基于內部控制的高校固定資產管理新思路

張茜

摘 要：在高等教育“雙一流”建設的持續推進下，上海市對高等教育的扶持力度不斷增加，特別是地方高水平試點高校建設項目的大力投入，本市高校在擴大辦學規模、整合教育資源的過程中，固定資產在教育經費的占比中逐年增高。由于高校資產體量劇增和管理松散，固定資產的使用效率低下，采購、處置隨意等情況屢見不鮮。如何管好、用好資產，目前已不單單是資產管理的職責所在，更應該是整個內控體系協同優化的突破口。因此，我們必須正視高校在固定資產管理工作中存在的不足，并客觀分析其原因，從優化內控的角度，為改善高校固定資產管理模式，提出可行性的建議。

關鍵詞：內部控制;高校;固定資產管理

一、高校固定資產管理存在的問題

1.固定資產管理體制方面

一是管理制度層面。目前，大部分高校結合自身情況分別制定了固定資產管理制度，但大多院校存在“制度滯后”的問題，因為管理架構不科學，資產的轉移、分類界定不清等原因，出現了管理職責的重疊與斷層，即使針對性地制定相關管理辦法也是“隔靴搔癢”，真正導致管理責任不落地的根因，還在于高校沒有梳理出一套科學系統的管理體系，小范圍調整與修訂也難以突破高校資產管理的瓶頸。

二是職責架構層面。部分高校中，財務部門、資產管理部門和設備管理部門根據管理需要，分別管理不同類型的資產設備，也賦予其相應的管理職能。但由于職能界定不清、權限分配不合理，導致單位內部逐漸產生職責推諉的現象。“不想管”“不歸我管”成為資產管理參與者最主要的癥結點。

三是職能協同層面。部分高校未能建立資產管理與財務管理、預算管理相結合的協同管理機制，彼此管理孤立，資產信息變動不能及時有效地更新，導致資產購置、使用、報廢等各個環節與會計核算相脫節，容易導致賬、卡、物不統一。

2.固定資產管理環節方面

（1）固定資產采購。采購是資產管理的“入口”，高校固定資產采購主要通過兩種方式：政府集中采購和未納入集中采購目錄的自行采購。政府集中采購各環節會嚴格按照流程進行，做好預算、公開招標、公平競爭、公正采購，這種方式下相對能把控資產的成本與質量;未納入集中采購目錄的自行采購具有較大的靈活性，采購需求與標準也相對隨意。購置隨意的現象與高校缺乏新增固定資產配置標準與預算管理等制度休戚相關。雖然財政部對高校在使用財政資金購置車輛或者200萬以上設備時，要求其必須編制新增資產預算，且對行政單位通用設備家具也制定了相應配置標準，但在此規定范圍之外，高校仍有大量的采購需求，品類繁多，高校無法根據以上標準來覆蓋和量化各項預算管理工作。因此，高校大部分設備采購執行前缺乏必要的論證或者可行性分析。

此外，在采購執行過程中也沒有有效手段去跟蹤監督。在實際采購活動中，有時由一人完成采購、付款、驗收入庫等多個環節，與會計的不相容崗位相互分離原則有很大沖突;部分采購需求隱含傾向性與歧視性條款，將廠方提供的產品說明、技術描述直接作為采購需求，導致可能出現舞弊現象。

（2）固定資產使用。一是資產分配環節。在固定資產管理中，高校內部各部門專注于自己部門的資產，在資產管理中各自管理，未站在高校的層面進行資產管理，無法全盤考量資金與資產的合理分配。

二是信息變更環節。部分固定資產分配至各部門后，后續管理無專人負責，未對資產進行定期的盤點清查，資產重要信息發生變更時沒有有效手段進行跟蹤與修改，導致賬實不符嚴重。例如，部分固定資產使用地變更時未登記，轉移至學校其他部門使用時沒有交接記錄，諸如此類，都會導致資產盤虧、歸屬界定模糊。

三是維修保養環節。由于資產信息的相對孤立，資產實際的性能與使用狀況只有使用人比較了解，資產管理員不能及時追蹤到維修需求，有時只是通過線下的口頭申請，更無從預先安排設備的保養維護。

四是使用效率層面。部分固定資產使用率不高，如儀器設備以及大型場館，長期閑置，疏于管理。據了解，某高校審計時發現，納入高校平臺監管的大型儀器設備中有20%的設備年使用率低于50%，其中使用率最低設備的年使用時間僅為3小時，造成資源浪費。

（3）固定資產報廢。隨著信息技術的更新迭代，為配合高等學校“內涵式發展”要求，上海高校作為東方教育窗口，在引流國內外高精尖人才的同時，教學設備上也不斷引進高新智能技術以配套“產―學―研”的教育生態鏈，故此，需要被淘汰的固定資產數量也呈上升趨勢。為達到資產購進與處置的協調，不讓配置與閑置超標，高校在固定資產達到使用年限后通常不會再考慮對該類固定資產進行維修，對維修后仍具有使用價值的資產也棄之不用，有的固定資產雖到達使用年限但仍有使用價值也會立即處置，以上種種都直接造成了資源浪費。

3.固定資產管理手段方面

一是大部分高校雖然實現了固定資產管理電子化，但只是進行簡單的資產數據登記，大多審批流程還是通過線下完成，且現有資產管理系統不足以支撐各項日常資產管理業務的需求，缺乏固定資產從購進到報廢的全過程管理，系統操作復雜，為資產管理者徒增壓力。

二是部分高校資產管理信息系統與財務管理信息系統不能聯網建賬，資產管理與財務管理軟件各自為政，數據資源不能交流和共享，造成賬賬不符，尤其是在《政府會計制度》實施以來，固定資產的計提折舊對資產管理與財務管理的緊密聯結提出更高要求，財資管理人員需要耗費大量的人力和時間進行對賬，仍然難免錯誤和疏漏。

三是目前仍有高校未充分利用信息化平臺對固定資產使用、調劑和配置加強監管。

4.固定資產績效評價方面

高校的資產管理評價體系不完善，與資產配置標準執行情況、資產使用率及閑置率還缺乏科學的評價關聯，高校各部門可以無償使用足夠的資產，導致各部門之間競爭缺失，只專注于自己部門的資產使用，資源共享機制缺失，既不利于資產整體的配置，也不同程度地導致資產使用效率低下，浪費現象嚴重。

二、構建高校固定資產管理新思路

在各地高校資產管理改革與優化的道路中，管理思路應該走在前面，只有捋清管理痛點，找尋問題根因，制定相應對策，才能在資產管理模式探索中少走彎路。通過分析以上高校資產管理工作中的共性問題，可見資產管理是單位內部管理的重要組成部分，也是內控管理的核心環節，“牽一發而動全身”，想要在資產管理改革上有所突破，不僅要著重在資產管理這個“點上發力”，還要在“面”上協同內控各領域“齊抓共管”。在預算、核算、資產、績效等相結合的理念下，通過信息化的手段，深化資產管理宣導，輔助發揮資產管理體系建設，落實資產管理責任，才能真正在加強高校資產管理能力上有所助益。

1.加強領導，高度重視

高校應將固定資產管理工作與教學、科研放在同等重要的位置，認識到資產管理是學校教學、科研管理工作的基礎。領導層高度重視，加強頂層設計，將資產管理納入學校建設發展的重要方面。積極動員工作人員加強資產管理政策與業務的相關培訓，讓各級教師和工作人員了解高校推進資產管理工作的重要性，為具體工作展開統一思想。

2.歸口管理，責任到人

高校需明確資產管理組織架構，負責對固定資產進行統一協調、統一管理。培養學校內部儲備管理人才，發展資產管理組織力量。根據“分級負責，責任到人”的原則，在高校內部梳理管理職責，明確資產調劑、租借、對外投資、處置等業務流程，劃分歸口管理部門，逐級分配審批權限，將資產分配到使用人或者部門資產管理員，切實做到責任落地。各部門建立資產臺賬，加強資產的實物管理。高校應當定期清查盤點資產，確保賬實相符。財務管理部門、資產管理部門、資產使用等部門或崗位應當定期對賬，發現不符的，應當及時查明原因，并按照相關規定處理。

3.全盤清查，摸清家底

高校應先摸清固定資產家底，加大資產清查力度。定期開展全校性的固定資產盤點，全面、清楚掌握學校資產的明細情況。對于一些固定資產較為集中的部門，應重點清查資產的在用情況，做到賬賬、賬實相符的同時，掌握其分布和利用情況，防止資產閑置或流失。

4.強化管理，優化手段

由于互聯網技術的快速發展，增強資產內部控制對思維形式的轉變、機構組織的完善和對高等院校的管理工作均有著積極的意義。積極推進資產管理信息系統建設，固化資產管理流程及相關審批表單等，使資產管理工作更專業、更規范。通過信息系統，做好資產的統計、報告、分析工作，實現對資產的動態管理。學校內部部門和資產管理員可以通過分級授權，隨時登錄查詢相應的資產信息，實現資產信息共享，掌握資產存量和增減變化情況，及時反映資產狀態的相關信息，為分析資產使用效益、處置閑置資產等提供有效依據。

同時探索加強固定資產信息管理系統與財務賬務系統的數據交互，實現有效對接，解決賬實不符的狀況。

5.合理配置，科學規劃

高校應健全資產配置機制，根據學校學科發展、人才培養、專業建設、科學研究等中長期發展規劃，在學校的統一領導下制定3―5年的固定資產配置規劃。在編制年度財務預算時，應按照學校制定的資產配置規劃，在摸清存量及其使用情況的基礎上，對各部門申報的增量資產進行綜合評審，先在校內調劑使用長期低效運轉或者閑置的資產，在確實無法調劑使用的情況下再安排年度資產購置預算。

6.資源共享，提高效能

按照“盤活存量、用好增量、厲行節約、物盡其用”的原則，根據本市各級行政事業單位建設“公物倉”的要求，高校內部可施行“線上”與“線下”相結合的資源共享機制，將超標配置、低效運轉或長期閑置不用的資產調入共享池，以供集中管理、調劑使用，從而降低資產購置成本。對價格昂貴且利用率較低的專用設備及教學場館，利用物聯網技術和二維碼標簽，引導和支持更多單位通過掃碼實現資產共享共用，提高資產使用效率，推進資產管理集約化。

7.嚴管審批，過程跟蹤

對于資產采購執行、資產租借、處置、投資等環節除了對審批節點的重點關注，還應加強其事中、事后的跟蹤監管。通過信息化的手段和數據分析，對事中、事后的數據與事前審批的數據進行分析比對，全面反映各環節的數據透明、過程留痕以及效益實現情況，例如，變賣資產過程、處置收入及租借合同履行情況，均應納入信息管理系統，為決策分析與績效評價建設提供數據支撐。

8.內部監督，績效評價

高校應當明確各相關部門或崗位在固定資產管理內部監督中的職責權限，規定內部監督的程序和要求，對內部控制建立與實施情況進行內部監督檢查和自我評價。

建立健全定量和定性相結合的資產管理績效評價體系，創新評價計算方法，立足多維視角和多元數據，利用成本效益法、比較法、因素分析法等，提高資產管理績效評價結果的客觀性和準確性。評價指標的確立，堅持以資產的管理效益為前提，將操作規范性、費用合理性、資產利用率以及卡片信息錯誤率、及時性等作為指標把控元素，并給予相應的獎懲激勵。

三、結語

固定資產管理工作是高校各項管理工作的重要組成部分，不僅是保障學校正常運行的基本條件，也是涉及人、財、物綜合管理的內控核心環節，對檢驗高校綜合管理能力具有關鍵性的參考價值。基于目前全國高校普遍存在的資產管理問題，亟須高校內部重塑資產管理的能動觀，梳理科學的管理思路，規范和健全管理制度，建立固定資產的高效運行機制，同時完善內部監督和評價機制，只有把固定資產管理好，才能保障教育事業的健康穩定發展。（責任編輯：蘭卡）