系

3.3.1? ?合同全生命周期管理

合同評審、合同簽訂、合同履行（合同執行期間發生的變更、索賠、獎勵等進行管控）及合同收支管理，并以合同檔案的形式歸檔到系統，形成了一套閉合、完整的合同管控數據體系。

3.3.2? ?工程項目信息管理

項目是合同履約的重要一環，均由合同直接生成，系統準確歸集合同與項目一對多的關系，對接項目管理系統、財務系統，實現工程和項目統一管理、信息共享。

3.3.3? ?收支管控，實現自動預警

合同簽訂后根據合同內容制訂收款計劃、付款計劃，到款確認與付款審批時要與之對應，準確顯示合同的已收、未收等信息。系統自動掃描并對所有到期的收款、付款等關鍵節點或事項進行預警。

3.3.4? ?職能管理，提供“一站式”的信息服務和業務辦理服務

合同系統能夠從不同角度對系統數據進行統計分析，用戶可以提出自身需要的統計樣式，進行報表定制。同時，合同系統還提供“一站式”服務，避免不必要的用戶操作負荷，力保信息統一規范，在各系統中充分共享，實現“一個入口，多個出口”。

4? ? ?西北院合同管理信息化成效

4.1? ?流程可控、數據共享，提升管理效率

合同系統對合同評審、變更及到款確認采用流程管理，從實際情況出發制定符合三標體系規定的管理流程，達到合同管理標準化、規范化目的。同時，通過自動化的流程管理，使原本繁雜的手工操作由系統自動處理，極大避免了手工操作可能出現的失誤，確保信息的可靠性。建立合同信息、客商信息、到款信息及發票信息等數據庫，經營、生產、財務等各部門的相關數據都可以在網絡上進行查詢，提高了合同管理的透明度，實現了數據實時共享。合同系統上線后，合同評審流程平均流轉時間由10天左右減少到3天內，到款確認流程平均流轉時間由5天左右減少到2天，大大提升了管理效率。

4.2? ?編制計劃、設置預警，管控合同履約

合同管理不僅是結果管理，更應是過程管理。通過記錄合同規定的收支條款、分解合同的收支計劃，將合同、項目與實際收支情況一一對應，設置預警信息提前通知收付節點，根據實際收支情況動態調整收支計劃，已收未收、已付未付一目了然。增加合同、項目相關情況隨手記功能，深入管控履約情況。

4.3? ?海量查找、定制報表，服務企業決策

信息化技術將多維的合同數據保存在數據庫中，強大的統計功能和查詢功能使合同管理人員能夠及時有效地在海量數據中查找所需數據并進行有效分析，更可以通過定制報表實現常規的報表編制，提升統計管理水平，為決策者提供精確、快速、有效的決策支持。

4.4? ?管理客商、服務審計，降低企業風險

合同系統的客商管理板塊對供應商及分包商進行分類評級管理，客商與公司所有合同關系、往來款項一目了然。合同系統的功能設置完全響應《建造合同準則》及《勘測設計類業務收入與成本管理指導意見》的要求，自動提取合同預計總收入、合同預計總成本、合同執行進度等數據，并且支持手動添加合同調整收入等數據，按財務要求形成相關表格滿足審計需要。客商的分級管理及充分響應審計，有效降低了企業的經營與財務風險。

4.5? ?控制權限、網絡備份，保障信息安全

通過權限控制使數據內容分級呈現，確保信息保密性;數字加密、數字簽名等手段保證了合同網絡審批的安全性、真實性、可靠性。同時，數據庫的多重備份與合同文本原件的歸檔能夠確保企業合同的安全性。

5? ? ?合同管理信息化的完善和提升

5.1? ?實現經營駕駛艙功能

實現經營駕駛艙功能要做好以下幾個方面的工作。第一，通過與業務系統進行深入集成，按照經營決策主題域，綜合分析匯總經營數據，為經營決策提供數據支撐。第二，建立可視化的統計圖表，從多種業務視角，清晰直觀地反映企業經營數據的歷史對比、趨勢分析、同期對比等形象狀況。第三，建立管理儀表盤，展示關鍵經營目標與實際執行的差異狀況。第四，以決策者關注的基準指標為基數，對異常數據進行不同形式的提前預警展示。總體上實現可視化、可穿透的經營駕駛艙功能。

5.2? ?實現核算合同毛利率，經營現金流預計功能

第一，通過與財務系統和人事系統進行對接，提取合同預計總收入及直接成本，核算合同實時毛利率。第二，通過提取收入合同的到款計劃、支出合同的支出計劃以及財務系統的融資計劃等，形成未來一個階段整個企業的經營現金流預計情況，為企業的重大經營決策提高數據支撐。

6? ? ?結 語

通過建立企業經營合同管理和輔助決策系統，旨在推動西北院合同管理朝著規范化、信息化的方向不斷發展，實現合同全周期動態信息管理、分析統計和決策支持，不斷提高西北院企業管理現代化水平。

主要參考文獻

[1]譚浩強.我國計算機普及的歷程及其啟示[J].計算機教育，2011（17）.

[2]李垣，王元愷.以流程為中心的管理模式[J].西安交通大學學報：社會科學版，2001（12）.