推進(jìn)計(jì)劃生育檔案信息化管理工作的探討

高丹

（黑河市愛輝區(qū)計(jì)劃生育宣傳站，黑龍江 黑河 164300）

計(jì)劃生育檔案管理工作是計(jì)生工作中較為重要的一項(xiàng)內(nèi)容，其是針對(duì)人口與計(jì)劃生育事業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，能夠?yàn)橛?jì)生工作的開展提供重要的信息支持，是開展計(jì)生工作的重要依據(jù)。而且計(jì)生檔案中還含有大量的民生信息，其與維護(hù)廣大民眾的合法權(quán)益和構(gòu)建和諧社會(huì)息息相關(guān)，因此需要重視計(jì)劃生育檔案管理工作。而且為了能夠更好的實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息的有效利用，需要引入信息技術(shù)，全面提高計(jì)生檔案信息化管理水平，更好的發(fā)揮計(jì)劃生育檔案的重要價(jià)值。

一、計(jì)劃生育檔案信息化管理的必要性分析

在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，城市化的快速發(fā)展導(dǎo)致人口流動(dòng)量較大，而且流動(dòng)過于頻繁，存在跨區(qū)域及跨省份的情況，這對(duì)計(jì)劃生育檔案管理工作帶來了較大的難度。特別是當(dāng)前大量農(nóng)民離開自己生活的地方外出務(wù)工，人口的流出地和流入地計(jì)劃生育管理部門工作量必然會(huì)增加。一些基層計(jì)生部門還采用紙質(zhì)檔案的形式，這就導(dǎo)致計(jì)劃生育檔案管理工作無法及時(shí)到位，而且紙質(zhì)檔案易于破損，容易丟失。再加之計(jì)劃生育檔案管理內(nèi)容較多，卷宗數(shù)量過于龐大，管理工作中對(duì)保存空間具有較高的要求，管理過程中還容易受到諸多因素的影響，檔案信息容易喪失其具體的作用。紙質(zhì)檔案查找起來也存在諸多的不便。基于計(jì)劃生育檔案管理工作的現(xiàn)狀，迫切要求計(jì)劃生育檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，以此來提高計(jì)劃生育檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息的有效利用。

在針對(duì)計(jì)劃生育檔案管理工作中，為了能夠有效的提高計(jì)劃生育檔案管理工作的效率，迫切需要加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。通過推進(jìn)計(jì)劃生育檔案網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化管理，充分的利用信息技術(shù)來開展計(jì)劃生育檔案管理工作，可以為計(jì)劃生育檔案信息的有效利用提供更多的便利。而且信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理工作中的應(yīng)用，也能夠進(jìn)一步提高計(jì)劃生育檔案的質(zhì)量，使檔案管理工作步入良性循環(huán)的軌道，全面提高管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的便捷利用。

二、推進(jìn)計(jì)劃生育檔案信息化管理的措施

（一）檔案人員要重新做好角色定位

由于傳統(tǒng)計(jì)劃生育檔案管理工作中通常采用人工管理的方式，檔案管理人員兼任著檔案保管員的任務(wù)，主要負(fù)責(zé)檔案信息的管理和保存。但在當(dāng)前信息時(shí)代，這種情況下計(jì)劃生育檔案管理工作中引入信息技術(shù)，在針對(duì)計(jì)劃生育檔案信息化管理工作中，需要重新對(duì)檔案管理人員的角色進(jìn)行定位。作為計(jì)劃生育檔案管理人員，需要在實(shí)際工作中積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)知識(shí)，全面提高自身的綜合素質(zhì)，能夠更好的適應(yīng)信息化環(huán)境要求，全面促進(jìn)計(jì)劃生育檔案信息化管理水平的提升，從而為計(jì)生工作和社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的計(jì)劃生育檔案信息。

（二）努力爭取領(lǐng)導(dǎo)重視與支持

在當(dāng)前計(jì)劃生育檔案信息化管理工作推進(jìn)過程中，需要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，這樣才能加大支持力度，為計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)提供更好的條件。對(duì)于計(jì)生部門而言，需要將信息化建設(shè)工作納入到人口計(jì)生工作的整體規(guī)劃中來，而且要將檔案信息化融入到辦公自動(dòng)化和區(qū)域網(wǎng)的總體方案中。在實(shí)際計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)過程中，需要針對(duì)檔案信息分類、檔案信息安全、存檔閱檔等進(jìn)行明確，進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任，確保制定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范能夠在實(shí)際工作中落實(shí)到位。另外，還要加大專項(xiàng)資金的投入，為計(jì)劃生育檔案信息化管理工作的配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，全面促進(jìn)計(jì)劃生育檔案信息化管理水平的提升。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點(diǎn)

計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃，堅(jiān)持科學(xué)布局，只有這樣才能避免出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)的情況。第一，按照《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中強(qiáng)調(diào)的數(shù)字化建設(shè)意見，加強(qiáng)檔案室與檔案使用部門的合作力度，保證最大限度優(yōu)化檔案信息資源配置。第二，抓好檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，確保檔案的收集完整、整理有序、鑒別準(zhǔn)確、安全保密，加快檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。第三，充分發(fā)揮全國人口信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，抓好文書檔案、計(jì)生檔案的入檔工作，這樣有利于實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息的共享，加快檔案開放與利用，滿足不同使用者的實(shí)際需求。

（四）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)施檔案分級(jí)管理

在全省人口信息數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一使用的前提下，加快計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)速度，采用技術(shù)先進(jìn)、功能齊全、安全可靠的計(jì)劃生育檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。為讓檔案信息更加保密和安全，要嚴(yán)格界定各種信息資料的密級(jí)，根據(jù)用戶、數(shù)據(jù)、信息授予不同的單位、部門及使用者，有針對(duì)性的授予使用權(quán)限。此外，在授予權(quán)限后，使用者具備查看權(quán)，能夠獲取相關(guān)信息，人口計(jì)生系統(tǒng)內(nèi)部與上級(jí)主管部門的檔案信息資源共享得以實(shí)現(xiàn)，這樣不僅方便了使用者，還提高了計(jì)劃生育檔案利用效率，最終實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃生育檔案的信息化管理。

三、結(jié)束語

計(jì)劃生育檔案管理是一項(xiàng)長期并且繁瑣的工作，信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用，是適應(yīng)計(jì)劃生育檔案信息化的要求，也是計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)代化的必然要求。因此，我們要轉(zhuǎn)變觀念，正確而對(duì)目前計(jì)劃生育檔案管理中存在的問題，基于多方面入手來全面提高計(jì)劃生育檔案信息化管理水平，使計(jì)劃生育檔案能夠更好的滿足時(shí)代發(fā)展要求。作為計(jì)劃生育檔案管理人員，需要重視自身信息技術(shù)水平的提升中，并在實(shí)際工作中能夠靈活運(yùn)用信息技術(shù)來開展計(jì)劃生育檔案管理工作，進(jìn)一步提升計(jì)劃生育檔案信息化管理水平。