談機關檔案信息化管理

張婕

（南寧市工業和信息化綜合行政執法支隊，廣西 南寧 530000）

檔案是記錄機關、組織及個人的載體，其充分體現社會在政治、經濟、民生等方面的發展歷程，對其進行安全妥善的管理是各單位、各行業、各領域的重要職責。然而，許多機關單位檔案數量眾多，保管環境及安全性較差，且管理人員對檔案管理的重要程度認識不夠深刻。從而導致檔案管理比較混亂，不夠條理，查找時耗時耗力，不能達到事半功倍的效果，增加工作人員的工作量。本文從機關檔案信息化管理現存問題及改進措施兩方面進行簡單分析。

一、機關檔案信息化管理現存問題

（一）對機關檔案信息化管理的重視度不夠

機關檔案記錄了黨和國家對社會各種業務的政策制度，以及在實施過程中所發生的各種情況，對社會的穩步發展具有極其重要的作用。但是一些機關單位的領導卻認為檔案管理并不是其本職工作，只需進行簡單抄寫、保存，保證不丟失就可以，不愿投入時間與精力對檔案進行管理。而對于檔案的信息化管理更沒有正確的認識，有些甚至認為這是一種資源浪費，不愿將人力物力財物花費在這方面。因此導致檔案管理人員對檔案資料不及時進行收集、整理、歸檔及備查，不能保證檔案的準確性、完整性與安全性，從而降低檔案的利用率。

（二）機關檔案信息化管理制度不健全，檔案管理人員素質較低、管理水平不夠

由于對檔案管理的重視程度不夠，有些機關單位并沒有規范、健全的檔案信息化管理制度，也沒有嚴格執行現有制度，對其實施辦法和檢查措施未認真貫徹落實。對于檔案管理人員也沒有進行嚴格的專業培訓，其素質參差不齊，有些檔案管理人員甚至不能熟練運用電腦，這對檔案信息化管理難上加難。同時檔案管理人員對檔案的重要性和安全性沒有足夠的認識，對檔案的收集整理意識不強，進而使檔案資料不完整，不能發揮其應有的作用。

（三）機關檔案信息化管理平臺具有局限性

當今社會是互聯網時代，生活中方方面面均離不開信息技術。合理有效地運用互聯網可以提高工作效率，使生活、工作更加便捷。然而許多機關單位并未認識到這一變化，對互聯網仍沒有充分利用，對于檔案的保管仍采用傳統的紙質收集、歸檔，增加了檔案管理人員的工作量。除此之外，有些機關單位的檔案信息化管理平臺存在諸多漏洞，其在安全性方面仍有許多問題，且并不規范、健全在查詢方面仍有欠缺，大大降低了檔案利用率。

二、機關檔信息化管理改進措施

（一）加強對機關檔案信息化管理的認識

領導者在機關單位中具有絕對的決策權，因此首先要提高機關單位領導者對檔案信息化管理的認識，對其多進行一些現代化檔案信息管理的培訓，提高其現代化管理水平，使其認識到現代信息化管理對檔案管理的潛在重要性，從而加快檔案信息化管理的建設，進而使檔案管理與現代經濟社會的發展保持一致。其次，提升員工對檔案信息化管理重要性的認識，多對員工進行培訓。同時，隨時抽查各檔案管理人員所管理的檔案，加快其調取檔案的速度，完善其檔案管理方法。領導者也可以就此舉行比賽，從而提高檔案管理人員對檔案信息化管理的能力。最后，建立健全統一領導，分級建檔，逐級負責的檔案管理制度

（二）建立健全檔案信息化管理制度

對現存的檔案信息化管理制度進行充分的調查與研究，分析其利弊，積極進行改進，建立更加全面有效的管理制度。機關單位可以根據各自的特點、現有的業務等將其檔案進行分類管理，并指定具體工作人員對其進行管理。對于重要電子檔案可以設置密碼或權限，只有特定人員才可以查看該檔案，從而保證了檔案的安全性。

（三）完善現有檔案信息化管理系統

目前互聯網技術飛速發展，出現眾多高科技人才，其對各網絡平臺或利或弊。我國機關單位的檔案記錄了社會發展的方方面面，因此，其檔案管理系統的安全性極為重要。機關單位要不斷學習并完善現有的檔案信息化管理系統，對其進行不定期的檢查與維護，保證其安全有效的運行。同時，對于檔案信息化管理平臺的內容要進行及時更新，保證機關檔案的準確性與完整性，使檔案更加全面。另外，檔案信息化管理的建設應合理、便捷，加快查詢與利用檔案的速度，使檔案管理人員的工作更加輕松，提高服務質量。

結語

綜上所述，機關檔案信息化管理是符合現代社會發展的，其不僅提高了檔案管理人員的工作效率，還保證了檔案的安全性與完整性。如今，檔案管理已不再只是簡單的抄寫、保存，還要保證快速有效的查詢、利用。機關檔案管理人員要認真對待每一份檔案，保證其完整準確，對于檔案的信息化管理也要高度重視，使每一份檔案都發揮其應有的作用。