讓大數據為高職院校檔案信息化升級服務

韓潔

摘? ? 要： 高職檔案管理在信息化升級工作中存在認知片面、管理水平不高、技術水平低等問題。本文結合大數據時代高職檔案管理工作呈現的特征，提出檔案信息化升級策略，以觀念變革為引領，以制度、組織建設為保障，以軟硬件資金投入為支撐，同步跟進教育培訓，同時做好信息安全工作，推動高校院校檔案信息化建設的持續發展。

關鍵詞： 大數據? ? 高職檔案? ? 信息化建設? ? 信息安全

1.大數據技術背景下的高職檔案信息化管理特征

大數據是一種技術手段，幫助人們獲得新知識，創造新的價值，它的出現使檔案信息化建設由單純的“數字化”向“數據化”轉變。數據化以數字化的0、1二進制碼轉換為基礎，是檔案管理信息化建設的技術方向。大數據視角下的高校檔案數據具備下述三個基本特征：

1.1檔案信息數據量呈現級數化增長。

憑借大數據技術的信息匯聚與整理能力，高職院校的價值相關信息均可以檔案數據形式存儲，存儲形式可以是文件、實物檔案、信息、音像等。歸檔內容除傳統檔案信息外，還包括信息化辦公過程中形成的快速增長的信息化數據[1]。同時，高職院校現有館藏檔案的數字化轉換對數字化加工處理提出要求，大量的實物檔案、文書會轉化出海量的數字檔案資源庫。現有檔案數據與新增數字信息的合集，使高職院校的檔案信息數據呈級數化增長趨勢。

1.2檔案數據覆蓋區域更廣、多源異構。

在高等教育體系中，高職院校的受重視程度得到提高，教學、科研內容日漸規范化、專業化;檔案數據存儲能力隨之得到提高，檔案來源更加多元化。加之新媒體技術、數字技術的出現，數據產生形式發生了根本性變革。高職檔案信息涉及教學、科研、黨建、財會、基建、出版等多個板塊，高職檔案數據的校內部分就是由這些相互關聯、多源異構的數據組成的[2]。

1.3檔案信息價格呈現非均布現象。

雖然大數據時代的檔案信息數量快速增長，但信息價值卻呈現下降趨勢。為了增強檔案信息數據收集整理的有效性，高職院校會收集檔案數據相關的全面信息，使檔案數據具有較高的參考價值。但是，在具體應用過程中，多數檔案信息的數據價值難以得到發揮[3]。

2.高職院校檔案管理信息化進程中的問題

2.1認知片面。

信息化被片面解讀為數字化和網絡化，檔案信息化建設認為是信息傳輸網絡化、文獻存儲數字化的機械相加。高職院校檔案建設被視為非教學內容，在校園建設中不受重視，檔案管理員難以跟上科技信息發展步伐。以我院檔案信息化升級為例，檔案整理歸檔分為九大類：科研、教學、文書、聲像、照片、實物、設備、基建、會計，文獻數據由十年前的1萬多份發展到2018年底的4萬多份。但工作中對檔案的數字化改造、記錄數據等只是停留在表面，并未涉及內容實質，也未開展電子文檔管理和附加服務開發工作。檔案信息化建設片面強度硬件設備的數據承載能力，忽視應用軟件開發和資源的有效利用。

2.2制度建設不到位。

制度建設包含兩層含義：一是檔案信息化管理制度不健全，數字檔案收集、保管、歸檔、應用流程不規范。亟待設立的制度包括：數字檔案移交制度、數字鑒定制度、檔案數據管理制度、檔案數據維護制度、檔案數據安全保密制度等。二是檔案信息化建設配套制度未得到有效落實，檔案信息化工作為列入正規工作流程，配套制度為列入院校規章制度體系。

2.3管理技術水平不足。

在檔案信息化網絡體系構建過程中，未實現與網絡軟硬件環境和相關技術標準的結合。系統選用缺乏對信息技術發展動向的前瞻性和預見性，檔案信息化網絡系統能否在日常工作時連續穩定運行難以得到保障，技術先進性的缺失伴隨著非可持續性。以檔案查詢系統為例，各高校間差異度不高，相互借鑒情況明顯，阻礙技術的進步。另外，檔案管理信息化建設標準應留有一定的柔性，如果信息化系統參照一成不變的設計標準，就會喪失未來信息技術的接入空間。

2.4管理不足。

2.4.1一些檔案管理負責部門缺乏對信息化建設的前瞻布局能力，實行環節缺乏具備執行力的組織推行既定計劃，檔案管理信息化建設未在學院整體發展規劃中得到明確，在檔案信息化建設過程中不具備來自學校層面的政策、技術、資金支持。我院每年用于檔案維護的專項經費不超10萬元。

2.4.2一些高職院校檔案信息化建設缺乏效率，存在盲目、重復建設現象;在籌建環節一些高新設備采購占有資金比例過大，設備先進性過于超前，資金浪費嚴重;一些建設方案可行性評估流于形式，短期建設目標與中長期建設目標為明顯區分，信息化建設缺乏持續性。

3.基于大數據的高職檔案信息化升級策略

大數據時代各行業的業態發生了深刻變化，檔案信息化建設成為新的發展趨勢。大數據將割裂的單一個體聯系起來，甚至是看起來毫無關聯的事物在大數據命題下都成了偽命題，繼而建立聯系并持續發酵。從棗莊科技職業學院檔案信息化升級工作中情況看，高職院校檔案信息化建設需要與大數據技術結合，建立高校、政府、社會三方協作平臺，加強對檔案信息化內涵及信息化建設的認識，保障檔案管理資金來源，培訓高素質的檔案管理專業人員，在信息化管理升級過程中同步實施信息安全維護。

3.1觀念變革引領。

大數據視角下的高職檔案管理以信息化升級為中心，檔案管理部門、人員首先變革固有觀念和管理模式，分析大數據時代的技術特征，以及其與檔案信息化建設的結合點。對現有資源和技術基礎進行重組，采購現代化信息設備，引入互聯網管理思維，實現高職檔案管理與大數據的有機結合。突破傳統思維邊界，推動高職檔案管理向更高水平升級，提高管理效率，開發附加服務項目。

3.2制度、組織建設保障。

檔案信息化管理需要有明確的職責劃分和管理體系，指定部門總負責人和子項目專項負責人，工作績效納入高職院校在崗人員年度考核體系。成立平行于常規紙質檔案的數字化檔案室，集中管理院校范圍內的不同載體、不同類別的電子檔案;聘用專職數字檔案管理員，或對現有員工進行專項培訓。建立與檔案信息化建設配套的管理制度，作為現行檔案管理制度的補充，對電子檔案收集、歸檔、整理、保存工作進行規范;確保電子檔案信息的完整、真實、有效;對高職院校范圍內的檔案信息化工作進行指導監督。

3.3資金投入，軟硬件升級支撐。

3.3.1硬件基礎設施升級。以數字檔案室硬件升級改造為主，用于檔案管理應用程序運行的服務器;用于電子檔案數據存儲的磁帶機、光盤（庫）、磁盤矩陣;用于電子檔案數據信息安全存儲的加密設備;用于電子檔案管理的I/O設備。

3.3.2軟件基礎設施升級。應用軟件主要用于電子文件的收集、存儲、整理、應用，通過光纖與OA系統進行連接，進行業務數據交換，主要包括數字檔案室管理軟件和分類檢索軟件;配置服務器操作系統、Scan軟件、Database軟件、圖片處理軟件、病毒防護與查殺軟件、數據備份軟件等。

3.3.3網絡信息化系統建設。建立與其他高職院校數字檔案庫進行實時數據訪問和交互的信息通道，同時與電子政務網建立鏈路。

3.3.4智能立體庫建設。制造業的物料立體庫技術已經比較成熟，借鑒相關技術，建設具有溫濕度控制能力的規范化立體庫，實時采集、監控檔案庫房的溫濕度數據信息;假裝監控安防系統，實施24小時不間斷記錄和自動連接報警系統。

3.4培訓教育環節同步跟進。

實現高職院校檔案管理效率和檔案價值的最大化是檔案信息化升級的目標。檔案資源經過大數據技術分析整合后，可以支撐教育方案決策，服務于院校長期發展規劃。對檔案管理人員而言，這是極具挑戰性的。一是需要高水平的檔案專業知識，開展專項信息技能培訓，引入先進技術手段;二是加強與兄弟院校間的交流，互相交換成功經驗，對照自身存在的缺陷和不足，進行針對性的改進強化;三是建立激勵考核制度，大力支持引導檔案管理人員進行崗位創新。同時，開展檔案信息化管理的安全知識培訓。信息互聯的大數據時代，泛在互聯網絡在提供便捷鏈路的同時，也引入安全隱患。檔案管理部門應重視檔案信息化安全工作，實施軟硬件物理防護的同時，設立信息安全防護制度，對檔案管理人員進行崗位安全培訓。

4.結語

大數據技術的出現及快速發展，為高職院校檔案信息化升級帶來了契機。棗莊科技職業學院在檔案信息化升級實踐過程中，面向應用需求，以網絡建設為基礎，以信息資源建設為核心，建立檔案編制、開發、利用三位體系，支撐決策機制和附加服務。同時，正面對待對于建設過程中出現的問題，在解決過程中健全、完善檔案信息化機制。

參考文獻：

[1]李紅英.基于大數據背景的檔案管理信息化探究[J].才智，2018（16）：207.

[2]李春秋.高職院校教學檔案管理工作存在的問題及對策[J].安徽商貿職業技術學院學報（社會科學版），2018（02）：75-77.