論國有企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實踐對策

摘 要：在新形勢背景下，國有企業(yè)的發(fā)展面臨了巨大的挑戰(zhàn)。而辦公室作為一個企業(yè)的中樞機構(gòu)，要想使企業(yè)更好地發(fā)展，必須對企業(yè)辦公室管理這一塊進行創(chuàng)新改革。本文探討了國有企業(yè)辦公室管理的目標(biāo)和含義，并討論了國有企業(yè)辦公室面臨的挑戰(zhàn)，最后提出了國有企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新對策。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；辦公室管理；創(chuàng)新對策

引言

辦公室不僅是國有企業(yè)形象的代表，更是一個企業(yè)的中樞機構(gòu)，是國有企業(yè)發(fā)展的重要前提。辦公室所包含的智能非常重要，任務(wù)量也較為繁雜，既要安排辦公、反饋實際狀況，也要搜集精確信息，幫助企業(yè)管理層制定決策。在競爭日趨激烈的環(huán)境下，國有企業(yè)面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，作為國有企業(yè)管理核心的辦公室也必須做出應(yīng)對措施，以適應(yīng)日趨激烈的市場環(huán)境，為國有企業(yè)的發(fā)展發(fā)下堅實的基礎(chǔ)。

一、國企辦公室管理的目標(biāo)和含義

目前，我國的市場經(jīng)濟體系正在慢慢完善，而國家創(chuàng)新戰(zhàn)略的重要組成部分之一就是國有企業(yè)，它也是市場經(jīng)濟的重要支柱之一。整個國有企業(yè)工作的核心就是辦公室管理，辦公室管理牽涉的工作較為繁瑣復(fù)雜，例如人力資源的分配、成本的管控、企業(yè)的工作規(guī)劃等。國有企業(yè)管理中有三個顯著的特點，即計劃、約束和組織的特點，具體表現(xiàn)為在辦公室實踐工作當(dāng)中，首先要制定目標(biāo)，搜集有效的信息為管理層提供參考意見，聽從組織安排，在工作中發(fā)揮監(jiān)督的作用，以便達到預(yù)期目標(biāo)。

二、國企辦公室管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）對辦公室管理提出了更高的要求

辦公室管理中還有一個顯著的特點，即為全局性，具體表現(xiàn)為辦公室管理工作時環(huán)環(huán)相扣的，一旦中間任何一個環(huán)節(jié)出了問題，那么就可能直接影響到企業(yè)未來的發(fā)展，這就對辦公室提出了更為嚴(yán)峻的要求。另外，在新的市場經(jīng)濟下，辦公室面臨著許多嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，即辦公室整改轉(zhuǎn)制，辦公室作為國有企業(yè)經(jīng)營和管理的核心管理組織，它的管理水平直接影響到企業(yè)在市場中的運營。因此，國有企業(yè)辦公室改革和創(chuàng)新是勢在必行。

（二）對辦公室人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求

國有企業(yè)的辦公室部門一直被別當(dāng)做行政部門，因此在人員招聘上也尋找的是一些協(xié)調(diào)能力好、思想政治覺悟高、組織能力強和文字功底強的人才來勝任，并沒有對其管理能力有具體要求。而隨著國有企業(yè)的經(jīng)營方式的變化，辦公室人員除了要具備以上幾種能力外，還要有現(xiàn)代化管理技術(shù)的運用能力、經(jīng)營決策判斷能力和高度競爭意識和先進的戰(zhàn)略思想，以便為管理層提供一些建設(shè)性意見。針對上述要求，國有企業(yè)必須在辦公室人員分配上做出合理改變。但國有企業(yè)的辦公室人員已經(jīng)習(xí)慣于過往的工作模式，各方面都已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代國有企業(yè)的發(fā)展需求，可以說這些辦公室人員的素質(zhì)阻礙了國有企業(yè)的發(fā)展和改革。

（三）對辦公室的管理職能提出了更為嚴(yán)格的要求

隨著社會的不斷進步、科技的不斷創(chuàng)新和國有企業(yè)制度的不斷完善，國有企業(yè)的辦公職能也不能僅是負(fù)責(zé)日常復(fù)雜事務(wù)的服務(wù)部門，更是要成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的核心部門。它需要了解國有企業(yè)整體內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營狀況，收集對企業(yè)有用的信息，為企業(yè)內(nèi)部管理決策提供建設(shè)性意見。因此，國有企業(yè)辦公室部門不僅要發(fā)揮為人民服務(wù)的作用，還要發(fā)揮決策指導(dǎo)、聯(lián)系和參謀的作用，這對辦公室管理提出了更嚴(yán)格的要求。

（四）參謀職能發(fā)揮不到位

國有企業(yè)中參謀職能發(fā)揮到位，可以直接對國有企業(yè)管理層的領(lǐng)導(dǎo)的決策和部署產(chǎn)生重要影響。目前，國有企業(yè)辦公室參謀職能發(fā)揮不到位主要體現(xiàn)在三個方面，一參謀助手的能力不夠，對信息的搜集和挖掘能力欠缺，上級領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)政策時，不能明白其中的內(nèi)在含義，相關(guān)調(diào)查也不夠透徹只停留在表面，發(fā)現(xiàn)和分析問題的能力也不夠，也不敢做決定；第二就是國有企業(yè)幾乎變成了后勤部，成天忙于一些簡單但繁瑣的工作，完全沒意識到自己還要替上級領(lǐng)導(dǎo)提出可行意見；其次就是被動的發(fā)揮參謀助手能力，國有企業(yè)辦公室人員把發(fā)揮參謀助手的能力當(dāng)成上級領(lǐng)導(dǎo)臨時交付的任務(wù)來完成，而不是當(dāng)成自己工作的一部分。以上三個問題最終造成了參謀職能發(fā)揮不到位的問題。

（五）服務(wù)職能不到位

國有企業(yè)辦公室的一個基本工作職能就是服務(wù)職能，它是一項基礎(chǔ)性的工作。國有企業(yè)服務(wù)職能發(fā)揮不到位主要有兩點，首先是國有企業(yè)的辦公室還存在一定的“官僚主義作風(fēng)”，國有企業(yè)固有的企業(yè)文化和歷史傳統(tǒng)，導(dǎo)致了中央辦公室存在著臉難看、門難進、事難辦的現(xiàn)象，在一些問題上對待上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情一般迅速地完成任務(wù)，而對于一些基層的職工或者民眾卻用消極的態(tài)度對待，處理事情也不迅速。另一個缺點就是國有企業(yè)的辦公室人員配置和職能定位存在問題，辦公室有些人員一崗多責(zé)，有著大量的工作任務(wù)。長時間以來，辦公室的人極易產(chǎn)生煩躁心理，在服務(wù)工作上也沒有耐性和熱情，工作效率不高，還容易發(fā)生矛盾。

三、國有企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新對策

（一）樹立新觀念，提高服務(wù)意識和管理意識

國有企業(yè)辦公室部門作為一個綜合型部門，它所要處理的事情和材料都較為繁瑣復(fù)雜，與技術(shù)工作有很大的差異性。因此，辦公室對于自身工作的認(rèn)識是非常有必要的。另外，對于國有企業(yè)的每個部門業(yè)務(wù)也要有所認(rèn)知，這樣才會激發(fā)職員的工作積極性，提升辦公室整體工作效率。另外辦公室的另一個關(guān)鍵只能就是服務(wù)和接待，辦公室職員應(yīng)該拋棄舊觀念，樹立服務(wù)大局的意識。同時在這個過程中，接待人員要不斷學(xué)習(xí)服務(wù)的技巧和常識，善于人際溝通和察言觀色，仔細(xì)探討上級的決策，科學(xué)整合信息，為給管理層提高建設(shè)性意見，以全新的管理方式為國有企業(yè)的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

（二）完善國企辦公室的人力資源配置，提高工作效率

想要提高國有企業(yè)辦公室人員的工作效率，就必須從辦公室人員結(jié)構(gòu)開始優(yōu)化和完善。以統(tǒng)一精簡的原則對辦公室人員結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化管理，對一些職員的變動進行規(guī)范處理，對辦公室內(nèi)一些重要職位和內(nèi)部結(jié)構(gòu)進行合理調(diào)整，時辦公室能夠適應(yīng)時代的發(fā)展，另外，國有企業(yè)不能進行照搬別人的管理模式，要以企業(yè)的自身發(fā)展情況和政策為基礎(chǔ)，霸氣吃辦公室原有的優(yōu)點，對缺點進行改善，樹立各方面等工作，協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部和外部的關(guān)系。

（三）明確辦公室的各類規(guī)章，嚴(yán)格工作紀(jì)律

一些先進的大企業(yè)，無一都有著完善的辦公室管理體系。從這個角度出發(fā)，個國有企業(yè)想要在激烈的市場環(huán)境下站穩(wěn)腳跟就必須要加大改革的力度，建立一個完善的管理體系，特別是在辦公室的各項規(guī)章制度建設(shè)上加大力度，是辦公室走向正規(guī)化渠道，卻名辦公室中每個人的工作內(nèi)容和工作職能等，采取責(zé)任制，歌詞氣質(zhì)。其次明確管理流程，按照制定好的規(guī)章制度，提高工作效率，避免辦公室人員公物私用、以權(quán)謀私等現(xiàn)象發(fā)生。打造一批經(jīng)驗豐富、綜合素質(zhì)高和業(yè)務(wù)硬的人才團隊。

（四）改進和加強辦公室硬件設(shè)備，及時解決各種突發(fā)問題

一些國有企業(yè)辦公基礎(chǔ)硬件設(shè)備陳舊，缺乏先進的設(shè)備，甚至有大量的工作需要借助人力來完成，這種行為不僅影響了工作效率，而且阻礙了信息采集和傳輸?shù)倪M度，使辦公室的功能無法正常發(fā)揮。在新的經(jīng)濟背景下，企業(yè)有必要投資資金購置先進的辦公硬件設(shè)備，運用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使國有企業(yè)辦公管理向信息化方向發(fā)展，注重培養(yǎng)員工的先進思維能力。此外，在一些突發(fā)事件中，辦公室人員要采用多種方法處理辦公室突發(fā)事件，以使辦公室穩(wěn)定運行。

（五）提高辦公室人員的綜合素質(zhì)

決定辦公室管理水平的主要因素就是人，而辦公室的工作主體也是人。因此，國有企業(yè)要改革辦公室，就必須做好優(yōu)秀人才的保護工作。首先國有企業(yè)要對人才資源合理安排，由于國有企業(yè)的辦公室工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜，工作也比較單一，這樣極易造成辦公室工作人員消極怠工。因此，想要提高辦公室工作人員的工作效率，就必須從人員的整體素質(zhì)下手。在引進人員的時候，要把好關(guān)，引進高素質(zhì)的人員，然后對其做好培訓(xùn)工作，以便提高辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)和整體能力。

四、結(jié)束語

大多數(shù)人對國有企業(yè)的辦公室的觀念還停留在服務(wù)部門上，日常工作就是完成一些日常事務(wù)。而在新形勢背景下，國有企業(yè)的發(fā)展面臨了巨大的挑戰(zhàn)。而辦公室作為一個企業(yè)的中樞機構(gòu)，要想使企業(yè)更好地發(fā)展，必須對企業(yè)辦公室管理這一塊進行創(chuàng)新改革，打破陳舊的管理觀念，不斷創(chuàng)新，在實踐中取得發(fā)展。

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作者簡介：柴文婷，中交天津航道局有限公司。