檔案利用和檔案價值的反思

吳念良

[摘? ? ? ? ? ?要]? 檔案在各個公司企業與內部單位都是極其重要的資源，是一個企業在長期運營過程中發展歷程的重要記錄，對公司未來的不斷發展有著極其重要的作用。針對檔案利用長時間被忽略的現狀，對檔案價值應該進行重新審視和認識，繼而探求更深層次的原因。對我國檔案資料利用狀況進行分析與探討，對檔案利用與檔案價值的重要性進行反思，進而保證檔案得以充分利用，以發揮其重要價值。

[關? ? 鍵? ?詞]? 檔案利用;檔案價值;反思

[中圖分類號]? G271? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）31-0222-02

面對檔案利用長時間處于低谷的狀況，應該對檔案價值進行深層次的探索，不應該使檔案價值的利用范圍縮小。檔案與信息具有一定的相關性，而由于具備的信息屬性使檔案本身的價值發生一定的轉變，檔案的社會利用率逐步下降。作為檔案管理的相關工作人員，在檔案管理工作中，檔案利用是非常重要的，應該充分了解檔案資源的重要性，進而對檔案合理利用，以發揮其作用，提高檔案的保存價值。

一、對檔案利用價值的思考

（一）檔案的基本價值是情報價值

其中展現了檔案的作用，包括檔案的特點價值以及基本結構，因此被稱為檔案的基本價值。正因為檔案的價值所在，讓檔案充分被保存、被利用。不過，如今面臨檔案利用逐步下降的趨勢，充分表明了檔案理論價值和實際價值的相互矛盾。所以說社會上大多數人的檔案價值觀存在一定的認識偏差，這需要每個社會工作者重新去審視檔案的基本價值。

（二）充分認識檔案的憑證價值

在檔案所有的價值中憑證價值是檔案最重要的價值，憑證價值是檔案與其他各種資料之間比較最處于優勢的地方。檔案也是一種證據，它記錄著長久以來的事實依據。不過，檔案憑證價值也存在著不利于利用的地方。

（三）利用越少越好

檔案是長時間進行保存的，并且想要利用它們查找資料也是有一定條件的。在某個國家地區、企業組織、個人自身等方面的自身權益受到損害的情況下，是可以利用檔案去解決問題的，但是在處理問題的條件下，對個人以及組織也會具有難以挽回的不良影響，正是這些不良影響的出現，讓任何人都不愿意去憑借檔案去解決此類問題。利用檔案當然是越少就會越好，如果個體的權益沒有受到損失，就不會去利用檔案來解決問題。當然，檔案的存在可以維護自身權益，也可以在一定條件下維護自身安全保障，更可以證明自己的清白，檔案館存在的檔案都具有其自身的憑證價值，而如今社會安定，檔案并沒有太多機會被利用，這是一種好現象，體現了當今社會的和平現狀。但如果檔案一而再再而三地被提起、被調出才是可悲的事情，大量的人要利用檔案來維護自身權益，大量的人要利用檔案的憑證價值來證明自己的清白，努力去尋求對自己更有利的地方，這是可悲的。

與此同時，檔案憑證價值有一定的區域性，也就是說檔案利用者屬于哪個地區就應該利用該地區的檔案，檔案的憑證價值具有專一性，利用者和具有憑證價值的檔案是具有專一性的，檔案的憑證價值只能在與其有關的當事人身上才能被利用，與其無關的人一般情況下不會去利用它，即使使用也沒有什么用途。檔案的憑證價值具有唯一性，檔案的憑證價值一般情況下人們只會使用一次，不會重復利用，并且在解決問題的情況下基本不會出現第二次利用的情況。檔案價值也具有一定的時效性。檔案的憑證價值只會在一定的時間內起重要的作用，一定時間后其憑證價值也會隨著時間的流逝而降低，甚至徹底消失。

以上所述的一系列特性，充分表明了檔案利用受到限制。檔案憑證價值利用得越少越好、憑證價值在時間范圍內發揮其作用、在空間范圍內發揮其作用、利用它的人群也有一定的限制以及它的利用頻率。這一系列的特性都體現了檔案價值利用率的下降情形，檔案的情報價值符合信息的一般特性，進而使其情報價值發生轉移，它有可能被轉移在其他信息媒介中或者其他文獻之中。

二、檔案具有一定的情報價值

情報價值也可以被叫作檔案價值的參考或者檔案價值參考的作用。正因為檔案中的內容有重要的作用，檔案具有很高的現實意義，因此情報價值在檔案價值中占有主要地位，檔案價值的體現離不開檔案情報價值的幫助。

而如今檔案情報價值的轉移會直接影響檔案利用，也會使檔案利用率降低。檔案情報價值可以轉移到各種媒體的形式之中，然而一旦轉移到其他形式之中，人們就可以不再利用檔案，而且其他媒體形式成為人們得到信息資源的第二媒介，甚至可以代替檔案的一切，因此檔案被迫處于弱勢群體，由于檔案情報價值的轉移直接造成了檔案利用的直線下降。

利用檔案的高潮時期是二十世紀八十年代在全國范圍內開展編史修志的工作，它直接加劇了檔案情報價值的轉移現象。新的志書發行出版后，檔案的利用價值也直線下降，這些年來很多檔案利用者不再利用檔案而去使用這些書的匯編結果。編史修志是利用檔案的大戶，浙江省對檔案利用進行統計中發現1980年至1994年這15年以來，檔案利用者中百分之九十以上都是編史修志的利用者，編史修志者會間隔一定的時間段去利用檔案，但是利用檔案的這一現象也會隨著時間的推移與愿望的實現而慢慢消失，編者不可能每時每刻都在使用檔案，這種現象的出現需要間隔很長一段時間。并且，檔案具有一次使用性，也就是說編史者利用檔案完成自己的工作之后便不會再次使用了。

由于現代網絡技術的不斷發展，各種信息傳播媒介也變得多樣化，傳播也變得十分快捷，更加快了檔案情報價值的轉移。政府部門以及其他行業所出版的各種資料、書籍、報刊等文件服務，都加劇了檔案情報價值轉移，在這個信息傳播速度飛快的時代，就會發現檔案情報價值轉移并不是在檔案階段發生的而是處于文件階段，文件階段還并沒有變為檔案。

三、充分認識檔案的保存價值

檔案不僅具有利用價值也有一定的保存價值，并且其利用價值與保存價值并不是單一方面存在的而是存在一定聯系的，在檔案具有一定的利用價值時便具有保存價值，而檔案的保存價值并完全是因為檔案利用價值而存在的，可以說是各有所長吧。檔案的保存價值也可以理解為檔案的利用價值與保管價值，檔案的保存價值和檔案的利用價值是相互依存的，保存起來的檔案是用來利用的，如果沒有利用價值那何來保存價值。由此可得知，檔案的憑證價值和情報價值的轉移，那么檔案也沒有了其利用價值和保存價值。并沒有其他太多的人需要利用檔案，因此保存檔案的價值則會超出檔案的利用價值，沒有了利用價值，是不是就不需要再保存檔案了？然而并不是，因為保存檔案并不只是為了實現其利用價值，還可以實現很多其他方面的價值。

（一）保存歷史事實

為了給后人有效地還原歷史原貌，記錄社會生活各方面的發展情形，很多具有情報價值和平衡價值的檔案被保存了下來，不僅僅可以穩定社會發展，也可以保障國家、社會、組織、個人的權益不會受到侵害，在這時，檔案價值就不是存在于利用價值上，即使其自身的情報價值被轉移，但是其自身的信息是具有真實性的，并不會因為環境因素和現實因素而使檔案內部資源信息出現與事實不相符的狀況。一般情況下為了保證檔案情報價值轉移過程中信息的真實存在性，檔案自身是不會有虛假資源的，它的信息資料關乎個人、集體乃至國家的發展存在性，所以說在這時檔案的存在價值是檔案存在的主要價值，而利用價值便成為次要的。并且，從各方面利用率比較高的檔案內容來看，對這些檔案的利用率也是很低的，因為并不是所有人都總會出現公證、婚姻、學歷、獎懲等方面的問題，出現這些問題的人并不是很多，畢竟涉及這些檔案的人并不是都會發生此類難以解決的問題。檔案自身具有的憑證價值可以很好地保障社會人民自身的權益，也維護了我們國家與社會的權益。偶爾通過檔案來解決自己的權益性問題不正是體現了檔案的利用價值嗎？所有人對檔案的保存價值是持肯定態度的，但通過檔案來檢驗證據并不是被肯定的，因為并不是任何人都希望在遇到困難問題糾紛時來憑借檔案來解決問題，誰都不希望出現這樣的情形。

（二）為了后人檢閱

檔案的存在并不只是為了供當今人們檢閱，而是為了后人，為了以后發展做服務而保存的。現如今檔案的建立、保存、維護對今人來說有可能不具有實際意義，或許我們并不在意或并不關注的某個檔案內容在后人的眼里就會有截然不同的含義。社會在進步，科技在發展，人類的腦部思維能力也會有相應的拓寬，這時或許我們記錄的檔案在后人眼里就會變得大有用途。誰也想不到現在的檔案在后人的眼里是什么樣子，現在對檔案的保存價值，我們也不太在意，今人的主要任務就是盡量讓檔案得到很好的保護，便于后人查閱。

四、結語

總而言之，檔案的記錄是一個組織、一個民族乃至一個國家歷史歷程事實的詳細記錄，因此對檔案的保存也是為了維護我們的民族文化，為了讓我們國家的文化遺產保留下來，讓我們的國家文化發揚光大，生生不息。

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編輯 張 慧